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Como prospectar clientes por email + 4 templates para você usar em sua empresa

A prospecção por email pode ser uma ótima arma para gerar mais oportunidades de negócio. Desenvolver templates otimizados para cada situação e tipos de persona vai garantir maiores taxas de resposta e um maior proveito do tempo da sua equipe de vendas.

por João Cunha e Deborah Abud.

Pare e pense: quantos emails irrelevantes você descarta diariamente sem ao menos checar o conteúdo? A sua resposta provavelmente é: muitos!

A overdose de informações tão característica do nosso tempo parece ser multiplicada por cem quando se trata das nossas caixas de email, uma “terra sem lei” onde spams, mensagens automáticas e super promoções “imperdíveis” se multiplicam sem cessar. Dedicar seu tempo, que já é escasso, para dar atenção a este tipo de mensagem… sem chance.

Mas vamos para próxima pergunta: você já se interessou tanto por um título de email que parou tudo que estava fazendo para dar uma checada no conteúdo e, surpreso, se deparou com uma ótima oportunidade de negócio ou um assunto realmente relevante? A sua resposta provavelmente é: sim!

Mais de 90% dos usuários de internet têm email. Em relação ao uso comercial, 75% desses usuários utilizam email e apenas 3% utilizam as redes sociais.

E essa relação entre a eficácia do email e das redes sociais no mundo corporativo fica ainda mais interessante: segundo uma pesquisa feita pela consultoria McKinsey, uma boa estratégia de prospecção por email é 40 vezes mais efetiva para se conseguir novos clientes do que o Facebook e o Twitter juntos!

Aqui na Resultados Digitais, cada SDR (colaborador da equipe de pré-vendas) costuma fazer de 3 a 5 conexões todos os dias a partir de contatos iniciados via cold mail.

Portanto:

  • 1. Se sua empresa ainda não faz prospecção por email pode estar perdendo valiosas oportunidades de negócio.
  • 2. Se sua empresa já faz prospecção por email mas não está conseguindo resultados efetivos, é bem provável que a equipe de vendas não esteja fazendo isso do jeito certo.

As 6 principais tendências para emails de prospecção

O mundo da prospecção por email mudou. Antigamente, emails genéricos e com propostas de valor superficiais eram suficientes para despertar a atenção do seu prospect sem muita dificuldade. Com o crescimento do número de empresas utilizando a mesma estratégia e um modelo cada vez mais dinâmico e complexo de prospecção e abordagem, novos desafios surgiram.

Para colocar a casa em ordem e garantir que você esteja alinhado com as boas práticas de mercado quando o assunto é cold email, antes de estruturar um template ideal, listamos as principais tendências deste modelo de prospecção:

1. Hiper-personalização

As pessoas não querem mais receber emails robóticos, que passam a sensação de impessoalidade e desinteresse. “Batch and blast” is out! Por isso, defina personas específicas para cada um dos seus templates de email antes de escrevê-los. Cada email deve soar como único. Para otimizar o tempo da equipe e ganhar escalabilidade, o ideal é que você monte um esqueleto comum para seus emails, mas personalize pontos-chave do texto com dores e objetivos próprios do seu prospect.

2. Entrega de valor

Como este é o primeiro contato entre sua empresa e um potencial cliente, demonstre que você pesquisou, entende do negócio dele e inclua no email alguma dica ou sugestão que agregue valor às dúvidas e interesses que seu prospect já demostrou em algum momento anterior.

3. Não fale dos benefícios do seu produto

Aliás, não fale de você! Seu prospect não está preocupado em saber como você ou o seu serviço/produto são incríveis. Ele está interessado em saber se você pode oferecer uma solução para o problema dele. E é sobre isto que você deve falar: como você pode ajudá-lo. Se possível inclua um case de como uma empresa do mesmo segmento conseguiu bons resultados utilizando seu produto/serviço.

4. Interação, “animação” e tom de voz:

Imagens, vídeos, emoticons, gifs e Calls to Action estão cada vez mais presentes nos emails de prospecção. Utilize um tom leve mas sempre adeque a abordagem ao contexto e ao seu modelo de negócio.

