5W2H é o acrônimo em inglês para perguntas que devem ser feitas para relatar um fato, situação ou, como prefiro definir, um plano de ação. Ele é usado comumente em organizações muito bem estruturadas que optam por descrever com muita clareza suas situações ou como irão caminhar frente a um caso, oferecendo a todos os stakeholders uma clareza absurda.
De modo geral, implementar o 5W2H pode parecer um ato burocrático, porém é um exercício de clareza para aqueles que irão desempenhar o plano de ação. Aplicar esse método faz os envolvidos no projeto sair do subjetivo, caminhando para uma solução com baixo índice de refação.
O que significam as letras da sigla 5W2H
As letras usadas no acrônimo se referem a: What, Why, Where, When, Who, How e How Much. Vejamos em detalhes como cada um desses itens pode ser compreendido:
What (O quê) - O primeiro W do 5W2H
Nesta pergunta buscamos responder o quê deverá ser feito, de forma simples e objetiva.
Why (Por quê) - O segundo W do 5W2H
Já a pergunta do "por quê" visa explicar a razão desta atividade existir. Isso dá uma compreensão do "todo" para quem irá implementar o plano de ação.
Where (Onde) - O terceiro W do 5W2H
Basicamente precisamos definir onde será realizada aquela atividade/ação. Pode ser no meio online, no meio presencial, em uma ferramenta específica (como a RD Station) ou em um documento. O importante é dar a clareza para quem irá executar de onde isso será feito.
When (Quando) - O quarto W do 5W2H
Talvez uma das perguntas mais poderosas seja essa. Definir quando espera-se completar esta atividade dá clareza em relação a expectativa de finalização.
Who (Quem) - O quinto W do 5W2H
A pergunta mais simples e direta, quem irá executar aquela atividade do plano de ação. Pode ser um indivíduo ou um grupo de pessoas.
How (Como) - O primeiro H do 5W2H
Esta é uma das perguntas que mais necessitam de atenção e detalhamento. É aqui que deve-se investir boa parte do tempo, escrevendo o passo a passo para a realização daquela atividade. Não podem ficar espaços em branco. Tudo precisa estar definido e roteirizado.
How much (Quanto irá custar) - O segundo H do 5W2H
Talvez aqui não haja tanto detalhamento quanto à pergunta anterior, mas a informação é extremamente delicada. Definir o quanto irá custar aquela ação é fundamental para a organização ter clareza do seu impacto financeiro.
Como aplicar o 5W2H em Projetos de Marketing Digital
Pode parecer algo de outro mundo usar um framework como o 5W2H para um projeto de Marketing Digital, mas com certeza o seu uso nos dá mais clareza e evita retrabalhos ou momentos não esperados. A ideia aqui é bem simples: antes de executar algum projeto ou iniciativa mais complexa, junte as pessoas envolvidas naquela ação e liste os 5W2H em um documento online, como no Google Docs, por exemplo.
Cada integrante deste grupo deve anotar ou contribuir frente ao item do framework, buscando dar clareza do que e como será feito. Ao final da documentação do framework, todos os integrantes fazem a leitura completa do documento, buscando qualquer ausência de informação. Caso não haja ajustes, o projeto pode ser iniciado.
Como exemplo, imagine que um grupo (pode ser uma agência) precisa executar um projeto de campanhas de mídia para um novo cliente. Junta-se em um grupo, o gestor de tráfego pago, a pessoa de criação, e o copywriter ou produtor de conteúdo. Estes três integrantes farão o detalhamento do 5W2H. Neste exemplo:
- What = criação de uma campanha para o cliente XYZ divulgando o produto ABC.
- Why = o cliente XYZ deseja obter mais oportunidades de negócios, uma vez que sua meta anual está 50% abaixo do esperado.
- Where = será utilizado a compra de mídia nas plataformas Google e Instagram, não sendo usado o Facebook.
- When = a campanha deverá começar no dia 01 de Junho. Terá uma duração de 3 meses.
- Who = Esta ação será executada pelo Carlos, gestor de tráfego pago, Joana, designer, e Júlia, copywriter.
- How = Buscaremos atingir o perfil ideal de cliente da empresa XYZ utilizando o Google em buscas com termos relacionados ao produto ABC. Já no Instagram a ideia é criar campanhas de percepção de marca, oferecendo um material de topo de funil, atacando a principal dor existente no mercado e que se conecta com o produto ABC. Serão utilizadas campanhas de criativos estáticos e também em vídeo. Neste momento faremos uso de stories e publicações em feed.
- How much = o investimento em campanhas será de R$ 10.000,00 por mês, durante 3 meses, sendo divididos em 60% em Google e 40% em Instagram. Após 45 dias de campanhas, será realocado o investimento baseado em resultados.
Viu como aplicar o 5W2H é mais simples do que parece, mas faz uma diferença enorme na clareza do projeto?
Uma vez que você desenha um planejamento de ações baseado no 5W2H fica muito mais fácil de cumprir com os compromissos, tendo visão nos detalhes e aumentando as chances de resultados. Na próxima oportunidade, use o framework e veja como tudo será mais prático e funcional!
Este post foi escrito por Fábio Ricotta, CEO da agência Mestre.
