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Como fazer bonito em uma videoconferência

Saiba como aproveitar o recurso de videoconferência para reuniões e fechamentos de negócios com seus clientes e aumente suas vendas!

Você já parou para pensar que utilizar o recurso de videoconferência para reuniões com seus  clientes, e até mesmo com possíveis futuros clientes, pode ser uma ótima alternativa para reduzir os custos da área comercial da sua agência? Exatamente! Uma boa videoconferência pode ser sua saída para manter um bom relacionamento com seus clientes atuais e para fechar novos negócios, sem ter custo de deslocamento.

Além disso, essa também pode ser uma opção para quem quer expandir seu negócio e atender até mesmo clientes que estão longe da sua região. E ainda tem mais: quando pensamos no mercado de agências de Marketing Digital, faz muito sentido utilizar recursos de tecnologia online para reuniões, certo? Afinal, você vende isso para seus clientes muitas das vezes. Então bora dar o exemplo pra ele!

A primeira coisa que você precisa saber, é que para fazer uma boa videoconferência não basta apenas ligar a câmera. Existe toda uma preparação bem importante para que você possa passar a credibilidade e a confiança que o cliente necessita para fechar negócios.

Listei aqui algumas dicas simples porém valiosas para você caprichar nas videoconferências!

Template para uma proposta comercial de sucesso!

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Teste a câmera antes de seu convidado entrar

Apesar dessa ação parecer óbvia, é essencial lembrar dela, pois uma câmera que não funciona pode simplesmente impedir que sua reunião aconteça.

Mas, vamos um pouco além e vejamos algumas dicas técnicas:

  • Verifique a iluminação para que sua imagem não fique com sombras;
  • Teste o seu microfone;
  • Escolha um local com pouco barulho;  
  • Organize seu cenário de fundo.

Tome cuidado com possíveis objetos que podem aparecer em seu cenário, principalmente com anotações pessoais ou sobre a empresa em questão. E claro, deixe o ambiente bem organizado.

Cuide da sua aparência também, ajeite o cabelo e a roupa! Uma boa imagem também passa segurança para o cliente.

Se a reunião ocorrer logo depois do almoço, verifique bem seu sorriso antes de começar! Afinal, ter  um pedaço de alface no dente, além de ser constrangedor, pode tirar o foco de atenção do seu cliente.


Posicione bem a câmera, de preferência na altura dos seus olhos. Evite ficar com o rosto muito colado ao computador, pois assim, seu convidado pode não conseguir olhar direito para seu rosto e olhos. Isso pode dificultar a atenção para o conteúdo que é apresentado e, por consequência, diminuir suas chances de fechar um negócio.

Enquanto estiver falando, procure olhar para a lente da câmera, pois ali “estão os olhos” do seu parceiro. E quando for a vez do  cliente falar, olhe para a própria imagem dele na tela.

Se for compartilhar sua tela para apresentar algum material, organize sua área de trabalho. Evite deixar muitas abas abertas e, principalmente, não deixe a mostra informações de uso interno sobre o próprio cliente, como o seu CRM por exemplo.


Criar rapport é essencial para quebrar o gelo!

Geralmente, em reuniões presenciais, pode parecer mais fácil criar rapport com o cliente por se estar mais próximo fisicamente dele, ou também por poder usar detalhes simples para puxar conversa, como o clima do local, o trânsito que enfrentou até ali ou a decoração bonita que ele tem no escritório.

Mas em reuniões online, criar certa proximidade com o cliente também é extremamente importante.

Essa “proximidade” é o que chamamos de Rapport. Essa é uma técnica para se criar certa ligação de empatia com outra pessoa. Traduzindo para o vocabulário simples, é uma técnica para “quebrar o gelo”, principalmente em um primeiro contato com a pessoa.

Para isso,  você pode utilizar o que estiver ao seu alcance como gatilhot. Você pode perguntar sobre o clima por lá, pode citar algum objeto da sala de seu parceiro de reunião (como por exemplo elogiar um quadro que está atrás dele), ou lhe mostrar algo do seu próprio escritório, como sua equipe ao fundo trabalhando.

Caso não tenha nada dentro do seu campo de visão, você pode comentar sobre algo que viu no site do cliente. Além de poder elogiar seu portal, isso vai mostrar um interesse bem legal da sua parte pelo negócio dele.

Mas lembre-se que a ideia é que você utilize esses gatilhos apenas para dar maior abertura para iniciarem a conversa, e não para que seu cliente perca o foco de atenção. É importante saber dosar o rapport para não ser invasivo.

Tenha sempre um plano B!

Deu pau na ferramenta de videoconferência que você utiliza? Ou seu cliente não conseguiu instalar a ferramenta? Tenha sempre uma alternativa à mão.

Hoje existem vários recursos que você pode utilizar para uma videoconferência, desde links para reuniões (como o appear), os velhos e bons Skype e Hangouts e ainda ferramentas como o Zoom. Tenha sempre no mínimo duas opções disponíveis para a reunião. Caso sua reunião envolva mais que duas pessoas, veja qual ferramenta atende melhor nesse quesito.

E claro, coloque-se sempre à disposição para auxiliar o cliente com a instalação da ferramenta ou com o acesso ao link, caso ele tenha alguma dúvida!

Boas calls, grandes negócios!

Tenha clara a ideia de que grande parte do poder sobre a decisão de fechamento do cliente está na condução de uma boa reunião. Inclusive, sobre esse tema vale a pena conferir nosso post: Conheça as melhores práticas em reuniões para agências.

Portanto, para uma boa videoconferência, além de estar preparado com o conteúdo a ser apresentado, siga essas dicas! Tenho certeza que isso pode trazer ótimos negócios para sua empresa, e o melhor de tudo: reduzir (e muito!) seus custos, evitando o deslocamento.

Por falar em redução de custos, existem diversas outras ferramentas que podem te auxiliar a economizar de forma geral dentro da sua empresa, acesse aqui para saber mais: Tempo é dinheiro: 5 ferramentas para ajudar você no dia a dia da agência.


Agora que você sabe como se preparar para uma boa videoconferência, o que acha de investir um tempo preparando também a sua equipe para arrasar nas videoconferências?

 

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