5. Mobile e responsivo

Tendência irreversível dos últimos anos em todos os segmentos. Seus templates têm que estar otimizados para serem lidos e respondidos pelos dispositivos móveis. 35% dos profissionais do mercado acompanham suas caixas de email a partir de dispositivos móveis.

6. Objetividade e concisão

Seja objetivo, claro e pontual. Um primeiro email de contato não deve ser grande a ponto de quem o receber precisar rolar a barra lateral para lê-lo. Escreva de 3 a 5 sentenças, deixe as palavras-chave em negrito, não faça mais de 2 perguntas. Aponte de forma clara, objetiva e simples de que maneira você pode resolver um (e foque em apenas um!) problema do seu prospect.

Como montar um email de prospecção em 5 passos

O principal objetivo de um cold mail de prospecção é conseguir uma resposta do seu potencial cliente. Toda sua estrutura deve ser pensada para que o prospect se interesse em abri-lo e respondê-lo.

Se a resposta for positiva, sua equipe de vendas ou pré-vendas terá a oportunidade de entrar em contato com um prospect que já demostrou interesse e disponibilizou um tempo da sua agenda para conversar.

Se a resposta for negativa, menos um contato para perder tempo prospectando e mais tempo para ganhar vendendo.

Para montar um email que realmente desperte o interesse de seus prospects, você primeiro tem que estruturá-lo em 5 partes:

  • 1. Aparência
  • 2. Linha de assunto
  • 3. Corpo do email
  • 4. Chamada para ação
  • 5. Assinatura

Passo 1: Aparência

Aqui, voltamos à pergunta inicial formulada de maneira um pouco diferente: quantos emails você deleta diariamente da sua caixa de entrada sem nem ler ao menos o assunto? A resposta nós já sabemos: muitos!

Já estamos tão fluentes na linguagem da internet que, analisando apenas o aspecto visual, conseguimos perceber de forma intuitiva quais emails são potenciais spams ou campanhas genéricas, não segmentadas.

Por isso, utilize técnicas para se diferenciar e tornar seus emails mais atrativos e pessoais. Mudar a cor e a fonte utilizada, inserir emoticons nas linhas de assunto e não utilizar cores de fundo ou HTMLs editáveis são práticas recomendáveis.

Passo 2: Linha de assunto

As linhas de assunto são a porta de entrada do seu email. Pesquisas comprovam que depois do destinatário (ou seja, a relevância de quem mandou o email), o item que mais impacta a taxa de abertura do email é a linha de assunto. No geral, 35% dos consumidores abrem emails baseados nos títulos.

Neste ponto, seja objetivo e pessoal: títulos personalizados com o nome do prospect e da empresa em que ele trabalha têm taxas de abertura 22% maiores. Uma linha de assunto deve ter até 130 caracteres, pois este é o número total que os provedores de email conseguem exibir antes de “cortar” o texto. O ideal é uma linha de assunto com até 50 caracteres.

Uma tendência crescente é a inserção de caracteres especiais, como corações, estrelas e setas nas linhas de assunto. Aplicativos nativos do iPhone email, Outlook.com, Gmail, entre outros, já suportam emojis.

No post Como inserir emojis no assunto de email mostramos alguns exemplos.

Seguem algumas sugestões de abordagens para a criação de linhas de assunto eficazes e convincentes:

  • Faça alguma pergunta;
  • Faça um convite;
  • Ofereça um bom conselho;
  • Faça uso de um assunto/interesse em comum entre você e o prospect;
  • Utilize uma chamada misteriosa ou bem humorada para gerar curiosidade.

Para saber mais leia o post Como criar assuntos de email que despertam curiosidade.

Passo 3: Corpo do email

Após tomar a decisão de abrir seu email, seu potencial cliente irá avaliar o conteúdo. Ele deve ser breve, interessante, personalizado e gerar valor o suficiente para que quem o esteja lendo se sinta impelido a responder.

O ideal é que a leitura de todo o texto seja feita em até dois minutos. Por isso, não comece se apresentando – ou faça isso brevemente. Seu nome e o nome da sua empresa já estão na assinatura. Comece o email falando sobre possíveis problemas ou características do seu prospect ou sobre informações relevantes que você já tem sobre ele.

