O ritmo das agências nem sempre deixa a equipe fazer pausas, seja para respirar e recuperar o fôlego, seja para fazer outras tarefas tão importantes quanto aquelas de execução de projetos.
Mais do que as entregas, o planejamento, a organização e a condução dos processos da agência exigem tempo, conhecimento técnico e maturidade. Por isso, é cada vez mais necessário e urgente voltar esforços também para o planejamento e o gerenciamento dos principais aspectos da gestão da agência.
Muitas vezes, o primeiro passo é reconhecer as principais fragilidades. Dentre as diversas dificuldades de gestão interna identificadas por profissionais, o Censo Agências 2017 lançou luz para as principais.
De acordo com a pesquisa, diferentes aspectos incomodam os gestores e dificultam a condução do negócio. São eles: definição e organização de processos, entregas e prazos, produtividade e comprometimento da equipe e comunicação interna.
Além destes, outro aspecto também quebra o fluxo de produção nas agências e é o principal vilão da produtividade: o retrabalho.
[conversion-form identifier="como-vencer-os-principais-desafios-das-agencias-de-resultados" redirect_to="http://materiais.resultadosdigitais.com.br/agradecimento-como-vencer-os-principais-desafios-das-agencias-de-resultados-ty" title="eBook Como vencer os principais desafios das agências de resultados" description="Conquistar clientes? Aumentar receita? Entregar sucesso? Conheça 5 cases de sucesso de agências que conseguiram rebater esses desafios com muito mérito e confira hacks estratégicos para que você possa fazer acontecer dentro do seu próprio negócio" image_url="https://d335luupugsy2.cloudfront.net/images/landing_page/261166/materiais-de-divulgacao_thank-you-page.png" btn_text="Baixar material" fields="nome,email,cargo,empresa,segmento,website"]O que é retrabalho
Retrabalho é um termo que significa fazer novamente um trabalho já realizado.
Essa prática impacta na rotina do colaborador, exigindo mais atenção e tempo, enfraquece o engajamento da equipe, compromete os prazos de entrega e, principalmente, a experiência do cliente, de modo que ele pode ficar insatisfeito com as idas e vindas e, às vezes, até com o resultado final. Não raramente vemos jobs no estilo Frankenstein por aí.
É por isso que é urgente pensar sobre o retrabalho, rever os processos e fazer diferente. A ordem sempre será evitar o retrabalho ao máximo, mas, como nem sempre isso é possível, já que não depende só da equipe, é tarefa do gestor prever a refação e o seu custo, considerando o tempo dispensado, a mão de obra e o desgaste dos profissionais envolvidos.
Bem, já que não dá para eliminar a refação de uma só vez, vamos descobrir como melhorar a gestão do retrabalho.
Índice de retrabalho nas agências
No dia a dia das agências, o retrabalho é bem mais frequente do que gostaríamos. O Censo Agências 2017 indicou que, do total de trabalhos realizados, 50% sofrem alterações não previstas.
O índice prejudica o andamento dos jobs e o ritmo de produção. Diante de tamanha demanda de refações, muitas vezes o gestor não consegue dimensionar os recursos (tempo e mão de obra) necessários para dar conta de atender os clientes com qualidade, dentro do prazo esperado.
A verdade é que não basta prever o tempo de execução de um job. É preciso fazer uma previsão mais precisa com lacunas de tempo definidas na jornada dedicadas para a refação. Do contrário, quando o gestor se furta da tarefa de colocar o retrabalho em pauta, a produtividade é colocada em xeque.
O não provisionamento da refação compromete muito o desenvolvimento e a evolução dos trabalhos na agência. Ainda segundo dados do Censo Agências 2017, a maioria dos gestores (55%) não consegue cobrar as refações e alguns (25%) cobram somente diante de situações bem específicas.
Dicas para melhorar o gerenciamento das atividades e se blindar do retrabalho
- Redefinição de um fluxo de trabalho coerente, considerando a média de refação da sua agência e prevendo esse tempo na pauta de atividades. (Caso não tenha a média da sua agência, considere a média geral do Censo Agências para esse quesito).
- Empoderamento do briefing: determine os itens mínimos como padrão de informações para o briefing da sua agência. Assim, com um roteiro básico, quem faz o atendimento não corre o risco de esquecer informações importantes e a equipe de criação terá um melhor direcionamento no desenvolvimento da atividade.
- Sistema de gestão: uma plataforma de gestão para acompanhamento e monitoramento das atividades é essencial para a organização da agência. Além de melhorar a comunicação interna, é um excelente recurso para ajudar na análise da performance de sua empresa.
- Cobrança de taxa de retrabalho: não é uma tarefa fácil, mas estabeleça algumas regras. Por exemplo, se as alterações estiverem relacionadas diretamente à falha da equipe, integre-as ao processo. Porém, se as alterações forem mudanças de escopo (por parte do cliente) determine um número mínimo de solicitações sem cobrança.
Participe do Censo Agências 2018
Pensando em ajudar gestores e agências, o sistema de gestão Operand lançou a pesquisa Censo Agências, que teve sua estreia em 2014 e, neste ano, já está na 4ª edição. O principal objetivo é fazer um raio X do mercado de comunicação, publicidade e marketing no país e, claro, compartilhar as informações com quem mais se interessa e precisa: gestores e profissionais da área.
Ao fim da pesquisa, a equipe do Operand analisa os dados recebidos e compila os resultados em um eBook. Assim, os gestores têm em mãos um guia completo para identificarem seus pontos fortes e de melhoria e, principalmente, para avaliar seu posicionamento no mercado e fortalecer a competitividade.
Ajude nesta construção. Responda a Pesquisa Censo Agências 2018 e contribua para o amadurecimento da área de comunicação, publicidade e marketing no país. É rápido para você e valioso para todos nós!
Esse post foi escrito por Monique Maytê, Sales e Marketing Leader da Operand.
