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O segredo para sua agência montar um planejamento consistente

No mês da publicação deste post, completo seis anos de casado, repletos de experiências e novidades em minha vida. Mas o tema de hoje não está exatamente relacionado a esse período, e sim ao que o antecedeu.

Foram cinco meses entre a decisão de nos casarmos e o momento do “sim” frente aos convidados. Um intervalo de tempo extremamente curto, considerando que realizamos um evento para 200 pessoas, com tudo o que tínhamos direito.

Mas para que tomássemos essa decisão, o primeiro passo foi mergulhar de cabeça no assunto principal deste post: planejamento.

Na época, meados de 2009, eu havia saído da sociedade de uma agência digital e assumido a função de planner em outra digital de São Paulo, onde cuidava do plano estratégico, mídia e atendimento dos clientes, tendo mais tarde assumido com exclusividade essa última função e me firmando na área de gestão de contas, de onde não saí mais.

Com todas essas mudanças em minha vida, três anos de namoro e 28 de idade, decidi junto com minha namorada (atualmente minha esposa) que era a hora de pensarmos nos próximos passos – nesse caso, em direção ao altar. 🙂

O que mais nos preocupava na época era saber se daríamos conta de arcar com todos os custos envolvidos na vida a dois na cidade de São Paulo ($$$), e apesar de sabermos que no começo geralmente é bem difícil, queríamos minimizar ao máximos essas incertezas. Reconhece um pouco esse cenário no mundo dos negócios?

Assim como o nosso casamento demandou que tivéssemos os pés no chãos para que pudéssemos realizá-lo, sua agência pode necessitar um planejamento consistente para alcançar os resultados desejados. Por isso, focamos grande energia nas planilhas e organizamos os processos em três pilares principais:

1. Estrutura

Todo planejamento, seja na vida pessoal ou profissional, precisa ser bem estruturado e detalhado para que possa direcionar ao nosso objetivo. Isso serve para nos mostrar se estamos no caminho certo para alcançá-lo, bem como nos fornecer informações que permitam tomadas de decisões e mudanças de percurso com segurança, quando necessário.

2. Objetivos

É aquilo que desejamos alcançar em um momento futuro. No nosso caso, queríamos nos casar, mas o objetivo desse planejamento era nos prepararmos para isso. Para isso, precisaríamos validar se nossos atuais salários seriam suficientes para arcar com os custos envolvidos. Caso não fossem, seria necessário entender quanto mais precisaríamos ganhar para alcançarmos nosso objetivo.

No mundo dos negócios, existem inúmeros outros objetivos, como por exemplo: fundar uma empresa de marketing digital, aumentar o número de clientes, entregar melhores resultados aos clientes, criar novos pacotes de serviços oferecidos, renovar o contrato com a carteira de clientes, entre outros.

Os objetivos, além de serem planos futuros e geralmente mais abrangentes, dizem de forma sucinta e direta o que queremos alcançar.

3. Metas

Já as metas são as quantificações dos objetivos, principalmente em valor e prazo. Voltando ao nosso exemplo, queríamos nos casar, um com o outro, em um ano, logo tínhamos 12 meses para nos preparar financeiramente.

Trazendo para o mundo dos negócios, podemos pensar em exemplos como: aumentar o número de clientes em 20% nos próximos 6 meses, ou então, reduzir o custo de aquisição de clientes em 10% até o segundo trimestre do ano, indo além, aumentar a taxa média de abertura das campanhas de email em 30% nos próximos três meses, e assim por diante.

Para nos ajudar a definir metas de forma estruturada, existe um método criado e batizado por Peter Drucker, um dos grandes nomes da administração, chamado de Teoria da Gestão por Objetivos, ou como é mais conhecido, S.M.A.R.T.

Esse modelo é baseado em 5 pilares:

S – Specific / Específico
A meta precisa obrigatoriamente ser específica, clara e sem dupla interpretação, como no exemplo “Ter a receita mensal de X mil reais em 12 meses”, ou então, “aumentar a taxa de abertura dos emails em 30% em 3 meses“.

M – Measurable / Mensurável
Precisamos ter indicadores que nos permitam saber se estamos caminhando em direção às metas, que nos permitam medir a qualquer momento nossa evolução.
No meu caso, era o aumento em R$ de nossa receita/reserva mensal, mas poderia ser o aumento da taxa de abertura de emails, o aumento no número de clientes da empresa, a redução em R$ do custo de aquisição de clientes, etc.

A – Achievable / Atingível
Metas podem e devem ser desafiadoras, isso faz com que saiamos de nossa zona de conforto e possamos superar nossos limites, porém não podem ser impossíveis de realizar no período estabelecido.

