Já aconteceu de, na sua agência, um analista não saber o que é prioridade e, então, atacar pequenos problemas do dia a dia, quando na verdade deveria resolver o problema central?
Talvez essa situação soe familiar. Isso acontece porque, em um cotidiano com atividades tão diversas, como é o caso das agências, é comum que surjam pequenos incêndios.
Apagá-los não é errado. Pelo contrário, é necessário resolvê-los da melhor forma possível. Mas, quando esses imprevistos estão comprometendo outras entregas e se tornando rotina, é hora de avaliar se há alguma lacuna na comunicação com o cliente e ter clareza sobre o que é mais importante.
Indicadores de produtividade para acompanhar em sua agência
Nessas situações, trabalhar com indicadores de produtividade na agência pode ajudar você. Essas métricas ajudam a avaliar a performance e a motivação da sua equipe.
Separamos aqui os indicadores mais importantes, que podem ser usados independentemente do tamanho do time.
1. Produtividade por funcionário
É provável que a avaliação de desempenho feita em sua agência seja baseada na percepção que os líderes têm sobre a produtividade dos funcionários. E isso pode ser um pouco perigoso, uma vez que nossas percepções têm a ver com a afinidade que sentimos pelo outro.
E se um profissional é do tipo que conta para todo mundo seus feitos e outro é mais introspectivo? Será que você não está promovendo aqueles que falam mais alto?
Para tornar esse processo o mais justo possível, é interessante comparar as entregas de maneira quantitativa e qualitativa de pessoas que trabalham nas mesmas coisas. Dessa forma, é possível determinar os maiores talentos e também aqueles que precisam de algum tipo de treinamento ou orientação.
Vamos usar como exemplo um produtor de conteúdo A, que entrega 5 posts em uma semana. Comparando-o com um produtor de conteúdo B, que entregou 3 posts, porém mais completos, sem necessidade de alteração, qual deles pode ser considerado mais produtivo?
Ser produtivo não é apenas produzir mais no mesmo tempo, mas produzir com mais qualidade no mesmo tempo. Esse comparativo também pode ser feito em outras áreas. Será que a equipe de atendimento está fazendo corretamente o briefing do projeto do cliente? Quando as peças voltam da revisão do cliente, elas passam por muitas alterações?
Para que você consiga tais registros de uma forma precisa — e, sobretudo, confiável — será necessário implementar algum tipo de controle mais estruturado em relação ao fluxo de trabalho e também à forma como o tempo é registrado em cada tarefa.
Seguem algumas dicas para você melhorar o fluxo de trabalho da sua agência:
Segmente tarefas por cliente e projeto
Segmentando suas tarefas por cliente e projeto você consegue entender quanto cada um deles custa para agência. Também pode saber se trouxeram lucro ou despesas.
Selecione as tarefas mais executadas
São muitas as tarefas no dia a dia da agência: produção de conteúdo, diagramação de peças de divulgação, planejamento mensal, construção de relatórios para os clientes...
Saber quais são as tarefas mais executadas é importante para entender como sua equipe investe tempo para atender seus clientes, já que os tipos de tarefa podem indicar a dificuldade das demandas. Mostra, também, se é necessário contratar um profissional mais sênior ou júnior, dependendo das demandas mais recorrentes.
Coloque status nas tarefas
Backlog, em andamento, em revisão (aberta, reaberta pelo cliente, reaberta por erro de execução), concluída. Isso ajuda o time a acompanhar o andamento das tarefas de todos, o que é útil inclusive para oferecer ajuda.
Inclua tags para associar as tarefas ao número de identificação do cliente/projeto no financeiro da agência
Se você conseguir classificar as tarefas com esses parâmetros, poderá até saber quantas vezes o cliente pediu para refazer alguma tarefa entregue porque mudou o briefing no meio do caminho. Pode acreditar, mas esse é um número que você vai querer saber para os contratos futuros.
2. Esforço da equipe por projeto
A conta não é simples: não basta inferir que a equipe X, que custa tantos reais por mês, trabalhou 30% do tempo em um determinado projeto.
É importante saber o tempo exato que cada um investiu nas tarefas, além de adicionar seus custos extras. A partir desse cálculo, você terá insumos para mapear seus custos, reprecificar clientes e até melhorar sua relação com eles.
Quer um exemplo? Caso você tenha orçado um determinado valor para o projeto, mas ele custou muito mais do que o esperado, avalie o porquê.
Você pode analisar se os profissionais mais caros investiram tempo demais em tarefas de menor dificuldade, ou se as reuniões demoraram mais do que deveriam. Outro fator importante de ser avaliado é se o número de vezes que o projeto foi e voltou do cliente excedeu o que se espera — se sim, talvez esteja na hora de você fixar um limite para as refações.
E você, como tem medido a produtividade na sua agência? Deixe suas dicas aqui nos comentários. :)
