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Estamos a menos de duas semanas do RD Summit 2018, nosso evento de Marketing Digital e Vendas. Chamamos essa experiência carinhosamente de “monstrinho”, afinal, o evento tomou proporções incríveis, principalmente em tamanho físico. Todo ano é assim, quanto mais se aproxima, o gelo na barriga e a ansiedade começam a dominar os corredores da empresa.
Assim como a RD, muitas empresas já adotam os eventos corporativos como estratégia de marketing. Isso porque esse investimento tem se mostrado eficaz nos seus mais diversos objetivos: posicionamento de marca, presença no mercado, atração e retenção de clientes e até mesmo para motivação das equipes internas.
Um estudo realizado com mais de 2,7 mil empresas, pelo Sebrae Nacional e Associação Brasileira de Empresas de Eventos (ABEOC), aponta que o setor de eventos corporativos movimentou em 2013 cerca de R$ 200 bilhões, equivalente a 4,32% do PIB brasileiro na época.
Aaron Ross, um dos principais autores sobre crescimento exponencial de vendas, fala no seu livro From Impossible to Inevitable (Do impossível ao inevitável):
“Não há ‘o grande segredo’ para o sucesso, mas se houvesse um, para mim, seria criar eventos ao vivo, tanto pessoalmente como on-line.”
Prova disso é que muitas agências já estão aderindo a essa iniciativa de marketing. A Astrus Web de Erechim realiza o Astrus Update, intitulado por eles o Maior evento de Marketing e Vendas do Alto Uruguai. Outros exemplo é o Seen Experience, maior evento de Marketing e Negócios do Norte Gaúcho, feito pela agência Seen Digital
A ELU! Live Marketing inovou e trouxe para o Brasil a segunda edição do Milkshake Festival, que celebra a diversidade, seja ela de qualquer âmbito, orientação ou estilo. O objetivo do evento não era necessariamente comercial, mas ajudou a agência a consagrar sua marca em alguns pilares que ela apoia.
A tendência no setor é claramente de crescimento, mas como começar? Quanto investir em um primeiro evento? Quais os primeiros passos? Como medir os resultados? São muitas dúvidas, mas a primeira dica que podemos dar é: um passo de cada vez!
Por onde eu começo?
Você já percebeu que dentro das agências existe uma percepção diferente de tempo? Por isso ouvimos com tanta frequência as frases: “essa peça é pra ontem!”, “precisamos entregar no máximo até amanhã”. Se essas frases estão no seu dia a dia, entenda: não dá para organizar um bom evento da noite para o dia, nem mesmo sob o efeito de café e da sua pizza preferida.
Qual o objetivo do seu evento?
Seja atrair possíveis clientes, envolver aqueles que já fazem parte da sua carteira ou até mesmo engajar a equipe interna, todo evento possui um propósito e precisa atingir uma parcela de público específico. Qual é o foco do seu evento? O que deseja passar para todos os participantes? Dentre todas as vantagens que já citamos, qual é o retorno que você espera depois de finalizar o evento?
Esse foco é muito importante, principalmente para que consiga medir o nível de sucesso que conseguiu obter com o seu evento. Sem saber qual o foco central, ficará muito difícil conseguir pensar em estratégias assertivas para essa experiência.
Assim que você tiver o objetivo definido, será muito mais fácil entender qual será o público alvo, o tipo de evento (feira, coffe mais informal, apresentação simples, grande evento com painéis, pequenas palestras) e quais os resultados você deve esperar.
Criando a Persona do Evento
Seu evento terá abrangência nacional? Será focado em apenas um setor? Abordará apenas um tema específico? Essas perguntas que podem ser respondidas facilmente após a consolidação do objetivo do evento, te ajudará a construir um Perfil Ideal do Participante. A pessoa que preenche esse perfil ideal é aquela que cumpre os objetivos estabelecidos por você, como por exemplo: Contratar ou revender seu produto/serviço.
A persona aprofunda o conhecimento em relação ao público alvo. A ideia é construir uma imagem daquela pessoa hipotética, que inclua motivações pessoais, valores, canais de comunicação preferidos, dentre vários outros elementos.
A audiência de hoje procura conteúdos e experiências genuínas, com as quais é possível se identificar e enxergar valor. Personas são tão importantes para eventos porque permitem a criação de um senso de personalização.
Existem muitas ferramentas que podem te ajudar a construir o Perfil Ideal do Participante do seu evento, por exemplo: Se você já realizou algum evento, selecione alguns participantes e faça perguntas diretas sobre seus interesses e motivações.
Ainda não realizou nenhum tipo de evento ou não tem ninguém que gostaria de entrevistar? Utilize as redes sociais! Entre em grupos ou até em eventos parecidos com o seu e observe o engajamento e as interações, isso já te dará algumas informações valiosas sobre as características da persona do seu evento.
Quanto você quer investir?
Antes de pensar nos próximos detalhes, é preciso definir seu orçamento. A verba disponível vai definir a escolha do espaço, da decoração, do buffet e até de um "extra" como kits para os participantes ou um speaker especial. Faça uma planilha para organizar todos os gastos.
Algo que pode auxiliar nos custos é buscar patrocinadores! Além de contribuir para a parte financeira, é uma ótima oportunidade para iniciar parcerias que podem ir além do evento.
