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Kanban: 6 passos para implementar esse método na sua agência

Descubra o que é essa metodologia de gestão e confira o passo a passo para implementá-la na sua agência

Você chega no trabalho todos os dias e confere tudo o que precisa fazer. Analisa as tarefas que foram finalizadas e as que ainda faltam concluir, define o que precisa ser feito primeiro e o que pode ser realocado, e descobre que algumas coisas nem precisam ser feitas. Estou certa?

Se esse cenário te descreveu, você já está usando uma metodologia de gestão para gerir sua rotina sem saber! Se você faz isso de forma visual, então, pode ter certeza de que está utilizando o Kanban. Que tal conhecer um pouco mais sobre essa prática?



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O que é o Kanban?

O termo Kanban significa “tabuleiro” e propõe a utilização de cartões (nossos famosos post-its) em um quadro para acompanhar de forma visual, prática e otimizada o andamentos dos fluxos de tarefa no trabalho. Conforme as atividades são desempenhadas, o post-it é colocado no campo do status correspondente. Simples, né?

Pois essa é a essência do Kanban: ser menos prescritivo, o que o permite ser adaptável a quase todo tipo de cultura e empresa, inclusive à sua agência. Conforme seus princípios fundamentais confirmam, ele permite uma evolução constante e que pode ser monitorada, ao invés de partir logo para uma mudança radical.

Princípios Fundamentais do Kanban

O Kanban possui 4 princípios fundamentais focados em melhoria contínua dos processos que já existem na sua empresa e, principalmente, das pessoas. São eles:

  • Comece com o que você está fazendo agora;
  • Concorde em buscar mudanças evolucionárias;
  • Inicialmente, respeite os papéis, responsabilidades e cargos atuais;
  • Incentive atos de liderança em todos os níveis.

A importância da gestão à vista para garantir o engajamento

Uma das principais utilizações do Kanban é o que chamamos de “gestão à vista”. De forma resumida, significa colocar os principais itens de controle ao alcance de toda a equipe para facilitar o acompanhamento da evolução dos indicadores.

Além disso, é uma das formas de manter o engajamento e a transparência do time, já que permite o acompanhamento do andamento dos projetos por todos de uma forma mais visual e direta, e quando isso acontece fica mais fácil organizar as tarefas e definir as prioridades.

Além de facilitar a circulação das informações, o método também permite identificar riscos, problemas e atrasos com antecedência.

Mas, para que o quadro do Kanban atenda ao seu objetivo, é necessário ficar atento à sua localização: ele deve estar em um local de fácil acesso e atualização para que toda a equipe possa consultá-lo.

Como implementar o Kanban na sua agência

Para que o Kanban funcione na sua empresa, é necessário definir algumas etapas anteriores à sua implementação.

1. Mapeie seu processo

Identifique como seu trabalho começa, de onde surgem as demandas e defina a forma de construir as atividades até a entrega final para o cliente. Assim, será possível construir o quadro de acordo com a necessidade da sua empresa.

2. Detalhe as atividades e as entregas que serão monitoradas

É fundamental que você saiba onde cada atividade começa e termina para que seja possível monitorar sua evolução, bem como a performance da equipe para otimizar sua produtividade.

3. Priorize as atividades e defina os recursos

Com a priorização das atividades sua equipe saberá exatamente onde deve atuar, mantendo o fluxo de trabalho otimizado dentro da empresa e reduzindo o estresse e a sobrecarga que compromete a produtividade.

4. Monte seu Kanban

Com sua metodologia de trabalho definida, é hora de colocá-la em forma visual para que sua equipe tenha acesso a todas as informações de forma fácil.  Para isso, você só precisará de um quadro branco e alguns post-it. Use e abuse das cores (é importante que elas tenham uma coerência) mas não se preocupe com a estética no primeiro momento. Precisamos que seja funcional, não bonito. 😉

5. Use-o

Incorpore-o no seu dia-a-dia e trabalhe a resistência da equipe. Com o treinamento adequado, seu time comprará a ideia e o processo passará a fazer parte da cultura da empresa. Mas não se esqueça: a participação de todos é fundamental, então trabalhe a motivação, ao invés da obrigatoriedade de usá-lo.

6. Melhore constantemente

Motive sua equipe a trazer feedbacks e faça os ajustes necessários para otimizar o processo. Afinal, o Kanban é da empresa e ele deve ser tratado como tal, com a contribuição de todos.

Fácil, certo?

Com o Kanban, além da redução de desperdício de tempo e custo, você ainda ganha com a melhoria da gestão de mudanças de prioridade, maior visibilidade dos projetos e maior simplificação do processo, garantindo que todos os passos sejam executado do início ao fim.

 

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