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Conheça as melhores práticas em reuniões para agências

Embora muitos digam o contrário, as reuniões são primordiais para as tomadas de decisão na agência. Neste post mostramos como deixá-las mais produtivas

Reuniões são indispensáveis na rotina de trabalho, sobretudo em agências de comunicação. Entretanto, tais encontros são vistos por boa parte dos profissionais como uma perda de tempo; algo que poderia se resumir a um simples envio de email. Mas por que isso acontece?

Como o dia a dia de uma agência é marcado por uma infinidade de demandas e prazos super apertados, o tempo gasto dentro de uma sala de reunião pode gerar atrasos na confecção dos jobs e, consequentemente, resultar em entregas fora do prazo – um quadro nada bom para a reputação do negócio. E nada bom para a imagem das reuniões também.

Ademais, a crise surgiu e aumentou ainda mais a insegurança dos gestores. Nesse sentido, a busca desenfreada pela redução de custos e aumento de eficiência se faz necessária; mais um motivo para querer ver longe aquela reunião semanal que parece atrapalhar a rotina de trabalho. Mas, acredite: esses momentos são sim importantes para a agência e é possível torná-los mais produtivos.  Continue lendo para saber como!



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Scrum? Lean? Kanban? Conheça as peculiaridades de cada metodologia e os benefícios desse modelo de gestão para você e para seu cliente.

Afinal, o que é uma reunião produtiva?

O significado de produtividade gira em torno do “resultado daquilo que é produtivo”, ou seja, do que se produz, do que é rentável. Na prática, trata-se de aproveitar melhor o tempo e manter os envolvidos engajados e interessados no que está sendo feito.

Uma reunião eficiente é consequência de um planejamento prévio de pauta e da definição dos objetivos que se quer alcançar com o encontro. O resultado? As reuniões começam a ser encaradas menos como um momento de chateação e mais como uma oportunidade para a troca de conhecimento, definições de escopo de trabalho, e outras atribuições importantes.

Vamos exemplificar com um momento bem conhecido nas agências: as reuniões de briefing. O objetivo dessa etapa é reunir, em um único documento, informações indispensáveis para que os profissionais envolvidos nas jobs tenham base para desempenharem suas tarefas eficientemente. Do contrário, é impossível gerar boas propostas comerciais, compreender os desafios enfrentados pela empresa e enxergar oportunidades de melhorias.

Nesse sentido, existem algumas práticas que tornam essas reuniões mais produtivas, sejam elas presenciais ou por videoconferências:

  • Mostre-se interessado no que o cliente diz;
  • Converse de maneira natural, isso favorece o interesse do cliente por seus serviços;
  • Invista no Rapport, criando uma ligação de empatia com a outra pessoa;
  • Evite perguntas engessadas, aborde questões que façam sentido  para o cliente.

 

Quais as práticas fundamentais para reuniões mais eficientes?

A elaboração de um guia com boas práticas em reuniões e o uso da tecnologia são bons exemplos de ações que você pode colocar em prática. Confira outras a seguir.

Pense se o encontro é realmente necessário

Em toda boa estratégia, o planejamento é o primeiro passo. Com as reuniões não é diferente, sendo importante refletir se o encontro é, de fato, necessário.

Antes de convocar uma reunião, faça o seguinte questionamento: o assunto pode ser resolvido com uma breve conversa ou um simples envio de e-mail? Muitas vezes, transitar entre os outros departamentos é uma saída quando o tempo é curto e a resolução de uma questão precisa ser imediata.

Outro ponto importante é levar em consideração o atual momento vivido pela agência. Caso a empresa esteja passando por uma fase de turbulência ou crise, é fundamental avaliar se é realmente necessário realizar reuniões para debater o assunto em questão ou se ele pode dar lugar a outro tema mais importante.

Foque, portanto, no que é relevante a curto prazo para a saúde da agência. Lembra que citamos a perda de tempo como um fator preponderante para que as reuniões sejam vistas com maus olhos? O que evitará isso é ter objetivos bem claros. Afinal, qual a finalidade da reunião? É solucionar um problema? É definir metas? Tenha esses pontos definidos antes de iniciar o encontro.

Compartilhe um material com os participantes

Depois de validar se a reunião é realmente necessária, é hora de unir, em um único documento, todas as informações que você precisa para dar sequência ao processo.

Lembre-se: extrair o máximo de valor das reuniões requer a definição prévia da pauta e do tema central a ser debatido. Eles precisam estar diretamente ligados aos objetivos da reunião, o que evitará a perda de tempo com assuntos irrelevantes.

Alguns itens que você precisa levar em consideração ao definir a pauta são: o tempo disponível, o nível de urgência, a relação com os departamentos e os possíveis desdobramentos.

Depois de escolher os tópicos vem a parte mais importante, que é registrar as informações e divulgá-las aos participantes em uma apresentação simples. E por falar em participantes, convoque somente os profissionais primordiais, isso ajudará a manter o foco e evitará interrupções no trabalho.  

Não marque reuniões de última hora

De nada adianta querer que todos os envolvidos contribuam com boas ideias se não há tempo hábil para que se possa fazer um estudo prévio sobre o tema.  Para que isso não ocorra, procure planejar e marcar as reuniões com antecedência.