Se nós precisássemos, por exemplo, dobrar nossos salários ou então reduzir nossos custos em 80% no período de 2 meses, digo com 100% de certeza que essa meta seria impossível de alcançar.

O mesmo acontece nos negócios da sua agência: aumentar em 20% o número de clientes em 6 meses é possível? Supondo que a empresa possua hoje 10 clientes, e sabe-se que cada um deles leva em média 2 meses para ser conquistado, conseguiríamos conquistar dois novos clientes (20%) em seis meses? Possivelmente sim! E seis novos clientes? Bem mais difícil, não?

R – Relevant / Relevante
A meta precisa estar totalmente relacionada ao objetivo, ela precisa ajudar com que o objetivo seja alcançado. Caso exista alguma dúvida em relação a isso, é um alerta para revisar a meta.

Saber quanto precisaríamos ter de receita mensal era um ponto fundamental para sabermos se poderíamos nos casar em um ano ou não e, mesmo que descobríssemos que não conseguiríamos no prazo desejado, saberíamos pelo menos quão longe estaríamos de nosso objetivo.

T – Time-based / Temporizável
Termos prazo para executar nossas metas faz com que elas não sejam despriorizadas e deixem de ser o foco de suas ações. Por isso, mesmo que você tenha muito tempo para alcançá-las, defina esse tempo, e se policie para garantir que não o ultrapassará.

Por fim, o plano de ação

Definidos os objetivos e metas, o próximo passo é sair do plano das ideias e botar a mão na massa. Para isso, é importante montar um plano de ações, ou seja, o que faremos na prática para alcançarmos o que buscamos.

Um plano de ação pode ser composto por poucas ou muitas ações, não é isso que garantirá o sucesso, mas sim o impacto dessas ações em nossas metas e indicadores.

Em meu caso, o plano de ação para o tão almejado casamento possuía algumas tarefas, como:
– Listar todas nossas fontes de receita;
– Listar todos os custos que já tínhamos e os novos que teríamos após nos casarmos;
– Listar todos os custos da festa de casamento e lua-de-mel;
– Calcular quanto precisaríamos e conseguiríamos juntar por mês até a data do casamento.

Com todas essas informações em mãos, poderíamos tomar qualquer decisão com muito mais segurança, e também acompanhar a nossa evolução a todo momento.

Trazendo novamente para o mundo dos negócios, vamos utilizar o exemplo “aumentar a taxa de abertura dos emails em 30% em 3 meses” e ver como ficaria um possivel plano de ações.

Apesar de ser algo que pareça simples, para atacarmos essas metas podemos e devemos investigar dois principais caminhos, como a estrutura das campanhas de email e a forma com que estamos selecionando os leads que estão recebendo as campanhas. Teríamos então em nosso plano de ações tarefas como:

– Selecionar todas as campanhas enviadas nos últimos 3 meses;
– Calcular a taxa média de abertura dessas campanhas;
– Identificar quais campanhas tiveram performance acima e abaixo da média;
– Analisar a base de Leads que recebeu as campanhas e entender se esses Leads são os melhores para as receber, se são Leads que pediram para receber emails, se são Leads que demonstraram em algum momento interesse pelo tema das campanhas enviadas;
– Levantar e documentar hipóteses para que essas campanhas tenham tido tais resultados;
– Iniciar testes nas próximas campanhas ajustando segmentação de Leads e/ou assunto dos emails e/ou horário de disparo das campanhas e/ou frequência de envio das campanhas. (Para ir mais a fundo nesse tópico, leia mais sobre Teste A/B e Realização de Experimentos).

Mas lembre-se: isso é um processo contínuo

Uma definição de planejamento que li recentemente e muito me agrada, diz que “Planejamento é um processo contínuo e dinâmico que consiste em um conjunto de ações intencionais, integradas, coordenadas e orientadas para tornar realidade um objetivo futuro, de forma a possibilitar a tomada de decisões antecipadamente”.

Essa frase une as principais características e benefícios do ato de nos planejarmos, dando destaque para o fato de ser um processo contínuo. Ou seja, é algo que está em construção e podemos ajustá-lo a qualquer momento caso necessário, a partir de um plano de ações orientado ao atingimento de algo no futuro.

Sun Tzu, outro grande nome da estratégia e autor do best-seller A Arte da Guerra, diz que, “mesmo sabendo que poderão alterar seu planejamento de acordo com as circunstâncias, os vencedores sempre fazem um para iniciar“. Assim, não importa que tudo pode mudar se tivermos um objetivo e metas claras, o planejamento nos permitirá realizar essas mudanças com muito mais segurança.

Para finalizar, deixo aqui outra célebre passagem de Sun Tzu:

Vencedores planejam antecipadamente”

E você? Quer ser também um vencedor?

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