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Quando e por que sua empresa precisa usar um IP dedicado no Email Marketing

Toda empresa que trabalha com email marketing, conforme evolui a estratégia, passa a conhecer novas práticas que até então não as preocupavam.

Uma dessas práticas é o uso de um IP dedicado, ou seja, um endereço de envio de emails que será utilizado apenas pela sua empresa, e não compartilhado com outras empresas que usam a mesma ferramenta de email marketing.

Em ambos os casos existem benefícios, e utilizar um IP dedicado é uma decisão que algumas empresas devem tomar de acordo com sua maturidade na estratégia de email marketing.

Neste post, vamos mostrar as principais diferenças entre os IPs dedicado e compartilhado, os benefícios de cada um e quando sua empresa deve utilizá-lo.

Se sua empresa está iniciando na estratégia de email, sugiro a leitura do eBook Introdução ao Email Marketing.

Diferenças entre IP Dedicado e Compartilhado

Basicamente, todo email é enviado através de um IP, um endereço que identifica o servidor do remetente, seu histórico de envio, sua reputação, métricas, engajamento, entre outros fatores.

Como nem todas as empresas precisam de um IP dedicado, acaba sendo uma prática bastante comum entre as ferramentas de email o uso de vários IPs compartilhados, onde os clientes são distribuídos em diferentes grupos e compartilham a mesma reputação.

Sendo assim, para a maioria das empresas, o IP compartilhado já é suficiente, pois elas podem focar mais na estratégia e execução do próprio email marketing e de outras atividades do Marketing Digital.

O que muda para o IP dedicado é que algumas empresas chegam a um ponto em que o email se torna algo vital dentro da estratégia de Marketing Digital e o volume começa a ficar alto, bem como a necessidade de maior controle sobre a reputação, autenticações, etc.

Como identificar a necessidade / Quando usar um IP Dedicado

Como dito anteriormente, o IP dedicado não é para todo mundo. Há um momento na evolução da estratégia de uma empresa em que ela precisa melhorar as métricas que vem obtendo através do email marketing.

Geralmente essa necessidade está relacionada ao crescimento da base de Leads e à dependência do email como fonte de relacionamento e aquisição de clientes.

O que então torna o IP necessário são basicamente dois pontos:

Volume de envio de email

Algumas empresas possuem uma base de Leads muito grande e utilizam o email como forma de comunicação frequente com essa base.

É o caso, por exemplo, dos portais, os quais enviam newsletters frequentes aos assinantes e dependem deste canal para manter a audiência do site, ativo extremamente importante para manter esse tipo de empresa.

Outros casos que podemos apontar são os das empresas que já fazem Marketing Digital há algum tempo e, por isso, já criaram uma base relevante.

Por exemplo, uma empresa que possui uma base de Leads de 50 mil contatos e envia três emails por mês para a base toda, bem como campanhas de Automação de Marketing, pode facilmente chegar aos 400 mil emails enviados por mês.

Sobre a quantidade mínima de emails para usar um IP dedicado, existem algumas abordagens diferentes.

Nós defendemos que uma empresa que envia mais de 200 mil emails por mês, contando campanhas de email marketing, emails transacionais e Automação de Marketing, já está com maturidade suficiente para utilizar um IP próprio.

É justamente a partir desse nível que a empresa passa a depender do email marketing como forma de relacionamento para “esquentar” os Leads, bem como lançar novos materiais e fazer automações de marketing mais complexas.

Com isso, a empresa passa a ter melhores métricas e controle sobre a própria reputação, não tendo sua capacidade de entrega influenciada por outros que compartilham o mesmo IP.

Autenticações e segurança

Existem ainda empresas e segmentos que precisam de IP dedicado por questões técnicas.

Por exemplo, empresas que precisam de critérios de segurança mais avançados pois lidam com dados sigilosos ou sensíveis. Geralmente são empresas potenciais vítimas de fraude, onde alguém com más intenções envia Spam para uma base em nome dessa empresa com o objetivo roubar alguma informação.

Outro exemplo são as empresas que vendem para clientes de grande porte e frequentemente precisam pedir a elas que coloquem o IP do remetente como confiável, evitando que os emails sejam barrados pelos servidores de seus clientes.

São casos que parecem bastante específicos porém acontecem com certa frequência.

O que levar em consideração ao utilizar um IP Dedicado

Há ainda alguns pontos a serem observados antes de tomar essa decisão. Alguns deles influenciam diretamente no valor pago à ferramenta de Email Marketing que sua empresa utiliza:

São eles:

  • Custo do IP: muitas ferramentas cobram um valor mensal para o uso de um IP dedicado. Geralmente variam de R$100 a R$1.000, dependendo da ferramenta e da infra-estrutura;
  • Reputação do IP: por ser um IP próprio, a reputação do mesmo está diretamente ligada às decisões que sua empresa toma dentro da estratégia de Marketing Digital. Se a empresa segue as boas práticas e por isso possui boas métricas, essa reputação tende a ser boa; se não, ela diminui e leva junto a capacidade de entrega dessas campanhas. Por esse motivo, se fizer um bom trabalho tendo um IP dedicado, os resultados tendem a ser melhores quando comparados ao IP compartilhado;
  • Frequência de envio de email: como vimos, o principal motivo para o uso de um IP dedicado é o volume de emails. Por isso, é importante manter a frequência de envio para que ela não oscile muito e, pelo contrário, cresça ao longo do tempo. Quando de repente o volume cai drasticamente ou sobe de forma exponencial, a capacidade de entrega pode ser prejudicada;
  • Manutenção do IP: não somente a reputação do IP deve ser monitorada, mas também as métricas e eventuais problemas que acontecem com um IP, tais como blacklists (serviços que agregam IPs como não confiáveis devido a uma alta taxa de reclamação) e spam traps (endereços antigos e desativados que são usados pelos serviços de email para identificar spammers);
  • Warm-up do IP: sempre que um novo IP passa a ser utilizado, é de se esperar que ele ainda não possua histórico, tampouco reputação. Por isso, existe uma prática chamada de warm-up, que serve justamente para “aquecer” o IP até ele entrar em pleno funcionamento. Para isso, o ideal é começar enviando uma quantidade menor de emails através do novo IP e ir aumentando ao longo do tempo, até que atinja a quantidade esperada de envio mensal. Ferramentas como o RD Station fazem esse warm-up de forma automática para clientes que optam por usar IP dedicado;
  • Whitelabel: sempre que um email é enviado a partir de um IP compartilhado, ele aparece como enviado “via ferramentadeemail.com.br”. Com o IP dedicado, a empresa pode assinar seus emails, ou seja, enviá-los “via empresa.com.br”.

Resumindo, o IP dedicado é extremamente importante dentro de um contexto onde o email é parte essencial da estratégia.

O ideal é ter claro qual é o papel desse canal para a sua empresa e assim decidir se um IP dedicado é necessário ou não.

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