Algumas outras dicas:

  • Deixe palavras-chave em negrito;
  • Use links com materiais interessantes para o momento da jornada de compra em que o prospect se encontra;
  • Faça, no máximo, duas perguntas simples e seja bem específico com elas;
  • Evite propostas de valor muito genéricas – explique, brevemente e de forma clara, qual o valor você pode entregar e qual problema pode resolver;
  • Dê exemplos de como você já ajudou outras empresas com perfil semelhante a superar um problema que você acredita que ele tenha agora e apresente números para comprovar a afirmação.

Passo 4: Chamada para ação

O objetivo principal do seu email de prospecção é agendar uma visita/ligação para entender quais as necessidades do seu prospect e oferecer o seu produto/serviço. Por isso defina de forma clara quais serão os próximos passos caso o seu potencial cliente se interesse pela proposta.

Em alguns testes A/B que fizemos aqui na Resultados Digitais tivemos melhores resultados de resposta quando já colocávamos como sugestão um dia e horário específico para entrar em contato, caso o interlocutor tenha interesse em conversar.

Passo 5: Assinatura

Uma assinatura bem estruturada deixa a impressão de confiança e seriedade.

Além do seu nome completo, deixe um link para o site da sua empresa, seus contatos extras como Skype, telefone comercial, perfil no LinkedIn (e se quiser, em outra redes sociais) e, de preferência, coloque uma foto que ajudará seu prospect a associar a mensagem do email a uma pessoa específica.

O time de pré-vendas da Resultados Digitais está aproveitando o espaço da assinatura e inserindo uma chamada especial para quem quiser participar do RD Summit, maior evento de vendas e marketing da América Latina, com descontos especiais:

rd summit assinatura

Como montar um fluxo de emails de prospecção?

Estruturado o modelo ideal do email de prospecção, é hora de colocar o trabalho a prova e iniciar uma “campanha” de fluxo de emails. Isso mesmo, uma boa estratégia de prospecção por email é composta por um determinado número de tentativas de abordagens.

Caso você desista no primeiro email não respondido, é bem possível que tenha perdido uma ótima oportunidade de manter contato com um potencial cliente simplesmente porque ele estava muito atarefado naquela semana e realmente não teve tempo de retornar o contato.

Portanto, cada email enviado deve seguir uma ordem lógica, respeitando o conteúdo do anterior e gerando ainda mais valor para que o prospect se sinta à vontade em respondê-lo.

Segundo uma pesquisa feita pela SalesFolk, uma “campanha” de email ideal deve incluir 8 tentativas. No estudo feito pela empresa especializada em emails de prospecção, aproximadamente ⅓ das respostas positivas são obtidas a partir do sexto email.

Na equipe de pré-vendas da Resultados Digitais, estamos fazendo alguns testes com fluxos de 3 e 4 emails. O útlimo email é o que chamamos de break off e deixa claro que, caso a pessoa não responda a última tentativa, ela deixa de ser prospectada e, em contrapartida, para de receber as dicas, materiais e insights que costumamos incluir nos nossos templates.

Principais métricas para medir a efetividade de seus emails

Para testar o quanto um ou outro modelo está tendo de retorno, o ideal é que sejam feitas algumas alterações nos títulos, no corpo e na ordem dos emails e, a partir de testes A/B, somente os mais eficientes sejam selecionados.

Neste processo, as seguintes taxas devem ser medidas:

  • Taxa de rejeição: A taxa de rejeição nunca deve ser maior que 3%. O ideal é que ela fique sempre menor que 1%. Se você precisar melhorar esta taxa, valide a qualidade da sua lista de emails.
  • Taxa de abertura: Uma taxa de abertura razoável fica entre 15-30%. Uma boa taxa deve ficar entre 30-35%. Se você conseguir 50%, parabéns! Se você precisar melhorar esta taxa, reveja e otimize os títulos do email.
  • Taxa de resposta: Uma boa taxa de resposta deve ser de 30% dos emails abertos.  Se você precisar melhorar esta taxa, reveja e otimize os seus Calls to Action e considere alterar o texto do corpo do email.
  • Taxa de conversão (emails que foram respondidos de forma positiva): 50% do total de respostas é um bom número para se começar. Ótimas campanhas conseguem chegar a uma taxa próxima de 100%. Se você precisar melhorar esta taxa, reveja e otimize a sua proposta de valor e exponha os benefícios dos próximos passos de forma mais clara.

