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Como utilizar Ferramentas Google na rotina de pequenas agências

Organize o dia a dia dos atendimentos da sua agência de Marketing Digital começando pelo básico das Ferramentas Google: senhas, emails e tarefas!

Se você é um consumidor assíduo dos materiais produzidos pela RD, com certeza já viu no nosso blog o artigo sobre Ferramentas do Google aplicadas ao Marketing da empresa. Além disso, também existe um compilado fantástico que detalha o uso dessas 20 ferramentas.

Mas, e se a gente pudesse criar oportunidades de melhorias no dia a dia dentro de uma agência de publicidade com o uso de algumas das ferramentas gratuitas do Google?

Seja para gerenciamento de trabalho, organização de demandas, comunicação ou relacionamento com o cliente.

Vamos lá! Separei algumas ferramentas – e seus respectivos usos – que considero fundamentais para aumentar a produtividade e diminuir a dor de cabeça com logins perdidos, desorganização, falta de métodos para coletar aprovação/informação do cliente e gerenciamento de projetos interno.

Gestão e operação de Marketing e Vendas à distância

Este kit possui conteúdos e ferramentas que vão ajudar a sua empresa a se adaptar à quarentena
  

Ferramenta: Google Chrome, mais que um navegador

O navegador preferido de 66,8% dos usuários no mundo tem muitos recursos para além de uma barra para digitar o site!

Essa é provavelmente a função mais usual para agências que lidam com vários clientes e, consequentemente, várias senhas, logins, usuários, plataformas, etc.: cadastrar um usuário do Google Chrome para cada cliente

Dessa forma, as senhas ficam centralizadas, salvas e o melhor: se precisar passar tudo para alguém, basta repassar um único usuário e uma única senha – a da conta usada no Chrome.

Para cada vez que for atender as demandas de um cliente, você habilita um usuário, o Chrome automaticamente abre navegadores separados e você pode navegar por entre mais de um cliente com agilidade e facilidade.

Uma das dificuldades mais recorrentes dos clientes pequenos (e de grandes também) é conseguir ter as senhas centralizadas. Fazendo isso, você garante não só o bom andamento da sua rotina como também possibilita entregar ao cliente ao final do projeto um único login e senha que centralizará todos os usuários e senhas da empresa dele para todas as ferramentas usadas no projeto. 

Afinal, tudo o que você salva nos favoritos, as páginas mais acessadas e outras informações ficam salvas no navegador e são sincronizadas com mais de um usuário.

Se o cliente deixar de ser atendido por você, basta desconectar essa conta e ela some da sua aba.

ferramentas google

Adicione no Google Chrome um usuário para cada cliente

Dica-bônus: sabe quando você vai preencher um formulário em algum lugar e aparecem emails antigos ou outras informações que não deveriam mais estar ali? Para que sumam e não apareçam mais como sugestão, basta selecionar com a seta do teclado e apertar shift+del. A informação some do registro e você não se preocupa mais com entradas erradas tumultuando e atrapalhando a sua produtividade.

Ferramenta: Google Contato – Mais que amigos, friends

Poucas empresas exploram a imensidão existente no Google Contacts.

Ficam salvos nessa ferramenta quase todos os contatos que já se relacionaram com o seu endereço de email, sejam convites do calendar, compartilhamento no drive ou, claro, mensagens por email ou hangout.

A utilização dos marcadores pode ser explorada, por exemplo, para agrupar envolvidos em um projeto ou para notificar a equipe de responsáveis por cada cliente/projeto. Otimizando, assim, a comunicação entre o time. É quase um grupo do WhatsApp!

Outra vantagem que poupa vários segundos da rotina é a de, ao enviar um email, criar um 

invite no calendar ou compartilhar algum arquivo do drive, não precisar incluir cada um dos emails dos participantes do time, basta digitar o nome do marcador (grupo) que você utilizou.

Acessando o https://contacts.google.com você pode clicar em cada um dos contatos e acessar um histórico de todos os invites que vocês compartilharam e email trocados em ordem cronológica.

google contact: ferramenta google

No Google Contatos você pode se organizar em grupos e exibir um histórico de interações

Ferramenta: Google Docs, simples e útil 

O Documentos da Google é constantemente associado ao Word e muito usado para digitação de textos. E é exatamente a criação de textos compartilhados que nos dá um dos maiores benefícios do uso dessa ferramenta. 

Sabe quando ninguém chega em um consenso sobre o copy do email ou quando o cliente quer revisar nomenclaturas técnicas do eBook? Essa é a hora de usar o modo “Sugestão” de acesso ao documento.

ferramentas google

No Google Documentos a opção de “Sugestão de alteração” fica no menu à direita

Como esse modo ativo, a pessoa pode fazer todas as alterações que quiser e elas irão aparecer como sugestão para você – logo, saberá onde ela alterou e o que propôs.

