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Como planejar o evento da sua empresa de forma efetiva

Só quem organiza eventos sabe o quão dificil é comprovar o ROI (retorno sobre investimento) de uma ação dessas. O investimento costuma ser alto e os resultados só são vistos ao médio e longo prazo. Para isso , tão importante quanto definir qual evento será apresentado no planejamento de marketing, é saber planejar todas as etapas do evento.

Antes de mais nada, é importante entender que um evento é dividido em 3 etapas: pré-evento, durante o evento e pós-evento. Cada etapa dessas é muito importante e precisa ser bem executada para que o evento, ao final, seja um sucesso.

Aqui vão algumas dicas importantes para você obter melhores resultados com o evento da sua empresa:

Pré-evento

Analise o contrato

Antes de assinar uma locação ou um contrato de uma produtora, por exemplo, reserve um tempo para lê-lo calmamente. Entenda as multas, as penas por descumprimento, as obrigações de cada parte e outros pontos relevantes que possam estar nele. Valide-o junto à diretoria e questione ao organizador do evento sobre as cláusulas duvidosas.

Liste as atividades

Faça uma lista, de preferência em excel, descrevendo todas as atividades relacionadas ao evento, como, por exemplo, contratação de serviços, pagamentos, divulgação, convites, lista de convidados etc.

Defina um cronograma

Atividades relacionadas, agora é a vez de colocar deadlines para cada uma delas. Liste e atualize essa lista diariamente, colocando observações sobre pendências e novas atividades. Acompanhar a realização de cada tarefa é muito importante para a organização geral do seu evento.

Eleja a sua equipe

Algumas ações precisarão ser contratadas, mas muitas também podem ser delegadas dentro da sua empresa.

  • Equipe de comunicação: ficará responsável pela divulgação da participação da sua empresa no evento.
  • Equipe técnica:  se o seu stand tiver equipamentos multimídia, escolha alguém que entenda do equipamento para ficar responsável por ele. Não será nada agradável a apresentação da sua empresa não abrir na frente de um grupo de investidores.
  • Equipe de alimentação: quando você recebe um grande fluxo de clientes e reuniões agendadas, alguns canapés, água e café sempre são bem vindos.
  • Equipe de logística: se o evento for em outra cidade ou país, delegue a alguém a responsabilidade de fazer as reservas de passagens aéreas, hotéis e traslados.

Faça convites estratégicos e personalizados

Todos os dias as pessoas recebem milhares de e-mails frios e generalistas convidando o lead a “conhecer o stand e tomar um cafezinho”. Dificilmente alguém se lembrará de você assim e, muito provavelmente, você mesmo não lembrará de ter convidado esse lead.

Reserve um tempo para definir as pessoas que você quer conhecer ou estreitar laços profissionais. Mande um e-mail personalizado, convidando-o para uma reunião ou ligue e faça o convite pessoalmente. Mostrar ao seu convidado que ele é importante faz muito mais sentido.

Crie um material promocional para o evento

Planeje o que e para quem será apresentado o seu produto ou serviço e crie um material específico para isso. Certamente, as  chances de receber ligações ou e-mails interessados no que foi apresentado serão muito maiores.

Com as atividades finalizadas agora é a hora de pensar em como você participará ativamente como patrocinador do evento:

Durante o evento

Relacione-se

Relacionamento é, pelo menos, 50% de todo o processo. Não faça do seu evento uma ação mecânica de troca de cartões. Vá ao encontro do participante, pergunte de qual empresa ele é (se não tiver na credencial), conheça o negócio dele e mostre como o seu produto ou serviço pode ajudá-lo. Marque reunião durante o evento ou agende uma visita à empresa do Lead.

Crie parcerias

Caso queira resultados positivos a longo prazo, não seja apenas um patrocinador, mas um parceiro estratégico para quem for visitar o seu stand. Se o visitante não for o foco do seu negócio, pense em uma parceria, apresente a ele contatos interessantes e espere que ele faça o mesmo. Converse sobre o mercado dele e estude possibilidades de algum tipo de engajamento que não seja uma venda especificamente.

Conheça o evento

Não fique somente no seu stand. Visite a feira, os demais patrocinadores, participe de palestras e workshops e frequente coffee breaks. Esses são momentos que você poderá encontrar pessoas que não estão necessariamente interessadas no seu produto ou serviço, mas que podem ficar.

Fim de evento e as suas atividades ainda não terminaram. Agora é hora de colher os frutos de todo o planejamento feito nos últimos meses.

Pós-evento

Prestação de contas

Esta é a hora de você apresentar os gastos envolvidos no evento e os retornos obtidos. Pegue todos os cartões de visita, avalie quem demonstrou interesse, apresente as reuniões marcadas e os negócios fechados. É nesta hora que você fará com que o Departamento de Marketing reserve um budget ainda maior com eventos para o próximo ano e ao Departamento Comercial os resultados gerados através de eventos.

Mídia

Faça um clipping com o material de mídia gerado por meio das redes sociais e mídia impressa. Faça um levantamento de quanto custaria se você tivesse que pagar pela divulgação e apresente um relatório da valoração de mídia para o seu Departamento de Marketing. Se você tiver a sorte de sair em uma revista, grande parte do evento pode ser justificado pelo custo da exposição.

Networking e vendas

Esta é a hora de você conversar com os seus leads e clientes.

Ligue ou agende uma reunião com os leads. Convide-os para um almoço, leve-os na sua empresa e mostre o seu negócio. Agradeça ao seu cliente pela presença e mantenha um relacionamento próximo com ele.

Com essas dicas, certamente você estará mais preparado para participar como patrocinador de qualquer evento e obter retornos efetivos para o seu negócio.

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