Blog Agências de Resultados

Delegar tarefas: por que sua agência precisa disso e como fazer

A arte de delegar tarefas deve ser dominada por um bom gestor, pois está ligada diretamente ao aumento da produtividade e da qualidade das entregas feitas pela sua equipe

Há alguns meses eu me vi na seguinte situação: saía da job de consultora de implementação na Resultados Digitais para assumir pela primeira vez a gestão de uma equipe.

Durante os meses que antecederam a oportunidade, eu já buscava desenvolver algumas habilidades da carreira de gestão com um grande apoio da minha coordenadora da época. E, dentro desse treinamento, eu me recordo que ela disse:

“A partir de agora você vai enfrentar desafios, afinal de contas não colocará mais a mão na massa para atender os clientes, mas precisará garantir que a sua equipe faça isso, e com excelência.”

E, por mais que eu estivesse me preparando já há algum tempo, confesso: bateu um desespero nas primeiras semanas. Até ali eu sempre tinha garantido meus resultados, alcançado as metas e minhas entregas dependiam de mim.

Como agora eu poderia simplesmente virar a chave e ficar na coordenação de todos os processos? Como eu teria certeza de que a minha equipe entregaria da mesma forma que eu, com a mesma excelência, qualidade e dedicação que eu tinha com os meus clientes?

Agência em Pauta: Como estruturar uma equipe de excelência

Neste episódio, abordamos sobre como sua agência pode atrair e capacitar talentos, prezando pela cultura e a qualidade das entregas para os clientes
  • Ao preencher o formulário, concordo * em receber comunicações de acordo com meus interesses.
  • Ao informar meus dados, eu concordo com a Política de privacidade.
* Você pode alterar suas permissões de comunicação a qualquer tempo.

Sua agência já chegou no momento de buscar líderes para áreas ou projetos?

Imagino que no cenário de agências essa situação é muito parecida. Afinal, quantos donos de agências não começaram sozinhos, ou apenas com um sócio, e rapidamente precisaram sair da função CEO-office boy-redator-designer-programador-social media para contratarem pessoas para as jobs específicas, darem vazão ao trabalho e poderem começar a crescer?

E mesmo assim, quantos de vocês não perderam o sono ou ganharam uma dor de cabeça porque a sua equipe não faz o trabalho igual a você?

Ou quantos ficaram sem dormir porque queriam estar no controle de tudo, checar todas as entregas e assim garantir que tudo se encontra no mais perfeito estado?

Penso que é esse o primeiro ponto a ser levado em consideração: entender que as pessoas não são iguais a você. E é justamente por isso que elas não fazem o trabalho igual ao seu.

Mas, depois que você aceita isso, percebe que essa é a melhor parte. E hoje eu penso: que maravilha! Ficaria louca trabalhando com mais 8 Deborazinhas! Socorro!

Bom, precisei me preocupar com a arte de delegar e aprender rapidamente para acompanhar o ritmo acelerado que vivemos aqui na Resultados Digitais.

Então, compartilho com vocês 6 aprendizados que alguns meses na função de gestão já me trouxeram, que nem sempre são fáceis de colocar em prática, mas garanto que valem a pena e são capazes de aliviar 300 quilos das costas.

1. Conheça os pontos fortes, os fracos e os de melhoria de cada pessoa do seu time

Agora que já sabemos que nem todo mundo vai ser igual a gente (ufa), é importante conhecer o perfil de cada pessoa da nossa equipe. Eu costumo fazer isso nas reuniões de 1-1 com o meu time, hoje com periodicidade mensal.

Esse é um espaço que tenho com cada um dos membros do time e que me permite conhecer um pouco mais sobre cada um deles para trabalhar nas suas necessidades específicas.

A segunda reunião que tenho com eles é sempre marcada por um levantamento da análise SWOT pessoal (dividida em fortalezas, fraquezas, oportunidades e ameaças), e que é resgatada ao longo dos meses.

Outra ferramenta utilizada pelos gestores aqui na RD é o DISC, uma análise de perfil comportamental e que ajuda a entender as características de cada um.

E por que digo que é preciso pontos fortes, fracos e os de melhoria? Os fortes são justamente aqueles pontos de alavancagem das pessoas, e focar nas fortalezas é fundamental para você ajudar as pessoas a se superarem e crescerem de forma exponencial.

Já os de melhoria são aqueles que têm que ser feitos — e bem feitos — para o dia a dia funcionar, e geralmente estão mais atrelados a processos e atividades operacionais.

E os pontos fracos são aqueles que devem ser trabalhados com mais prioridade, caso o ponto atrapalhe o desenvolvimento do indivíduo.

É fundamental para quem coordena equipes entender cada um desses pontos. Isso porque você sabe exatamente quem pode te ajudar com o que e como.

Por exemplo, surgiu a necessidade de um projeto mais analítico para aquele cliente que ama dados, relatórios, comparativos e número? Você não vai delegar esse projeto para a pessoa mais criativa, amorosa e que fica desesperada quando encontra uma planilha, certo?

2. Comunique exatamente o que você quer

Como vocês, comunicadores, bem devem saber, comunicação não deve ser um problema, e sim uma solução.

Antes de ficar bravo, perder o sono, indignar-se ou qualquer outra reação negativa ao ver que um membro do seu time não correspondeu com a performance esperada, coloque a mão na consciência e pare para pensar: você foi claro o suficiente, deixou mapeadas as entregas e garantiu em se certificar que a pessoa realmente entendeu o que você queria?

