Saiba como escalar e estruturar sua agência com esse modelo de Organograma

O organograma de uma empresa é um esquema visual que demonstra a estrutura de time do negócio. Nessa ferramenta de gestão, estabelecem-se os cargos e suas hierarquias, grupos de trabalho e funções de cada um. É um quadro gráfico que ajuda a entender a dinâmica dos colaboradores de uma empresa. 

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Já se perguntou qual é a estrutura de equipe ideal para a sua agência? Se sim, este post é para você! Mas antes de começarmos, é importante destacar que não acreditamos em fórmulas de sucesso. Afinal, não existe mágica. Portanto, o que você vai ler é uma percepção e uma ideia de estrutura ideal para você adaptar ao seu modelo de negócio, beleza? Unimos a experiência do nosso time de consultores de agências ao modelo de negócios da RD e fizemos um escopo de qual seria uma estrutura ideal para escalar o seu negócio. Ou seja, chegamos a um organograma de empresa que você pode adotar e adaptar à sua realidade. Esperamos que ajude no seu planejamento!

Iniciando sua escalada: O que você precisa considerar antes de montar o organograma da sua empresa

Para escalar um negócio você precisa de volume. E quando falamos de volume, estamos falando de mais clientes! Sim, focar em vendas neste momento fará com que você entre em um ritmo escalável. Portanto, algumas perguntas que você deve responder antes de iniciar essa construção de time ideal na sua agência são:

• Qual o máximo de clientes que você consegue atender no momento? Qual é o gargalo de atendimento da sua agência?
• Se você conseguir mais X clientes, sua equipe atual vai conseguir absorver essa demanda?
• Que tipos de entregáveis deve considerar para cada projeto?
• Quais tipos de profissionais você vai precisar para entregar o projeto com excelência?
• Qual a sua meta de crescimento?

Com essas perguntas respondidas, você terá uma visão mais ampla das ferramentas que irá precisar para criar um organograma adequado.

O que é o Organograma de uma empresa

A velha máxima "tá difícil de entender? Quer que eu desenhe?" faz todo o sentido quando precisamos deixar claro como a equipe da agência está estruturada para facilitar o fluxo de processos e a gestão de pessoas. Um organograma nada mais é do que uma representação gráfica que mostra a disposição de cargos, tornando mais evidente quem responde a quem dentro de uma organização — que, nesse nesse caso, é uma agência. Veja um exemplo: É importante destacar que cada caixa no organograma representa um cargo e não uma pessoa. Levando em conta que a expectativa é de que a sua equipe cresça e que eventualmente também possa haver alguma rotatividade, não é interessante personalizar esse documento. De certo modo, um organograma pode refletir ainda a cultura organizacional de uma empresa e até representar o plano de carreira. Objetivamente, para elaborar um organograma e fazer bom uso dele, o recomendado é:

1. Separar claramente os cargos em “caixinhas” e definir suas respectivas responsabilidades;
2. Indicar o nível hierárquico de cada cargo, ou seja, apontar visualmente quem está acima e quem está abaixo, e quais são as conexões entre as áreas;
3. Apresentar e validar o documento com os funcionários, garantir que não haja dúvidas sobre a estrutura e, se possível, imprimir o organograma e deixar o documento fixado em um local visível a todos na empresa. Além disso, reforçar que não se trata de uma formalização burocrática para amarrar as estruturas da agência, mas sim um instrumento para facilitar o fluxo dos processos e a gestão de equipes.

Falando em equipes, não adianta nada a sua agência ter um organograma bem definido se os seus colaboradores não têm claro qual é a função deles na organização. Por isso, é fundamental alinhar com a sua equipe o papel de cada um dentro da estrutura da agência. Isso é, qual o valor de cada "engrenagem" na máquina para que ela possa rodar. Isso pode inclusive intensificar o engajamento do colaborador, assim como a sensação de pertencimento e de valorização na empresa. Pode também incentivar a delegação de tarefas, algo bastante desafiador em organizações enxutas. A divisão de responsabilidades é fundamental para que cada um foque no que importa, saiba a quem se reportar e saiba até mesmo o potencial de crescimento dentro da organização. Papéis bem definidos impactam diretamente na produtividade da agência e até mesmo na imagem que ela pode passar no mercado e perante os clientes.