Você consegue ver quem acessou, quando acessou e quais sugestões fez. Para isso, basta acessar o painel de atividades.

Dica-bônus: existe um chat para cada arquivo compartilhado. Use-o se estiver acessando ao mesmo tempo em que o cliente para trocar as informações necessárias.

Ferramenta: Google Keep, seu ajudante 

Outro recurso pouco usado, mas com grandes vantagens, é esse simples e eficiente gerenciador de tarefas e criador de notas. A aplicação dele para um projeto permite compartilhar as demandas entre um time e acompanhar o desenvolvimento de cada etapa.

Se você já conhece o Minha Jornada, no RD Station Marketing, vai entender mais facilmente o poder dessa ferramenta. Muito prática quando usada pelo celular, ela permite criar um quadro com checklist, anotações e até imagens.

Você pode inserir data de lembrete, usuários, avisos, alterar a cor, inserir imagens, arquivar, adicionar marcadores (tags) e outras pequenas ações.

Ferramenta: Google Jamboard, facilitador dos criativos

Prepare-se para ter um queridinho na hora de discutir uma estratégia ou até mesmo aprovar uma ideia com um cliente. O quadro interativo pode conter vários usuários simultâneos fazendo as anotações e discutindo o escopo ou até mesmo a arte aprovada de uma campanha. 

Sabe aquela conversa pelo telefone onde o cliente tenta explicar uma alteração que não faz o menor sentido (na cabeça dele)? Pois bem, em call e com esse quadro aberto você consegue pontuar com a caneta e incluir notas bem explicativas. Depois disso, você pode salvar como imagem ou como PDF e encaminhar para quem dará os próximos passos.

No Google Jamboard, usuários podem desenhar e colocar notas ao mesmo tempo

Ferramenta: Formulários do Google, pergunte e responda 

Da coleta de um briefing, por exemplo, para pesquisas de satisfação – seja internas ou externas.

O Formulários do Google possui opções de respostas abertas e fechadas, além de um espaço para anexar arquivos que ficarão armazenados no seu Google Drive.

Importante: clientes apenas priorizam ferramentas quando descobrem a sua efetividade. Se você opta por receber demandas por formulários (em vez de WhatsApp, por exemplo) você também consegue criar no cliente uma cultura de sempre disponibilizar informações completas, aumentando a produtividade e evitando desgastes.

Crie um formulário para uma pesquisa de satisfação interna onde as respostas são anônimas e descubra através de números boas oportunidades de melhoria no seu serviço. Crie também regras para que os briefings sejam enviados rapidamente para o atendimento responsável e, com isso, ganhe em agilidade e organização de projetos.

Uma outra dica de ouro é usar um formulário para criar um banco de ideias. Basicamente com os campos: resumo da ideia, nicho em que se aplica e outros detalhes. Dessa forma, você consegue um repositório para aquelas ideias malucas que surgem do nada. Bonificar as pessoas que mais contribuem com esse banco também é uma boa forma de fazer sua existência efetiva e usual!

Conclusão

É importante ressaltar que além das ferramentas tradicionais que conhecemos – como o Apresentação, Drive, Docs, Sheets e outros – há ainda uma biblioteca enorme com várias opções para facilitar a rotina e o andamento dos jobs.

→ Destaco aqui a extensão do Loom para a gravação de vídeos mostrando a tela, o Screen Capture para dar um print em toda a tela e o Kanbanchi, que você pode usar como o Kanban virtual dos seus projetos. 

Ainda é disponibilizado local específico para aprender todos os segredos das ferramentas Google gratuitamente.

Como entusiasta do Google, posso afirmar sem medo que utilizo aproximadamente 30 serviços da empresa mensalmente. Do mais trivial, como o Gmail e o Drive, até outros como Waze e Android (sim, ambos são do Google!).

Claro que existem softwares acessíveis e que oferecem uma estrutura bem completa para agências. Inclusive, o RD Station CRM também já se mostrou eficiente na gestão de agências como no case que mostramos há pouco tempo. 

Espero que as dicas apresentadas possam contribuir para as melhorias dos processos dentro da sua agência ou até mesmo na sua rotina de empreendedor!

Fique à vontade para comentar abaixo qualquer dúvida e, se eu souber responder, com certeza farei isso. Também aproveito para pedir que, caso tenha alguma outra funcionalidade da Google que você utilize no dia a dia, compartilhe com a gente.

Bons resultados!

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