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Como prospectar clientes por email + template para você usar em sua empresa

Saiba como montar emails de prospecção e como esse canal pode ser uma ótima arma para gerar mais oportunidades de negócio para sua empresa

Em vez de ler, que tal ouvir o post? Experimente no player abaixo:

 

 

Pare e pense: quantos emails irrelevantes você descarta diariamente sem ao menos checar o conteúdo? A sua resposta provavelmente é: muitos!

A overdose de informações tão característica da atualidade parece ser multiplicada por cem quando se trata das nossas caixas de email, uma “terra sem lei” onde spams, mensagens automáticas e super promoções “imperdíveis” se multiplicam sem cessar. Dedicar seu tempo, que já é escasso, para dar atenção a este tipo de mensagem… sem chance.

Agora vamos para a próxima pergunta: você já se interessou tanto por um título de email que parou tudo que estava fazendo para dar uma checada no conteúdo e, surpreso, se deparou com uma ótima oportunidade de negócio ou um assunto realmente do seu interesse? A sua resposta provavelmente é: sim!

Isso acontece porque email marketing é uma maneira realmente efetiva de geração de novos negócios através da internet. Só para você ter uma base: mais de 90%  dos usuários de internet possuem, pelo menos, uma conta de email. E, em se tratando do uso comercial dela, 75% desses usuários utilizam email e apenas 3% as redes sociais.

Essa relação entre a eficácia do email e das redes sociais no mundo corporativo fica ainda melhor: segundo uma pesquisa feita pela consultoria McKinsey, uma boa estratégia de prospecção por email marketing é 40 vezes mais efetiva para se conseguir novos clientes do que o Facebook e o Twitter juntos!

Aqui na Resultados Digitais também utilizamos desse canal para chegar ao nosso público alvo! Cada SDR (colaborador da equipe de pré-vendas) costuma fazer de 3 a 5 conexões todos os dias a partir de contatos iniciados via cold mail.

Portanto:

  • 1. Se sua empresa ainda não faz prospecção por email ela pode estar perdendo valiosas oportunidades de negócio.
  • 2. Se sua empresa já faz prospecção por email mas não está conseguindo resultados efetivos, é bem provável que a equipe de vendas não esteja fazendo isso do jeito certo.



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As 6 principais tendências para emails de prospecção

O mundo da prospecção por email mudou. Antigamente, emails genéricos e com propostas de valor superficiais eram suficientes para despertar a atenção do seu prospect sem muita dificuldade. Com o crescimento do número de empresas utilizando a mesma estratégia e um modelo cada vez mais dinâmico e complexo de prospecção e abordagem, novos desafios surgiram.

Para colocar a casa em ordem e garantir que você esteja atualizado com as boas práticas de mercado quando o assunto é cold email, antes de estruturar um template ideal, listamos as principais tendências deste modelo de prospecção:

1. Hiper-personalização

As pessoas não querem mais receber emails robóticos, que passam a sensação de impessoalidade e desinteresse. “Batch and blast” is out! Por isso, defina personas específicas para cada um dos seus templates de email antes de escrevê-los. Cada email deve soar como único. Para otimizar o tempo da equipe e ganhar escalabilidade, o ideal é que você monte um esqueleto comum para seus emails, mas personalize pontos-chave do texto com dores e objetivos próprios do seu prospect.

2. Entrega de valor

Como este é o primeiro contato entre sua empresa e um potencial cliente, demonstre que você “fez o seu dever de casa” pesquisando e entendeu sobre o negócio dele. Inclua no email alguma dica ou sugestão que agregue valor às dúvidas e interesses que seu prospect já demonstrou em algum momento anterior, quando esteve em contato com os materiais da sua empresa.

3. Não fale dos benefícios do seu produto

Aliás, não fale de você! Seu prospect não está preocupado em saber como você ou o seu serviço/produto são incríveis. Ele está interessado em saber se você pode oferecer uma solução para o problema dele. E é sobre isto que você deve falar: como você pode ajudá-lo. Se possível inclua uma história de sucesso de como uma empresa do mesmo segmento conseguiu bons resultados utilizando seu produto/serviço.

