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6 dicas de produtividade para designers e times de criação

Quer melhorar os processos e aumentar a produtividade do seu time de criação sem perder a qualidade das entregas? Confira essas dicas

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Quem trabalha com design e criação – seja como freelancer, em uma agência ou em uma grande empresa – está acostumado a ser visto como aquela pessoa que traz as boas ideias, que agrega refinamento estético aos projetos e que tem empatia pelo usuário final.

Nós realmente somos essas pessoas, mas nosso trabalho vai muito além disso e certamente tem seus percalços. Apesar das nossas entregas serem sempre o que gera o “fator Wow!” nas pessoas, muitas vezes é difícil enxergar todo o trabalho que existe por trás disso – o processo criativo, a visão multidisciplinar dos projetos, o alinhamento com stakeholders, as etapas de estudo e pesquisa, os testes e alterações… Por aí vai.

Pensar nas etapas do nosso trabalho e encontrar maneiras de otimizá-las são uma forma de mantermos a excelência nas nossas entregas e provarmos o valor do design nos negócios onde atuamos. Por isso, trago neste post 6 dicas de produtividade para designers e profissionais criativos que aplicamos aqui no time de Branding da Resultados Digitais.

Arte do pensamento: a teoria que ajudará sua agência a potencializar sua criatividade

1. Tenha um processo de gestão e priorização de suas tarefas

Todos nós já passamos pela situação de, durante a criação de um layout, sermos interrompidos com outra demanda que nos obriga a quebrar um processo criativo que estava fluindo para começar outro. Essas mudanças constantes de foco podem ser muito comuns em times criativos, podendo diminuir nossa produtividade e onerar os projetos.

A melhor solução para isso é ter um processo de gestão de tarefas bem estabelecido, que permita aos criativos ter maior visibilidade das demandas que estão por vir e controlar melhor o ritmo e a prioridade com que elas serão atendidas.

A forma mais simples e eficaz de se criar esse processo é através de um kanban. O kanban é um quadro com três colunas – to do, doing e done – onde você e seu time movimentam cartões que representam suas tarefas e demandas.

Em resumo, funciona assim: quando uma demanda surge, ela se transforma em um cartão na coluna to do, obrigatoriamente. Quando um designer estiver livre, ele arrasta o primeiro cartão na fila de to do para a coluna doing, executa essa demanda até finalizá-la e, quando a entrega, arrasta o cartão para done.

Seguindo esse ritmo, uma demanda nunca atrapalha outra que está em andamento e fica muito mais fácil saber se você ou seu time estarão muito ou pouco atarefados nos próximos dias. Você pode ter seu kanban em um quadro físico e usar notas adesivas para escrever os cartões, ou usar ferramentas online de gestão como o Trello ou o Asana.

O kanban é um método muito simples para fazer essa gestão de tarefas, mas ele pode ser a base para processos mais complexos e personalizados para a sua realidade, já que é possível criar outras colunas que atendam ao contexto específico do seu time.

Por exemplo, aqui no time de Branding da RD, temos uma coluna on approval, onde deixamos cartões que foram finalizados mas dependem ainda da aprovação de algum stakeholder e por isso não foram entregues.

E para deixar o processo ainda mais estruturado, nos apoiamos em aspectos e cerimônias do Scrum, um framework de trabalho ágil que você pode entender melhor nesse post.

2. Invista tempo no planejamento

Nós, designers, sabemos que todo projeto se desenvolve em cima de um método. Por exemplo, quando estamos criando uma peça gráfica, começamos com um aprofundamento do briefing, pesquisa de referências, criação e validação de protótipos, para então finalmente partir para a criação de propostas visuais.

Infelizmente, os prazos são sempre mais curtos do que deveriam e as etapas mais comuns são mais ou menos assim:

  1. Quase nenhuma pesquisa
  2. Criação de propostas visuais
  3. Reprovação do cliente seguida pela criação de mais propostas
  4. Aprovação com ressalvas
  5. Alterações para cobrir as ressalvas
  6. Entrega.

Nesse cenário, o cliente recebe uma primeira proposta visual mais cedo, e isso causa a impressão de que estamos entregando mais rápido. Mas, na verdade, a falta de alinhamento prévio faz com que nosso trabalho seja mais demorado e mais estressante, e a falta de tempo para pesquisa impossibilita o surgimento de novas ideias mais inovadoras. É uma perda para os dois lados: nós ficamos sobrecarregados e o cliente paga mais caro por projetos que poderiam ser melhores.

A solução é planejar mais para executar menos. Os métodos de design não existem à toa – eles nos ajudam a sermos mais produtivos e entregar com mais qualidade e inovação. Sei que em muitas agências e empresas isso seria uma grande mudança cultural, e nesses casos acredito que a transição pode acontecer aos poucos.

