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Videoconferência: Vantagens e dicas para utilizar esse recurso

Saiba como aproveitar o recurso de videoconferência para reuniões e fechamentos de negócios com seus clientes e aumente suas vendas!

Você sabia que 70% dos funcionários ao redor do mundo trabalham remotamente pelo menos uma vez por semana? Pois é, isso foi o que mostrou uma pesquisa realizada pela Logitech. Com a popularização do home office, as organizações hoje precisam ter uma alternativa para as reuniões presenciais. É aí que entram as videoconferências.

Seja para se comunicar com clientes, fornecedores ou até mesmo membros da sua própria equipe, esse é um recurso que se tornou essencial para o dia-a-dia dos negócios. Seja você um praticante do trabalho à distância ou não, uma coisa é fato: dificilmente você irá escapar das conferências por vídeo. 

Por isso, quanto mais cedo você aprender a lidar com diferentes ferramentas de videoconferências (como o Zoom ou o Google Hangouts, por exemplo), mais fácil sua vida ficará no trabalho. Elas possuem interfaces bem amigáveis, tenho certeza que você vai se adaptar rapidamente. 

Mas saber mexer em plataformas como essas não é o bastante para arrasar em uma videoconferência. E é por isso que decidi escrever este artigo. Nos próximos parágrafos, vou compartilhar dicas e boas práticas para você fazer bonito nas suas ligações por vídeo. Fique à vontade para, ao final do texto, deixar as suas dicas também! 

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Vantagens de realizar videoconferências

Bom, antes de mais nada gostaria de começar esse texto com algo que todo mundo gosta de ouvir: benefícios. 

Sei que muitas pessoas ainda têm receio de realizar reuniões por vídeo, ou simplesmente preferem fazer conferências presenciais. Mas, como mostrarei nas próximas linhas, a videoconferência é um recurso que pode trazer muitas vantagens para você a para a sua agência.

1. Redução de custos

Você já parou para pensar que utilizar o recurso de videoconferência para reuniões com seus  clientes, e até mesmo com possíveis futuros clientes, pode ser uma ótima alternativa para reduzir os custos da área comercial da sua agência? 

Exatamente! Uma boa videoconferência pode ser sua saída para manter um bom relacionamento com seus clientes atuais e para fechar novos negócios, sem ter custo de deslocamento. 

2. Escalabilidade

Ligações por vídeo também podem ser uma boa opção se você quer expandir seu negócio e atender até mesmo clientes que estão longe da sua região. E ainda tem mais: quando pensamos no mercado de agências de Marketing Digital, faz muito sentido utilizar recursos de tecnologia online para reuniões, certo? Afinal, você vende isso para seus clientes muitas das vezes. Então bora dar o exemplo pra ele!

3. Otimização de tempo

Pense na quantidade de tempo que você despende se locomovendo até clientes e fornecedores. Se somar todas as horas gastas em deslocamento ao fim do mês, tenho certeza que o valor será um pouco assustador, dependendo do perfil da sua agência. Agora, imagine o quanto sua produtividade poderia melhorar se você usasse esse tempo para fazer outras coisas? 

Não preciso falar mais nada, né.

4. Melhora a imagem da agência

A videoconferência é um recurso que possibilita a aproximação dos seus clientes, parceiros e fornecedores. Mas além de melhorar o relacionamento e comunicação com eles, ela também pode ajudar a melhorar a sua imagem no mercado. Empresas que são adeptas de novas tecnologias e que incorporam essas mudanças na sua rotina são vistas como modernas e dinâmicas.

Dicas práticas para fazer uma videoconferência de sucesso

A primeira coisa que você precisa saber, é que para fazer uma boa videoconferência não basta apenas ligar a câmera. Existe toda uma preparação bem importante para que você passe a credibilidade e a confiança que necessita para fazer negócios.

Listei aqui algumas dicas simples porém valiosas para você caprichar nas suas reuniões por vídeo:

Teste a câmera antes de seu convidado entrar

Apesar dessa ação parecer óbvia, é essencial lembrar dela. Uma câmera que não funciona pode simplesmente impedir que sua reunião aconteça. E, cá entre nós, é super constrangedor quando você inicia a reunião já com problemas que indicam uma falta de preparação prévia, né?

Mas, vamos um pouco além e vejamos algumas dicas técnicas:

  • Verifique a iluminação para que sua imagem não fique com sombras;
  • Teste o seu microfone;
  • Escolha um local com pouco barulho;  
  • Organize seu cenário de fundo.