4. Interação, “animação” e tom de voz:

Imagens, vídeos, emoticons, gifs e Calls to Action continuam fazendo sucesso nos emails de prospecção. Utilize um tom leve mas sempre adeque a abordagem ao contexto, persona e modelo de negócio.

5. Mobile e responsivo

Tendência irreversível dos últimos anos em todos os segmentos. Seus templates têm que estar otimizados para serem lidos e respondidos pelos dispositivos móveis. 35% dos profissionais do mercado acompanham suas caixas de email a partir de dispositivos móveis.

6. Objetividade e concisão

Seja objetivo, claro e pontual. Um primeiro email de contato não deve ser grande a ponto de quem o receber precisar rolar a barra lateral para lê-lo. Escreva de 3 a 5 sentenças, deixe as palavras-chave em negrito, não faça mais de 2 perguntas. Aponte, de forma clara, objetiva e simples, de que maneira você pode resolver um (e foque em apenas um!) problema do seu prospect.

Como montar um email de prospecção em 5 passos

O principal objetivo de um cold mail de prospecção é conseguir uma resposta do seu potencial cliente. Toda sua estrutura deve ser pensada para que o prospect se encarregue de somente duas ações, nessa ordem: se interesse em abri-lo e respondê-lo.

Se a resposta for positiva, sua equipe de vendas (ou pré-vendas) terá a oportunidade de entrar em contato com um prospect que já demonstrou interesse e disponibilizou um tempo da sua agenda para conversar. Para a equipe comercial, a sensação é de como se esse prospect fosse quase uma levantada de mão, já que interesse em iniciar a conversa ele já possui!

Se a resposta for negativa, menos um contato para perder tempo prospectando e mais tempo para ganhar vendendo.

Para montar um email que realmente desperte o interesse de seus prospects, você deve estruturá-lo em 5 partes:

  • 1. Aparência
  • 2. Linha de assunto
  • 3. Corpo do email
  • 4. Chamada para ação
  • 5. Assinatura

Passo 1: Aparência

Aqui, voltamos à pergunta inicial formulada de maneira um pouco diferente: quantos emails você deleta diariamente da sua caixa de entrada sem nem ler ao menos o assunto? A resposta nós já sabemos: muitos!

Já estamos tão fluentes na linguagem da internet que, analisando apenas o aspecto visual, conseguimos perceber de forma intuitiva quais emails são potenciais spams ou campanhas genéricas (não segmentadas).

Por isso, utilize técnicas para se diferenciar e tornar seus emails mais atrativos e pessoais. Mudar a cor e a fonte utilizada, inserir emoticons nas linhas de assunto e não utilizar cores de fundo ou HTMLs editáveis são práticas recomendáveis.

Passo 2: Linha de assunto

As linhas de assunto são a porta de entrada do seu email. Pesquisas comprovam que, depois do destinatário (ou seja, a relevância de quem mandou o email), o item que mais impacta a taxa de abertura do email é a linha de assunto. No geral, 35% dos consumidores abrem emails baseados nos títulos.

Neste ponto, seja objetivo e pessoal: títulos personalizados com o nome do prospect e da empresa em que ele trabalha têm taxas de abertura 22% maiores. Uma linha de assunto deve ter até 130 caracteres, pois este é o número total que os provedores de email conseguem exibir antes de “cortar” o texto. O ideal é uma linha de assunto com até 50 caracteres.

Uma tendência crescente é a inserção de caracteres especiais, como corações, estrelas e setas nas linhas de assunto. Aplicativos nativos do iPhone email, Outlook.com, Gmail, entre outros, já suportam emojis.

No post Como inserir emojis no assunto de email mostramos alguns exemplos.

Seguem algumas sugestões de abordagens para a criação de linhas de assunto eficazes e convincentes:

  • Faça alguma pergunta;
  • Faça um convite;
  • Ofereça um bom conselho;
  • Faça uso de um assunto/interesse em comum entre você e o prospect;
  • Utilize uma chamada misteriosa ou bem humorada para gerar curiosidade.

Para saber mais leia o post Como criar assuntos de email que despertam curiosidade.

Passo 3: Corpo do email

Após tomar a decisão de abrir seu email, seu potencial cliente irá avaliar o conteúdo. Ele deve ser breve, interessante, personalizado e gerar valor o suficiente para que quem o esteja lendo se sinta impelido a responder.

