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Reunião de Vendas: três checklists do que fazer antes, durante e depois

Confira nossas dicas do que fazer antes, durante e depois das reuniões para não deixar nenhuma oportunidade passar

Você ainda acredita que bons vendedores são privilegiados, pois nasceram com um dom? Então saiba que este mito esconde a enorme quantidade de trabalho que está por trás de um vendedor que bate todas as metas!

Ser um bom comunicador, esperto e atento ao que acontece em volta ajuda sim, é claro. Contudo, as habilidades mais importantes para um vendedor se destacar vão muito além de soft skills e características “naturais” da personalidade.

Saber aplicar metodologias, conhecer mercados, se conectar com clientes e se importar verdadeiramente em proporcionar uma experiência de qualidade… Tudo isso é essencial para que a “mágica” aconteça!

Aliás, é na reunião de Vendas que a mágica costuma acontecer. Muitos Leads marcam reuniões despretensiosamente e acabam conquistados, rendidos pela capacidade do vendedor de apresentar exatamente o que eles precisavam.

E é sobre isso que vamos falar no post de hoje: como garantir que seus vendedores se saiam bem em reuniões, dentro ou fora do escritório.

Preparamos três checklists com tudo o que seus vendedores precisam fazer antes, durante e depois de uma reunião de Vendas. Mas, antes, temos um checklist extra muito importante para você: afinal, seus vendedores estão prontos para uma reunião comercial?

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Checklist: O vendedor está pronto para a reunião de Vendas?

  1. Ele utiliza o CRM diariamente?
  2. O CRM pode ser acessado remotamente, fora do escritório, para ser atualizado durante uma reunião externa?
  3. Ele foi treinado para contornar objeções de compra e negociar preços?
  4. Aliás, a empresa fornece treinamentos de atualização na metodologia de vendas utilizada?

Se você respondeu “não” para alguma das perguntas, primeiro será preciso capacitar seus vendedores para que possam conduzir reuniões de Vendas com conforto e segurança. E, mais importante ainda, para que levem mais Leads para os passos seguintes e fechem negócios.

Agora, vamos aos checklists para cada fase de uma reunião de Vendas! Confira:

Checklist 1 – Antes da reunião de Vendas

Marcada a reunião, o vendedor deve se preparar para o encontro. Assim, sugerimos o seguinte:

1. Rever as informações mais importantes do Lead:

  • Retomar todas as informações sobre a empresa;
  • Revisar anotações no CRM e checar o histórico de conversões e materiais que o Lead consumiu;
  • Relembrar as dúvidas que o Lead teve, objeções que apresentou, etc.

2. Definir o objetivo da reunião de Vendas:

  • Cada reunião precisa ter um objetivo claro para ambas as partes. Qual o principal tópico desse encontro?
  • Pode ser descobrir se o produto atenderá às necessidades do Lead, entender se este é o melhor momento para comprar, combinar como levar a discussão para o nível acima (gerência, diretoria, presidência…), visão geral do que a sua empresa pode fazer, fazer uma demonstração mais completa, acertar detalhes da contratação, discutir preços…

3. Confirmar a reunião:

  • Assim que marcar a reunião, envie um convite para o e-mail do Lead. Isso assegura que a reunião ficará registrada no calendário dele, além de formalizar o compromisso.
  • Parece óbvio, mas é fundamental confirmar a reunião. Além de se certificar de que a marcação foi feita, você relembra o cliente do encontro e isso ajuda ele a se preparar. Confirme o horário, endereço do local (no caso de reuniões presenciais) e quem participará da reunião.

Checklist 2: Durante a reunião de Vendas

Durante a reunião, o papel do vendedor deve ser consultivo, escutando as demandas do cliente e apresentando seu material.

1. Criar conexão:

  • Nunca comece uma reunião de Vendas falando das metas, objetivos, negócios. Procure sempre começar criando uma conexão entre você e o Lead. Essa conexão precisa ser genuína e demonstrar um interesse real no assunto da outra pessoa. Você pode iniciar com um comentário sobre um evento de interesse comum, um artigo interessante que você leu ou uma notícia leve do dia.
  • Evite falar coisas que podem soar forçadas ou polêmicas, como falar do clima ou de futebol, assim como política ou religião.

Esse momento inicial deve encaminhar a conversa para mostrar sua preocupação real em ajudar a pessoa a resolver os problemas. No final das contas, essa é a melhor forma de conexão.

2. Escutar:

  • Simples e antiga, a máxima “ouvir mais e falar menos” é uma boa prática para vendedores. Ouvir não significa deixar de falar, mas escutar de forma ativa, tentando entender o significado e as partes mais relevantes da conversa.

3. Tomar nota:

  • Jogar todas as informações no seu CRM sem critério não resolve. O recomendado é anotar as informações mais importantes, resumir o que foi conversado em notas curtas e organizar as informações de forma a usá-las no futuro.

4. Direcionar:

  • O vendedor é a pessoa que conhece o produto, outras soluções disponíveis, o negócio e o mercado. Depois de escutar e entender a situação do comprador, ele precisa orientar o possível cliente sobre como resolver o problema dele da melhor forma possível e direcioná-lo pelo caminho mais indicado.
  • Esse caminho pode ser seguir com a compra ou não. Mesmo que o Lead decida não se tornar um cliente, o vendedor pode instruí-lo e ajudá-lo, mantendo uma relação de confiança. No futuro, em outra empresa ou em outras circunstâncias, ele pode retomar o contato comercial.

Checklist 3: Depois da reunião de Vendas

1. Atualizar o CRM:

  • O CRM precisa ser atualizado depois de cada reunião de vendas. É muito importante anotar os principais pontos discutidos, próximos passos, informações relevantes – tudo o que auxilie a montar a proposta, ajustar a cotação ou a entender por que a venda não aconteceu.

2. Planejar os próximos passos:

  • Se a reunião comercial ainda não resultou em contrato fechado, existe um follow-up sobre o que deve acontecer em breve. No caso de uma venda fechada, planeje-se para encaminhar o cliente para o próximo estágio, seja com atendimento, suporte, implementação, etc.
  • Também pode ser interessante marcar um follow-up de pós-venda, para avaliar se as expectativas criadas no processo comercial foram atingidas.

3. Email para o prospect:

  • Nem sempre é necessário enviar um e-mail, mas quando acordos importantes forem feitos é importante formalizá-los. Também é uma maneira de mostrar para o Lead que o vendedor realmente ouviu e prestou atenção no que foi dito.

4. Sugira conteúdos extras:

  • Uma forma de continuar gerando valor após uma reunião de Vendas é enviando conteúdos para o Lead se educar mais. Procure aproveitar o que a sua empresa já produz, sejam posts, eBooks ou até mesmo manuais e guias.
  • Essa sugestão deve acontecer durante toda a negociação. Sempre tenha em mente que o conteúdo indicado deve mostrar como o produto/serviço da sua empresa ajuda a resolver um problema, por que você é a melhor opção, os diferenciais competitivos, etc.

Utilize estes checklists para treinar seus vendedores e assegurar que eles cumpram todo o processo previsto nas reuniões de Vendas. E conte também com o apoio do nosso material inteiramente dedicado às ligações comerciais, um guia completo para aumentar suas chances de vender em contatos telefônicos! Para acessar, basta preencher o formulário abaixo:

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Post originalmente publicado em novembro de 2013 e atualizado em janeiro de 2020.

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