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Pré-Vendas: o que é + 4 vantagens que a área traz para uma empresa

O time de vendas ganha mais eficiência ao implementar um time de pré-vendas por alguns motivos que serão apresentados nesse post.

Quando você analisa o seu time de vendas, quantas vezes já pensou que ele poderia ser mais eficiente?

Um time de vendas costuma ser caro para uma empresa e mais caro ainda quando não vende tanto quanto poderia.

Em muitas empresas, é comum que o vendedor tenha diferentes processos para executar seu trabalho, como prospectar seus Leads, demonstrar a solução e desenhar um projeto até fazer a negociação.

Mas se você acha que o seus vendedores deveriam estar dedicando mais tempo em demonstrações e fechamento, está certo! O papel do vendedor é vender!

Segundo Aaron Ross, especialista em vendas e autor do livro Predictable Revenue: Torne o seu negócio uma máquina de vendas com as melhores práticas da Salesforce.com, quando o seu time de vendas está gastando mais de 20% em uma tarefa secundária, separe essa tarefa do processo e crie um novo papel dentro da área para desenvolvê-la.

Essa regra é justamente para que o vendedor foque seu tempo de fato vendendo e não em outros processos, como prospecção, por exemplo. Vendedor gosta de vender e, provavelmente, qualquer tarefa alheia a esse objetivo ele não realizará bem ou dedicará menos tempo do que deveria para que seu resultado seja eficiente.

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Quando esse problema de foco e qualidade na execução aparece, geralmente o resultado é a queda da eficiência. Nesse contexto é que a divisão do processo em dois e ter uma área de pré-vendas apareceu e vem sendo um dos temas mais discutidos do mundo na área de vendas.

Essa área também recebe o nome de Sales Development ou Business Development. O objetivo de implementá-la é aumentar a eficiência do time ao colocar papéis especializados para cada etapa do processo: pré-vendas geralmente cuidando de prospecção e qualificação e o vendedor focado em vender.

O time de vendas ganha mais eficiência ao implementar um time de pré-vendas por alguns motivos que serão apresentados abaixo:

1. Atendimento rápido

Pesquisas como a da Inside Sales mostram que ligar para um Lead em menos de 5 minutos aumenta em 400 vezes a chance de conversão em relação a 10 minutos. E por experiência própria é possível afirmar que Lead frio é Lead ruim, ou seja, quanto mais tempo sua empresa demora para atender os Leads gerados pelo marketing, menores são suas chances de transformá-los em vendas.

Ligar rápido significa que você vai falar com seu potencial cliente enquanto ele ainda está pensando na sua empresa, serviço ou produto. Ou, até mesmo, vai estar “fresca” na cabeça dele a razão de ter preenchido o seu formulário de contato. Isso ajuda a conversa ser mais interessante, pois permite criar uma conexão com o problema dele e, consequentemente, as chances de ele avançar no processo são muito maiores.

Como mencionei no artigo sobre hacks de vendas, Harvard fez uma pesquisa que mostrou dados semelhantes sobre o tempo de atendimento e apresentou também que, apesar dos indícios mostrarem que quanto antes ligar, melhor, 63% das empresas ligam depois de uma hora apenas.

É possível ver que existe uma boa oportunidade para sua empresa ganhar eficiência e volume de atendimento frente à concorrência! Entretanto, na maioria das empresas, no momento em que o vendedor recebe os Leads para prospectar, ele está preocupado em vender, está atendendo um cliente, preparando uma proposta etc. Isso faz com que geralmente o vendedor só dê atenção aos novos Leads quando precisa encher seu pipeline.

O time de pré-vendas tem como um dos papéis fazer esse primeiro contato com o Lead de forma rápida, aumentando a taxa de conversão da empresa nessa primeira etapa e garantindo que os vendedores vão receber oportunidades constantes ao longo do mês.

2. Otimização da Prospecção

O último ponto citado acima é extremamente importante e está conectado diretamente na otimização da etapa de prospecção de vendas.

Receber oportunidades constantemente evita o efeito “sanfona” no pipeline dos vendedores. Esse efeito é visível quando um vendedor tem poucos Leads pra trabalhar, pipeline vazio nas etapas finais e começa a focar seus esforços em prospecção para encher seu funil de vendas.

Quando consegue atingir um bom número, ele para de fazer esse processo para trabalhar o fechamento com suas oportunidades geradas, pois afinal tem uma meta e um deadline (final do mês ou do trimestre). Depois que ele vendeu para todos ou quase todos, começa um novo período de vendas e ele se encontra com seu pipeline vazio novamente.

O efeito sanfona é ter o funil cheio de Leads nas primeiras etapas e vazio nas últimas no início do mês/trimestre e ao contrário no final.

Esse efeito é prejudicial tanto para o vendedor quanto pra o gestor.

  • Para o vendedor porque gera stress e ansiedade toda hora que ele percebe que tem um buraco no seu funil e precisa rapidamente corrigir para garantir sua meta. E muitas vezes acaba sendo tarde demais quando se dá conta disso.
  • Para o gestor, pois atrapalha a previsibilidade de quantas contas vão fechar no período. No começo parece que vai ser um desastre, no meio parece que vai ser menos grave mas continua longe da meta e no final é quase sorte se a meta é atingida.

Tirar a etapa de prospecção dos vendedores, além de garantir constância de entrega, garante maior taxa de conversão dos Leads também. Não basta apenas ligar rápido para garantir uma boa taxa de conversão, mas também a frequência de tentativas de contato e follow up são muito importantes.