O ideal é que a leitura de todo o texto seja feita em até dois minutos. Por isso, não comece se apresentando – ou faça isso brevemente. Seu nome e o nome da sua empresa já estão na assinatura. Comece o email fazendo alguma alusão a como vocês chegaram até aqui, para que ele possa entender do que se trata, e falando sobre possíveis problemas/características/informações relevantes que você já tem sobre seu prospect. Ex: Vi que você vem estudando sobre geração de leads e fico feliz que tenha encontrado nosso conteúdo na internet, porque, de fato, eu posso te ajudar com o tema!

Algumas outras dicas:

  • Deixe palavras-chave em negrito;
  • Use links com materiais interessantes para o momento da jornada de compra em que o prospect se encontra;
  • Faça, no máximo, duas perguntas simples e seja bem específico com elas;
  • Evite propostas de valor muito genéricas – explique, brevemente e de forma clara, qual o valor você pode entregar e qual problema pode resolver;
  • Dê exemplos de como você já ajudou outras empresas com perfil semelhante a superar um problema que você acredita que ele tenha agora e apresente números para comprovar a afirmação.

Passo 4: Chamada para ação

O objetivo principal do seu email de prospecção é agendar uma visita/ligação para entender quais as necessidades do seu prospect e oferecer o seu produto/serviço. Por isso, defina de forma clara quais serão os próximos passos caso o seu potencial cliente se interesse pela proposta.

Não se esqueça: evite colocar mais de um CTA por email! Deixando somente um você concentra a atenção do lead inteiramente no output que você deseja que ele tenha após terminar a leitura do seu email.

Em alguns testes A/B que fizemos aqui na Resultados Digitais tivemos melhores resultados de resposta quando já colocávamos como sugestão um dia e horário específico para entrar em contato, caso o interlocutor tenha interesse em conversar.

Passo 5: Assinatura

Uma assinatura bem estruturada deixa a impressão de confiança e seriedade.

Além do seu nome completo, deixe um link para o site da sua empresa, seus contatos extras como Skype, telefone comercial, perfil no LinkedIn (e se quiser, em outra redes sociais) e, de preferência, coloque uma foto que ajudará seu prospect a associar a mensagem do email a uma pessoa específica, passando ainda mais confiança de não ser um spam.

A RD tem uma ferramenta bem prática para gerar uma assinatura de email profissional. É só clicar abaixo para fazer a sua:

assinatura de email

Como montar um fluxo de emails de prospecção?

Uma vez estruturado o modelo ideal do email de prospecção a ser utilizado pela sua empresa, é hora de colocar o trabalho à prova e iniciar uma “campanha” por meio de um fluxo de emails. Isso mesmo, uma boa estratégia de prospecção por email é composta por um determinado número de tentativas de abordagens.

Se você desistir no primeiro email não respondido, é bem possível que tenha perdido uma ótima oportunidade de manter contato com um potencial cliente simplesmente porque ele estava muito atarefado naquela semana e realmente não teve tempo de retornar o contato.

Portanto, cada email enviado deve seguir uma ordem lógica de contexto, respeitando o conteúdo do anterior e gerando ainda mais valor para que o prospect se sinta à vontade em respondê-lo.

Segundo uma pesquisa feita pela SalesFolk, uma “campanha” de email ideal deve incluir 8 tentativas. Nesse estudo, foi constatado que aproximadamente ⅓ das respostas positivas são obtidas a partir do sexto email.

Na equipe de pré-vendas da Resultados Digitais estamos fazendo alguns testes com fluxos de 5 emails. O útlimo email é o que chamamos de break off e deixa claro que, caso a pessoa não responda a esta última tentativa, ela deixa de ser prospectada.

Não se esqueça também que o horário de envio desses emails é muito importante, já que impactará diretamente em ele ser prioridade ou não na caixa de entrada do seu prospect.

Para não ter erro, os horários de início e final de dia são picos de uso do email, então se caracterizam como uma boa saída. E não precisa evitar os emails de irem no fim de semana: esses dias possuem uma alta taxa de resposta.

