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Controle de vendas por planilhas: qual a melhor forma de fazer a gestão comercial?

Já se deparou com modelos de planilhas de controle comercial pela internet afora? Descubra as vantagens e desvantagens de utilizar planilhas na gestão comercial!

A pesquisa por “planilha de vendas” devolve aproximadamente 4.240.000 resultados no Google em menos de 1 segundo. São infinitos portais e fornecedores que se propõem a te ajudar a fazer seu controle de vendas por planilhas do Excel ou Google Sheets. Este post vai te ajudar a entender se essa realmente é a melhor opção!

Se você está em dúvida sobre o que funciona para a realidade da sua empresa, continue lendo para conhecer as vantagens, desvantagens e alternativas à gestão de vendas utilizando planilhas!

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Vantagens do controle de vendas por planilhas

Só existe vantagem em fazer o controle de vendas por planilhas do Excel ou Google Sheets em operações iniciantes. 

Quando você ainda tem um volume pequeno de vendas, produz poucos dados e informações a cada negociação, então é possível ter certa organização usando planilhas. É definitivamente melhor do que tentar controlar vendas por caderninhos ou não fazer de nenhuma forma! 

Como primeiro passo, as planilhas de vendas são uma forma simples e barata de acostumar o time a seguir o processo de documentação das negociações. Tudo o que você precisa é de alguém com conhecimentos para configurar a planilha para as suas necessidades. 

No controle de vendas por Excel, é essencial visualizar informações como:

  • Dados de identificação das oportunidades, como nome, telefone, email, etc;
  • Os responsáveis por cada negociação e a data em que assumiram a oportunidade;
  • Produto/serviço de interesse, ticket da venda e forma de pagamento;
  • Data de fechamento da venda.

Com isso, já dá para ter uma boa noção do andamento do seu funil de vendas. Entretanto, vale ressaltar que as planilhas não foram feitas para esse tipo de acompanhamento, então as suas análises vão ficar limitadas.

Incluir todo o seu processo comercial em uma planilha, por exemplo, com todas as tarefas e atividades, deixaria o documento extremamente desorganizado e pouco funcional. Por isso, o controle por planilha é indicado apenas para quem está começando a documentar os resultados! 

Desvantagens das planilhas de vendas

Como falamos há pouco, as ferramentas de planilhas foram desenvolvidas para tabelar informações e fazer operações matemáticas. O Excel e o Google Sheets são excelentes aliados para análise de resultados e podem fazer parte do seu processo de gestão comercial. No entanto, é inviável mantê-los como fonte de dados, especialmente quando:

1 – Você tem expectativa de atender cada vez mais Leads

A principal desvantagem vem da própria visualização dos dados em tabela. Com o passar do tempo, o volume de informações fica cada vez maior, tornando a planilha mais extensa e pesada. Fica cada vez mais complicado encontrar detalhes sobre uma negociação específica, por exemplo.

Podemos desdobrar uma série de problemas aqui:

  • Dificuldade de pesquisar dados para análises de performance;
  • Previsões (forecasts) incorretas de fechamento e faturamento;
  • Atividades e tarefas esquecidas pelo caminho;
  • Insatisfação de potenciais clientes; 
  • Cálculos imprecisos de comissionamento, etc.

2- Você tem um time de Vendas ou pretende ter

Além disso, em empresas com mais de dois ou três vendedores, o uso compartilhado das planilhas pode virar uma verdadeira bagunça. É difícil manter um padrão quando um documento é utilizado por muitas pessoas ao mesmo tempo, e sem padrão de preenchimento fica muito difícil filtrar e pesquisar dados na planilha. 

Ainda, quanto mais o time cresce, maior a necessidade de ter um processo comercial bem definido. É impossível controlar muitas etapas e tarefas por planilha!

Com a evolução do time, é comum que as pessoas solicitem ferramentas e complementos para ajudar no dia a dia. Assim, imagine que além da planilha de vendas, você precisará acompanhar também os dados de outra ferramenta com o controle de tarefas, outra com o controle financeiro, e por aí vai. 

3 – Você pretende diversificar seu catálogo de produtos ou serviços

Quanto mais ofertas diferentes, mais complexo fica o seu processo de vendas. Cada uma pode demandar um funil de vendas diferente, etapas diferentes, mais ou menos contatos e reuniões… Imagine o caos: ter uma planilha de vendas para cada time? Para cada oferta? Para cada mês? E como unir todas essas pontas no fim do mês? 

Qual a melhor maneira de fazer a gestão comercial?

Existem inúmeros modelos de planilha de vendas pela internet, e eles podem ser excelentes formas de iniciar sua gestão comercial. Entretanto, há maneiras mais funcionais e adequadas para isso! 

A principal ferramenta de gestão comercial é o CRM de vendas, um software que concentra seu funil de vendas, etapas, tarefas, atividades, registros, ligações, emails, enfim, toda a operação. O uso do CRM elimina boa parte dos problemas causados pela gestão por planilhas de Excel, como:

  • Padronização de registros;
  • Visibilidade sobre performance por etapa, por time e por profissional;
  • Possibilidade de incluir novos usuários, produtos, funis, etapas e tarefas sem complicar o uso;
  • Relatórios automatizados.

Além disso, os melhores CRMs do mercado permitem uma série de integrações com ferramentas acessórias, que ajudam a dar suporte completo às necessidades do seu time de vendas. 

Utilizando um CRM, você dispensa o uso de planilhas, ferramentas de gestão de tarefas e de toda a gestão individual de vendedores. Isso facilita o controle comercial, a centralização de informações e a análise dos resultados. 

Existem até CRMs gratuitos, como o RD Station CRM, que te dão acesso a todas essas funcionalidades sem nenhum custo. Se quiser testar, você pode até criar sua conta em poucos minutos agora mesmo!

Para saber mais sobre o uso estratégico do CRM na gestão de vendas, acesse este post!

E como está a sua gestão de vendas? Faça o teste!

Se você está em um momento de avaliar o controle de vendas na sua empresa, preparamos um quiz para te ajudar a tomar decisões. Descubra qual nota a sua gestão merece nesse momento e em quais pontos você pode estar errando! Faça o teste gratuitamente! :)

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