Por fim, separamos alguns templates para você!

A prospecção por email pode ser uma ótima arma para gerar mais oportunidades de negócio. Desenvolver templates otimizados para cada situação e tipos de persona vai garantir maiores taxas de resposta e um maior proveito do tempo da sua equipe de vendas.

É importante ressaltar, no entanto, que cada segmento tem suas particularidades. O ideal é que você faça testes com variações de modelos para medir quais são mais efetivos. Monte um fluxo lógico dentro de um número pré-estabelecido de tentativas e formule de maneira clara a periodicidade que sua equipe vai disparar cada email do fluxo.

Está no momento inicial e não sabe por onde começar? Já faz prospecção por email mas quer otimizar seus templates? Separamos para você um compilado com 5 modelos que podem ser adaptados e usados em diferentes situações!

Está utilizando um modelo que está trazendo muito retorno? Pensa diferente do que foi apresentado ou tem mais dicas de como montar um template? Compartilhe sua experiência conosco!

Templates para prospecção

Template 1

ASSUNTO:

{Nome Lead}, conheci a {Empresa Lead} e tenho algumas dicas para te dar.

 

CORPO:

Oi {Nome Lead}, tudo bem?

Sou {a/o} {Seu nome}, trabalho na {Sua empresa} e tentei te ligar hoje, mas não consegui contato.

Vi que você deu uma olhada no nosso {Material} e por isso tomei a liberdade de ver brevemente o site da  {Empresa Lead} que você deixou pra gente.

Identifiquei algumas oportunidades e queria bater um papo com você, para conhecer mais sobre a {Empresa Lead}. A ideia é te dar alguns direcionamentos para ajudar a resolver {Problema} com a {Solução}!

Posso te ligar {Dia} ({Data}), às {!Hora}?

Caso seja possível, por favor me passe o melhor telefone ou sugira outro horário de acordo com a sua disponibilidade.

Grande abraço,

 

Template 2

ASSUNTO:

{Nome Lead}, qual o seu grande sonho?

 

CORPO:

Oi {Nome Lead}, tudo bem?

Aqui na {Sua empresa}, o nosso grande sonho é {Missão da sua empresa}.

Queria compartilhar contigo uma das tantas vezes em que conseguimos realizá-lo:

A empresa {Empresa do case} estava com o problema {Problema do case} e nós a ajudamos {Solução do case}.

A minha ideia é bater um papo com você para entender um pouco mais o seu cenário e, quem sabe, te ajudar a alcançar o seu grande sonho também.

Que tal se eu te ligar {Dia} ({Data}), às {Hora}? Caso seja um bom dia/horário, me indique o melhor telefone.

Abraço,

 

Template 3

ASSUNTO:

{Nome Lead}, você tem 10min para conversar sobre {Problema}?

 

CORPO:

Olá {Nome Lead}, tudo bom?

Estamos há {Quantos anos a sua empresa existe} anos no mercado e identificamos que um grande desafio que empresas do seu segmento geralmente enfrentam é {Problema}.

Percebendo isso, desenvolvemos uma solução que ajuda as empresas a {Solução}.

Se você tiver {Tempo} minutos, eu consigo te mostrar como a {Empresa case} conseguiu {Resultado case}.

Posso te ligar {Dia} ({Data}), às {Hora}?

Abraço,

 

Template 4

ASSUNTO:

{Lead}, quer aprender mais sobre {Problema}?

 

CORPO:

Olá {Lead}, tudo certo?

Vi que você está interessado em saber mais sobre {Problema}.

A {Sua empresa} possui um longo histórico de sucesso ajudando outras empresas, desde {Ano de início da sua empresa}, a terem resultados com isso. Você pode conferir algumas dessas histórias aqui: {Link para cases de sucesso}.

Eu adoraria pegar o seu feedback sobre esses materiais e te mostrar como poderíamos juntos explorar ainda mais {Problema}, numa conversa rápida de 10 minutos.

Posso te ligar {Dia} ({Data}), às {Hora}?

Abraços,

 

Para saber ainda mais sobre o assunto, baixe gratuitamente o eBook O Guia Prático do Email Marketing, um material com tudo o que você precisa saber para fortalecer o relacionamento com clientes e gerar resultados de negócio.

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