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Modelo de organograma: como estruturar e escalar sua agência digital

Confira dicas práticas de como você pode montar sua equipe para ter um negócio escalável e rentável

Em vez de ler, que tal ouvir o post? Experimente no player abaixo:

 

 

Já se perguntou qual é a estrutura de equipe ideal para a sua agência? Se sim, este post é para você!

Não acredito em fórmulas de sucesso, não existe mágica. Portanto, o que você vai ler é uma percepção e uma ideia de estrutura ideal para você adaptar ao seu modelo de negócio.

Trabalhando diretamente e indiretamente com agências digitais há mais de 6 anos, pude entender a fundo como são suas estruturas e processos de trabalho. Uni essa experiência com o modelo de negócios da Resultados Digitais e fiz um escopo de qual seria uma estrutura ideal para escalar o seu negócio. Espero que ajude no seu planejamento.

Quer aprender sobre construção de equipe em vídeo? Então experimente no player abaixo!

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Iniciando sua escalada

Para escalar um negócio você precisa de volume e, quando digo volume, digo mais clientes! Sim, focar em vendas neste momento fará com que você entre em um ritmo escalável. Algumas perguntas que você deve responder antes de iniciar essa escalada na agência:

  • Qual o máximo de clientes que você consegue atender no momento? Qual é o gargalo de atendimento da sua agência?
  • Se você conseguir mais X clientes, sua equipe atual vai conseguir absorver essa demanda?
  • Que tipos de entregáveis deve considerar para cada projeto?
  • Quais tipos de profissionais você vai precisar para entregar o projeto com excelência?
  • Qual a sua meta de crescimento?

Com essas perguntas respondidas, você terá uma visão mais ampla das ferramentas que irá precisar para estruturar sua equipe.

Modelo de organograma de agências

Temos muitas maneiras de organizar a estrutura da sua equipe, a ideia é trazer insights para que você encontre o modelo ideal para a sua agência.

Separei o organograma em 3 blocos: estratégia, gerência e operação:

modelo de organograma para agências de marketing digital

1. Estratégia

Geralmente esses cargos são ocupados pelos sócios da agência por terem uma visão estratégica e macro do negócio e dos seus clientes. Nesse nível, as pessoas responsáveis devem evitar de “colocar a mão na massa”. A ideia é que essas funções sejam desempenhadas com uma visão mais holística e com precisão estratégica.

O ideal é que cada cargo seja ocupado por um profissional diferente. Vejo em muitas agências que o sócio é o “faz tudo”, ocupa todas as posições sozinho e acaba prejudicando o crescimento da empresa por não dar a devida atenção a uma (ou todas) dessas áreas.

Veja mais: Afinal até onde deve ir o papel do sócio da agência?

Planejamento

Acredito que a área de planejamento seja a mais conhecida e a mais utilizada nas agências atuais. É ela que absorve o briefing que chegará da área comercial, garante o repasse das informações coletadas ao time e que as entregas esperadas pelo cliente sejam compreendidas e executadas.

Aqui entra todo o planejamento do projeto, alinhamento de cronograma, entregas, métricas e KPIs, ferramentas que serão utilizadas e definição da equipe de trabalho, garantindo assim que o cliente ficará satisfeito durante sua estadia na agência.

Comercial

Aqui está o X da questão, como mostra o Panorama de Agências Digitais 2018, poucas agências possuem uma área comercial bem estruturada. Isso é um grande erro.

Ou sua agência está acomodada com os clientes atuais, ou não tem perspectiva de crescimento, ou não sabe como fazer.

Toda vez que escuto um proprietário de uma agência digital falando que não investe no comercial ou não tem um profissional dedicado, sempre falo:

Ok, você tem X clientes, se o seu melhor cliente (ou mais) falir ou pedir rescisão de contrato, qual será o impacto gerado nas finanças e na estrutura do seu negócio? Como você vai conseguir outro cliente em tempo recorde para suprir esta perda?

Vi muitas agências fecharem as portas por causa do caso acima, perdendo clientes cruciais. Quando precisaram de novos, não tinham uma área estruturada pronta, e ai, foi tarde demais.

Na minha visão, a área comercial é o coração da empresa, já que será a responsável por bombear dinheiro e negócios para sua agência. Portanto, não deixe de ter uma boa estrutura comercial.

O cenário ideal é que tenha entre 2 e 3 pessoas dedicadas para esta operação (dependendo do porte da agência). O sócio geralmente é o diretor e o que vai ficar à frente. Abaixo dele temos vendedores, pré-vendas e assistentes para manter a operação viva todos os dias.

O comercial é o responsável por todo o processo de vendas: prospectar, qualificar, elaborar proposta, negociar e fechar. A coleta do briefing também é realizada já no início do processo comercial, portanto quando fechar um novo cliente a agência deve realizar uma reunião de kick-off de projeto envolvendo o time de planejamento para garantir o alinhamento das entregas.

