Você já recebeu aqueles Emails longos, que mesmo após minutos lendo é quase impossível captar a mensagem principal? Ou comunicados vagos, que ao invés de expressar algo só deixam você com mais dúvidas? Eu já.
Estamos vivendo na era da informação e somos bombardeados por ela o tempo inteiro. O volume de informes é tão alto que, muitas vezes não sabemos qual deles deve ser priorizado. O resultado? Sem saber exatamente o que fazer com esses dados, a transmissão da nossa mensagem nem sempre é efetiva.
Segundo o Raio X: Gestão das agências de marketing no Brasil, a maior causa de um job não sair como o esperado é a má comunicação com os próprios colaboradores envolvidos no projeto, ou com o próprio cliente. Esses dados são alarmantes e reforçam a importância de se ter canais e técnicas de comunicação eficientes dentro das agências.
É nesse contexto que venho apresentar uma ferramenta que pode ajudar você a organizar suas ideias, tornar seus Emails mais curtos e transmitir exatamente a mensagem que você deseja passar: a comunicação em pirâmide.
Acompanhe!
O PCP é uma sistemática que busca estruturar nossas argumentações de modo a tornar a comunicação mais clara. Sua lógica é passar a mensagem de trás para frente, isso é, partindo da conclusão para os fatos.
O princípio possui, basicamente, 3 diretrizes:
- Começar pela tese ou conclusão
- Agrupar os argumentos de suporte (e resumi-los ao máximo)
- Organizar as ideias de suporte de maneira lógica
A sua tese (ou conclusão) é também chamada de resposta. Isso porque é com ela que você deve começar a responder uma questão ou a estruturar uma linha de raciocínio. Ela é a ideia central do seu argumento e, portanto, deve estar a frente de todas as outras ideias.
Os seus argumentos de suporte são os fatos ou ideias que sustentam a sua resposta. Uma boa prática aqui, que costuma ser usada sempre em conjunto com princípio da pirâmide, é a regra dos 3. Ela estabelece que, toda vez que um argumento for apresentado, deve-se usar 3 razões para sustentá-lo. De acordo com especialistas, esse número é um bom equilíbrio entre ser sucinto e prolixo, e garante uma argumentação assertiva e confiável.
É importante notar que cada um dos seus argumentos de suporte dará origem a outros argumentos de suporte, e assim sucessivamente. É por isso que esse princípio é ilustrado pela forma de uma pirâmide, cuja base pode continuar crescendo.
E é exatamente por isso que chegamos ao ítem 3: para manter a ordem, é preciso organizar suas ideias de suporte de maneira lógica. Você pode organizá-los por ordem cronológica, por grau de importância, ou ainda de forma estrutural. Isso vai depender do assunto em questão.
>> Leia mais: Comunicação assertiva: o que é, importância e dicas para colocar em prática
Aplicando o conceito na escrita
Se você chegou até aqui e não entendeu muito bem, calma! Para ilustrar o princípio da comunicação em pirâmide, trago um exemplo prático.
Veja a seguir um primeiro modelo de e-mail no qual uma funcionária tenta remarcar uma reunião:
Mensagem 1:
Pessoal, boa tarde! Tudo bem?
O Eric me ligou para dizer que não poderá comparecer a reunião no dia 5, pois terá outro compromisso importantíssimo nesta data. Já o André disse que poderá vir dois dias antes ou depois, ou até mesmo no dia 10, mas não antes do dia 30. A secretária do Bruno também entrou em contato, e avisou que ele só voltará de viagem no dia 5 bem tarde, correndo o risco de poder participar da reunião ou não.
Por hora, a sala está reservada para o dia 6, porém já verifiquei que um dos únicos dias do mês em que ela também estará livre é o dia 7. Pensando nisso, que tal marcarmos para essa data?
Aguardo a resposta de vocês para definirmos isso.
Obrigada!
Agora, veja como essa mesma lógica de argumentação ficaria no modelo pirâmide:
Mensagem 2:
Repare em como o raciocínio fica mais claro quando se estrutura o comunicado dessa forma. Isso ajuda não só a transmitir mais efetivamente a mensagem, como também a priorizar as informações.
Observe que, ao comunicar isso em um Email, por exemplo, a base da pirâmide poderia ser excluída sem prejudicar o valor do comunicado:
Pessoal, boa tarde! Tudo bem?
Podemos remarcar a reunião do dia 5 para o dia 7?
Isso seria mais conveniente para Eric e André, além de possibilitar a presença do Bruno. Além disso, já verifiquei e a sala está disponível neste dia.
Aguardo a resposta de vocês para definirmos isso.
Obrigada!
Neste modelo, o conteúdo principal da mensagem é destacado. Muito mais clean, não? Mas atenção: isso não significa que as informações da base da pirâmide sejam inúteis. Pelo contrário. Como se pode observar, são elas que dão sustentação a todo o raciocínio.
O importante aqui é perceber que, dentro do contexto do dia a dia, onde as pessoas são sugadas pela rotina e não têm tempo de prestar atenção aos detalhes ou de ler Emails infinitamente longos, essas informações podem mais prejudicar a mensagem do que enriquecê-la. Mas, caso alguém questione a funcionária mais profundamente sobre as razões da mudança, aí sim é hora de usar esses argumentos.
Aplicando o Princípio da Pirâmide na comunicação verbal
A comunicação em pirâmide é muito usada no meio corporativo, mas ela não se restringe a isso. É uma técnica que você pode carregar dentro do bolso para aplicar em, literalmente, qualquer situação!
Para tornar isso mais palpável, trago aqui um exemplo extremamente comum de diálogo que as pessoas têm. Veja a seguir:
Diálogo 1
Ciclano: Oi, Fulano! E aí, como foi seu final de semana?
Fulano: Oi, Ciclano!
Então, sábado só saí na parte da manhã, corri e depois fui malhar. Depois almocei em casa; eu e minha mãe fizemos uma lasanha maravilhosa. O resto do dia passei assistindo Netflix. Estava precisando descansar, a semana foi uma correria! No domingo fiz um churrasco em casa com a família e assisti o jogo com meu irmão. Ah, na parte da manhã eu malhei também. Passei a semana toda sem ir para a academia, então deu pra tirar o atraso.
E o seu?
Diálogo 2
Ciclano: Oi, Fulano! E aí, como foi seu final de semana?
Fulano: Oi, Ciclano!
Foi muito relaxante. Não tive compromissos, então pude ficar bastante em casa e descansar. Comi muito bem e passei o tempo com minha família. Ah, e ainda malhei tanto no sábado quanto no domingo, tirei o atraso da semana. E o seu?
Viu como no segundo diálogo, ao aplicar o princípio da pirâmide, as ideias fluem mais facilmente? Isso facilita até o rumo da conversa, pois abre portas para ela ocorrer de maneira mais natural.
Com essa técnica, você consegue otimizar não só a sua caixa de entrada, mas também suas mensagens de texto e até mesmo a sua comunicação verbal. Use e abuse dela! 😉
