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7 hacks de produtividade para seu dia render mais resultados com menos esforço

Reuniões em pé, automatização de tarefas e outros hacks de produtividade para fazer a sua agência otimizar tempo.

Em vez de ler, que tal ouvir o post? Experimente no player abaixo:

Trabalho não é tudo na vida, mas acabamos nos dedicando a ele mais do que deveríamos.

Lazer, atividade física, estudo e capacitação, boas horas de sono, a companhia da família e dos amigos: tudo isso tem que fazer parte de seu dia a dia e de seus colaboradores.

Uma agência de publicidade, como qualquer empresa, só será produtiva se a qualidade de vida for valorizada.

Quem disse?

Simplesmente alguns mitos empresariais de sucesso, todos extremamente produtivos.

Agência em Pauta: Como fazer a gestão ágil dos projetos de marketing

Scrum? Lean? Kanban? Conheça as peculiaridades de cada metodologia e os benefícios desse modelo de gestão para você e para seu cliente

Hábitos de pessoas de sucesso

Se você duvida, confira alguns hábitos de pessoas de sucesso, líderes corporativos que – definitivamente – entendem do assunto:

Mark Zuckerberg (Facebook)

– Defende a leitura de pelo menos um livro por semana.

Bill Gates (Microsoft)

– Nada de noites em claro: dorme, no mínimo, 7 horas por noite.

– Não é multitarefa: busca fazer uma coisa de cada vez.

– Reserva um tempo para pensar um pouco na vida e aprender suas lições.

Jeff Bezos (Amazon)

– Toma o café da manhã calmamente com a família todos os dias.

Robert Murdoch (Fox)

– Pratica meditação diariamente.

Portanto, não se sinta culpado quando resolver ler aquele livro de empreendedorismo que recomendaram para você ou dormir sossegado uma quantidade razoável de horas, ao invés de conferir Emails, ou revisar planilhas pelo celular.

Se pessoas tão ocupadas como essas conseguem, você também pode!

Entenda uma coisa: trabalhar muito não significa ser produtivo, os resultados que contam!

Quanto mais você e a equipe da sua agência conseguirem entregar com menos esforço, mais produtivo vocês serão. Aí vai sobrar tempo para focar em todas as outras atividades que são tão necessárias.

Mas como se ocupar de tantas coisas e ainda dar conta das obrigações profissionais?

Saber fazer a otimização do tempo e a correta gestão de tarefas pode ser mais simples do que você imagina.

Selecionamos dicas de produtividade, algumas delas usados por muitos dos empreendedores citados acima.

7 hacks e produtividade que você precisa adotar a partir de hoje

Só existe um recurso que é igualmente limitado para todos: o tempo!

Capital, colaboradores, instalações, softwares, espaço. Tudo isso pode, de alguma forma, ser ampliado: algumas agências têm mais, outros têm menos.

Por isso, os grandes hacks de produtividade, aqueles que valem para todo mundo, focam em uma coisa: gestão do tempo. Conheça 7 deles:

1. Faça reuniões em pé

Nada pior que reuniões intermináveis, com gente falando mais do que devia ou trazendo informações desnecessárias.

Um dos grandes problemas das reuniões é seu caráter, à vezes, muito formal, quando se quer, na verdade, apenas alinhar algumas informações rapidamente e tocar a vida.

Solução? Faça reuniões rápidas de pé, de preferência em um local aberto. Ninguém quer ficar um tempão de pé.

Todos serão objetivos, as informações necessárias serão trocadas e rapidamente todos voltarão ao trabalho.

2. Defina dias de foco em tarefas individuais

Imagine que você precisa fazer aquele planejamento X, para o lançamento da ação Y, e tem que se concentrar profundamente nessa tarefa.

Mas não tem jeito: notificações no Slack e na caixa de Email, gente ligando pra você, até uma reunião vai ser marcada no meio do seu dia.

Definir um dia na semana em que as pessoas podem trancar a agenda e não serem incomodados é uma solução que vem sendo adotado em grandes empresas.

Algumas empresa do Vale do Silício como a Pinterest evitam fazer reuniões de quarta-feira, por exemplo.  

3. Crie uma rotina de alinhamento semanal da equipe

Ok, sua agência vai permitir que seus colaboradores tranquem a agenda em determinados momentos.

Mas como os outros vão saber disso?

Criar uma rotina de alinhamento de trabalho com reuniões semanais na empresa pode parecer burocrático, mas é um dos hacks de produtividade usados em organizações como o Trello, com grande sucesso.

A semana já começa com todos sabendo o que cada um vai fazer e quando. E se alguém precisa trancar a agenda, os outros sabem o porquê e respeitam isso.

O grupo se torna mais unido e se organiza para que todos possam usar melhor o próprio tempo e o dos colegas.

4. Lista de tarefas no final do dia

Seu dia está terminando! Hora de ir para casa (para a academia ou um happy hour, talvez?) e você começa a desligar tudo e se preparar para sair.

Pare um pouco! Reserve 15 minutos para fazer uma lista do que precisa ser feito no dia seguinte.

Organize sua agenda e depois se esqueça dela. Esvazia seu cérebro dessas preocupações e só volte a encontrar com elas no dia seguinte, para começar sua jornada já com tudo esquematizado.

5. Comece pelo mais chato e trabalhoso

Por falar em lista de tarefas, como ordenar a sua?

Outro hack de produtividade simples e que funciona muito bem é começar as tarefas por aquelas que você menos gosta e que dão mais trabalho.

Conforme você vai tirando essas “obrigações” da frente, vai ficando cada vez mais motivado.

E na parte final da jornada, quando você já começa a ter menos energia, restam apenas a tarefas mais simples e que dão mais prazer para você.

É bem mais fácil ser produtivo assim!

6. Economize as tomadas de decisões

Umas das atividades que mais usa nossas energias cerebrais é tomar decisões.

Mesmo decisões simples como o que comer no almoço, ou a roupa que vamos usar “gastam” nosso estoque de tomada de decisão.

Saiba que isso é tão verdadeiro que Mark Zuckerberg, Barack Obama e até Albert Einstein estão na lista dos adeptos de não perder tempo escolhendo roupas pela manhã: tenha 4 ou 5 conjuntos de roupas praticamente idênticos e economize essa decisão, todos os dias.  

7. Automatize tarefas

Perder tempo fazendo tarefas chatas e repetitivas, além de desmotivante, impede que você se dedique ao que é realmente importante no seu negócio.

Por exemplo: imagine um e-commerce que converte dezenas ou centenas de vendas todos os dias. Quando isso acontece, um Lead se transformou em cliente e essa informação precisa ser atualizada no RD Station Marketing.

Já pensou o tempo que um funcionário vai gastar para fazer isso?

Usando integrações via API (protocolos da internet que fazem ferramentas na nuvem conversarem entre si) é possível automatizar tarefas repetitivas, como incluir leads automaticamente em um fluxo quando um pagamento for aprovado ou recusado,  emitir notas fiscais, enviar notificações no Slack quando um Lead virá oportunidade ou, até mesmo, atualizar seu CRM. Legal, né?


Agora que você conheceu essas hacks de produtividade, o que acha? Vai ter tempo para ler aquele livro ou pensar na vida de vez em quando?


Este post foi escrito por Marcus Ribeiro, entusiasta de novas tecnologias, empreendedor, CEO da Pluga e jogador de futebol de praia no fim de semana [Part-Time Job]  

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