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Agência, saiba como fechar contratos recorrentes

Todos nós sabemos que não há receita de bolo para fechar contratos recorrentes, pois cada caso é um caso. É preciso analisar diversos processos, como taxa de eficiência em cada etapa do processo do vendedor, número de Leads qualificados gerados pelo Marketing, número de dias úteis dentro do mês, e por aí vai.

Na maior parte das vezes, as empresas querem uma solução pronta para esse tipo de tema, e infelizmente não é isso que você vai encontrar nesse post. (Sinceridade é tudo nessa vida!)

A ideia aqui é compartilhar com vocês um pouco do que aprendi com o processo de vendas da Resultados Digitais, e também um pouco daquilo que aprendi externamente com cursos, palestras e leitura de bons livros sobre o tema de vendas.

Fechar contratos com recorrência não é nada fácil. Engana-se quem pensa que é apenas matemática, onde eu tenho X oportunidades e dessas eu vou converter Y% em vendas. Há todo um conceito e estudo por trás dos números, onde os mesmos devem ser cuidadosamente analisados entre a equipe de gestores, coordenadores e também pelo vendedor.

Mas e se nós unirmos todas as visões para trazer ainda mais resultados para a sua agência?

Topa?

Então vamos ao trabalho!

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1. Analisar históricos dos resultados passados

Pode até parecer um pouco retrógrado, mas antes de traçar qualquer meta para sua agência é necessário analisar todos ou pelo menos uma parte dos resultados que você obteve em todo esse tempo. E, a partir disso traçar metas anuais e mensais, que é o nosso próximo ponto a ser tratado.

Olhar para as métricas dos meses passados pode nos trazer diversos insights do que devemos ou não fazer nos meses adiantes.

Vamos supor que no ano de 2018 eu obtive os seguintes números:

Janeiro: 2/16 Propostas enviadas

Fevereiro: 2/15 Propostas enviadas

Março: 3/21 Propostas enviadas

Abril: 4/25 Propostas enviadas

Maio: 4/20 Propostas enviadas

Junho: 5/30 Propostas enviadas

Julho: 3/30 Propostas enviadas

Agosto: 4/33 Propostas enviadas

Setembro: 4/26 Propostas enviadas

Outubro: 6/40 Propostas enviadas

Novembro: 3/35 Propostas enviadas

Dezembro: 3/23 Propostas enviadas

Fazendo uma análise bem simples desses dados, eu sei que:

  • Foram fechados 44 novos contratos
  • Há uma média de 3,7 novos negócios por mês (Nº Novos contratos/12 meses)
  • A cada 7,64 propostas enviadas, 1 contrato é fechado (Nº Propostas enviadas/Nº de contratos fechados)

Com esses pequenos pontos de análise é possível enxergar quais os gaps que tivemos e traçar alguns pontos de melhorias para o próximo ano, como por exemplo:

  • Aumentar a eficiência das propostas enviadas
  • Diminuir o número de diferença de contratos fechados entre um mês e o outro
  • Ter previsibilidade sobre o número de contratos fechados por mês

Aqui na Resultados Digitais nós trabalhamos com o seguinte dado: a cada 5 propostas enviadas, fechamos um contrato.

Esse acaba sendo um ponto de extrema atenção, pois há várias hipóteses a serem analisadas que expliquem o porquê de a cada 5 propostas que eu envio, no mínimo uma não esteja fechando.

Bom… as possibilidades são infinitas e tudo isso é apenas uma ponta do IceBerg. Clique aqui para conversar com um de nossos especialistas. Tenho absoluta certeza que eles poderão te ajudar tanto nas propostas enviadas, quantos nas análises de seu processo comercial.

2. Traçar metas mensais e anuais

Agora que já analisamos os nossos resultados passados é a hora de traçar metas para o futuro, e esse é um momento muito importante.

Olhando para os nossos números no primeiro tópico deste blog post, qual meta você adotaria para a sua agência?

Pensou?

Então vamos lá!

Dentro desse cenário, nós temos 3 formas de pensar no momento de decidir qual será a meta, são elas:

  • Cenário Otimista
  • Cenário Pessimista (Conservador)
  • Cenário Realista

Cenário Otimista

Olhando para os nossos números, um cenário otimista seria considerar 5 vendas por mês, ou seja, um total de 60 vendas novas realizadas por ano.

