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6 Ferramentas para facilitar a rotina de agências de Marketing Digital

Utilizar ferramentas de Marketing Digital ajuda as agências a ganharem produtividade, dando autonomia aos times de marketing e vendas; veja 9 dicas

O dia a dia das agências de Marketing Digital é bem corrido, certo? É o dono da agência pedindo atenção emergencial àquela conta grande, madrugadas a fio pra terminar a campanha especial de vendas para o aniversário do cliente varejista e — a mais clássica de todas — mesmo que na semana passada a diretoria tenha amado e aprovado, hoje a mesma pediu alteração da estratégia.

Haja café e criatividade para escrever o nome das versões de arquivos do Photoshop ou Illustrator: artefacebook.finalFINAL-agoravaiporfavor.ai. Manter a gestão de time e operação também não é nada fácil.

Esse ritmo frenético demanda muita organização, planejamento e mecanismos de otimização das atividades, além de tempo. Se tem uma máxima que é um fato, é “tempo é dinheiro” e dinheiro é tempo. E eu sei que você não quer desperdiçar nenhum deles. Outro fato!

Como nosso único desejo neste artigo é fazer com que você ganhe tempo e, consequentemente, dinheiro, apresentamos — sem mais delongas — uma lista de ferramentas para agências de Marketing Digital que vai facilitar a sua vida.

8 templates de planejamento para sua agência ganhar produtividade

Você está sem tempo para montar propostas comerciais, apresentação de resultados para os clientes, e estruturar documentos na sua agência? Então esse kit vai salvar a sua vida.

Ferramentas para agências de Marketing Digital

1. Gyazo: para capturar tela em GIF

O Gyazo é uma excelente ferramenta para gravar a tela do computador e disponibilizar em formato GIF de 6 segundos. É possível também baixar a gravação em outros arquivos como vídeo (.mp4).

O legal do GIF é que esse tipo de arquivo é bastante leve em comparação com o vídeo. É dinâmico e pode ser encaixado no corpo do texto de email.

Exemplos de uso

  • Explicação do que o usuário pode fazer no novo site do cliente;
  • Tutorial de como inserir cupom de desconto de um curso ou para a compra de ingresso;
  • Como inserir corretamente os dados em uma planilha de gestão financeira familiar (oferta rica do Inbound Marketing de um cliente).

Principais áreas impactadas

Atendimento, planejamento e criação.

ferramentas para agências de marketing digital

GIF tutorial para inserção de cupom de desconto no curso do site RD Escola

2. Lightshot: para tirar print da tela (em áreas específicas)

O Lightshot é uma extensão do Chrome pela qual você seleciona uma área específica da tela e salva o recorte como imagem. Há também a possibilidade de adicionar diretamente elementos na imagem — como setas, textos e formas geométricas — para criar destaques.

Assim, não é mais necessário um print screen, colar no Photoshop ou Illustrator, recortar a área necessária, destacar o que for necessário e exportar como imagem o arquivo. Que canseira!

Exemplos de uso

  • Indicação de informações equivocadas no texto da página web institucional do cliente;
  • Solicitação de alterações emergenciais para os designers e/ou conteúdo;
  • Imagens explicativas para o documento de análise da presença digital dos concorrentes e/ou benchmark.

Principais áreas impactadas

Atendimento, planejamento, criação e conteúdo.

ferramentas para agências de marketing digital

Print do site do RD Station com a aplicação dos elementos do Lightshot

3. Trelabels: para inserir legenda nas etiquetas do Trello

O Trello é uma ferramenta para lá de conhecida por todos nós que trabalhamos com marketing e comunicação, certo? Tornou-se um grande aliado das agências para melhor organizar tarefas e gerir projetos. As etiquetas são mecanismos visuais para identificar status.

Na edição de cada cartão, além de data de entrega, adicionar membros e outros, é possível atrelar etiquetas coloridas, mecanismos visuais para identificar determinados status. O Trelabels for Trello possibilita adicionar texto às etiquetas para que não dependa só da memória ou uma colinha impressa na mesa de cada colaborador.

Exemplos de uso

  • Entendimento das tarefas da semana da cada equipe da agência por cliente;
  • Registro do processo de renovações de cliente;
  • Controle dos prospects do time comercial da agência de acordo com o estágio do funil (caso não haja um CRM).

Principais áreas impactadas

Comercial, planejamento, criação, conteúdo, gerência de projetos.

Print fornecido pelo desenvolvedor que mostra o texto aplicado às etiquetas

4. Built With: para analisar as tecnologias dos websites

A extensão para o Chrome Built With é o melhor amigo — sem exagero — de desenvolvedores web e designers. Como definido por eles próprios, uma ferramenta de perfil do website “dedo duro” que conta o que há por trás da tecnologia de desenvolvimento.

Alguns dos retornos fornecidos são: o CMS (content management system), ferramentas de análise de dados (ex. Google Analytics), certificados SSL e até plugins de anúncios (como Adsense e LinkedIn Ads).