Principais métricas para medir a efetividade de seus emails

Para entender qual é o modelo/ordem ideal de emails, é necessário medir o retorno de cada teste que fizer. Atenção para o momento de testes A/B porque há mais de uma variável que pode influenciar no sucesso deles, como título, texto no corpo do email e ordem dos e-mails. Assim, para saber exatamente qual variável influenciou numa taxa mais alta ou mais baixa, assegure que testará mudanças em uma variável por vez.

Neste processo, as seguintes taxas devem ser medidas:

  • Taxa de rejeição: A taxa de rejeição nunca deve ser maior que 3%. O ideal é que ela fique sempre menor que 1%. Se você precisar melhorar esta taxa, valide a qualidade da sua lista de emails.
  • Taxa de abertura: Uma taxa de abertura razoável fica entre 15-30%. Uma boa taxa deve ficar entre 30-35%. Se você conseguir 50%, parabéns! Se você precisar melhorar esta taxa, reveja e otimize os títulos do email.
  • Taxa de resposta: Uma boa taxa de resposta deve ser de 30% dos emails abertos.  Se você precisar melhorar esta taxa, reveja e otimize os seus Calls to Action e considere alterar o texto do corpo do email.
  • Taxa de conversão (emails que foram respondidos de forma positiva): 50% do total de respostas é um bom número para se começar. Ótimas campanhas conseguem chegar a uma taxa próxima de 100%. Se você precisar melhorar esta taxa, reveja e otimize a sua proposta de valor e exponha os benefícios dos próximos passos de forma mais clara.

Para facilitar no acompanhamento dessas métricas, é importante que você possua uma ferramenta para te auxiliar, como o RD Station Marketing.

Por fim, temos um template de fluxo para você!

A prospecção por email pode ser uma ótima arma para gerar mais oportunidades de negócio. Desenvolver templates otimizados para cada situação e tipos de persona vai garantir maiores taxas de resposta e um maior proveito do tempo da sua equipe de vendas.

É importante ressaltar, no entanto, que cada segmento tem suas particularidades. O ideal é que você faça testes com variações de modelos para medir quais são mais efetivos. Monte um fluxo lógico dentro de um número pré-estabelecido de tentativas e formule de maneira clara a periodicidade que sua equipe vai disparar cada email do fluxo.

Está no momento inicial e não sabe por onde começar? Já faz prospecção por email mas quer otimizar seus templates? A seguir, temos um modelo de fluxo que usamos quando um Lead baixa algum de nossos materiais. Você pode adaptá-lo para a sua empresa e usar!

Está utilizando um modelo que está trazendo muito retorno? Pensa diferente do que foi apresentado ou tem mais dicas de como montar um template? Compartilhe sua experiência conosco nos comentários!

Olha só o template:

 

Envio de cada etapa com intervalo de 2 dias, não enviando no final de semana.

 

Stage 1:

SUBJECT: {!PRIMEIRO NOME do Lead}, conheci {!o/a} {!NOME da Empresa} e quero saber mais sobre vocês!

 

Oi {!PRIMEIRO NOME do Lead}, tudo bem?

Meu nome é {!NOME e SOBRENOME do SDR}, trabalho na Resultados Digitais e tentei te ligar hoje, mas não consegui contato.

Vi que recentemente você conheceu alguns dos nossos materiais de marketing digital e, por isso, tomei a liberdade de conhecer um pouco mais sobre {!o/a} {!NOME da Empresa} através do site que você nos deixou.

Tendo em vista o seu modelo de negócio, acredito que o marketing digital possa te gerar mais oportunidades comerciais! Por isso, gostaria de bater um papo contigo para entender melhor o seu contexto atual e te dar alguns direcionamentos :)

Posso te ligar {!Dia/hora de sugestão para essa call}?

Caso seja possível, por favor me passe o melhor telefone ou sugira outro horário de acordo com a sua disponibilidade. Se preferir, também podemos falar via Skype, meu ID se encontra na assinatura deste e-mail, basta me adicionar lá!

Grande abraço,

{!NOME e SOBRENOME do SDR}

Skype: {!Skype do SDR}

Resultados Digitais

 

Stage 2:

SUBJECT: {!PRIMEIRO NOME do Lead}, faça o seu diagnóstico de Marketing Digital  

 

E aí {!PRIMEIRO NOME do Lead}, muita correria por aí?

