Ferramentas de gestão versus gerenciadores de tarefas: prós e contras de cada um

Quando um empreendedor decide abrir uma agência de marketing, precisa tomar uma série de decisões para não se ver em situações que possam afetar negativamente os resultados de sua empresa criativa.

Durante esse caminho, é comum que a agência lance mão de recursos para o acompanhamento de processos e prazos a fim de evitar possíveis gargalos na rotina produtiva da equipe.

Todavia, por trás da intenção de tornar a agência mais produtiva, existe a desinformação acerca das reais funções e aplicabilidades das ferramentas adotadas. O resultado é que, na maioria das vezes, tais ferramentas são utilizadas de forma equivocada e acabam não respondendo de forma eficiente às necessidades da agência.

Por isso, neste post falaremos sobre duas ferramentas conhecidas no setor publicitário: as ferramentas de gestão e os gerenciadores de tarefas.

Entenda de uma vez por todas as diferenças e o papel de cada uma delas.

O que é um gerenciador de tarefas?

O conceito

O gerenciador de tarefas é uma ferramenta que permite listar e organizar as tarefas que serão executadas. No dia a dia das empresas, estar ciente do que é prioridade é essencial para não cair na armadilha dos deadlines perdidos.

Dessa forma, um gerenciador de tarefas é indispensável quando o assunto é garantir que todos os projetos sejam produzidos dentro do cronograma estimado.  

Funcionalidades

Basicamente, as funcionalidades oferecidas por essas ferramentas são bem parecidas, a grande diferença é que algumas são mais direcionadas para a organização de equipes, outras são voltadas para profissionais autônomos que buscam por uma melhor administração de sua rotina.

Abaixo, listamos algumas de suas funções mais utilizadas.

• Planejamento de projetos: o fluxo de atividades em um gerenciador de tarefas se relaciona com a etapa de planejamento, isto é, após definir os objetivos que se pretende alcançar, estabelece-se um cronograma com as datas referentes às etapas pelas quais os projetos irão passar. Em seguida, é só colocar em prática o que foi planejado e atualizar quando for necessário.
• Indica em que fase o projeto está: mais importante que organizar as atividades que serão desenvolvidas é entender em que fase cada uma delas está. Nesse sentido, alguns formatos de gerenciadores permitem visualizar o estágio de cada projeto, o que garante ao profissional uma maior organização e controle do tempo gasto para a execução das tarefas.
• Definição de prioridades: se você vive a rotina diária de uma agência, não é exagero afirmar que as solicitações de novos jobs e alterações de última hora são frequentes. Nos gerenciadores de tarefas, as soluções para priorizar tais demandas ocorrem através de uma listagem de tarefas por grau de prioridade, elencando a importância de cada uma.
• Gerenciamento de tarefas em grupo: alguns modelos permitem a coordenação de tarefas em grupo, o que significa que, ao passo que membros da agência são adicionados, todas as tarefas ficarão visíveis para eles. Alguns softwares oferecem até chats para troca de informações e funcionalidades que permitem obter uma visão das funções designadas para cada colaborador.
• Função de alerta para atividades não concluídas: por meio de alertas no celular ou email, é possível receber notificações contínuas de atividades que não foram concluídas no tempo indicado previamente.

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Benefícios/vantagens

Para se manter organizado e conseguir dar conta de tudo o que precisa ser feito, é recomendável que a equipe busque, nos gerenciadores de tarefas, a solução para fazer da produtividade e organização características recorrentes no dia a dia de cada colaborador. A seguir, vamos explicar alguns de seus principais benefícios.