Isso permite que os colaboradores possam administrar suas demandas com calma, deixando a agenda livre para o encontro. Assim, os colaboradores estarão aptos a se manifestarem de forma segura e acrescentarem informações que de fato sejam relevantes para a solução de um problema.

Defina os responsáveis por tomar nota das pautas

Nem sempre todos os colaboradores estarão disponíveis para as reuniões semanais. Em muitos casos um funcionário precisa se ausentar por motivos de saúde ou por assuntos que demandam maior prioridade dentro da própria agência.

Nesse caso, uma boa dica é estabelecer, em cada reunião semanal, um responsável por tomar nota do que é discutido nos encontros. Isso porque decisões importantes podem ser tomadas nessas reuniões, e é fundamental que todo o time esteja ciente do que foi discutido.

Para facilitar esse processo, crie uma pasta com documentos de cada reunião e permita que todos tenham acesso. Assim, o responsável poderá inserir suas anotações em um único local e ninguém perderá nenhuma informação relevante.

Escolha um ambiente apropriado

É preciso levar alguns fatores em consideração quando o assunto é fazer com que as reuniões sejam dinâmicas e cumpram com o seu objetivo. O primeiro passo é se certificar de que o local seja ideal para realizar apresentações ou para receber clientes.

Ao eleger uma sala estratégica para todos os tipos de reuniões, garanta que ela leve em consideração a quantidade de participantes. Atente-se também para os fatores que podem vir a comprometer  o seu desenvolvimento: o ambiente é propício para ruídos que possam prejudicar o andamento da reunião? Os equipamentos estão bem posicionados? Há ventilação e acesso rápido a banheiros? Entre outros.

Utilize metodologias ágeis

Falar de gestão de projetos sem citar os métodos ágeis é quase impossível.

Um dos métodos ágeis mais utilizados atualmente é o Scrum, já que pode ser aplicado a diversos ambientes de trabalho e integrado a outros métodos. Na prática, o Scrum concentra-se na divisão dos projetos em ciclos, os quais são representados por reuniões conhecidas como Sprints.

O Scrum tem como objetivo organizar e dividir um projeto em subtarefas que deverão ser realizadas no prazo de uma a três semanas. Já que estamos falando de produtividade, a metodologia contribui para tornar o desenvolvimento de um projeto mais dinâmico e estruturado, considerando as diversas fases do trabalho.

Porém, antes de colocá-lo em prática, é preciso ter em mente uma definição clara do projeto. Lembre-se de dividir todas as suas tarefas em etapas menores de modo que possam ser concluídas de forma rápida.

Funciona assim: todos os envolvidos no projeto em questão estabelecem um período para as reuniões, pode ser uma vez por semana, a cada 15 dias ou uma vez por mês. O foco de cada encontro é definir as atividades que serão executadas por cada um até a próxima reunião. Nesse sentido, é imprescindível estimar o tempo que será gasto em cada tarefa e registrar em uma planilha.  

Há também a possibilidade de realizar reuniões diárias, denominadas Daily Scrum. Assim, fica fácil entender e compartilhar o que foi feito no dia anterior, identificar falhas e definir prioridades para os próximos dias.

Como a Bee Creative tornou suas reuniões mais produtivas?

A Bee Creative é uma agência que oferece serviços voltados para  promoções, ponto de venda, redes sociais, entre outros. Conhecida por sua preocupação com o planejamento estratégico em cada uma de suas ações, a agência também se destaca quando o assunto é garantir a eficiência nas reuniões.

Para conseguir atingir esses objetivos, a Bee Creative se empenha em construir uma pauta com os principais assuntos que serão debatidos. Todos os participantes possuem tópicos em mãos e sabem que, caso no meio da conversa outros assuntos apareçam, eles não serão tratados como prioridades.

Além disso, a agência conta com uma pessoa responsável pelo controle do tempo, que avisa quando o encontro estiver chegando ao final do período determinado. Afinal, é comum que as reuniões se estendam para muito mais do que o necessário, o que pode atrapalhar a produtividade da equipe.

Outra dica importante é solicitar que os envolvidos não levem celulares, notebooks ou qualquer aparelho que possa causar distrações. Isso porque o foco deve ser no que está sendo conversado naquele momento, sendo que outros assuntos deverão ser resolvidos em diferentes oportunidades.

Durante o encontro, se surgirem dúvidas ou novos assuntos, para não atrapalhar o andamento da discussão, uma boa ideia é anotá-los para serem abordados depois, caso haja tempo. Também é importante que todos respeitem o momento de fala de cada integrante, de forma a evitar ao máximo as interrupções.

A reunião deve ser organizada e coordenada do começo ao fim pela agência, evitando ao máximo dispersar em assuntos que não são relevantes no momento. Ao encerrar, deixar clara as responsabilidades de cada um. – Wellington Detoni, Executivo de Contas da agência Bee Creative.

Tão importante quanto tornar as reuniões mais produtivas é estabelecer processos na rotina da agência. Se você não adota um modelo padrão no fluxo dos seus jobs, diversos gargalos podem surgir. Para evitar isso, criamos um material completo para ajudá-lo a gerenciar os processos na sua agência. Veja quais são eles e saiba como tratá-los neste post!

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