Leia mais: Estratégias de gestão de agências: como fazer as equipes comercial e de atendimento terem uma boa comunicação

Administrativo

Área responsável pelas finanças, contas a pagar e recursos humanos.

Vejo muitos sócios perdendo muito tempo nesta operação, sendo que ele poderia estar focado mais em questões estratégicas. É fundamental delegar funções e nomear pessoas para cuidar destas atividades.

2. Gerência – Unidade Escalável

Eu chamo esse nível de maestro. É o nível responsável por orquestrar a operação, garantir o sucesso do projeto e é a unidade que pode e deve escalar de acordo com a conquista de novos clientes. Geralmente esses cargos são ocupados por pessoas mais seniores com experiência de mercado e, principalmente, gestão de pessoas.

Nesse nível temos 2 posições importantes para escalar o negócio.

Gerente de projetos

Perfil de profissional mais analítico. É o maestro da operação, responsável em receber o escopo do projeto e garantir as entregas no tempo acordado, atendendo todos os objetivos. O dia a dia desse profissional é ficar em contato com a equipe de operação (conteúdo, arte, mídia, tecnologia etc.) e garantir suas entregas.

Dependendo do porte do projeto/cliente, entregas e escopo, esse gerente pode atender de 5 a 10 clientes (avaliar caso a caso). Pensando nisso, caso você queira atender 40 clientes, você pode pensar em contratar 4 gerentes de projetos.

Dessa forma, você vai precisar escalar a equipe de acordo com o número de novos clientes.

Gerente de atendimento

Perfil de profissional voltado para o relacionamento interpessoal — mais uma peça chave na sua estrutura escalável. Vejo que é muito comum esse tipo de profissional em agências tradicionais e maiores. As agências menores geralmente não tem um profissional dedicado no atendimento, o sócio (ou o gerente de projetos) muitas vezes fazem esse papel.

O gerente de atendimento é a pessoa responsável por ficar em contato direto com o cliente final, o seu objetivo é garantir um bom relacionamento e a satisfação do cliente, entendendo como estão as entregas e coletar feedbacks constantemente.  

Dependendo do porte do projeto/cliente, entregas e escopo, esse gerente pode atender de 5 a 10 clientes (avaliar caso a caso).

Operação

Mão na massa, é aqui que a mágica acontece! Acredito que esse é o único nível que você pode pensar em terceirizar na sua agência. A operação vai depender do portfólio de serviços que a agência oferece. Pensando em uma agência especializada em Inbound Marketing, sugiro:

Criação

Responsáveis pela elaboração de peças gráficas, posts em redes sociais, banners e outros materiais envolvendo criação. Vi em muitas agências essa operação sendo liderada por 1 diretor de arte e 2 ou 3 designers.

Marketing

Responsáveis na construção de relatórios, gestão de ferramentas de markerting (RD Station, Google Analytics, Facebook Audience Insights, SEMrush, Moz, Datanyze e outras) e análise de métricas. Área responsável por garantir que as estratégias do planejamento estão sendo executadas e que o projeto está atingindo o seu máximo potencial.  

Conteúdo

Responsáveis pela elaboração dos conteúdos para diferentes mídias. Nesse caso, vale pensar em terceirizar essa operação com um parceiro de conteúdo, como Contentools ou Rock Content. Para escalar essa operação, acredito que ter um redator para cada segmento acaba inviabilizando o projeto. Faça uma análise da sua operação e veja o que é mais viável para o seu momento.

Mídia

Responsáveis por garantir uma compra de mídia mais eficiente e otimização dos motores de busca. Essa também é uma operação que vi muitas agências terceirizarem. Vale consultar empresas que prestam este tipo de serviço, como a BlueBerry.

Tecnologia

Caso a agência trabalhe com construção de sites e lojas virtuais. Essa operação costuma onerar muito os custos da agência, então avalie se vale a pena ter profissionais in house ou externos.

Tracionar!

A principal mensagem é: pense em uma estrutura enxuta e eficiente no início para ganhar escala. Dessa forma, você conseguirá entregar um serviço de qualidade e trazer bons resultados aos seus clientes.

Agora você tem um modelo para seguir. Faça uma adaptação para o seu modelo de negócio, crie um processo eficiente e comece a escalar a sua agência.

Deixe seus comentários e fico á disposição para aprofundarmos mais sobre esse assunto.



Agência em Pauta: Como estruturar uma equipe de excelência

Neste episódio, abordamos sobre como sua agência pode atrair e capacitar talentos, prezando pela cultura e a qualidade das entregas para os clientes

Post publicado em janeiro de 2018 e republicado em outubro do mesmo ano.

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