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Como ser mais eficiente em vendas: faça uma boa gestão de pipeline!

Vamos conhecer melhor o que é um pipeline de vendas e como ser mais eficiente para bater as metas com mais facilidade?

Quem trabalha com novos negócios sabe que sua vida gira em torno do seu “pipeline”, ou funil de vendas. É através de análises constantes do pipeline de vendas e gestão de atividades diárias com as negociações que o vendedor consegue ser mais eficiente. Se você acredita que sua eficiência está aquém do esperado, este post foi escrito para você!

A melhor forma de otimizar sua eficiência é através de uma gestão de pipeline efetiva. Essa gestão deve ser feita de forma constante e precisa para garantir o foco nas negociações que realmente vão fechar no mês – ou em um determinado ciclo de vendas esperado.

O pipeline de vendas

Afinal, o que é um pipeline de vendas? Também conhecido como “funil de vendas”, nada mais é do que o mapa das etapas que compõem o processo de vendas do vendedor. Ou seja, cada negociação flutua pelo pipeline de vendas seguindo algumas etapas da negociação.

Esta dinâmica não é nada simples, principalmente se estamos falando de vendas B2B ou mais complexas, pois existem muitos fatores envolvidos: Volume de negociações em aberto, ciclo de vendas destas negociações, ticket médio, eficiência do trabalho e por aí vai!

Vamos começar conhecendo melhor o que é um pipeline de vendas e como ser mais eficiente para bater as metas com mais facilidade?

Conhecendo os indicadores do pipeline

Se um vendedor conhece seu pipeline de “cabo a rabo”, a probabilidade de bater a meta aumenta bastante. Por isso os números são muito importantes, pois evidenciam alguns sinais para um micromanagement muito mais eficiente.

Existem 4 indicadores fundamentais e mais estratégicos que um Sales Rep deve monitorar:

Número de deals abertos no pipeline: volume de negociações ou “estoque” do funil

Todo pipeline deve ter um volume de negociações ideal, que vai depender do ticket médio e ciclo de venda esperada desta venda.

Manter o pipeline sempre cheio de negociações é importante para garantir que sempre haja estoque para suprir uma determina etapa posterior.

Independente da estrutura de prospecção da empresa (Inbound, Outbound, mista…), o maior preocupado com o volume de deals no pipeline deve ser o próprio Sales Rep.

Ticket Médio dos deals que estão sendo trabalhados

Todo vendedor possui uma meta não apenas de número de vendas, mas também de receita (ou nova receita recorrente) trazida para a organização em que atua.

O controle do ticket médio das suas negociações é fundamental para garantir que o vendedor “se pague” e traga o lucro que a empresa espera.

Sem falar que os principais modelos de comissão são 100% atrelados à este número, portanto, conheça o ticket médio dos seus deals as soon as possible!

Eficiência geral (“Close Ratio”): Quantos negócios são perdidos para que um seja ganho?

Esta métrica é fundamental para que o vendedor entenda como está sua curva de aprendizagem ao longo do seu tempo de vendas. Ou seja, o quão eficiente ele está no seu dia a dia.

Quanto maior for esta taxa, que deve ser calculada em cima das negociações já concluídas em um determinado período de tempo, melhor é o aproveitamento geral do vendedor. Isto é, maior a probabilidade de aumentar suas vendas se trabalhar com mais negociações.

É importante que o Sales Rep não monitore apenas sua eficiência geral, que é calculada considerando todos os estágios do processo de vendas, verificando a quantidade de perdas e de ganhos em um determinado período.

A mensuração da eficiência de cada etapa específica do processo de vendas é fundamental, pois assim será possível entender onde estão os gargalos do processo e quais planos de ação serão necessários para aumentar a eficiência de vendas.

Ciclo de Vendas médio: tempo que o deal demora para fechar

É a duração média antes do negócio ser fechado, ou seja, o tempo que o vendedor investe no processo de vendas para ganhar a negociação. Quanto menor o ciclo de vendas, melhor. No entanto, ele pode variar de acordo com o produto, serviço, persona e modelo de vendas.

É importante mensurar também o tempo de vida do deal em cada estágio do processo de vendas, ou seja, qual a velocidade que o estoque de negociações está se movimentando e avançando no pipeline de vendas. Dependendo do processo de vendas, o tempo médio de duração pode variar de etapa para etapa, e também variar de acordo com o ticket médio do prospect, já que, quanto maior o ticket médio, geralmente é maior o ciclo de vendas.

O cuidado para não perder o “timing ideal” de avançar o negócio é importante, por isso esta é uma das métricas mais importantes para o Sales Rep, pois funil de vendas bom é funil que se movimenta, e movimenta o mais rápido possível!

Conhecidos como “aceleradores de vendas”…

Estes quatro indicadores em conjunto formam o acelerador de vendas do Sales Rep. Comentamos mais a fundo sobre estratégias que não só o vendedor, mas a empresa pode trabalhar para acelerar suas vendas no post Como acelerar vendas: 4 aceleradores para sua empresa ter melhores resultados.

