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Como aumentar a produtividade da sua agência em até 70%

José Luiz Quintella, CEO e Co-Fundador do iClips, aponta 6 fatores-chave para melhorar a produtividade das agências de comunicação e marketing

O RD Summit, maior evento de Marketing Digital e Vendas da América Latina, está acontecendo a todo vapor em Florianópolis. Agora você vai conferir um conteúdo especial que fez parte da palestra do José Quintella, CEO da iClips, que acabou de palestrar no evento.

 

Se você alguma vez já pesquisou sobre produtividade, notou que existe uma infinidade de conteúdos com dicas que prometem acabar de vez com a improdutividade na rotina de trabalho.

Boa parte desses conteúdos reúne metodologias bastante conhecidas, como meditar, dormir bem, organizar a agenda no dia anterior, entre outras. É inegável que esses métodos são excelentes alternativas quando empregados individualmente. Mas, quando se trata de agências de comunicação, é preciso pensar além e considerar metodologias que levem em consideração as particularidades de uma empresa criativa.

Além disso, você, como gestor, precisa assumir algumas responsabilidades em torno dessa questão. Isso inclui pensar na equipe como um todo, e não somente no ganho de produtividade individual.

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O atual contexto do mercado publicitário

O setor publicitário é alvo de mudanças o tempo todo, sobretudo após a influência do mundo digital. Se nos modelos offline as margens eram mais robustas e com valores bem estabelecidos para a publicação em veículos tradicionais, hoje elas são menores e a busca por resultados é cada vez mais latente.

Nesse quadro, se uma cobrança é feita de forma equivocada, as chances de prejuízos são grandes. Esse cenário aponta para uma maior preocupação com a produtividade, controle e processos da agência. Mas, devido às incertezas do mercado, realizar esse controle pode ser uma tarefa complexa a primeira vista.

 

O que impede que as agências melhorem a produtividade?

Em um processo como os das agências de comunicação, o percurso de um ponto até o outro (conhecido como workflow) pode ser feito por diversos caminhos. Entretanto, quando não há alinhamento e controle envolvidos no processo, enxergar falhas em relação à atuação dos departamentos ou até dos clientes é praticamente impossível. O resultado? Atrasos nos processos e resultados negativos para o seu negócio.

Gosto de exemplificar esse cenário com algumas situações muito comuns nessas agências:

Ausência de padrão no briefing

Briefings incompletos ou que não seguem um padrão são causas constantes de falhas na produção e, consequentemente, de altos índices de retrabalho. Como a maioria das agências não cobra por essas alterações, o prejuízo é inevitável.

Além disso, quando esses documentos não são elaborados de forma padronizada, a agência deixa de ter o próprio processo e se torna dependente de informações inseridas pelos colaboradores. Ou seja, caso um funcionário deixe a agência, os dados são perdidos e você precisará fazer o modelo de briefing novamente.

Falhas no trabalho operacional

A falta de definição de responsabilidades por tarefa, trabalhos duplicados  ou inacabados, e profissionais estressados e desmotivados, são só alguns exemplos do que acontece quando não há processos bem definidos.

Se você constatou que o mesmo job é feito por três pessoas, por exemplo resultando em três opções diferentes provavelmente está perdendo tempo e dinheiro, pois sua equipe consome muito tempo em um só job para, ao final do processo, o cliente escolher apenas uma opção do que foi apresentado.  Sem contar as alterações que são solicitadas para o mesmo profissional, que, na maioria das vezes tem um valor/hora alto e não quer esse tipo de função em sua pauta. Isso acaba aumentando o custo e refletindo na produtividade.

Improdutividade, por sua vez, reflete em prazos não cumpridos e em consumidores insatisfeitos com as entregas. Ainda nesse contexto, reuniões improdutivas, comunicação não estruturada, alterações pedidas pela própria agência são indícios de que há uma grande falta de controle.

Nível de maturidade de gestão

Antes de elencar  os passos rumo ao aumento da produtividade, há um detalhe fundamental para entender exatamente de que ponto você precisa partir para ter sucesso. Ele se chama Nível de Maturidade de Gestão. Esse parâmetro é utilizado para direcionar o caminho a ser tomado em termos de melhoria de processos, organização e otimização das agências. O grau de maturidade é dividido nas seguintes etapas:

  1. Processo inexistente
  2. Gestão informal
  3. Parcialmente documentado
  4. Gerenciado
  5. Otimizado

Além disso, o ganho de produtividade está diretamente relacionado ao nível de maturidade. Isso significa que, quanto mais “imatura” for a a agência em termos de gestão, menor será o nível de produtividade. Por isso, é de suma importância definir processos e estruturar times.

Mas afinal, como aumentar a produtividade da sua agência em 70%?