O primeiro passo é a atenção ao briefing. O briefing é o contrato que direciona os caminhos que podemos seguir, trazendo informações sobre o público alvo, o objetivo do projeto e o prazo existente. Em muitas agências, o briefing já é alinhado entre o time de atendimento e o cliente, mas nem sempre existe uma derivação do que está lá para os times de criação. É importante que sejamos exigentes e que cobremos o máximo de informações e definições possíveis, perguntando sempre os “comos”,  “por quês”, “para quando” e, especialmente, “para quem”. Com um briefing bem detalhado, fica muito mais fácil criar a solução ideal para o problema trazido, diminuindo o volume de refatoração antes da entrega.

Se o briefing está bem resolvido, a próxima mudança cultural sobre planejamento diz respeito aos protótipos. Prototipar pode ser uma atividade diferente para cada tipo de projeto, mas a lição importante é que devemos fazer rascunhos e versões não finalizadas e usá-las para aprovação prévia para ganhar tempo. Uma ilustração, por exemplo, demora horas para ser criada – e em vários casos o cliente não aprova o conceito da ilustração e pede por algo diferente. Ao invés de jogar esse tempo fora, busque apresentar um rascunho da ideia da ilustração e, apenas se o cliente aprovar esse rascunho, siga com a execução.

3. Mantenha seus arquivos organizados

Se as duas primeiras dicas são super abertas e ligadas à cultura do nosso trabalho, as próximas são mais técnicas e pontuais – mas também ajudam muito a sermos mais rápidos e produtivos no nosso dia a dia.

Já virou piada entre os designers aquela prática que todos nós já fizemos uma vez: nomear um arquivo como arte-banner-final.psd, e após receber inúmeras alterações e criar novas versões do arquivo, perceber que chegou-se ao ponto de um arquivo se chamar algo como arte-banner-final-final-2-aprovado-abril-2019.psd. E pior: quando abrimos esse arquivo, as camadas dentro dele estão mais ou menos assim:

Parece muito mais prático, no momento da produção, salvar os arquivos com o primeiro nome que nos vem à cabeça e criar as layers e pastas dentro dele sem padrão, mas isso atrapalha muito quando precisamos voltar à esses arquivos para fazer alguma coisa – e fica ainda pior quando temos mais de um designer no mesmo time, ou quando um novo designer é contratado. O tempo ganho em não organizar os arquivos no começo é gasto em dobro na hora de procurar por algo ou fazer uma nova alteração.

O lado bom é que a dica para resolver esse problema é simples: nós só somos desorganizados quando não temos um padrão para seguir. Se o padrão for bem estabelecido, fica mais fácil organizar os arquivos de acordo com ele, e todos os designers do time terão o mesmo método, facilitando a comunicação. Por isso, crie e documente, em um lugar de fácil acesso, a forma certa de nomear, organizar e guardar seus arquivos.

Aqui no time de Branding, seguimos o padrão de nomenclatura acima, onde definimos o tipo do material, a campanha a qual ele pertence, o idioma e país, as iniciais de quem criou e a versão atual. Por exemplo: promote_facebook-growth_hacking_para_agencias-pt_br-mhb-v3.psd.

Dentro dos arquivos fonte, nomeamos sempre as camadas de forma descritiva, e separamos em pastas contextuais. Por fim, colocamos os arquivos numa pasta compartilhada do Google Drive, que também tem uma estrutura pré-estabelecida.

4. Automatize tarefas com Smart Objects e Símbolos

Seguindo o gancho do tópico acima, algumas práticas de organização de camadas e pastas também nos ajudam a automatizar tarefas e ganhar tempo. Uma boa dica para aproveitar ao máximo o que nossos softwares oferecem é usar Símbolos (no Illustrator) e Smart Objects (no Photoshop) para alterar múltiplas peças ao mesmo tempo. Isso é incrivelmente útil quando estamos trabalhando em uma campanha de mídia paga com múltiplos formatos, como as mídias do Google Ads.

Para isso, basta criar as pranchetas das peças que você precisa para a campanha dentro do Photoshop ou Illustrator, inserir um gráfico (que pode ser uma ilustração, foto ou um fundo) que estará presente em todas as peças, e converter esse gráfico em Smart Object (Photoshop) ou Símbolo (Illustrator), e só então replicar esses objetos para as outras peças. Assim, quando você editar um desses objetos, as mudanças serão replicadas para todas as peças, trazendo um grande ganho de tempo.

Outra funcionalidade oferecida por esses softwares que ajuda muito na produtividade é o painel de Ações. Com Ações, você pode criar rotinas de trabalho simples que você costuma fazer com muita frequência – como redimensionar imagens e aplicar filtros em fotos – e torná-las automáticas associando-as a um atalho de teclado.