Tome cuidado com possíveis objetos que podem aparecer em seu cenário. Se você estiver na própria agência ou em um escritório, cuide principalmente com anotações pessoais ou sobre a empresa em questão. Já se você tiver em casa, vale reforçar para as pessoas que moram com você não passaram atrás da câmera. E claro, deixe o ambiente bem organizado.

Mantenha uma boa imagem

Cuidar da sua aparência é importante, independente de você estar em casa ou não. Por isso, além de conferir o ambiente também vale dar um check na sua imagem pessoal. Isso é importante principalmente para passar  segurança para os clientes e parceiros.

Se a reunião ocorrer logo depois do almoço, por exemplo, verifique bem seu sorriso antes de começar! Afinal, ter  um pedaço de alface no dente, além de ser constrangedor, pode tirar o foco de atenção do seu cliente.

Posicione bem a câmera

Arrume bem a posição da câmera, de preferência na altura dos seus olhos. Evite ficar com o rosto muito colado ao computador, pois assim, seu convidado pode não conseguir olhar direito para seu rosto e olhos. Isso pode dificultar a atenção para o conteúdo que é apresentado e, por consequência, diminuir suas chances de fechar um negócio.

Enquanto estiver falando, procure olhar para a lente da câmera, pois ali “estão os olhos” do seu parceiro. E quando for a vez do outro falar, olhe para a própria imagem dele na tela.

Ah, e se for compartilhar sua tela para apresentar algum material, organize sua área de trabalho. Evite deixar muitas abas abertas e, principalmente, não deixe a mostra informações de uso interno sobre o próprio cliente, como o seu CRM por exemplo.

Criar rapport é essencial para quebrar o gelo! 

Geralmente, em reuniões presenciais pode parecer mais fácil criar rapport com o cliente. Isso porque você está mais próximo fisicamente dele, ou também por poder usar detalhes simples para puxar conversa, como o clima do local, o trânsito que enfrentou até ali ou a decoração bonita que ele tem no escritório.

Mas em reuniões online, criar certa proximidade com o cliente também é extremamente importante e possível de ser feita.

Essa proximidade, a qual chamamos de rapport, é uma técnica para se criar certa ligação de empatia com outra pessoa. Traduzindo para o vocabulário simples, é uma técnica para “quebrar o gelo”, principalmente em um primeiro contato com a pessoa.

Para isso,  você pode utilizar o que estiver ao seu alcance como gatilho. Você pode perguntar sobre o clima por lá, pode citar algum objeto da sala de seu parceiro de reunião (como por exemplo elogiar um quadro que está atrás dele), ou lhe mostrar algo do seu próprio escritório, como sua equipe ao fundo trabalhando.

Caso não tenha nada dentro do seu campo de visão, você pode comentar sobre algo que viu no site do cliente. Além de poder elogiar seu portal, isso vai mostrar um interesse bem legal da sua parte pelo negócio dele.

Mas lembre-se que a ideia é que você utilize esses gatilhos apenas para dar maior abertura para iniciarem a conversa, e não para que seu cliente perca o foco de atenção. É importante saber dosar o rapport para não ser invasivo.

Tenha sempre um plano B!

Deu pau na ferramenta de videoconferência que você utiliza? Ou seu cliente não conseguiu instalar a ferramenta? Tenha sempre uma alternativa à mão.

Hoje existem vários recursos que você pode utilizar para uma videoconferência, desde links para reuniões (como o appear), os velhos e bons Skype e Hangouts e ainda ferramentas como o Zoom. Tenha sempre no mínimo duas opções disponíveis para a reunião. Caso sua reunião envolva mais que duas pessoas, veja qual ferramenta atende melhor nesse quesito.

E claro, coloque-se sempre à disposição para auxiliar o cliente com a instalação da ferramenta ou com o acesso ao link, caso ele tenha alguma dúvida!

Boas calls, grandes negócios!

Tenha clara a ideia de que grande parte do poder sobre a decisão de fechamento do cliente está na condução de uma boa reunião. Inclusive, sobre esse tema vale a pena conferir nosso post: Conheça as melhores práticas em reuniões para agências.

Portanto, para uma boa videoconferência, além de estar preparado com o conteúdo a ser apresentado, siga essas dicas! Tenho certeza que isso pode trazer ótimos negócios para sua empresa, e o melhor de tudo: reduzir (e muito!) seus custos, evitando o deslocamento.

Agora que você sabe como se preparar para uma boa videoconferência, o que acha de investir um tempo preparando também a sua equipe para arrasar nessas ligações?

 

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Comentários

Um comentário

  1. Samara Leila Cunha Mendes Mend

    ola