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Como a agência 8DPro duplicou as vendas com os próprios conselhos e usando o RD Station CRM

Usar conhecimentos já dominados pela agência podem gerar mais resultados do que você imagina! Esse é o caso da 8DPro, que decidiu aplicar no seu comercial o que já recomendava para clientes

Este post foi escrito por Marcos Andrade, CEO da 8DPro.

Neste ano de 2019 completamos 6 anos da agência. Nós acertamos em muitos pontos, porém, ao longo da nossa história cometemos um erro muito comum: tentar abraçar o mundo. Hoje percebemos claramente que não dava nem para abraçar BH, muito menos o mundo. 

Um dos erros foi a falta de procedimentos comerciais estruturados. Por conta disso e de outros fatores, o nosso faturamento sempre foi uma montanha russa. Até que finalmente tivemos nossa virada de chave. Calma, vou te mostrar qual foi ela ao longo desse post e apontar todos os acertos que resultaram na duplicação das vendas em menos de 6 meses.

Quando o assunto é CRM, eu classifico os gestores em 4 tipos de perfil comportamental:

  1. Não conhece (mas a maioria se mostra interessado a usar);
  2. Conhece, mas não usa (sempre dá alguma desculpa para não usar);
  3. Conhece, mas prefere planilhas;
  4. Conhece e usa sem parar, tudo passa por ele.

Eu estava no grupo 2. Cheguei a testar mais de 5 marcas, porém nunca levei a sério, deixava a ferramenta esquecida lá no canto dos favoritos. Percebi que nós, publicitários, tendemos a esperar funcionalidades mágicas em qualquer sistema, ferramenta ou softwares, achando que elas cairão do céu 100% automáticas e trabalhando sozinhas. 

Aí eu coloquei o pé no chão. Após cortar 70% da nossa linha de serviços e definir nosso ticket mínimo, eu precisava profissionalizar meus procedimentos comerciais.  Não ia existir milagre. Eu ia ter que ir atrás.

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Cenário

O ano de 2018 estava bom até o momento em que nossa sede foi invadida e roubada 2x na mesma semana. Esse prejuízo quase quebrou a empresa. Tinha tanta coisa de valor dentro da sacola do ladrão que eu não gosto nem de lembrar.

No segundo semestre, nós não tínhamos nem terminado de pagar o roubo, muito menos a mudança para o novo escritório. Apesar disso, estávamos planejando a virada de ano com uma reserva de caixa. Porém, eu esqueci de colocar na conta que janeiro seria um mês com taxas de inadimplência extremamente altas, pois o cenário estava ruim para todo mundo, o que criava um efeito bola de neve. 

Esse quadro serviu para nós como um dos combustíveis mais fortes que já vi no empreendedorismo: “vai ou racha”. 

Eu tinha duas opções:

  1. Fechar a empresa
    ou
  2. Vender bem e com boas margens.

Não é preciso dizer que a segunda opção foi mais atrativa. Mas, para isso, tive que deixar de lado a hipocrisia.

Hipocrisia

Em 2018, eu estava em uma reunião com um cliente e soltei o verbo pela falta de uso do CRM pela equipe comercial dele. Foi bem intenso.

Quando parei para analisar o meu discurso, comecei a pensar: não estou fazendo na prática nem 20% do que estou ensinando para o meu cliente. Meu sermão poderia ser classificado como um belo exemplar de hipocrisia level 9.

Quantas vezes nós fazemos coisas incríveis para os clientes, e colocamos a conta da nossa empresa em segundo plano, ou não aplicamos tudo o que sabemos na nossa própria empresa? Escrevendo, isso fica esquisito, mas é uma realidade.

Promessa para o ano novo 

Cheguei na agência depois dessa reunião e deletei minha conta no CRM gringo (claro que antes salvei as oportunidades) e na hora comecei a organizar o meu RD Station CRM

Minha promessa para o ano de 2019 não foi emagrecer, nem fazer esporte, nem beber menos, nem diminuir a vontade de comprar um opala. Fiz um único acordo comigo mesmo:

Vou concentrar toda e qualquer oportunidade de negócio dentro do CRM. Toda, pode ser R$15, uma permuta, qualquer uma, mesmo que eu saiba que não tenha chances de fechar.

Afinal, se eu via que isso gerava resultado para os meus clientes, porque não trazer essa prática para dentro do meu próprio negócio?

Como mudei o mindset

Eu mudei a maneira de ver o CRM. Antes, eu tinha a ilusão de que ele seria um sistema que faria o trabalho por mim, mas então passei a interpretar de maneira diferente: o CRM é uma ferramenta e, como toda ferramenta, deve ser usada com disciplina, recorrência e conferência.

Assim como um martelo que nunca vai bater sozinho, o CRM nunca vai trabalhar o prospect com o tom, intensidade e timming que cada cliente merece ou prefere. Eu percebi que isso era a minha responsabilidade. Mas notei também que o CRM era uma ferramenta indispensável para me ajudar nesse processo.

Meta

Coloquei como meta duplicar o faturamento de 2018. Juro que na hora que joguei o número lá nas alturas, eu cadastrei achando que seria quase impossível. Minha empresa já tinha aumentado o faturamento de um ano para o outro, porém nunca duplicado. Mais a frente neste texto darei dicas de como conseguimos trabalhar em cima dessa meta para torná-la realidade.

Resultado

Fico impressionado como boas práticas e bons hábitos podem dar tanto resultado, principalmente quando entendemos como uma ferramenta pode ajudar. Muito além de metodologias avançadas, é você se comprometer com o básico que o resultado já começa a vir.

Estou no dia 10/07/2019 e o relatório do CRM me dá o seguinte parecer: até hoje eu deveria ter vendido 47% da meta anual, porém, em Junho conseguimos chegar nos 82% da meta total do ano.

