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Como uma má definição de processos afeta o fluxo de trabalho das agências

Saber definir e organizar as tarefas dentro de uma agência previne a queda na produtividade e melhora a rotina de trabalho de sua equipe. Entenda como aplicar uma boa gestão de processos.

Uma definição de processos, quando feita de forma equivocada, pode acabar dificultando o dia a dia de uma agência. As consequências podem vir em diversas frentes: desde a falta de entendimento das tarefas que serão executadas até a drástica queda da produtividade da equipe.

Mas não para por aí. Em alguns casos, essa falta de organização se inicia com o próprio dono da agência, que, como falaremos mais adiante, faz o papel de tráfego quando deveria se concentrar em questões mais estratégicas, por exemplo.

Pelo menos é o que mostra o iZoom 2018, levantamento feito com mais de 130 agências em todo o Brasil. A pesquisa, uma iniciativa do iClips, reúne dados sobre a gestão de agências de comunicação no geral.

Nos próximos parágrafos, nos concentramos em debater um pouco mais sobre o fluxo de trabalho dessas empresas. Além disso, mostramos como uma definição de processos inadequada está afetando a rotina das agências brasileiras.



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O que as agências estão fazendo de errado na definição de processos?

Abaixo elencamos os equívocos mais comuns em relação ao fluxo de trabalho e definição de processos. A falta de integração e a ausência de modelos padronizados de trabalho são alguns exemplos. Continue lendo para descobrir outros.

1. Delegação de tarefas: O CEO faz o papel de atendimento e tráfego

Segundo dados levantados no iZoom, muitos sócios acabam se responsabilizando por tarefas do atendimento e do tráfego. Ao todo, 56,8% dos respondentes indicaram que o próprio CEO da agência reúne as demandas como um profissional de atendimento e delega as tarefas que serão executadas pelos demais.

Funcionamento do Fluxo de Trabalho

definição de processos

Gráfico retirado do relatório iZoom 2018

Ainda nesse contexto, quase 40% das agências que afirmaram ter dificuldades na organização das demandas têm o proprietário como atendimento e tráfego da empresa.

Situações como essas tendem a tornar lenta a engrenagem dessas empresas, uma vez que outras responsabilidades passam pelo proprietário da agência. Suponhamos que o gestor se atrase para liberar as demandas, toda a cadeia produtiva acaba sofrendo as consequências.

Além disso, o profissional fica sobrecarregado e com cada vez menos tempo para pensar em questões estratégicas ou até mesmo criativas.

2. Utilização de ferramentas: algumas agências insistem em trabalhar com vários sistemas que não se integram

Promover a integração entre todos os departamentos e manter um fluxo de trabalho organizado é o básico para ter segurança na administração de uma agência. Mas o que a pesquisa mostra é que 19,7% das agências afirmam que não detêm recursos para implementar ferramentas que as auxiliem neste caminho. Além disso, 18,2% ainda baseiam a gestão da empresa em planilhas.

Não adotar uma ferramenta de gestão pode ser o estopim para o desalinhamento entre departamentos e para o surgimento de gargalos que comprometem a produção da agência. Mas a utilização de dois ou mais sistemas que não se integram pode ser tão arriscado quanto não utilizar nenhum.

Isso porque, de acordo com o iZoom, mais de 60% das agências que utilizam mais de uma ferramenta de gestão e precisam integrar manualmente os dados já tiveram prejuízos. Ainda nesse contexto, 22% admitem que não possuem essa informação, o que torna a situação ainda mais agravante.

Quantidade de vezes que as agências sofreram prejuízo

definição de processos

Gráfico retirado do relatório iZoom 2018

Apesar da ausência de recursos, a aquisição de uma ferramenta integrada precisa ser vista não sob a perspectiva de um simples gasto na agência, mas sim como um investimento em algo que trará resultados efetivos. O ideal é começar a levar em consideração o controle financeiro dentro da própria empresa.

3. Padronização dos processos: não seguem um único modelo

Existem práticas que otimizam a padronização dos processos executados na agência e, consequentemente, reduzem o tempo de produção das tarefas. Do contrário, quando não há documentos padrões que dão suporte à execução do trabalho, há uma queda do potencial produtivo. Segundo o levantamento, 34,1% das agências indicam que essa padronização de  processos existe, mas apenas em partes.

Padronização do modelo de trabalho

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Gráfico retirado do relatório iZoom 2018

Um bom exemplo é o modelo de Briefing documento que reúne um conjunto de informações  para conduzir as demandas de um cliente que traz mais agilidade para sua rotina. Mas lembre-se que o ideal é ir além do roteiro fixo. Por isso, é importante personalizar o briefing e o projeto para o cliente.

Como criar uma definição de processos bem estruturada para obter um fluxo de trabalho eficiente?

Para que um fluxo de trabalho seja produtivo e satisfatório, é preciso estabelecer processos padronizados. Dessa forma é possível evitar que inconvenientes aconteçam. Acompanhe:

Eleja pontos de melhoria

Ao identificar pontos de melhoria na agência, é simples criar estratégias que modifiquem a forma com a qual o trabalho é realizado. Nesse caso, é fundamental que essa prática seja constante para que os avanços sejam sempre aprimorados.

Investir em treinamentos é uma excelente forma de engajar os colaboradores a não retornarem à forma antiga de executar suas atividades. Dessa forma, a equipe entenderá que as mudanças são necessárias quando o objetivo é otimizar os processos na agência.

Tenha processos documentados

Para que os colaboradores realizem suas funções da melhor forma, documentar processos é fundamental para orientá-los nessa jornada. Se possível, utilize recursos gráficos para que o conteúdo seja facilmente absorvido.

Estabeleça métricas

De nada adianta estabelecer processos bem definidos se não forem estabelecidas métricas para entender o desempenho de cada um deles. Uma métrica interessante de ser acompanhada é a de retrabalho. Através dela, é possível entender quais são os clientes que têm o maior índice de refação e em qual ponto do trabalho essas alterações acontecem.

Acompanhe os resultados

Por fim, é essencial acompanhar os resultados para fortalecer e manter os processos otimizados. Efetuar esse acompanhamento com o auxílio de recursos tecnológicos ajuda na coordenação e no controle do trabalho.

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Agora que você já compreendeu um pouco mais sobre a definição de processos nas agências, que tal entender mais sobre a profissionalização da gestão de agências de todo o Brasil? Clique aqui e faça o download do iZoom 2018 gratuitamente para ter esses dados em mãos.

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Este guest post foi escrito por Viviane Rodrigues, auxiliar de marketing da iClips que acredita que o Marketing Digital tem grande importância na condução de qualquer negócio.

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