Método GTD: O que é e como usar para ganhar produtividade

O método GTD é uma ferramenta de produtividade pessoal criada por David Allen; descubra como aplicar na sua rotina neste post


Você já se sentiu sobrecarregado com o peso de todas as coisas que você precisa fazer? Eu, certamente, já. Tenho certeza que cada um de nós pensa, com certa frequência, que as 24 horas do dia não são suficientes para dar conta de tudo. Mas a verdade é que somos nós que precisamos aprender a gerenciar melhor o nosso tempo. E é aí que o método GTD (Getting Things Done) entra em cena.

O método GTD é uma ferramenta de produtividade pessoal desenvolvida pelo consultor de produtividade, David Allen. Ele pode ser usado para ajudar qualquer pessoa que precise melhorar suas habilidades de funcionamento executivo. 

Nos próximos parágrafos, com base no livro A arte de fazer acontecer, de David Allen, vamos explorar este método e mostrar como você pode incorporá-lo na sua rotina.

O que é o método GTD: Getting Things Done?

O sistema Getting Things Done, criado por David Allen, é mais do que um sistema de gerenciamento de tempo. Na verdade, a metodologia foi criada para trazer ação e ordem para a nossa organização, que é desorganizada. 

Como assim?

O método GTD permite que as pessoas tenham controle sobre a sua própria rotina, ajudando-as a organizar suas tarefas e viver uma vida mais consciente. Ele se concentra na ideia de mover todos os itens de interesse, tarefas e projetos para informações que você precisa lembrar, fora de sua mente. A proposta é esvaziar a mente dessas “obrigações” para você conseguir controlá-las.

Você gravará esses itens externamente antes de dividi-los em etapas acionáveis ​​nas quais poderá trabalhar. Quando você grava essas etapas, o foco é principalmente agir nessas tarefas, em vez de apenas observá-las e ficar pensando “preciso fazer tal coisa”. 

O método GTD é explicado em detalhes no livro “A arte de fazer acontecer”, de David Allen, e todo o conteúdo deste post foi escrito com base nele. Embora a obra não seja exatamente nova (foi publicada pela primeira vez em 2001), ela foi atualizada em 2015 para incluir as mudanças em nossa produtividade provocadas pelo aumento do uso da tecnologia. Ou seja, o livro continua sendo um método super atual que pode ajudar (e muito) na vida de qualquer pessoa!

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Os 5 pilares do método GTD

A abordagem GTD é implementada através de uma sequência de etapas. Essas etapas compõem essencialmente os 5 pilares deste método, que são os facilitadores dos processos operacionais. São eles:

1. Captura

Se existe alguma pendência que você precisa fazer e está presa na sua mente, você precisa colocá-la pra fora antes de resolver. Limpar sua mente de toda a desordem e organizar adequadamente suas tarefas é a maneira mais efetiva de lidar com as coisas.

É por isso que o primeiro passo do método GTD é capturar. Ou seja, coletar o que está preso em sua mente. Isso pode envolver qualquer coisa, desde e-mails profissionais pendentes, telefonemas, compromissos, até simplesmente limpar seu guarda-roupa e dar comida para os cachorros. 

Transfira todas essas tarefas para um sistema externo, que pode ser uma ferramenta de gerenciamento de tarefas. Você pode adotar o sistema que mais funciona pra você: um simples aplicativo de lista de tarefas, um papel, bloco de notas do celular, enfim – qualquer ferramenta da sua preferência, seja tecnológica ou não.

2. Clareza

Muitas vezes, a mente humana age como uma grande acumuladora de ideias, por mais triviais que sejam. Para converter adequadamente todas essas ideias confusas em ações viáveis, você precisa distinguir as tarefas acionáveis ​​e não acionáveis ​​para se livrar das que não podem ser feitas, limpando assim alguma memória cerebral. E é sobre isso a segunda etapa do método GTD.

 A etapa de clareza consiste em processar as tarefas que foram coletadas na etapa anterior e dividi-las em ações menores e mais gerenciáveis. O objetivo aqui é limpar a desordem e obter uma imagem clara do que está por vir nos processos seguintes, de execução.

