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Passo a passo: como fazer um planejamento estratégico para sua agência

A falta de visão pode ser um grande risco para as agências, que ficam sem um norte para conduzir suas ações; saiba como fazer um planejamento estratégico

Se você já leu o livro ou assistiu ao filme “Alice no país das maravilhas”, já deve ter se deparado com a famosa frase: “para quem não sabe onde quer chegar, qualquer caminho serve…”. Essa citação reflete muito uma situação comum entre as agências: a falta de respostas para questões como “onde o negócio quer chegar?”, “como quer ser visto?”, “qual porte quer ter?”, “quantos clientes pretende atender?” e “qual tipo de cliente?”.

A falta de visão a curto, médio e longo prazo pode ser um grande risco para a sua agência, já que você acaba sem um norte para conduzir suas ações. Para rebater esse desafio, é importante que você saiba como fazer um planejamento estratégico.

Sobre estratégia

Uma empresa sem estratégia é como um avião voando sem rumo em plena tempestade, indo para cima e para baixo, entre relâmpagos. Se os relâmpagos ou os ventos não os destruírem, simplesmente ficarão sem combustível. (Alvin Toffler)

A estratégia é muito mais do que estabelecer metas: é ter um profundo compromisso com um futuro almejado. É ela que vai dar propósito ao trabalho realizado pela sua agência. É ela também que vai fazer com que as pessoas se sintam conectadas a um empreendimento importante.

O seu grande desafio, portanto, é consolidar uma estratégia que vai:

  •  Tornar sua agência diferente das outras que existem no mercado;
  • Trazer uma vantagem competitiva;
  • Avaliar um jeito diferente de disputar em um mercado tão competitivo.


Stakeholders

Quando falamos sobre como fazer um planejamento estratégico, um dos primeiros pontos é identificar quais são os grupos de pessoas ou entidades que afetam ou são afetadas pelas atividades da sua agência: os stakeholders.

Para a construção de um bom planejamento estratégico, sua agência deve identificar seus stakeholders, conhecer suas necessidades e expectativas e, na medida do possível, gerenciar sua influência para garantir o sucesso.

Em primeiro lugar, um grupo muito comum de ser mapeado são os clientes que contratam seus serviços e têm grandes expectativas de resultados que precisam ser alinhadas. Vale também pensar nos funcionários como stakeholders, já que eles contribuem significativamente para a máquina girar bem. Se sua agência conta com alguns parceiros estratégicos, seja para a aquisição de novos clientes ou para a execução de serviços, vale pensá-los como um novo stakeholder. Outros grupos podem ser identificados de acordo com a realidade da sua agência.

Identidade organizacional

A identidade organizacional traz 3 pilares principais que tornam sua agência única:

MISSÃO

É a razão de existir de uma empresa.

VISÃO

É o que a empresa aspira a ser.

VALORES

Conjunto de princípios que servem de guia para o comportamento e as atitudes das pessoas que buscam atingir a visão.

Se você já tem uma identidade organizacional, vale analisar quando ela foi construída e se é o momento de fazer alguma revisão.

Dica prática: tenha sua identidade organizacional presente dentro da sede para que constantemente os funcionários possam relembrar e se inspirar com o motivo pelo qual a agência existe, onde ela quer chegar e quais os valores que devem prevalecer no dia a dia da equipe.

Análise SWOT

Mais uma etapa importante de estar presente no planejamento estratégico da sua agência é fazer uma análise SWOT. Esse termo vem do inglês e a sigla se refere a forças (strengths), fraqueza (weakness), oportunidades (opportunities) e ameaças (threats).

A partir desse estudo, você poderá se concentrar nos seus pontos fortes, reconhecer as fraquezas, encontrar as oportunidades e prevenir-se das ameaças.