Se ainda não conhece essa extensão, nossa dica é correr para já iniciar uma amizade verdadeira com ela! 😜

Exemplos de uso

  • Análise do website de um prospect para preparar um proposta de trabalho coerente;
  • Benchmarking dos sites de concorrentes diretos e/ou indiretos de um cliente;
  • Validação das configurações realizadas com outros plugins e ferramentas após finalização do desenvolvimento do website do cliente.

Principais áreas impactadas

Comercial e desenvolvimento web.

ferramentas para agências de marketing digital

Print do site do RD Station com o pop-up do Built With aberto

5. Heflo: para planejar atividades

Antes de se implementar sequências de ações e atividades com determinado fim, um processo criativo é ativado. Em um brainstorm, ou “voo solo”, você pode rabiscar as ideias no guardanapo ou algum vidro da sede agência (meu caso). Em todo caso, formalize todos esses fluxos em uma ferramenta como o Heflo.

As sequências de passos são criadas muito facilmente por lá, com um editor drag and drop (arrastar e soltar) e uma navegação fluida ao longo de seus “tentáculos”. O desenho finalizado possui uma estética profissional para se adicionar a documentos.

Exemplos de uso

  • Planejamento dos fluxos de automação para nutrição dos Leads;
  • Modelo visual da sequência de tarefas do Projeto de Aceleração de Resultados (P.A.R.);
  • Explicação dos processos gerenciais internos da agência.

Principais áreas impactadas

Planejamento, gerência de projetos, desenvolvimento web e criação.

ferramentas

GIF apresenta um um fluxo de ações criado na ferramenta Heflo

6. Automação de Marketing: para gerar, nutrir e se relacionar com Leads

Esse tipo de ferramenta concentra todas as funções principais pelas quais a área de Marketing Digital é responsável. Com ferramentas de automação você pode fazer uma gestão mais inteligente dos Leads, criar fluxos de emails, agendar interações com o público em redes sociais, entre outras funções que facilitam o dia a dia do profissional da agência.

Um exemplo de software de automação de marketing é o RD Station, e você pode testá-lo gratuitamente clicando aqui.

Exemplos de uso

  • Criação de Landing Pages sem a necessidade de um desenvolvedor;
  • Criação de campanhas de email marketing com alto poder de segmentação;
  • Análise de resultados de campanhas e páginas de conversão;

Principais áreas impactadas

Marketing, gerência de projetos, desenvolvimento web e criação.

O que uma agência deveria levar em consideração antes de investir em um softwares de gestão ou automação?

Apresentamos algumas ferramentas para agências de Marketing Digital, e agora vamos guiar você a tomar uma boa decisão no momento da compra.

1. Identifique os objetivos e os problemas do seu negócio

Problema é a diferença entre a situação real e a meta. A necessidade por um software em geral é uma potencial solução quando é identificada alguma dor. A dor, muitas vezes, é o reflexo de um objetivo que está longe de ser alcançado no estado atual. Aumentar a receita ou reduzir custos costumam ser os objetivos-mãe de onde derivam diversos outros objetivos.

A Resultados Digitais, por exemplo, ajuda empresas a crescerem através de uma plataforma de Marketing Digital (intimamente ligado a aumento de receitas). A Conta Azul, a Nibo e a Omie têm soluções de controle financeiro (que é uma necessidade ligada aos custos do negócio).

O primeiro passo antes de substituir ou adicionar um novo software à sua camada de gestão é entender quais são seus objetivos e como aquele software pode ajudar a atingir seus objetivos mais rápido, com custos menores no longo prazo, com mais qualidade etc.

Software é ferramenta que deve estar acompanhada à estratégia para atingir seus objetivos. Comprar software sem ter objetivo definido pode significar frustração. À medida que seu negócio evolui, os softwares podem munir você de informações para você definir objetivos mais certeiros.

2. Pesquise as opções do mercado, leia reviews e encontre clientes existentes

Identificada a dor, tente entender, dentre as opções existentes, qual terá o maior fit com seu negócio. Para pequenos e médias agências ou consultorias, os softwares no modelo SaaS são excelentes, pois permitem que você pague pelo uso à medida que sua necessidade aumenta. É uma ótima oportunidade também de aprender com a metodologia que muitos SaaS evangelizam.

Saiba que você vai encontrar aquele que melhor se adapta, mas não existe nada que seja 100% feito sob medida – até existe e você pode contratar desenvolvedores para construir, mas o custo e a energia demandada podem ser um tiro no pé.

A melhor maneira que acreditamos para decidir sobre a compra funciona muito parecido com o que o ecommerce prega: avaliações e comentários de compradores. A Amazon faz isso há anos e educa todos os provedores do seu Marketplace. Para softwares, plataformas como o G2Crowd e TrustRadius são muito utilizadas – para o nosso mercado, tem vários reviews legais no B2B Stack.

