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Planejamento operacional: Entenda o que é e como colocá-lo em prática na sua agência

Não há quem diga o contrário: com planejamento, tudo flui de uma forma melhor. Seja na sua vida pessoal ou profissional. Ter um bom planejamento operacional permite que você consiga mover as ideias do campo das estratégias para o campo da prática.

Afinal, de que vale uma grande ideia sem um planejamento para que ela saia do papel e vire realidade?

Sabe as estratégias e os planos que você tanto pensou e sonhou para sua agência? É com um bom planejamento operacional que você vai realizá-las e alcançar o sucesso.

Neste artigo, você vai entender o que é um planejamento operacional e como colocá-lo em prática no seu negócio.

Boa leitura!

 Mas, afinal, o que é Planejamento Operacional?

Também chamado de ‘plano de trabalho’, o planejamento operacional é uma forma de fazer com que o planejamento estratégico de uma empresa se transforme em ações, tarefas e processos a serem executados.

Ou seja, o caminho para que as metas e objetivos, que são guiados pela estratégia, sejam alcançados.

O planejamento operacional é individual de agência para agência e conta com a participação de diferentes perfis de profissionais, pois engloba tudo desde a estruturação de processos internos, como a gestão de pessoas e de recursos financeiros.

Por exemplo, imagine uma agência que realiza apenas trabalhos pontuais, voltados para social media, e uma outra agência que desenvolve estratégias de Inbound Marketing. O planejamento operacional de cada uma delas será exclusivo, pois suas estratégias, objetivos e metas são diferentes.

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Qual é a importância e por que uma agência precisa de um planejamento operacional?

Com um planejamento operacional, uma agência consegue fazer com que suas metas se tornem um fluxo de trabalho palpável.

É comum que o planejamento operacional seja feito previamente. Por exemplo, vamos supor que você estipule as metas e objetivos para sua agência em uma janela de dois anos.

A partir dessas estratégias definidas, é a hora de elaborar o plano operacional que será responsável por torná-las realidade.

Um grande benefício do planejamento operacional é que você vai conseguir enxergar possíveis barreiras e gargalos que existem em meio aos processos internos da sua agência. Com isso, você identifica os pontos de melhoria que podem ser ajustados para o cumprimento das metas e objetivos estipulados.

Acredite, o planejamento operacional é o que vai fazer toda a diferença para que o seu planejamento estratégico caminhe conforme o esperado.

3 Passos para você estruturar o planejamento operacional da sua agência

1. Tenha processos internos bem estruturados

Independentemente do tamanho de uma agência, ela precisa de processos. Processos claros ajudam a escalar os resultados de um negócio. Se você tiver uma eugência ou pequena agência, se começar a estruturar seus processos desde o início, no futuro, não precisará fazer isso.

A gestão de processos é o que garante que eles serão feitos da maneira certa, e é fundamental para:

Criar padronização

Padronizar é algo que garante, primeiramente, a qualidade no trabalho que será executado. Seguir um padrão te ajuda a eliminar o risco de erros, o que é fundamental para gerir melhor o tempo e ter uma garantia do resultado esperado.

Organizar

É preciso definir bem qual é o ciclo de etapas de cada processo, ou seja, qual é a ordem de execução de uma tarefa.

A organização evita que passos importantes sejam pulados, garantindo que não haja comprometimento do fluxo de trabalho da agência. Processos internos bem estruturados ajudam a deixar a rotina da agência mais dinâmica e intuitiva.

Como estruturar os processos internos de uma agência (independente do tamanho):

Defina os processos que serão mapeados

Documente e registre os processos que serão mapeados. Pode ser de serviços, Vendas ou mesmo a fase onboarding do cliente ou de um novo colaborador. Crie um passo a passo das ações que fazem parte dos processos – desde quando o cliente chega até a entrega ou finalização do trabalho, por exemplo. 

Documente cada processo da agência

Crie um documento e registre todos os detalhes. Os processos precisam ser devidamente documentados para que a agência possa escalar e garantir seu desempenho. Isso é importante para que, mesmo em caso de saída de funcionários, por exemplo, os novos contratados saibam por onde começar.

Treine sua equipe

Uma equipe bem treinada é capaz de fazer qualquer fluxo de trabalho funcionar.

Monitore, mensure e repita

Se um processo deu certo, veja o que pode ser melhorado para trazer ainda mais resultados. E caso não tenha funcionado, mapeie as razões que levaram ao fracasso para refinar o processo.

2. Tenha atenção aos seguintes pontos: gestão do fluxo de trabalho e gestão financeira

Gestão do fluxo de trabalho

Fazer uma boa gestão do fluxo de trabalho pode ser uma ótima estratégia para alcançar melhores resultados na sua agência. Ao estruturar esse processo, é possível identificar falhas e obstáculos que trazem maus resultados e afetam a produção de forma negativa.

Gestão financeira

Um bom gerenciamento de finanças é determinante para não perder dinheiro e ter recursos financeiros para que o planejamento operacional siga em frente.

Nesse contexto, entra em ação a chamada gestão financeira estratégica, que nada mais é do que um conjunto de providências tomadas para fazer com que a situação econômica de um negócio seja a mais vantajosa possível. Não esqueça de olhar para o seu negócio sempre com o foco de sempre melhorá-lo.

3. Estabeleça um fluxo de tarefas claro para sua agência

Esse é um ponto primordial para que um planejamento operacional cumpra seu objetivo. Então, invista tempo em mapear todos os pontos de contato entre o cliente e o produto final. 

A grande dica aqui é criar templates para organizar o fluxo das tarefas da sua agência. Confira um exemplo de fluxo de tarefas:

Exemplo 1: Lançamento e manutenção de blog

Cliente: Nome do cliente

Projeto: Lançamento do blog

Tarefas

  1. Mapeamento de personas
  2. Estudo de SEO (Search Engine Optimization)
  3. Criação da identidade visual do blog
  4. Criação e revisão dos textos iniciais
  5. Elaboração de calendário de publicações
  6. Produção de primeiro grupo de posts
  7. Produção das imagens para os posts
  8. Calendário de divulgação dos posts
  9. Publicação efetiva dos posts
  10. Testes
  11. Divulgação de blog em redes sociais e outras mídias.

Tarefas ongoing (que acontecerão durante o projeto):

  1. Acompanhamento de resultados
  2. Reunião semanal para alinhamento

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Os três passos citados acima são essenciais para que você consiga estruturar o planejamento operacional da sua agência, mas você precisa ir além.

Depois de colocar os três passos em prática, faça o exercício de revisão com um olhar crítico pensando em pontos que poderiam apresentar algum risco para as operações.

Por exemplo, recursos financeiros, prazos, equipe e por aí vai. Quando você tem os riscos mapeados, é possível enfrentá-los de uma forma mais preparada.

Entenda: para alcançar os resultados desejados, as estratégias precisam caminhar junto com o planejamento operacional, sempre prezando por uma gestão assertiva e eficiente.

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