Planejamento Estratégico: análise SWOT

Cada agência tem sua própria realidade – pontos fortes e fracos que devem ser muito bem analisados. Mas, para ilustrar a metodologia do SWOT, trouxemos um exemplo para você:

Forças

  •  Equipe engajada e preocupada em fazer entregas de qualidade
  • Boa rede de relacionamento e credibilidade no mercado

Fraquezas

  • A oferta de projetos pontuais não permite que a agência tenha uma previsibilidade de receita
  • Dificuldade de provar o retorno do investimento do cliente e fazer a retenção

Oportunidades

  • Apostar na oferta de serviços digitais e posicionar a agência como uma parceira estratégica do negócio do cliente
  • Trabalhar com um nicho de mercado específico

Ameaças

  • A concorrência ser mais rápida na definição da estratégia
  • Crise econômica no país

Dica prática: quanto mais estruturada e participativa for a dinâmica da análise SWOT, mais insights você deve tirar para a sua agência.  

Próximo passo? Construir o mapa estratégico!

A capacidade de executar a estratégia é mais importante do que a estratégia em si. (KAPLAN, 2001)

Para a construção do mapa estratégico sugerimos a metodologia do Balanced Scorecard, que é baseada em quatro pilares principais:

Perspectiva financeira

Trata dos resultados de rentabilidade e produtividade da empresa.

Perspectiva de mercado

Refere-se à proposição de valor que a empresa deseja entregar aos clientes como satisfação, participação de mercado, taxa de retorno de clientes etc.

Processos internos

Trata dos mais variados indicadores de desempenho interno, como taxa de atraso nas entregas e redução de custos na produção.

Recursos

Seus principais indicadores referem-se à satisfação, motivação, capacitação e retenção da força de trabalho, compartilhamento das melhores práticas etc.

As quatro perspectivas estão relacionadas:

  • Para se obter melhores resultados nos indicadores financeiros, é preciso obter bom desempenho com os clientes;
  • Para obter bom desempenho na perspectiva de clientes, é necessário haver uma excelente eficiência nos processos internos, pois é através deles que se desenvolvem as proposições de valor para os clientes;
  • Por fim, para que haja uma excelente eficiência operacional, é necessário que sejam desenvolvidas as competências e os sistemas de informação da empresa, pois os processos são desenvolvidos e executados pelas próprias pessoas da organização.

A partir da metodologia do Balanced Scorecard, podem ser traçados:

Como fazer um planejamento estratégico: balanced score

Objetivos estratégicos

Resultados que a organização pretende atingir para alcançar a visão.

Indicadores estratégicos

Mensuradores da estratégia.

Metas

Para nos ajudar a definir metas de forma estruturada existe um método criado e batizado por Peter Drucker, um dos grandes nomes da administração, chamado de Teoria da Gestão por Objetivos, ou, como é mais conhecido, S.M.A.R.T.

Esse modelo é baseado em 5 pilares:

S – Specific/Específico

A meta precisa obrigatoriamente ser específica, clara e sem dupla interpretação.

M – Measurable/Mensurável

Precisamos ter indicadores que nos permitam saber se estamos caminhando em direção às metas, que nos permitam medir a qualquer momento nossa evolução.

A – Achievable/Atingível

Metas podem e devem ser desafiadoras, pois isso faz com que saiamos de nossa zona de conforto e possamos superar nossos limites. Porém, não podem ser impossíveis de realizar no período estabelecido.

R – Relevant/Relevante

A meta precisa estar totalmente relacionada ao objetivo: ela precisa ajudar com que o objetivo seja alcançado. Caso exista alguma dúvida em relação a isso, é um alerta para revisar a meta.

T – Time-based/Temporizável

Termos prazo para executar nossas metas faz com que elas não deixem de ser o foco de suas ações. Por isso, mesmo que você tenha muito tempo para alcançá-las, defina esse tempo e se policie para garantir que não vai ultrapassá-lo

Plano de ação

Definidos os objetivos e metas, o próximo passo é sair do plano das ideias e botar a mão na massa. Para isso, é importante montar um plano de ações, ou seja, o que será feito na prática para alcançar o que busca – “como” você irá fazer para atingir os objetivos e metas.

Lembre-se de que um plano de ação pode ser composto por poucas ou muitas ações – não é isso que garantirá o sucesso, mas sim o impacto dessas ações nas metas e indicadores.

Espero que, com as dicas desse post, você tenha aprendido como fazer um planejamento estratégico matador para este ano!

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