Modelo de organograma de agências

Temos muitas maneiras de organizar a estrutura da sua equipe. Aqui a ideia é trazer insights para que você encontre o modelo ideal para a sua agência. Separamos o organograma em 3 blocos: estratégia, gerência e operação:

Estratégia: Nível 1 do Organograma

Geralmente, nos organogramas esses cargos são ocupados pelos sócios da agência. São eles que costumam ter a visão estratégica e macro do negócio e dos seus clientes. Nesse nível, as pessoas responsáveis devem evitar “colocar a mão na massa”. A ideia é que essas funções sejam desempenhadas com uma visão mais holística e com precisão estratégica. O ideal é que cada cargo seja ocupado por um profissional diferente. Vemos em muitas agências que o sócio é o “faz tudo”, mas isso acaba prejudicando o crescimento da empresa porque ele não consegue dar a devida atenção a uma (ou todas) as áreas. Veja mais em: Afinal até onde deve ir o papel do sócio da agência?

1. Planejamento

A área de planejamento talvez seja a mais conhecida e a mais utilizada nas agências atuais. É ela que absorve o briefing que chegará da área comercial, garante o repasse das informações coletadas ao time e que as entregas esperadas pelo cliente sejam compreendidas e executadas. Aqui entra todo o planejamento do projeto, alinhamento de cronograma, entregas, métricas e KPIs, ferramentas que serão utilizadas e definição da equipe de trabalho. As caixinhas de planejamento do organograma são as pessoas que garantem que o cliente ficará satisfeito durante sua relação com a agência.

2. Comercial

Aqui está o X da questão. Como mostra o Panorama de Agências Digitais poucas agências possuem uma área comercial bem estruturada. Isso é um grande erro. Ou sua agência está acomodada com os clientes atuais, ou não tem perspectiva de crescimento, ou não sabe como fazer. A área comercial é o coração da empresa, já que será a responsável por bombear dinheiro e negócios para sua agência. Portanto, não deixe de ter uma boa estrutura comercial. O cenário ideal no organograma é que  a agência tenha entre 2 e 3 pessoas dedicadas para esta operação (dependendo do porte da empresa). O sócio geralmente é o diretor e o que vai ficar à frente. Abaixo dele temos vendedores, pré-vendas e assistentes para manter a operação viva todos os dias. O comercial é o responsável por todo o processo de vendas: prospectar, qualificar, elaborar proposta, negociar e fechar. A coleta do briefing também é realizada já no início do processo comercial, portanto quando fechar um novo cliente a agência deve realizar uma reunião de kick-off de projeto envolvendo o time de planejamento para garantir o alinhamento das entregas. Leia mais em: Estratégias de gestão de agências: como fazer as equipes comercial e de atendimento terem uma boa comunicação

3. Administrativo

Essa é a área do organograma responsável pelas finanças, contas a pagar e recursos humanos.

Gerência - Unidade Escalável do Organograma

Chamamos esse nível de maestro. É o nível do organograma responsável por orquestrar a operação, garantir o sucesso do projeto e é a unidade que pode e deve escalar de acordo com a conquista de novos clientes. Geralmente esses cargos são ocupados por pessoas mais seniores com experiência de mercado e, principalmente, gestão de pessoas. Nesse nível temos 2 posições importantes para escalar o negócio.