• Facilita a comunicação entre a equipe: um dos principais motivos que elevam o retrabalho na maioria das agências está relacionado à falta de comunicação entre a equipe. Uma das principais vantagens ao adotar uma ferramenta de gerenciamento de tarefas está justamente ligada ao aprimoramento na comunicação entre todos os departamentos. Isso porque, por meio do recurso “chat”, a equipe consegue apontar sugestões, trocar insights etc.
• Acompanha o andamento das tarefas: monitorar em que etapa estão as tarefas e verificar o rendimento de cada colaborador são atribuições essenciais em uma agência. Por se tratar de uma ferramenta online, o acompanhamento das atividades ocorre de forma simples, uma vez que é possível acessá-lo por qualquer dispositivo com acesso à internet.
• Limita a quantidade de reuniões: agências de publicidade são ambientes propícios para as constantes (e às vezes longas) reuniões. E nada como a internet para tornar as trocas de ideias mais dinâmicas, não é? Um dos benefícios dos gerenciadores de tarefas é, justamente, facilitar esse processo. Com as informações concentradas na ferramenta, fica fácil indicar os ajustes necessários e trocar ideias com toda a equipe.
• As informações são concentradas em um só local: profissionais envolvidos em diversos projetos precisam organizar as informações relacionadas ao seu trabalho em um local específico. Quando essas informações são concentradas em um gerenciador, o tempo e energia gastos administrando-as é reduzido e o trabalho otimizado.
• Auxilia no cumprimento de prazos: existem modelos que fornecem recursos facilitadores para o cumprimento dos prazos estabelecidos para cada atividade. Através de gráficos e relatórios por período, é possível monitorar os projetos que estão em andamento com precisão, possibilitando uma análise eficiente e realista de resultados.

Malefícios/desvantagens

Organizar a carteira de clientes e analisar a rentabilidade de cada um, realizar o planejamento de mídia e efetuar cotações são alguns exemplos de processos executados constantemente na rotina de agências de marketing.

Nesse sentido, a utilização de um gerenciador de tarefas pode não ser uma ferramenta suficiente para dar conta de tudo isso. Abaixo, reunimos alguns pontos negativos ao adotar um gerenciador de tarefas em empresas criativas.

• Não oferece suporte para atividades complexas: acima, elencamos atividades primordiais para o bom funcionamento de uma agência. Mas, por trás de cada uma delas existe a gestão de uma empresa que precisa estar fundamentada em uma ferramenta que dê o suporte necessário para a administração das atividades ligadas a cada setor. É fato que existem modelos com opções pagas para quem necessita de mais recursos, ainda assim, tais recursos não oferecem, por exemplo, uma automação nos processos financeiros.
• Não sustenta um fluxo de trabalho acelerado: atendimento, criação, negociação com novos clientes, imagine tudo isso acontecendo simultaneamente. Para que os processos sejam realmente otimizados no ponto de vista macroambiental, é preciso conectar todos os departamentos em cada um dos processos, dando base a todas as atividades do cotidiano de uma agência.  É provável que um gerenciador de tarefas não tenha sido desenhado para atender a um fluxo de trabalho intenso.
• Informações podem se perder: documentar todo o processo que se desenrola nas agências criativas é fundamental para que informações relevantes para não se percam em meio a tanto “vai e vem”. Portanto, gerenciadores de tarefas não garantem que todos os procedimentos de uma empresa sejam armazenados com segurança. Por exemplo, quando um novo colaborador é contratado e o funcionário anterior leva informações e processos importantes para o bom funcionamento do setor, o documento precisa ser refeito para que as tarefas sejam desempenhadas normalmente. E todo esse processo leva tempo, o que prejudica diretamente a produtividade da agência.
• Não promove a integração entre os departamentos: mais uma vez, fica claro que, ao optar por um gerenciador de tarefas apenas, a integração entre os departamentos não ocorrerá de forma eficiente, o que pode transformar a agência em um verdadeiro caos. Um exemplo fácil de compreender está nos setores de atendimento e o tráfego, uma vez que a comunicação eficaz entre as duas áreas proporciona uma base melhor na hora de determinar as datas de entrega de cada job.

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O que é um software de gestão?

O conceito

Os sistemas de gestão têm como principal objetivo otimizar as atividades dos colaboradores e automatizar os processos de uma empresa. Em agências de comunicação existem plataformas idealizadas especificamente para atendê-las, auxiliando na administração de processos que vão desde a gestão de jobs, automação dos processos financeiros até a gestão de resultados através de relatórios.

Funcionalidades

A seguir, elencamos recursos primordiais para que um sistema de gestão seja considerado realmente completo. Antes, é preciso deixar claro que nem todos as ferramentas possuem os recursos citados abaixo, desta forma, avaliar as necessidades da agência é fundamental para ser assertivo na escolha do que irá atender aos seus anseios.