Imagino que sim! Fiquei ansiosamente esperando uma resposta para o meu último e-mail e nem por telefone consegui te achar…

template de email 1

Como percebi que você está se aprofundando mais nos temas do marketing digital, quero te ligar para ajudar nesse desafio com a experiência que temos, trazendo inclusive uma história de sucesso de um cliente do seu segmento. Até dei uma olhada no site d{!o/a} {!NOME da Empresa} para conhecer melhor a sua realidade e tenho dicas bem legais pra te contar :)

Vamos fazer o seguinte: me fala qual o melhor dia e horário para você e aí eu te ligo!

Abraço,

{!NOME e SOBRENOME do SDR}

Skype: {!Skype do SDR}

Resultados Digitais

 

Stage 3:

SUBJECT: {!PRIMEIRO NOME do Lead}, não se esqueça de nós aqui da RD

 

{!PRIMEIRO NOME do Lead}, tudo certo?

Se você ainda não teve tempo pra nossa conversa, sem problemas! Vou te ajudar de outra forma:

Eu imagino que, assim como a maioria das pessoas, você esteja procurando vender mais, certo?

E como você já sabe, para isso é preciso achar pessoas que buscam pelo que você vende, para se relacionar de forma assertiva com elas, correto?

Então, você está no caminho certo estudando mais sobre oportunidades no mundo digital!

Selecionei mais esses materiais com alguns insights que vão te trazer mais resultados em vendas:

Como funciona o Marketing Digital de Resultados

Qual é o momento certo de investir em marketing digital?

Mas olha, quero saber se deu certo, viu? Pensa comigo: ao conversar com a gente, você irá economizar tempo pois entenderá como essas estratégias que você está estudando se aplicam na prática, e melhor, de maneira personalizada para o seu negócio!

Qual o melhor dia e horário para a gente conversar, então?

Abraço!

{!NOME e SOBRENOME do SDR}

Skype: {!Skype do SDR}

Resultados Digitais

 

Stage 4:

SUBJECT: {!PRIMEIRO NOME do Lead}, eu não sou um robô (ufa!)

 

Oi {!PRIMEIRO NOME do Lead}, sou eu de novo, hehe!

Achei que você não tinha me respondido porque estava sem tempo, mas pensei melhor, e talvez você esteja achando que eu sou um robô!

 

Eu não sou um robô e para provar isso quero trocar uma ideia contigo por telefone!

Imagina só: atualmente ajudamos mais de 10 mil empresas a conquistarem melhores resultados comerciais através do marketing digital.

Ou seja, trocando figurinhas com certeza eu poderei enriquecer seu processo de vendas com experiências reais de empresas do seu segmento, fugindo de materiais enviados por outros robozinhos de verdade rsrs.

Vamos acabar logo com esse suspense? Que tal eu te ligar essa semana?

 

Um abraço,

PS: Olha a superação dessa indústria que sofria com tradicionalismo e concorrência!

 

{!NOME e SOBRENOME do SDR}

Skype: {!Skype do SDR}

Resultados Digitais

 

Stage 5 (Final):

SUBJECT: {!PRIMEIRO NOME do Lead}, você está perdido numa ilha deserta?

 

{!PRIMEIRO NOME do Lead},

Pode ser que você esteja realmente sem tempo para o nosso papo, ou talvez não tenha se interessado em entender como obter mais resultados comerciais a partir do marketing digital… ou ainda, quem sabe, você esteja de fato perdido numa ilha deserta sem nenhum tipo de contato com a humanidade.

template de email

Se você tiver real interesse, é só me sinalizar que eu estarei à disposição para te ajudar. Caso não seja o momento para tal, deixo aqui alguns casos de sucesso de empresas que tiveram muito sucesso utilizando o Marketing Digital, como um pequeno incentivo para você se aprofundar nesse mar de oportunidades!

Um abraço e sucesso :)

{!NOME e SOBRENOME do SDR}

Skype: {!Skype do SDR}

Resultados Digitais

 

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Este post foi originalmente publicado em agosto de 2016 e atualizado em setembro de 2018

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