1. Gerente de projetos

Perfil de profissional mais analítico. É o maestro da operação, responsável em receber o escopo do projeto e garantir as entregas no tempo acordado, atendendo todos os objetivos. O dia a dia desse profissional é ficar em contato com a equipe de operação (conteúdo, arte, mídia, tecnologia etc.) e garantir suas entregas. Dependendo do porte do projeto/cliente, entregas e escopo, esse gerente pode atender de 5 a 10 clientes (avaliar caso a caso). Pensando nisso, caso você queira atender 40 clientes, você pode pensar em contratar 4 gerentes de projetos. Dessa forma, você vai precisar escalar a equipe de acordo com o número de novos clientes.

2. Gerente de atendimento

Perfil de profissional voltado para o relacionamento interpessoal — mais uma peça chave na sua estrutura escalável. É muito comum esse tipo de profissional em agências tradicionais e maiores. As agências menores geralmente não tem um profissional dedicado no atendimento, o sócio (ou o gerente de projetos) muitas vezes fazem esse papel. O gerente de atendimento é a pessoa responsável por ficar em contato direto com o cliente final, o seu objetivo é garantir um bom relacionamento e a satisfação do cliente, entendendo como estão as entregas e coletar feedbacks constantemente.   Dependendo do porte do projeto/cliente, entregas e escopo, esse gerente pode atender de 5 a 10 clientes (avaliar caso a caso).

Operação: Nível 3 do Organograma

Mão na massa, é aqui que a mágica acontece! Acredito que esse é o único nível que você pode pensar em terceirizar na sua agência. Mas mesmo se optar por terceirizar, não deixe de detalhá-lo no seu organograma! A operação vai depender do portfólio de serviços que a agência oferece. Pensando em uma agência especializada em Inbound Marketing, sugerimos:

- Criação

Responsáveis pela elaboração de peças gráficas, posts em redes sociais, banners e outros materiais envolvendo criação. Vi em muitas agências essa operação sendo liderada por 1 diretor de arte e 2 ou 3 designers.

- Marketing

Responsáveis na construção de relatórios, gestão de ferramentas de markerting (RD Station, Google Analytics, Facebook Audience Insights, SEMrush, Moz, Datanyze e outras) e análise de métricas. Área responsável por garantir que as estratégias do planejamento estão sendo executadas e que o projeto está atingindo o seu máximo potencial.  

- Conteúdo

Responsáveis pela elaboração dos conteúdos para diferentes mídias. Nesse caso, vale pensar em terceirizar essa operação com um parceiro de conteúdo, como Contentools ou Rock Content. Para escalar essa operação, acredito que ter um redator para cada segmento acaba inviabilizando o projeto. Faça uma análise da sua operação e veja o que é mais viável para o seu momento.

- Mídia

Responsáveis por garantir uma compra de mídia mais eficiente e otimização dos motores de busca. Essa também é uma operação que vi muitas agências terceirizarem. Vale consultar empresas que prestam este tipo de serviço, como a BlueBerry.

- Tecnologia

Caso a agência trabalhe com construção de sites e lojas virtuais. Essa operação costuma onerar muito os custos da agência, então avalie se vale a pena ter profissionais in house ou externos.

Tracionar!

A principal mensagem é: pense em uma estrutura enxuta e eficiente no início para ganhar escala. Dessa forma, você conseguirá entregar um serviço de qualidade e trazer bons resultados aos seus clientes. Agora você tem um modelo de organograma de empresa para seguir. Faça uma adaptação para o seu modelo de negócio, crie um processo eficiente e comece a escalar a sua agência.

Post publicado em janeiro de 2018. Em setembro de 2021, foi atualizado e republicado.

Perguntas frequentes

O que é um organograma e como fazer?

O organograma é um esquema visual que representa a estrutura de time de uma empresa. Para fazer um organograma você precisa representar em forma de desenho ou esquematização os funcionários de um negócio, quais seus cargos e nomes, as funções que desempenham e qual a hierarquia entre os cargos.

Como explicar o organograma?

O organograma é uma representação visual da estrutura organizacional de uma empresa. Por meio dele você consegue explicar como os cargos e funções da empresa estão conectados e hierarquizados.

Para que serve um organograma?

O organograma serve para mostrar visualmente como é a organização de time de um negócio.