• Gestão do fluxo operacional e de jobs: alguns modelos de sistemas de gestão possibilitam uma maior interação com o dia a dia de uma agência. Um exemplo está na gestão do fluxo operacional, o qual possibilita a inserção de modelos de briefings adequados para cada tipo de campanha, configuração das tarefas que constituem um job, estimativa de custos e investimentos por job, acompanhamento do trabalho em tempo real, entre outras funcionalidades.
• Ferramentas de gestão financeira: existem ainda ferramentas que facilitam a gestão de todo o processo financeiro por meio de um controle/projeção de receitas e despesas, controle de fee mensal e custos internos e até análise de fluxo de caixa. Alguns contam ainda com um centro de custo, o qual permite, por meio de relatórios, ter uma visão do quanto cada projeto ou departamento gastou ou lucrou em um determinado período de tempo.
• Controle de tempo através do timesheet: o timesheet é uma funcionalidade muito utilizada por empresas que desejam contabilizar as horas trabalhadas de cada colaborador e o valor delas. Por meio da ferramenta, é possível relacionar o valor total das horas consumidas dos colaboradores empregadas em cada job e a margem de lucro que este gera. Além disso, o planejamento de horas contribui para a definição do custo interno a ser cobrado do cliente. Por isso é tão importante acompanhar de perto a execução das horas, a fim de que elas não fujam do planejado e não impactem na margem de lucro.
• Relatórios que auxiliam na gestão de resultados: um timesheet integrado oferece embasamento para cálculos capazes de mensurar o lucro de cada job. Há também funcionalidades que permitem entender quais são os clientes mais e menos rentáveis por meio de todas as receitas trazidas por eles. Por fim, se o objetivo da agência é fazer um comparativo anual e trimestral de seus indicadores financeiros, existem relatórios capazes de apontar os resultados mês a mês (o total do trimestre) e a média do período.
• Armazenamento de dados internos e externos: manter as informações de clientes, fornecedores e funcionários é uma funcionalidade básica de um sistema de gestão completo, porém essencial para agilizar a relação entre agência e seus stakeholders. Existem modelos que facilitam este processo ao oferecer funcionalidades que vão desde o cadastro, relatórios de contatos, até o histórico de tarefas e arquivos de todos os documentos gerados, tais como planejamentos,  propostas comerciais, orçamentos etc.

Benefícios

• Otimiza a comunicação entre a equipe: nas situações em que o atendimento não envia o briefing com antecedência para a criação, a primeira consequência é o atraso de todo o trabalho. Para evitar que esquecimentos como esse acabem por gerar clientes insatisfeitos, um software otimizado resolveria o problema com uma simples automatização de distribuição, já que as informações estarão prontamente disponíveis para que o profissional se baseie na hora de começar a criar o job.  Se você quiser ver essa questão na prática, solicite uma senha gratuita para teste do sistema de gestão integrada  e confira a diferença.
• Recursos de BI que facilitam a tomada de decisões: os dados brutos gerados diariamente por uma empresa precisam ser transformados em informações relevantes, que vão direcionar o gestor para a tomada de decisões importantes para a agência.   Um sistema de Business Intelligence pode ser a solução que falta para a obtenção de dados mais precisos e organizados. Esse sistema foi criado para unir, processar e extrair conteúdos úteis, a fim de coletar, organizar e analisar essas informações, de modo que o gestor possa utilizá-las para tomar decisões.
• Facilidade na gestão financeira: para entender quando um job não se paga, controlar o fluxo de caixa da agência é fundamental implementar ferramentas que integrem todos os processos pelos quais um setor financeiro passa. Dessa forma, um software integrado proporciona a visão detalhada sobre os valores a receber dos fornecedores e que integre com os lançamentos realizados pelo departamento financeiro. Mais uma vez, os relatórios se mostram eficientes aliados para visualizar, por exemplo, clientes inadimplentes, e o que eles representam para o faturamento da sua agência.
• Redução de tempo na execução de tarefas: já demos uma prévia de como a rotina operacional pode se tornar mais produtiva quando otimizamos os métodos com os quais trabalhamos diariamente, mas nunca é demais ressaltar o quanto as horas gastas para executar atividades complexas podem ser otimizadas, como uma ferramenta de gestão contribui consideravelmente para a redução do tempo de ciclo de procedimentos ou até fechamentos contábeis e financeiros. Segundo dados do iZoom, um levantamento focado em gestão de agências, 41% dos respondentes que utilizam uma ferramenta de gestão integrada conseguem mais de 16% de lucro com cada cliente.
• Aumento de produtividade: a falta de produtividade é uma das queixas mais recorrentes em qualquer empresa (sobretudo nas agências criativas). Constantemente nos deparamos com métodos infalíveis que prometem aumentar a produtividade dos colaboradores, mas será que eles funcionam na prática? Melhor não arriscar, não é mesmo? Contar com um sistema automatizado é a chave para garantir que uma boa produtividade, livre de desperdício de tempo e informações perdidas

Malefícios

Quando bem utilizado, um sistema de gestão é capaz de promover um aumento de produtividade e otimização em todos os processos rotineiros em agências de publicidade. No entanto, quando não aplicado corretamente, tais ferramentas tendem a trazer alguns malefícios que, muitas das vezes, podem afetar os resultados da empresa.