Para isso, basta abrir o painel em ambos os programas, criar uma nova Ação, dando um nome e um atalho de teclado à ela, iniciar a gravação da Ação e executar os passos dessa rotina apenas uma vez. Após finalizar, a rotina ficará salva no seu painel de Ações e sempre que você dispará-la, o programa vai executá-la rapidamente.

5. Use bancos, templates e modelos

Apesar de nosso trabalho ser criativo, nem tudo o que fazemos precisa ser criado do zero. Em muitos casos, o tempo que levaríamos para criar uma ilustração ou um conjunto de ícones poderia ser melhor utilizado em outras tarefas mais estratégicas.

Ao mesmo tempo, é comum que não exista dentro da sua agência uma skill ou um conjunto de equipamentos necessários para determinada demanda – como um videografista ou um estúdio de fotografia. Nessas horas, podemos recorrer à aquisição de recursos disponíveis em bancos na internet para complementar e acelerar nosso trabalho.

O que se vê com mais recorrência é o uso dos bancos de imagem, em especial de fotografia, mas também podemos usá-los para vídeos, ilustrações vetoriais, mockups visuais, modelos de apresentação, layouts, ícones, código HTML e CSS, e por aí vai. Aqui no time de Branding, por exemplo, constantemente usamos bancos de música para nossos vídeos, pois não temos um profissional especializado em criação de trilha sonora.

Muitos designers passam longe desses bancos online por considerarem os valores muito caros, mas existe um bom argumento para desconstruir essa ideia: o seu tempo e o seu conhecimento específico também valem dinheiro.

Gosto de pensar que nós, designers, ao viver o dia-a-dia de uma empresa e conhecer as particularidades dos nossos clientes, somos os únicos capazes de executar determinadas tarefas que dependem desse conhecimento – e precisamos nos focar nessas tarefas. Outras atividades que não exigem esse nível de profundidade podem vir prontas de fora e nos ajudar a agregar mais qualidade em um prazo mais curto nos projetos que executamos. Com isso, geramos mais valor em menos tempo para nossas agências e clientes, e ao pensar dessa forma, uma foto de banco de imagens parece até barata.

Além disso, podemos usar bancos gratuitos e open-source, que nem sempre são sinônimo de qualidade baixa. Mas esteja sempre atento às políticas de licenciamento desses bancos – alguns solicitam que os créditos devidos sejam incluídos nas peças, ou que elas sejam usadas apenas para um limite específico de unidades impressas. É importante observar essas regras em respeito ao trabalho dos profissionais que produzem esses recursos gratuitos.

6. Crie seus próprios bancos, templates e modelos

Essa dica é um complemento da dica anterior. Além de adquirir modelos, templates e recursos de bancos online, crie uma mentalidade de transformar sempre seu trabalho em modelos e templates para seu próprio time. Esses modelos podem ser tão simples quanto um arquivo .psd com as mesmas pranchetas que você costuma usar em todas as campanhas que cria, ou tão complexos quanto um modelo de eBook no InDesign com todos os os estilos de texto, parágrafos e diagramação pré-configurados. Procure os padrões que existem no seu trabalho e transforme-os em modelos, deixe-os em uma pasta acessível para seu time, e ganhe tempo ao não precisar mais criar arquivos comuns do zero.

Além desse arsenal de templates, tenha também um local para guardar trabalhos que podem ser usados para outros fins no futuro: uma ilustração de algo muito recorrente nos seus projetos, um layout que não foi aprovado mas pode servir para outra demanda, as fontes que fazem parte da identidade visual da sua agência ou dos seus principais clientes. Assim, você terá seu próprio banco de recursos e poderá recorrer a ele antes de cogitar o uso de bancos online.

Se você trabalha em time e quer ter uma facilidade maior no compartilhamento e no uso desses recursos próprios, use bibliotecas de design na nuvem – como a Adobe Creative Cloud, o Lingo ou o Invision DSM – para centralizar seus assets, criando categorias para cada tipo de recurso e documentando arquivos referentes à identidades visuais de clientes. Aqui no time de Branding, temos bibliotecas para os arquivos da identidade visual da RD, para nossas ilustrações mais utilizadas, para nossas grandes campanhas, entre outros projetos diversos.

Conclusão

Passamos por dicas mais conceituais e processuais e por dicas mais técnicas e diretas. É possível que você já aplique algumas delas no seu dia-a-dia, mas todas podem ser levadas para um próximo nível, trazendo ganhos ainda maiores na sua produtividade.

Escreva nos comentários as maiores dores de produtividade que você passa na sua agência, ou compartilhe os hacks e práticas que você aplica no seu dia-a-dia para ser um designer mais eficiente!

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