Cronograma e local
Esses dois andam quase sempre juntos. Comece pensando na data ideal, tente colocá-la pelo menos 6 meses distante do início do seu planejamento, isso te dará tempo de contatar fornecedores, organizar detalhes e, claro, fazer uma boa divulgação.
Fique atento aos finais de mês, dias críticos para o seu setor e feriados — a escolha de data pode intervir no sucesso do seu evento.
Com o cronograma definido, é hora de escolher o local que abrigará o seu evento! O espaço não pode ser pequeno demais, já que pode acabar impactando de forma negativa nos participantes, mostrando que houve um péssimo planejamento. Mas também não pode ser grande demais, já que pode ficar com muito espaço vazio.
Busque a planta do lugar, fale com pessoas que já realizaram eventos nesse espaço ou participe de algum que será realizado no local. Isso te ajudará a pensar na infraestrutura necessária.
Infraestrutura? Como assim?
Apesar de muitos hotéis e locais para eventos oferecerem infraestrutura necessária, é importante que você mapeie todas as necessidades dos seus convidados, como: água, banheiros limpos, clima agradável, iluminação, sinalização etc.
Escolha fornecedores que te orientem de acordo com o que você precisa, dentro do orçamento previsto. Mas não se esqueça: quanto maior o número de fornecedores, mais cuidado é necessário para a gestão dos contatos para que nada dê errado.
É hora da divulgação!
Um dos nossos primeiros passos apontados neste guia foi definir o foco e o público-alvo do evento, certo? Agora precisamos garantir que esse "Perfil ideal de participante" conheça seu evento!
Tente mesclar ações online como: blog post no seu site e no de seus parceiros, criação de site exclusivo do evento, mídia paga, divulgação em fóruns, Email marketing. E claro, ações offline: outdoors, mídia interna, rádio, Tv.
Não esqueça de incluir nas peças principais o mote do evento, e claro, os valores. Eles tornam a mídia muito mais atrativa e transparente.
Como saber se meu evento deu certo?
Depois de tanto planejamento e preparativos, é preciso comprovar os resultados do seu evento. O pós-evento é a hora de captar as impressões do público participante, bem como dos patrocinadores e das demais pessoas que trabalharam com você.
Comece pelos convidados: mande uma mensagem para a lista de email que você deve adquirir através da venda de ingressos online. Agradeça a presença e convide a pessoa a comentar algo que gostou, ou não, abrindo espaço para sugestões e críticas. Você pode montar uma pesquisa de NPS (Net Promote Score) para isso.
Além dos convidados, os seus próprios colaboradores podem ter feedbacks. Aqui na RD temos uma prática muito comum que chamamos de “post mortem”. Apesar do nome cabuloso, não passa de uma reunião que realizamos no final de grandes projetos e eventos.
O Post Mortem é o momento onde a equipe realmente se abre para trazer os momentos de sucesso, possíveis melhorias e sugestões para os próximos eventos. Todos devem ser muito críticos e estarem abertos a ouvir feedbacks.
Além disso, alguns indicadores de performance podem ser usados pré e pós-evento, permitindo uma comparação precisa entre os resultados. São eles:
- Número de participantes;
- NPS do evento;
- Índices de satisfação do conteúdo do evento;
- Número de vendas geradas pela sua equipe comercial;
- Total de novas parcerias realizadas a partir do evento (como novos parceiros estratégicos e fornecedores).
Conheça o case Gerando vendas em eventos: como a agência WCK alcançou R$1 milhão de receita em quatro meses
Dicas dos profissionais:
Apesar de conhecer o mercado de agências e já ter participado de muitos eventos no meio, eu não poderia terminar esse post, sem trazer as palavras de algumas representantes do nosso time que comanda os eventos da Resultados Digitais.
“Eventos são perfeitos para educar o mercado. Aposte neles para se tornar referência e preparar o terreno para vendas futuras!
As agências costumam focar em eventos muito grandes como referência, quando a melhor opção seria realizar eventos mais intimistas, em coworkings ou até mesmo dentro da própria agência. Foque no crucial: Um bom espaço, uma agenda bem definida, expectativas bem alinhadas em relação ao que o evento pode oferecer e MUITO feedback, antes, durante e pós evento.”
Melissa Frozza - Events for Partners at Resultados Digtais
“Na área de produção, tudo depende do tamanho do seu budget e do seu público convidado. Muitas vezes as agências querem explorar espaços maiores, como centro de eventos e isso dá muito mais trabalho! É preciso pensar em mais fornecedores, mais sinalização, mais cenografia.
Comece escolhendo um lugar bem localizado, de fácil acesso e que tenha características próximas a da sua agência. Isso facilitará a cenografia e sinalização e diminuirá o trabalho necessário. Mesmo que você terceirize a organização, tenha sempre alguém da sua equipe envolvido para cuidar dos detalhes e deixar o evento personalizado com as características da sua empresa.”
Victória Borges - Events Producer at Resultados digitais
Hora de colocar em prática
Um primeiro passo simples para entrar no mundo dos eventos é começar a frequentá-los com mais frequência. Separe momentos no seu dia a dia para conferir eventos do setor que podem ser referência para você e coloque os aprendizados na prática.
A jornada de criação de qualquer tipo de evento não é simples. Como você acompanhou nas dicas acima, exige planejamento, investimento e disciplina, mas resultados podem te surpreender e, quem sabe, mudar o panorama da sua agência!