• É preciso de proatividade e do bom trabalho da empresa para que realmente funcione: na maioria das vezes, quando uma empresa implementa um sistema de gestão, espera-se que a ferramenta por si só resolva todos os seus problemas. Na prática não é bem assim. Para que sua usabilidade seja a mais satisfatória possível, um gestor precisa se planejar, organizar os seus processos diários, saber delegar tarefas e, sobretudo, aceitar as mudanças e transformações que possam ocorrer ao adotar uma ferramenta do tipo.
• Sem objetivos claros, sem benefícios: quando uma empresa não possui objetivos bem delineados e aposta que uma ferramenta fará milagres, os resultados podem ser desastrosos. Pode parecer simples, mas antes de adotar um sistema de gestão, é fundamental pensar onde se quer chegar e o que é necessário para isso. Ao final do processo, não será difícil encontrar a ferramenta ideal para as necessidades mais urgentes e também aquelas de longo prazo.
• Quando o sistema escolhido não oferece integração, as informações continuam se perdendo: se o objetivo é fazer com que todos os departamentos trabalhem de forma mais produtiva através de uma comunicação eficiente, utilizar um software não integrado pode impossibilitar que os resultados previstos sejam alcançados de forma ágil. De certa forma, o tempo gasto ao utilizar duas ou mais ferramentas também é um fator que merece atenção, uma vez que vai contra o objetivo de aumento da capacidade produtiva da equipe. Aliado aos fatores de aumento do tempo, agências de comunicação dependem do cruzamento de informações entre os departamentos para apresentarem resultados satisfatórios aos clientes e para o bom funcionamento de processos operacionais de criação, administração, financeiro e todos os demais.
• Falhas no processo de implantação: se o sistema escolhido não possui um processo de implementação completo e se sua implantação não foi satisfatória - lembrando que nesse aspecto é preciso proatividade da empresa do software e também da própria agência - dificilmente a empresa colherá bons frutos. Isso porque, ao contar com profissionais capazes de direcioná-la para uma usabilidade eficaz, há mais economia de tempo ao utilizar a ferramenta futuramente, já que todas as dúvidas estarão sanadas e os processos bem alinhados.

Quais a diferença entre um Gerenciador de Tarefas e um Software de Gestão?

De forma simplista, um software de gestão já tem acoplado um gerenciador de tarefas, além de outras inúmeras funcionalidades. Para a questão ficar mais visual, na tabela abaixo, você confere algumas das inúmeras diferenças em termos de funcionalidades entre um Gerenciador de Tarefas e um Software de Gestão.

As funcionalidades são inúmeras e a viabilidade de listar todas é inexistente. Mas, listamos algumas das quais consideramos grandes diferenciadoras.

Qual usar e em que momento?

Depois de compreender cada uma de suas funcionalidades, benefícios e malefícios, é preciso saber exatamente quando utilizar cada ferramenta. É importante salientar que ambas podem muito bem serem utilizadas simultaneamente - como citamos, de forma geral, um software de gestão já possui um gerenciador de tarefas e quando não o possui, integra com um. Um gerenciador de tarefas tem como principal função auxiliar no fluxo de trabalho, enquanto um software de gestão oferece particularidades como os relatórios de Business Intelligence, que darão suporte às tomadas de decisão. 

Uma dessas ferramentas é iClips, software de gestão que oferece funcionalidades das mais diversas, tais como o controle de prazos, a contratação de terceiros, análise de rentabilidade dos clientes, entre outras.

Assim como empresas que trabalham com gerenciadores de inbound marketing necessitam de um CRM para dar continuidade do trabalho, agências que têm um workflow completo e trabalham com gerenciadores de tarefas precisam de um software de gestão para deixar o processo redondo.

E se você quer aumentar sua produtividade, ter uma visão global do faturamento da agência e projetar cenários futuros, que tal bater um papo conosco?