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Além disso tem uma previsão legal do relatório que chama: “progresso previsto”. Segundo ele, se nós mantermos o ritmo dos valores e o volume de vendas, a previsão é fechar o ano com 172% da meta anual.

10 dicas práticas

Bom, agora que você conheceu um pouco da minha história, é hora de entender como isso foi possível. Listei de forma prática os passos que fiz para melhorar e evoluir nas vendas, usando o RD Station CRM. Não tem segredo nem fórmula de sucesso, você vai ver que são boas práticas que podem fazer toda a diferença!

#1: Inserir todas as informações pedidas na configuração do CRM

Parece óbvio, mas vejo várias empresas sem completar todas as configurações do CRM. Mas para funcionar, você precisa preencher todas mesmo, não ignore nenhuma! Vá em aba por aba, item por item, informação por informação. Se está ali é porque é relevante. Conclua as informações e ajustes para ter a ferramenta redondinha.

#2: Configurar o Funil

Nós utilizamos um funil simples, que conta com apenas 5 colunas. Nosso funil ficou assim: Qualificar > Contato Feito > Reunião Agendada > Proposta Enviada > Aprovado + Assinar Contrato.

#3: Listar Motivos de perda com atenção

Essa configuração vai muito além de uma simples seleção na hora de marcar que perdeu uma oportunidade, ela serve para você entender os seus erros, a percepção do seu cliente ou seus processos. Esse mapeamento é um grande aprendizado e pode te fazer repensar sobre sua metodologia, seu preço, seu serviço/produto, seu timing e até sobre sua equipe.

#4: Cadastro detalhado dos serviços

Vejo empresas cadastrando serviços assim: MENSAL / ANUAL. Quando você faz isso, você rasga a possibilidade de ter um relatório rico, e acaba ficando sem base de quais serviços você tem tido sucesso nas vendas.

Nós temos um item no CRM que chama Pacote, ele é usado quando a empresa contrata mais de um serviço. Natural que ele tenha virado o item mais vendido, porém tenho achado essa informação genérica e rasa. Decidi incluir na oportunidade do CRM todos os serviços orçados; isso me ajudou a chegar em um relatório no final do ano mais apurado.

 

#5: Criar uma meta e conferir toda semana

Recomendo procurar uma orientação profissional de qual meta é tangível e ideal para sua empresa de acordo com o porte dela. Não tenho dúvida que duplicar o faturamento é um sonho, porém essa meta pode ser muito alta para empresas que ainda não tem a estrutura necessária para lidar com as demandas. Neste ponto, sugiro trocar uma ideia com alguém da área financeira.

Você tem 3 opções para criar metas no sistema, sugiro configurar todas. Elas são:

    1. Individuais 
    2. Equipes
    3. Empresa

#6: Cadastrar qualquer oportunidade

Mesmo quando a empresa não encaixar no seu perfil, seja em termos de preço ou serviço, recomendo cadastrá-la no CRM. Assim pelo menos você se lembra que já contatou essa empresa e que ela não possui fit com seu negócio. 

#7: Indicações valem ouro, não esqueça de cadastrar todas com vigor!

Nos meus relatórios, a maior origem de fechamento de contratos é por indicação de clientes, mesmo sendo o menor volume de Leads. Ou seja, as indicações geram um retorno proporcionalmente muito maior. Não esqueça de cadastrar qualquer oportunidade, mas especialmente as de indicação prometa nunca deixar passar. É impressionante o poder delas.

 

#8: Criar tarefas (da mais complexa a mais simples)

Passei a usar todas as funcionalidades do CRM, mas uma que eu não dava importância – e atualmente não vivo sem – são as tarefas. Hoje cadastro lá até as ações mais bobas como “mandar um Whatsapp”. Por sinal, fui entrar lá para pegar o link e percebi que tenho uma tarefa em aberto.

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Eu não lembrava que tinha essa tarefa. Terminando esses caracteres aqui, vou ligar e fazer um follow up com esse cliente. Só de conferir essa aba agora, já aumentaram minhas chances de fechar com ele. Trata-se de uma venda de R$ 7.400. Não sei para você, mas eu não estou podendo jogar fora 7,4K.

#9: Botão para enviar Whatsapp

Venho apresentar uma das funcionalidades que geram as respostas mais rápidas para minha empresa, o bom e simples botão para enviar Whatsapp. Já tive prospects que tentei contato 3x por e-mail e não tive nenhuma resposta, mas ao clicar nesse botão mágico aqui, obtive a resposta em 30 segundos.

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Eu sempre prefiro lidar por e-mail, porque a organização é melhor e fica documentado, porém temos que nos adaptar a realidade do cliente. Esse botão foi uma coisa que me ajudou a ganhar velocidade nas negociações, agendamentos e apresentações

 

#10: Criar uma rotina

Eu era uma pessoa que não me dava bem com organização de contatos ou indicações, e muito menos lembrava de enviar mensagens ou e-mails. Ao criar um rotina de revisar o meu CRM, os resultados foram incríveis, pois passei a limpar a pauta e começar a trabalhar de forma ativa. Nessa virada de chave passei a ter resultados impressionantes. 

O @GustavoZiller tem uma frase incrível: “Pessoas comuns podem fazer coisas extraordinárias”. Eu nunca fui da área comercial, não estudei para isso, sou de humanas, um mero publicitário com um pé quase na Dislexia e no TDAH. Mas se eu consegui ter resultados incríveis usando o CRM, não tenho dúvida que você também consegue.

Com disciplina, foco e recorrência pode ter certeza que os resultados começam a chegar.

Espero ter ajudado de alguma forma. Sucesso sempre!

Este post foi escrito por Marcos Andrade, CEO da 8DPro.

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