Se eu olhar hoje para os números do ano de 2018, tive apenas um mês fazendo 5 novas vendas e outro até mesmo superando esse valor, no qual foram efetuadas 6 novas vendas. Mas, olhando para a quantidade de meses que tenho em um ano, e também para a quantidade de vezes que foi alcançado/superado o número de 5 novas vendas em um mês, esse número ainda é muito baixo.

Cenário Pessimista 

Em contraste ao cenário otimista, nós temos o quadro pessimista ou conservador, como preferir.

Esse é o cenário no qual você considera que tudo aquilo que você realizou no ano de 2018 dificilmente se repetirá, adotando assim um número inferior a média daquilo que alcançamos.

Partindo desse princípio, se a minha média mensal foi de 3,6 vendas, eu passo a considerar para o próximo ano apenas 2 contratos mensais. 

Eu acredito que esse não seja o melhor caminho, mas há quem opte por ele.

Cenário Realista

Este é o famoso cenário ideal, o qual eu acredito que seja a melhor opção quando o assunto é vendas, ainda mais com o embasamento numérico que temos.

Tendo em vista que temos em média 3,6 contratos novos por mês e os nossos processos que serão implementados no próximo ano, eu diria que uma meta realista seria cerca de 4 novos contratos por mês. Em um ano seriam exatamente 48 novos contratos.

O cenário realista é um ponto de equilíbrio entre o otimista e o pessimista.

Concordo absolutamente quando a Lucia Haracemiv, do DNA de vendas, diz:

Fuja de metas desumanas, em que os profissionais terão que sacrificar a vida pessoal e a própria saúde para bater os números estipulados. Lembre-se que um bom vendedor depende de descanso, boas noites de sono, momentos em família e incentivos. 

Mas é claro, nada muito fácil para não deixar o vendedor mal acostumado. Setar metas alcançáveis fará com que seus vendedores se sintam motivados não só em batê-las, mas também em superá-las.

3. Estruturar um processo de vendas

Enfim, chegamos ao nosso último tópico. A ideia aqui não é te ensinar a criar um processo de vendas, até porque isso não caberia em um único artigo. O principal ponto é deixar claro qual a importância e como isso te ajudará a fechar contratos recorrentes.

Nenhum dos passos anteriores funcionará de fato, se você não colocar essa ideia em prática.

Ter um processo de vendas hoje em dia é algo básico, pois é nele que você:

  • Acompanha as todas as taxas de conversão
  • Faz analises semanais, mensais e anuais
  • Tem registrado todas as etapas do processo
  • Possibilita constantes melhorias (Não é possível melhorar algo que você não mede)
  • Escala o seu time de vendas (Aumentar o numero de vendedores)

Essas são apenas algumas das vantagens de ter um processo comercial bem estruturado.

Quando falamos em um processo para agências, de uma forma simplória podemos dividir da seguinte maneira:

  1. Prospecção
  2. Contato
  3. Briefing
  4. Solução/Apresentação
  5. Negociação
  6. Fechamento

Com o passar das semanas e meses o exercício que você deve fazer baseado no primeiro tópico é: analisar as taxas de conversões de cada etapa e verificar se a sua meta mensal será ou não alcançada.

Exemplo: se tenho uma meta de 5 novas contas, e na última semana do mês eu fechei apenas 2, quantas oportunidades novas eu preciso ter em negociação para conseguir bater a minha meta?

Não se esqueça também de analisar o ciclo de vendas, pois dependendo da etapa que seu prospect está a possibilidade dele fechar no mês seguinte é bem alta.

Dessa forma, você consegue obter previsibilidade com o passar dos meses e mais clareza sobre o seu processo. E, consequentemente, fechar contratos com mais recorrência. 

Lembrando que, para conseguir organizar um processo de vendas é necessário uma ferramenta. Chega até ser impensável construir um processo de vendas sem um CRM. Recentemente tivemos o lançamento do nosso novo produto, o RD Station CRM. Corre lá e confere, tem uma versão gratuita onde você pode colocar tudo isso que eu te falei em prática!

Para saber como ele pode te ajudar, clique aqui.

Boas vendas!

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