A responsabilidade da entrega é de quem delega também, e não apenas de quem executa. E justamente por isso, quem delega deve ter a certeza que a mensagem foi entregue com clareza.

Ninguém vive dentro da sua cabeça para entender o “óbvio” que só você vê. Ao delegar uma atividade, escreva, desenhe, registre e garanta em saber se a pessoa realmente entendeu a mensagem e deixe claro o que você espera dela.

Já pensou o tamanho da frustração e problema que você cria no time quando cobra alguém por algo que ela nem sabia ou que sequer entendeu o que deveria entregar?

3. Delegar é diferente de “delargar”

Cada pessoa do seu time vive uma fase de maturidade na job que ocupa (e que rende assunto até para outro post!), mas uma coisa é certa: independentemente de qual seja a fase de maturidade, é importante entender que delegar significa também acompanhar.

Deixar uma demanda na mão de uma pessoa e ficar esperando o resultado pronto na sua mesa pode gerar um retrabalho que onera em tempo, custos e uma carga emocional que a rotina da sua agência não precisa.

O projeto precisa de atenção? Estabeleça uma forma de acompanhar isso: reuniões periódicas, relatórios, dashboard de projetos. A forma de acompanhamento precisa ser aquela que melhor funciona para a sua agência, e para a sua rotina, mas jamais pode deixar de ser feita.

4. Dê feedbacks

Feedbacks constantes são fundamentais para o bom desempenho da sua equipe. Aqui na RD buscamos usar o método SCI para dar feedback.

O SCI consiste em dizer a Situação específica que o fato aconteceu, o Comportamento que a pessoa teve e o Impacto que isso causou, seja no projeto, na equipe, no resultado. E é importante que esse método seja utilizado tanto para os feedbacks positivos quanto para os de melhoria.

Dar feedbacks, mesmo que positivos, dentro desse padrão é fundamental. Isso porque quando uma pessoa acerta alguma coisa, ela precisa saber exatamente onde acertou. Apenas dizer “você foi f*da, mandou super bem no projeto” não dá uma ideia clara do que exatamente a pessoa fez corretamente.

Agora quando você diz que “na reunião de hoje com o cliente (S) você apresentou claramente todos os dados de Retorno Sobre o Investimento do projeto (C)  que ele esperava e isso o deixou muito satisfeito com nosso trabalho (I)”, já traz uma ideia melhor sobre o que a pessoa fez muito bem, não é mesmo?

Da mesma forma, feedbacks de melhoria devem seguir a mesma lógica. Isso porque ninguém é bom/ruim, comunicativo/introspectivo, analítico/emocional o tempo todo.

Desonerar o feedback de adjetivos relacionados à pessoa e passar para as situações e atos que ela teve deixa a relação muito mais leve e livre de julgamento, tendo certamente um impacto muito maior no desenvolvimento das pessoas que estão com você.

5. Desenvolva profissionais que sejam melhores que você

Conhecendo os pontos fortes e fracos de cada um, acompanhando projetos, dando diretivas claras e feedbacks específicos, você passa a entrar no caminho para deixar a posição de “chefe” (que manda todo mundo fazer um monte de coisas e deixa todo mundo louco) e passa a começar a desenvolver pessoas, depositando nelas a confiança em realizar trabalhos para os quais estão capacitadas.

Ao mesmo tempo isso ajuda não só na descentralização de que tudo tenha que passar pela sua mão, como também melhora a produtividade das entregas, ganha tempo, entre outras vantagens.

E se você almeja ter uma agência referência na sua missão e propósito, que cresça e que seja um ambiente de aprendizado, com profissionais qualificados e excelência de entrega, você precisa começar a desenvolver o seu time para isso.

Lembre-se de que a responsabilidade de fazer o seu time ir bem e ter boas entregas é sua e dos demais gestores que estão ao seu lado, e se algo não está indo bem lá na ponta, revisar o processo de delegação, treinamento e comunicação é fundamental para identificar quaisquer gaps.

E, quanto mais você desenvolver pessoas que sejam melhores que você, mais longe você e sua agência podem ir.

6. Sua saúde não vale a dor de querer centralizar tudo para si!

Agora, se tudo isso que falei não foi suficiente para convencer você da importância de delegar tarefas, minha última dica é: sua saúde não vale o estresse que é centralizar tudo para si.

Além disso, o Ministério da Saúde adverte: centralizar atividades e fazer que uma agência toda dependa de você para tomar decisões e entregar jobs causa gastrite, dor de cabeça, úlcera, estresse, noites de sono mal dormidas e irritação.

E, a não ser que você seja um pouco masoquista e goste da sensação de ficar doente, imagino que você não queira passar por isso, não é mesmo?


E você? Que técnicas, aprendizados e ferramentas utiliza para delegar atividades na sua equipe, descentralizar os trabalhos e desenvolver pessoas? Compartilha com a gente!

Marcadores:

Deixe seu comentário

Comentários

3 comentários

  1. Milson Silveira

    Artigo “sensa sensa mara mara”!!!!!

  2. Matheus ilario

    Excelente artigo Débora. Vou considerar tudo que você passou.

    1. Débora Brauhardt

      Opa, Matheus! Fico feliz que tenha gostado! Espero que tenha sido útil! Abraços!