Segundo Aaron Ross, os vendedores não gostam de prospectar e por isso não fazem bem feito essa etapa. Sendo esse motivo ou não, o fato é que essa é uma etapa que, para garantir que um Lead vai receber de 14 a 16 tentativas de contato antes que seja excluído do processo, exige um processo bem definido, organização de quem vai executar e, obviamente, tempo. Como já mencionado anteriormente, nem sempre esse último ponto é um ativo de sobra dos vendedores.

Portanto, ter um time especialista em prospecção e com tempo para se dedicar a um rápido atendimento e na frequência certa pode aumentar e muito a quantidade de Leads abordados pela sua empresa. Ter um time especializado permite criar processos e garantir que eles sejam cumpridos, fazer testes A/B com templates de email diferentes, testar frequência e horários diferentes com maiores conversões com o objetivo de aumentar cada vez mais a eficiência dessa etapa!

3. Melhorar a qualificação

Eu apresentei no meu último post as principais práticas de qualificações de Lead que podem ser implementadas pela sua empresa. Nele eu citei o papel do time de SDR e sua importância ao receber um Lead e depois repassá-lo para um vendedor.

O principal objetivo dessa área é entregar Leads qualificados para vendas, ou seja, com reais chances de se tornarem um cliente. Para definir o que é um Lead qualificado, cada empresa analisa sua base de clientes e define quais são os pré-requisitos mínimos que uma empresa/pessoa tem que ter para seguir adiante nas negociações.

Quando o vendedor é, ao mesmo tempo, responsável por qualificar quem tem perfil ou não para se tornar um cliente, acaba gerando um viés no seu processo.

Isso porque ele vai subir ou descer a régua de qualificação de acordo com sua necessidade de Lead. Ou seja, se ele está cheio de Leads para quem vender, ele vai eliminar quem ele acha que não vai ser tão fácil vender. Isso pode até ser bom para o seu vendedor, mas para sua empresa é péssimo, pois está perdendo um Lead qualificado que com um pouco mais de esforço poderia vir a comprar.

Na situação contrária é ruim para ambos, pois o vendedor necessitado de Lead vai descer a régua e aceitar qualquer um e, ao fazer isso, vai perder seu tempo e foco com quem provavelmente não vai comprar. E se vender de fato para um Lead desalinhado, pode ser problema para sua empresa em conseguir gerar valor para ele.

O time de pré-vendas, assim como um vendedor, tem que ser um perito em fechamento, tem que ser nota 10 na qualificação. Em uma conversa rápida de 10 minutos tem que conseguir gerar valor, descobrir informações precisas e julgar a qualidade do Lead.

Treinamento e coach são totalmente diferentes para as duas áreas. O foco é diferente e, muitas vezes, as habilidades necessárias também. Ao implementar um time especialista em pré-vendas, você garante que o primeiro contato do Lead com sua empresa vai ser feito com a melhor qualidade e valor agregado. Independentemente de avançar ou não no processo, a impressão dele vai ser boa por conta de um bom atendimento!

4. Custo operacional

A essa altura do post, você deve estar se perguntando se o custo de ter um time a mais dentro da sua área de vendas vai compensar com o aumento de eficiência. E é nesse ponto que minha resposta vai ser: talvez.

Os pontos levantados anteriormente são verdades, independentemente ou não do investimento: um time especialista em determinados processos sempre será melhor do que um time generalista ou com foco principal em outras etapas. A questão é que ter essas pessoas a mais, somadas ao aumento de vendas, vai justificar que você amplie sua estrutura.

O cálculo não é simples, mas segue abaixo algumas dicas do que você deve considerar na hora de planejar:

Custo hora dos seus vendedores

Calcular quanto tempo seus vendedores estão gastando com um processo secundário e se a soma desse tempo vale a contratação de alguém em pré-vendas.

Geralmente o custo dessa pessoa é menor, pois costuma ser uma pessoa mais júnior e começando a carreira em vendas.

Ticket médio

Quanto o aumento no número de vendas vai aumentar em receita? Se você vende um produto/serviço com um ticket muito baixo, provavelmente não vai compensar o aumento da sua estrutura.

Lembrando que mais pessoas não impacta apenas na folha de pagamento, mas também nos gastos com infraestrutura do seu escritório.

Ciclo de venda rápido

Geralmente, ticket médio baixo traz consigo um ciclo de venda mais curto também. Às vezes, vale mais a pena melhorar a eficiência da operação automatizando as primeiras etapas do que contratar pessoas para executá-las.

Por exemplo, criar prospecções automáticas com Email Marketing e esperar os Leads responderem. Melhorar o Lead Scoring pode também evitar um acúmulo de Lead nas primeiras etapas do seu vendedor e garantir que somente quem tem qualidade e perfil vai ser abordado.

Considerações Finais

O objetivo desse post foi mostrar quais as vantagens ao se implementar um time de pré-vendas. Não existe uma regra ou momento certo de implementar. Sua empresa precisa identificar quais gargalos estão atrapalhando seu time de vendas de entregar mais resultado. Se nesses gargalos forem identificados problemas com produtividade, acúmulo de Leads em etapas iniciais ou desperdício de Leads, efeito sanfona ou custos desnecessários com atividades secundárias, talvez seja uma saída pensar em um time ajudando.

Queremos sempre entregar mais com menos, ou seja, fazer mais vendas com menos pessoas, diminuindo assim o custo de aquisição. Separar processos pode significar um aumento de pessoas em um primeiro momento, mas no final você está deixando de colocar mais vendedores para dentro da operação para compensar um gargalo e colocando um time mais barato, que vai fazer o mesmo mas com mais qualidade e eficiência. No final das contas a matemática tem que funcionar para sua empresa!

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