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Gerente de projetos: o maestro que faz o show da sua agência acontecer

Ter um responsável para garantir que as entregas do seu negócio sejam realizadas com sucesso é fundamental; entenda neste post o que faz um gestor de projetos e dicas para otimizar sua atuação

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De acordo com o Panorama das Agências Digitais 2019, o maior benefício de se oferecer serviços de Marketing Digital é que há muito mercado para esse segmento. O panorama indicou que, em comparação com 2017, o número de clientes das agências brasileiras aumentou 58,2%, e o faturamento das agências aumentou 56,1%.

No entanto, a pesquisa também mostrou que, com relação aos anos anteriores, a equipe das agências digitais se manteve muito enxuta. 33,6% das agências dizem operar com um time de apenas duas ou até cinco pessoas.

Ou seja, o mercado está crescendo e o volume de atividades também, mas nem sempre são  acompanhados de um aumento na força de trabalho.

Nesse cenário, ter um funcionário que desempenhe essa função se torna ainda mais importante para garantir que todas as atividades do negócio sejam entregues com sucesso. Nas agências, é comum que esse funcionário seja conhecido como gerente de projetos. Em caso de essa função não existir, muitas vezes é o profissional de atendimento que acaba sendo responsável pelas demandas.

Nesse post, explicarei melhor o que faz um gerente de projetos, quais skills são fundamentais para a função e contarei um pouco do meu aprendizado sobre o tema aqui na Resultados Digitais. Confira a seguir!

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Mas afinal, o que faz um gerente de projetos?

Com tantas empresas crescendo e escalando seus negócios, o gestor de projetos está ganhando cada vez mais importância dentro das organizações.

Esse profissional é o responsável por garantir que os projetos do negócio se concretizem e atinjam os resultados esperados. É ele que irá planejar cada etapa do processo, delegar as funções de cada um, acompanhar as atividades da equipe, verificar se as direções tomadas estão corretas ou devem ser revistas, e analisar a performance do projeto.

Também caberá a ele ficar atento aos prazos, certificando-se de que todas as pequenas entregas estão sendo concluídas dentro do tempo estimado.

Fazendo uma analogia com um quebra-cabeça, o gerente de projetos é o responsável por garantir que todas as peças sejam encaixadas de forma correta para chegar ao resultado ilustrado na capa da caixa.  

Vale ressaltar que a finalização do projeto não significa o fim do trabalho desse profissional. O fechamento da atividade é uma parte tão importante quanto a etapa inicial do trabalho, pois é a partir da entrega que o gestor irá analisar mais profundamente a performance do time e dos resultados do projeto em si:

  • Qual foi a geração de Leads e oportunidades comerciais que o lançamento do ebook gerou?
  • O cliente se envolveu na aprovação do conteúdo e ficou satisfeito com o resultado final?
  • O projeto foi entregue no tempo acordado?
  • O briefing enviado para a equipe de criação foi suficiente? Gerou algum retrabalho?

Vale tomar notas das lições aprendidas ao longo do caminho e do que pode ser otimizado ou feito diferente nas próximas vezes.

Como saber se o gerente da sua agência é a pessoa mais adequada para o cargo?

Agências costumam ser ambientes extremamente dinâmicos, onde tudo acontece muito rápido. Por conta dessa alta velocidade e do alto volume de trabalho, um obstáculo constante do setor parece ser a organização de processos.

Nesse sentido, é fundamental que o gestor de projetos atente-se aos processos da agência e consiga manter todos trabalhando dentro desses parâmetros, sem deixar que detalhes fiquem para trás. E, para fazer isso, existem certas skills que são indispensáveis para esse profissional.

Pode parecer óbvio, mas antes de mais nada o gestor precisa ser organizado. Afinal, não há como gerir uma equipe e diversas atividades se ele mesmo não prezar pela própria organização. Observe como seu gestor realiza seu trabalho; veja se ele sabe priorizar atividades, se utiliza metodologias como Scrum ou SWOT, por exemplo, e se utiliza ferramentas de gestão que o ajudam no dia-a-dia. Esses são bons indicativos de pessoas organizadas.

Capacidade de liderança, boa comunicação e relacionamento, e objetividade são outras habilidades essenciais. Ademais, também é importante manter a calma e saber lidar com crises, afinal, imprevistos podem acontecer e nem sempre o projeto sairá completamente como o esperado.