Vamos a um exemplo prático: imagine que na etapa de captura, uma das atividades que você anotou que precisa ser feita é criar a logo de um cliente. Na etapa de clareza você vai decompor essa “criação de logo” em etapas menores, como reunião de briefing com o cliente, estudo do universo da marca, coleta de referências, desenho da logo, etc. Vê como ao fazer isso, os projetos já ficam menos assustadores e sua mente mais organizada?

3. Organização

Depois de decidir as tarefas acionáveis, categorize-as e priorize-as de acordo com as datas de vencimento ou urgência. Essa é a etapa de organização.

Existem inúmeras tarefas à sua frente, algumas das quais você não precisa fazer imediatamente. Priorizar é fundamental para manter o controle da sua rotina. Porém, é importante manter um único registro com todas as tarefas pendentes, para que você possa recuperá-las mais tarde de forma fácil. 

Mas, como exatamente você organiza suas tarefas? Através da árvore de decisão do método GTD! No livro, Allen explica um processo simples de tomada de decisão que o ajuda a categorizar suas tarefas por meio de uma série de perguntas que eventualmente levam às ações apropriadas.

Em primeiro lugar, você precisa decidir se suas tarefas específicas são acionáveis ou não. Supondo que não sejam, é interessante usar 3 categorias para dividi-las:

  • Lixo: aqui ficam os itens que não valem o seu tempo e não requerem nenhum tipo de atenção
  • Referências: esta lista consiste em todas as informações úteis que não requerem nenhuma ação, mas que podem ser necessárias em um futuro próximo
  • Algum dia/talvez: categoria de todas as tarefas que você não tem certeza se devem ser feitas imediatamente. Guarde essas tarefas, mas revise-as regularmente para ver se alguma ação precisa ser tomada

Em seguida, você avança para outras questões para decidir o que exatamente você precisa fazer para os processos de operações.

É aqui que entra em jogo o conceito de “contextos”. Categorize suas tarefas de acordo com o contexto ao qual elas se referem e vincule tarefas semelhantes. Por exemplo; e-mails de acompanhamento importantes que precisam ser feitos serão agrupados no contexto “e-mail”. Isso torna o rastreamento de tarefas extremamente conveniente e rápido.

Em resumo, você pode dominar o jogo da organização dividindo suas tarefas em listas de tarefas apropriadas, de acordo com seus níveis de prioridade e urgência. Você precisa decidir primeiro se a tarefa é acionável ou não. Se não for, você a move para a lixeira, referências ou uma lista de algum dia/talvez.

Agora, isso nos leva ao segundo aspecto, as tarefas acionáveis. Se a tarefa for acionável, você precisará determinar se a próxima ação pode ser feita em 2 minutos. Faça isso imediatamente se puder ser feito em menos de 2 minutos. Caso leve mais tempo que isso, você pode delegar a tarefa para um responsável, agendar a realização da tarefa (com data e horário definidos) ou transformar essa tarefa em um projeto.

No contexto GTD, um “projeto” é qualquer coisa que exija mais de uma etapa para ser concluída. Se as tarefas exigirem mais de uma etapa para serem concluídas, coloque-as em qualquer uma das três categorias a seguir:

  • Lista de espera: todas as tarefas que você delegou a outras pessoas para execução
  • Lista de próximas ações: ações que precisam ser feitas, mas estão sem data de vencimento
  • Calendário: ações que devem ser concluídas em uma data ou hora específica

Depois de organizar suas tarefas, você está um passo mais perto de realizá-las com inteligência.

4. Reflexão

Para que o método GTD funcione de forma eficaz, você precisa revisar seu fluxo de trabalho com frequência. É aqui que entra a etapa de reflexão, que deve ser constante. A análise aprofundada para monitorar o progresso e identificar as próximas ações a fazer ajuda muito a refletir sobre suas decisões e quais ajustes você precisa fazer na rotina. 

5. Engajamento

A quinta e “última” etapa do GTD é, efetivamente, começar a executar as tarefas. Tudo está bem na sua frente, desde as datas de vencimento até os níveis de prioridade. Você só precisa começar a trabalhar e terminar as coisas.

Como você pode ver, o método GTD requer uma certa quantidade de tempo e energia para ser configurado. No entanto, depois do primeiro contato com a metodologia, todas as etapas vão ficando cada vez mais automatizadas e você passa a organizar sua rotina de forma mais fluida.

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