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Home office em agências digitais: Dicas para gerenciar times à distância

O home office em agências já é uma realidade. Confira neste post dicas do CEO da Studio Createam para gerenciar times que trabalham à distância

Recentemente, diante do aumento dos casos de coronavírus no Brasil, diversas medidas têm sido adotadas para frear a disseminação da doença. Buscando incentivar o isolamento social pelos próximos dias, muitas empresas já estão aderindo ao regime home office. E, com o trabalho à distância, naturalmente surgem alguns pontos de ajuste na rotina dos colaboradores. 

Aproveitando o momento para ajudar você, que ocupa posições de liderança em agências digitais, a gerenciar times em home office, recuperamos e atualizamos o artigo escrito por Sebastian Baltazar, CEO e co-founder da Studio Createam. Realizamos algumas alterações no texto original do Sebastian, visando contextualizá-lo melhor no cenário atual. 

A Studio Createam vivenciou o home office na agência desde o seu início. Estando à frente do negócio na sua mudança de eugência para agência de Marketing Digital, Sebastian acumulou grande experiência gerenciando times à distância. Os principais aprendizados que ele tirou dessa trajetória são compartilhados nas próximas linhas.

Acompanhe!

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As vantagens de aderir ao home office em agências digitais 

Embora o home office seja um assunto em alta no momento, vale ressaltar que ele já era uma tendência no universo do trabalho antes do Covid-19. 

Uma pesquisa da AfterCollege mostrou que 68% dos profissionais da geração millenial têm o interesse em empresas que oferecem modalidades de trabalho remoto. Uma outra pesquisa, do The New York Times, evidenciou que atualmente cerca de 43% dos americanos já trabalham pelo menos alguns dias da semana nesse modelo.

Você pode até tentar resistir, mas está surgindo uma nova forma de se relacionar com o trabalho que não pode ser ignorada. É certo que estamos em meio à uma pandemia e que o cenário que impulsionou a discussão sobre home office nas agências é negativo. Mas, que tal aproveitar o embalo para mudar a forma como se enxerga o trabalho remoto?

Trabalhar de casa demanda algumas adaptações, mas possui benefícios também. Dentre as principais vantagens de gerenciar times que trabalham em modo home office, podemos elencar algumas principais. São elas:

  • Economia de recursos
  • Agilidade de contratação
  • Possibilidade de trabalhar com profissionais de qualquer lugar
  • Escalabilidade
  • Diversidade de ideias, culturas e experiências

Em primeiro lugar, ter colaboradores trabalhando à distância garante uma grande economia de custos. Afinal, você não precisará dispor de espaço, materiais, ou recursos para que estas pessoas desenvolvam seus trabalhos.

Sua agência pode, inclusive, trabalhar com contratos fechados e mais dinâmicos, sem a necessidade de contratação através da CLT. Dessa forma, é muito mais fácil encontrar novos profissionais, criar uma equipe de trabalho e, até mesmo, desligar aqueles que não estão apresentando um bom desempenho.

Essa facilidade de contratação também te dá flexibilidade para buscar os melhores profissionais, em qualquer lugar. Questões geográficas não são mais limitantes. Se você precisa de um design especializado em desenho 3D e não encontra em sua região, pode contratar um do outro lado do mundo para trabalhar no seu projeto.

Além disso, você também ganha escalabilidade. Sua agência de Marketing Digital pode ter diversos clientes e você pode ir criando equipes remotas para lidar com cada um deles. Não é preciso que você faça tudo e nem que contrate diversas pessoas para a sua equipe permanentemente. Você pode começar um negócio mais facilmente e escalar de maneira rápida e eficiente.

Por fim, você pode acrescentar ao seu time pessoas que moram em diversas partes do Brasil e do mundo, favorecendo a conexão entre culturas e ideias diferentes. Especialmente em negócios criativos, esse mix de bagagem cultural dos integrantes faz toda a diferença!

Como eu faço para gerenciar times em home office?

Para gerir os colaboradores da Studio Createam, eu uso algumas técnicas e aplicativos que servem como guia. Antes de mais nada, é preciso ter em mente que será preciso bastante organização e disciplina para manter tudo funcionando.

A seguir, compartilho os principais passos que me ajudaram a manter uma boa rotina de gestão à distância. Espero que isso possa servir de guia inicial para você criar uma rotina estruturada de home office na sua agência. A proposta é ajudar você a ter o controle das suas ações e times, entender o que cada um está fazendo e também criar uma comunicação eficaz e assertiva.

1. Defina uma metodologia de trabalho

O primeiro passo para ter sucesso ao gerenciar seus times em home office é definir uma metodologia de trabalho clara.

Você pode utilizar metodologias como o SCRUM, onde a equipe define um backlog de atividades que devem ser realizadas e organiza cada etapa em sprints. É feito, então, um acompanhamento compartilhado de tudo o que está sendo realizado, assim todos os integrantes conseguem saber como anda cada etapa e ainda são capazes de desenvolver seus trabalhos de forma independente.