Uma boa característica dos gestores de sucesso é saber dosar flexibilidade e empatia com foco nos objetivos. É fundamental ter uma boa relação com todos e saber quando ceder, mas sem deixar a capacidade de negociação de lado.

Como orquestrar o show

Considerando tudo que vivenciei desde que entrei na RD e conversando com profissionais que atuaram como gestores por mais de 10 anos, percebi que os maiores desafios dessa função são: saber exatamente o que vai ser entregue e alinhar as expectativas.

Para tentar driblar esses desafios e garantir que o projeto seja concluído com sucesso, seguem algumas dicas:

Conheça todos os músicos

No papel, cada etapa do projeto parece apenas um rabisco ou ação a ser feita; mas, na prática, essas etapas correspondem à equipe. Nada poderá ser feito sem os integrantes do time. Por isso, um bom gestor de projetos é um bom gestor de pessoas.

É vital que o gestor conheça todos com quem estará trabalhando. Quando entrei na Resultados Digitais, agendei pequenas conversas presenciais com cada colaborador que atuaria junto comigo para entender como é o seu trabalho, qual o escopo da sua atuação e como ele me ajudaria no dia a dia.

Isso foi fundamental não só para compreender melhor a dinâmica da empresa e da área na qual trabalho, mas também e principalmente para entender a rotina de trabalho dessas pessoas e me conectar a elas.

Isso me facilitou muito na hora de solicitar alguma demanda ou pedir ajuda, pois aí passei a sentir que de fato estou trabalhando junto ao time, ao invés de apenas ser alguém que pede as coisas e não tem consciência de toda a operação de forma holística.

Faça um planejamento inicial objetivo e colaborativo

Levantar os riscos, custos e oportunidades do projeto são fatores importantíssimos, mas antes de fazer essas avaliações é preciso realizar um bom levantamento de tudo o que deverá ser feito para chegar ao objetivo final.

Primeiro, deve-se definir de forma muito clara qual será o objetivo do projeto. Questione-se: o que você quer alcançar com ele a curto, médio e longo prazo?

Em segundo lugar, você deve quebrar o projeto em pequenas partes. É impossível dar um passo maior que a perna para chegar ao destino final, certo? Com um projeto é a mesma coisa. Tenha paciência!

Anote todas as pequenas atividades que deverão ser feitas e por quem deverão ser feitas. Certifique-se de que você conhece bem os integrantes do seu time e suas respectivas habilidades para aproveitar o máximo potencial de todos.

Uma boa prática é incluir os integrantes do time no planejamento, pedindo suas sugestões. Imagine só pensar em conjunto com uma pessoa fera de conteúdo, um designer e os profissionais de mídia, social e de email marketing? Levando em consideração a opinião de todos, tenho certeza de que o projeto ficará melhor alinhado e passível de ser realizado.

Aproveito para reforçar aqui que tão importante quanto a escolha da equipe, é deixar muito claro qual a função de cada um no projeto, para que no final não haja o risco de uma pessoa entrar na job de alguém ou deixar de fazer sua parte porque confundiu seu escopo de atuação. Alinhe todas as expectativas, desde as tarefas de cada um,  até o que se deve esperar do projeto final.

E não se esqueça de ter esse passo a passo por escrito, seja em um documento ou em forma de apresentação, de forma clara e objetiva, para que todos possam consultar ao longo do processo.

Tenha ferramentas de trabalho bem definidas

Ter ferramentas de gestão colaborativas pode otimizar muito o trabalho da sua equipe, além de dar muita visibilidade sobre o que cada um está fazendo.

Aqui na RD, utilizamos a metodologia de sprint associada ao Trello. Nele, costumamos criar cards com o que deve ser feito, o que está sendo feito e o que já foi feito durante a semana, e podemos adicionar os membros responsáveis em cada atividade.

Dessa forma, fica muito fácil saber o que deverá ser cumprido até o final da semana e quem está fazendo o que. Além disso, o gestor pode avaliar de forma rápida como está o progresso do time.

Também é importante ter um canal de comunicação rápido e efetivo, pois muitas vezes a caixa de email dos colaboradores fica lotada e mensagens importantes podem passar despercebidas. Na RD, utilizamos o Slack. Nele, a comunicação acontece individualmente ou em canais, que podem ser organizados por time, tópicos ou projetos.

E você?

Tem mais alguma dica para compartilhar conosco? Deixe nos comentários! 🙂

 

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