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Organização de agenda: como melhorar a sua e garantir a saúde do seu negócio

Siga estas dicas para organizar a sua agenda e ganhe mais produtividade no seu negócio

Quantas vezes ouvimos as pessoas no dia-a-dia reclamando que não têm tempo? Muitas, né? O tema organização de agenda parece ser algo simples, porém muita gente tem dificuldade nesse quesito.

Pois bem, muitas vezes a questão não é a falta de tempo em si e sim a falta de organização com as tarefas mensais, semanais e diárias. A boa organização é essencial para otimizar seu tempo.

Mas como se organizar de forma efetiva? Bom, é isso que quero mostrar ao longo deste post!

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Escolha sua agenda!

Parece piada dizer isso, mas primeiramente é super importante que você tenha uma agenda, seja ela física ou digital.

Muitas pessoas tem o costume de anotar compromissos em post-its, bloco de notas ou até mesmo “na memória”. Não que isso seja de todo ruim, mas é bem arriscado! Com as informações espalhadas em diferentes locais você pode acabar esquecendo algo importante. Além disso, guardar tudo na memória pode gerar um grande estresse mental

Ter uma agenda bem visual é importante para a sua organização. É importante poder visualizá-la de forma mais macro (visão geral por mês ou semana) e também de forma mais minuciosa (visão das atividades diárias e por horas).

No meu caso, tenho preferência pela agenda digital. Acho ela mais prática pela facilidade de acesso que traz, já que posso usá-la em qualquer lugar e a qualquer momento, basta estar com meu celular. Outra vantagem é a possibilidade de utilizar lembretes e alertas para os compromissos.

O Google Calendar é um excelente recurso, além de ser super compatível com outras agendas, já que muitas pessoas o utilizam. O melhor é que seu armazenamento é na nuvem, portanto você não corre o risco de perder seus compromissos por algum problema técnico na máquina que estiver utilizando.

Torne sua agenda didática

Quando eu digo agenda didática, me refiro a deixá-la com uma aparência auto explicativa. Isso é, qualquer pessoa que veja sua agenda tem que entender quais são os seus compromissos.

Selecione algumas cores para cada tipo de atividade. Exemplos: verde para reuniões com clientes, azul para reuniões com prospects, amarelo para follow ups, rosa para compromissos internos da empresa, cinza para compromissos pessoais, etc. Com essas cores definidas, já fica mais fácil bater o olho na agenda e entender a programação do seu dia em poucos segundos!

De acordo com a média de duração das suas reuniões e compromissos, procure calcular um espaço útil entre algumas atividades. Por exemplo, no meu caso organizo meus compromissos geralmente de hora em hora, deixando um horário pela manhã ou à tarde para a própria organização da agenda, prospecções ou simplesmente para ter um horário disponível em caso de alguma reunião ou compromisso de urgência.

Previsibilidade na agenda = previsibilidade na sua empresa

Se você é da área de vendas ou se tem uma agência, sabe que trabalhar em cima de previsibilidade é essencial para manter um negócio saudável. Portanto, ter um forecast definido é extremamente importante. E sua agenda pode ajudar muito nisso!

Por exemplo se você está em um projeto de prospecção de clientes na sua empresa, sua agenda tem que ter o mínimo de atividades relevantes para essa finalidade no dia. Se seu objetivo é trazer duas oportunidades por dia, avalie seu cenário e veja qual a probabilidade que você tem de trazer esse número de acordo com os prospects no seu pipe. E veja qual a média de reuniões que você necessita fazer por dia para gerar essas duas oportunidades.

Ter controle da sua agenda é ter controle do seu tempo, e é apenas com isso que você conseguirá se organizar para alcançar seus objetivos.

Atualize sua agenda, sempre!

Não adianta ter uma agenda se ela não estiver constantemente atualizada. É importante atualizar qualquer alteração de planejamento, seja ele anual, mensal ou diário.

Isso pode ajudar também quem depende diretamente da sua agenda, como seu assistente, secretário, colegas de trabalho em alguns casos, etc.

Use ferramentas a seu favor!

Ferramentas como o Zoom Meeting podem otimizar seu tempo para reuniões através de videoconferências. Ainda mais se você mora em cidades grandes e com trânsito.

Comece a sugerir aos clientes e prospects reuniões online. Além de manter a qualidade de atendimento, evitando atrasos devido ao deslocamento, você ainda otimiza o tempo da sua agenda e consegue marcar mais compromissos no mesmo dia.

Menos é mais

Lembre também que o fato de você trabalhar muitas horas seguidas, sem pausas, nem sempre indica sucesso nas suas metas. Muitas vezes o excesso de horas de trabalho, pode indicar uma baixa produtividade!

Portanto, dê atenção a qualidade das horas trabalhadas. Foque em uma coisa por vez, e priorize o que é mais importante. Uma agenda efetiva e produtiva não é necessariamente aquela que está mais lotada de compromissos, mas sim aquela que você consegue atender todas as demandas com qualidade e dentro do prazo, respeitando sempre suas horas de sono e de lazer também.

Em resumo, uma gestão do seu tempo é essencial para determinar não só o sucesso do seu negócio e aumentar suas chances de venda, como também para melhorar sua qualidade de vida.

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