O equilíbrio dos aceleradores de vendas resulta em um ótimo resultado de número de vendas e receita para o Sales Rep e, consequentemente, para a área de vendas. Ou seja, o Sales Rep deve monitorar e avaliar todos os indicadores, e não focar em apenas um deles, pois assim pode gerar um desequilíbrio dificultando o caminho em obter consistência na entrega de vendas.

É importante saber que nem sempre estes indicadores estarão positivos e favoráveis, porém eles deverão se compensar ao longo da entrega do Sales Rep. Por exemplo: em um mês que o ticket médio está abaixo da meta, o número de vendas deverá ser alto para compensar e fazer com que o vendedor atinja sua meta de receita. Outra dica, é tentar encurtar o ciclo de vendas do pipeline quando o volume de negociações sofre uma queda inesperada, claro que respeitando os gatilhos de passagem de etapa para etapa do seu processo de vendas.

O que é um “pipeline review” e como fazê-lo?

A prática mais comum entre os vendedores top performers é a constante revisão do seu pipeline a fim de acelerar suas vendas.

Mas o que avaliar e com qual frequência?

Quais as metas a serem traçadas e como o gestor de vendas pode auxiliar neste trabalho?

Abaixo, destacaremos o que se deve desmistificar nas revisões de pipeline.

Revisão das etapas da negociação

Cada vendedor deve ter clareza do processo de vendas, assim como quais as etapas que acontecem entre seu primeiro contato e o fechamento do negócio.

A revisão dos gatilhos de passagem de etapa para etapa auxilia no entendimento de qual é a ação necessária a se priorizar para avançar a negociação para um próximo estágio, mais próximo do fechamento.

Este exercício deve ser realizado diariamente e, sempre que possível, com auxílio do gestor ou outro vendedor do time, ou seja, alguém com olhar externo e que não esteja envolvido diretamente na negociação.

Movimentação esperada

A movimentação esperada do pipeline varia de acordo com a ótica do ticket médio da venda, complexidade e outros fatores. Porém, é recomendado que o vendedor estipule metas semanais de movimentação levando em consideração: seu estoque ativo de deals abertos, o ciclo de vendas esperado, e a taxa de conversão prevista.

É importante manter uma velocidade ideal de movimentação para que o volume médio do funil se mantenha ideal, porém um excesso de negociações no estoque também pode ser prejudicial.

O atingimento de metas de movimentação ao longo da semana evita que o vendedor tenha um desequilíbrio de pipeline, aumentando sua probabilidade de ser constante em suas entregas ao longo do mês, sem acumular a maioria de suas vendas nos últimos dias, resultando negativamente em sua energia.

Gestão de atividades

Top performers sabem gerir bem suas atividades. Um bom vendedor direciona sua energia priorizando ao longo dos seus dias aos deals mais “quentes” e próximos do fechamento, mas também não esquece das negociações que estão nas etapas iniciais e garantirão os resultados no médio prazo.

É importante entender o que está travando a negociação e a partir daí traçar um plano de ação para todos os negócios abertos no funil de vendas. Todos estes deals devem estar em constante motivação e, para que haja uma distribuição inteligente do tempo por parte do vendedor, esta é a atividade mais importante e que deve ser realizada ao início – ou final – de todos os dias.

Por fim, o “pipeline review” deve ser a atividade principal de um Sales Rep. Esta atividade se divide em várias análises, sendo que as táticas e estratégicas – como movimentação e taxas de conversão – devem ser realizadas semanal e mensalmente; já as operacionais – como gestão de atividades e plano de ação com cada negociação – devem ser realizadas diariamente. O gestor de vendas deve auxiliar, principalmente, nas revisões táticas e estratégicas, definindo metas de eficiência e volume esperado.

“Keep your pipeline clean”

E aí, já analisou seu pipeline de vendas hoje? É importante entender que este deve ser um exercício constante para manter as negociações nas etapas corretas do processo de vendas, assim como suas devidas documentações e a gestão correta de atividades e ações para avançar suas negociações.

O desafio é a rotina e o entendimento do qual deal priorizar no momento, pois são estas escolhas que dão norte a um pipeline eficiente de vendas! Templates de documentação, de email e roteiros (ou manuais) podem auxiliar ao longo do processo de vendas e dar ritmo para o funil.

Como já citado no post Inbound Sales: Como estruturar uma equipe de sucesso, uma previsão confiável de vendas, também conhecida como forecast, é fundamental para o sucesso de um negócio.

Não é diferente na ótica do Sales Rep. Para que ele possa bater sua meta com segurança, é fundamental o controle e organização constante do seu pipeline para garantir que seu forecast seja o mais confiável, e preciso, possível.

Para entender mais a fundo sobre processo de vendas, assista aos vídeos do Papo de Vendedor, a série da Resultados Digitais sobre vendas.

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