Para agências, achamos que o ponto ótimo de uso de softwares passa pela:

  1. Escolha minuciosa do fornecedor
  2. Disciplina e execução impecáveis das novas rotinas
  3. Avaliação constante e adaptação da equipe ao software e novos processos.

3. Software exige rotina — e vice-versa

Todo software de gestão é uma ferramenta que está intimamente ligada à rotina. Pode ser que sua agência evolua e a rotina precisa ser alterada. E o software que você adotou há algum tempo pode não acompanhar mais a rotina. O mais fácil é culpar o software por uma rotina mal desenhada ou executada.

Adaptar a rotina ao software também é necessário. Comprar licenças e não alocar pessoas competentes para operá-lo ou não investir recursos para implementação farão com que o software não gere valor.

À medida que a rotina é aprimorada, é importante entender se os softwares, por algum motivo, se tornaram gargalos de uma rotina eficiente. Felizmente, muitos SaaS têm procurado alongar o lifecycle dos clientes criando produtos que evoluem à medida que as empresas crescem. A Zendesk é um ótimo exemplo de quem atende desde agências, passando por startups e pequenos negócios, além das grandes multinacionais.

4. Gerenciando sistemas “vizinhos” — e a troca de dados entre eles

Esse tópico vale um artigo inteiro. Um dos problemas mais comuns, à medida que uma agência percebe que precisa de diferentes sistemas para gerir todos os aspectos de um negócio, é o intercâmbio de informação entre esses sistemas. Seja pelo retrabalho que isso dá (enviar dados de um lado para o outro) ou pela oportunidade existente (de criar cenários únicos a partir da troca de dados entre esses sistemas). A mesma informação de pagamento que um vendedor insere no sistema de CRM pode ser a informação que o financeiro precisa para o ERP — como otimizar essa brincadeira?

A resposta mais contemporânea são as famosas APIs — em tradução para o português, significa “Interface de Programação de Aplicativos”. As empresas estruturam as APIs quando têm a intenção de que outros criadores de software desenvolvam produtos que “conversam” com os softwares produzidos por ela.

Uma ótima analogia para entender o papel da API é o restaurante. O cliente (usuário) faz uma solicitação ao garçom (uma API), que por sua vez entrega o pedido à cozinha (servidor) e retorna com o prato solicitado pelo cliente.

É extremamente importante, na tomada de decisão de um novo software, entender se ele tem APIs abertas que possibilitem que você adapte seus sistemas atuais ao novo software — e potenciais sistemas futuros que você já tenha identificado a necessidade.

5. Qual é o seu ROI?

Por fim, investir em software é fazer a conta do ROI. Qual é o retorno que você deseja ter e o que você vai precisar fazer para garantir esse retorno em determinado tempo? Investir em software é muito mais do que assinar/comprar as licenças: é fazer uma boa implementação, garantir que seu time esteja treinado, contratar/alocar as pessoas e outros recursos corretamente, acompanhar a evolução e fazer ajustes ao longo da jornada.

Não existe software salvador e, apesar das similaridades entre as agências, cada contexto é único. Apesar de ser difícil de calcular, é importante entender quanto de valor para seu negócio o investimento traz.

Planeje e entenda todo o contexto de investimento e tenha objetivos que possibilitem o investimento. A tecnologia pode alavancar (e muito) os resultados do seu negócio — e você deve se preparar para utilizar todo o potencial que os (bons) softwares podem oferecer.

Extra: + ferramentas para agências de Marketing Digital

Há uma infinidade de outras ferramentas que você pode usar. Como um plus, queremos deixar algumas indicações:

  • Evernote: para organizar e centralizar materiais para estudo, modelos de email etc.;
  • Google Tag Assistant: para avaliar a instalação de diferentes tags do Google no site;
  • Gmail to Trello: para atrelar um email a um cartão criado no Trello;
  • Giphy for Gmail: para pesquisar e adicionar gifs no corpo de email;
  • ColorZilla: para descobrir qual o código de qualquer cor que visualiza na tela do pc.

Espero que essas extensões e ferramentas possam ajudar todos na agência a poupar tempo e ganhar em produtividade para entregar ainda mais sucesso aos clientes.

Você tem outras ferramentas que ajudam no seu dia a dia? Sinta-se em casa e compartilhe conosco nos comentários. 😉

8 templates de planejamento para sua agência ganhar produtividade

Você está sem tempo para montar propostas comerciais, apresentação de resultados para os clientes, e estruturar documentos na sua agência? Então esse kit vai salvar a sua vida.

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Comentários

Um comentário

  1. Felipe Russo

    Algumas que usamos na agência:

    Para criar relatórios de Google Adwords e Google Analytics: Fourtwo: http://www.fourtwo.io – Ganhamos muito tempo.
    Para gerenciar projetos, o Pipefy: http://www.pipefy.com – Fácil demais!
    E o legal é que as duas são brasileiras (Pipefy saiu de Curitiba e estão em SF agora).

    Para vendas o Pipedrive: http://www.pipedrive.com

    E RDStation para CRM

    Abs