Em mais de 15 anos atuando no desenvolvimento de soluções em gestão para agências, entendi que a produtividade não é algo que se consegue da noite para o dia. Um case de sucesso em especial me fez enxergar isso na prática.

A 2op é uma agência de publicidade, propaganda e Marketing Digital localizada em Santa Catarina, focada em gestão de marcas, websites e estratégias online. O grande número de clientes demandando a produção de centenas de peças mensais, juntamente com a dificuldade em monitorar o tempo de produção das tarefas e visualizar exatamente em que fase da criação cada peça estava, eram motivos constantes para perdas de deadline.

Ficou cada vez mais claro que a solução para essa questão estava pautada em um novo desenho dos processos. Nos próximos parágrafos, mostrarei o que fez com que a 2op chegasse a esse resultado e ainda provarei que é possível conseguir isso para o seu negócio também.

Definição do workflow da agência

Um workflow bem definido é o primeiro passo para criar processos replicáveis e escaláveis, poupando tempo de trabalho e evitando a ocorrência de erros operacionais. Embora muitas agências já possuam um fluxo de trabalho definido, a incidência recorrente de gargalos pode sinalizar que os processos não estão funcionando tão bem assim.

Nesse caso, é preciso ter como  prioridade o mapeamento de processos. Isso vai ajudar a definir, de forma detalhada, o modo através da qual uma tarefa deve ser realizada, deixando claro para a equipe o que deve ser feito, quem são os envolvidos, quais os prazos, as informações necessárias para a elaboração das atividades, os orçamentos e os resultados esperados.

Implantação de procedimentos internos na empresa

Depois de estruturar o workflow, o próximo passo é a implantação de procedimentos internos. Para isso, utilizar uma ferramenta de gestão específica para agências de comunicação é um passo fundamental para auxiliar na execução dos processos estabelecidos anteriormente e dar sequência às próximas etapas.

Apresente os processos ao time e realize treinamentos a fim de mostrar as vantagens de um sistema do tipo. Inclua também o treinamento no onboarding de novos funcionários, deixando o processo funcionando por algumas semanas.

Aproveite para mensurar o impacto das mudanças, compare os números e retome os objetivos definidos no início. Por fim, compartilhe os resultados com a equipe e parabenize-os pelo esforço.

Definição de processos-chave

Você já teve problemas com prazos? Esse também era um fator que precisava de atenção na 2op. Esse gargalo só foi resolvido quando os processos foram bem definidos. Com essa definição, você conseguirá reduzir custos e atrasos, diminuir o tempo de produção e retrabalhos. Isso garantirá também a satisfação dos clientes e da equipe, além de trazer um ganho enorme em produtividade.  

Mensuração da produtividade

Depois de desenhar os processos e estabelecer os responsáveis por cada tarefa, a agência começou a mensurar o trabalho com o timesheet ferramenta que calcula o tempo gasto em uma determinada atividade, auxiliando, portanto, na precificação e análises de produtividade.

É importante destacar que o recurso está longe de ser uma ferramenta para vigiar ou punir a equipe. Sua utilidade é entender como o trabalho é realizado e como o tempo está sendo utilizado na rotina de trabalho.

Com o timesheet, a agência conseguiu avaliar os custos por atividade e entender quais profissionais performam melhor para cada cliente ou projeto. Além disso, o timesheet ajudou a detectar horas extras, deadlines apertados, falta de informações e desorganizações que afetam a produtividade.

 

Realização de otimizações necessárias

De nada adianta estabelecer processos e adotar o timesheet se você não tem um contato direto com a equipe. Além de entender o que funciona ou não, esse contato permite ter dados para pensar em novas ações caso as atuais não atuem como o esperado.

Nesse sentido, delegue um comitê, o que costumo chamar de “guardiões do processo’’, para definir se as mudanças fazem sentido. Mas, atenção: não caia na armadilha de mudar todo o processo, a re-otimização precisa ser baseada em  dados e critérios claros.

 

Determinação de um plano de metas

Por fim, estipule um plano de metas que faça sentido, isso vai ajudá-lo a medir os processos e efetuar alterações de acordo com as necessidades da agência. É preciso, portanto, ter KPI’s alinhados aos objetivos da agência. Pense no que é prioridade para a agência: a redução de horas, por exemplo, é possível mensurar através de uma ferramenta de gestão.

Bom, deu para perceber que fazer tudo isso sem o auxílio de uma ferramenta é impossível. Que tal conhecer outras técnicas para tornar a produtividade um fator constante na agência? Separamos um material completo sobre o assunto contendo os principais recursos, ferramentas e técnicas essenciais para sua agência.

 

Este guest post foi escrito por José Luiz Quintella, CEO e Co-Fundador do iClips. A empresa ajuda agências de publicidade, comunicação e Marketing Digital a profissionalizarem a gestão, produtividade e análise de resultados.

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