Algumas ferramentas extremamente úteis que podem auxiliar você nesse sentido são: Basecamp, Asana e Vivify Scrum.

Existem diversas outras técnicas para organização de equipes e fluxos de trabalho e, além disso, você mesmo pode criar sua própria metodologia. O principal é ter em mente que para conseguir gerenciar um time remoto com excelência, você vai precisar ter procedimentos bem claros. Todos precisam estar na mesma página.

2. Utilize aplicativos e ferramentas para gerenciar fluxos de trabalho

Use a tecnologia a seu favor. Existem diversos aplicativos que ajudam a gerenciar fluxos de trabalho e organizar equipes remotas. Em meu blog pessoal sobre freelancer, cito algumas ferramentas que foram ou são essenciais para o meu negócio e que certamente podem servir para você.

Recomendo que você utilize pelo menos um gerenciador de tarefas, como Trello ou Favro. Com eles, você pode criar tarefas, delegar funções, criar checklists, anexar materiais e mais uma infinidade de coisas.

Existem outros diversos aplicativos que vão te ajudar a organizar a rotina e gerenciar a agência em home office, como o Slack, por exemplo. É uma ótima opção de ferramenta para comunicação, criação de grupos, e troca de arquivos. Por aqui nós temos um canal para cada cliente e mais um canal para cada área, facilitando muito a comunicação e mantendo claro todo o processo das atividades.

Ainda usamos o Slack diretamente conectado com o Favro, de modo a automatizar algumas notificações e tarefas.

Não posso deixar de citar também toda a suíte de aplicativos do Google, que te permite gerenciar calendários, guardar e compartilhar arquivos na nuvem, criar apresentações, etc. A usabilidade é ótima e sem dúvidas será essencial para organizar e facilitar a gestão dos seus times.

3. Defina os valores da sua empresa

Essa deve ser uma das primeiras missões de qualquer negócio que se inicia. Se você ainda não o fez, agora é o momento.

É importante que os novos integrantes da sua equipe entendam o propósito da sua agência; quais seus ideais, quais os valores que você não abre mão, como eles devem tratar os clientes, colegas, e parceiros. Isso ajuda a:

  • Criar identificação e conexão mais fortes com a sua agência
  • Guiar todos os novos integrantes a aprender de forma prática e rápida o espírito do seu negócio
  • Contratação e onboarding de novos funcionários

Não subestime o poder de uma boa definição de valores e missão. 

4. Tenha uma ferramenta única de comunicação

É importante que toda a comunicação feita com seu time à distância seja centralizada em apenas uma plataforma. Se um pedido de trabalho começa no Skype, passa pelo email e termina no Whatsapp, fica praticamente impossível se achar no meio de tudo.

Portanto, adote uma ferramenta centralizadora. Novamente sugiro o Slack, onde é possível criar vários grupos (chamados #canais) diferentes, conversar diretamente com cada pessoa, trocar arquivos, e fazer vídeo-chamadas.

Vale reforçar aqui o primeiro ponto que mencionei, referente a ter metodologias e processos bem definidos. Estabeleça quais são os caminhos de comunicação para cada atividade, para que nenhum fluxo de trabalho seja prejudicado por falta de diálogo.

5. Não se esqueça de dar feedback

Para o home office em agências dar certo, é preciso manter o processo claro e sempre alinhado. Mas além disso, há algo que também é fundamental: manter uma cultura de feedback. Presencial ou remotamente, é essencial que os seus colaboradores saibam onde estão errando e acertando. Somente assim o seu negócio irá evoluir.

Por isso, crie uma rotina de feedbacks. Se possível, aposte em reuniões periódicas por vídeo para alinhar novas estratégias e repassar um feedback. Não esqueça de sempre citar resultados reais, mostrando números e dados para que o colaborador possa entender o que está dando certo ou errado.

6. Tenha foco, força e fé – isso vai ser importante para gerenciar times em home office!

Algumas dicas podem não funcionar especificamente para você, sua agência ou outro tipo de empresa. É preciso testar e avaliar as técnicas e ferramentas que se encaixam melhor. É como diz aquela velha frase que já virou música: você vai precisar de foco, força e fé para gerenciar um equipes remotas.

Como aprendizado nunca é demais, no Blog de Marketing da Resultados Digitais há também um post bem legal no qual o Ricardo Palma, que trabalhou na RD por quase 9 anos, também compartilha suas dicas sobre trabalho remoto. Ele dividiu sua visão sobre o tema como analista e gestor. Se você quer implementar o home office na sua agência, vale a pena a leitura!

Com todas as dicas citadas aqui você vai conseguir se organizar melhor, mas não se esqueça de que este é um processo constante!

Se você já adotou o modelo de trabalho a distância, compartilha nos comentários suas dicas! E se ainda não usa e está pensando em começar, pode pontuar suas dúvidas, vou adorar ajudar.

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