Controle de vendas: saiba como fazer e qual ferramenta usar

Em dúvida entre CRM, ERP ou planilhas de controle de vendas? Entenda qual é a ferramenta mais adequada para controlar a sua área comercial


Como funciona o controle de vendas na sua empresa?

O controle comercial é uma das tarefas mais estratégicas de um negócio. É por meio dele que são obtidos e analisados todos os dados sobre os negócios fechados, de modo que se pode compreender como a operação de vendas funciona na empresa. A partir disso, é possível saber quais são os pontos positivos e negativos, e onde é preciso melhorar.

Quando a empresa não faz um bom controle de vendas, por outro lado, o resultado pode ser desastroso. Processos comerciais mal definidos podem impactar na atração e na fidelização dos clientes e na desorganização do negócio como um todo, inclusive de outras áreas.

Mesmo cientes dessa importância, muitas empresas ainda não conseguem fazer o controle de forma efetiva, usando, por exemplo, ferramentas que não são ideais. As consequências? Maus resultados em vendas e um faturamento que deixa a desejar.

Se você tem dificuldades em fazer o seu controle de vendas, continue a leitura do artigo. Nele vamos mostrar como fazer um controle comercial eficiente e tirar dúvidas sobre quais são as melhores ferramentas. Acompanhe!

Como fazer um controle de vendas eficiente?

A melhor maneira de fazer um controle de vendas eficiente é usando uma boa ferramenta. Isso porque realizar a tarefa manualmente é trabalhoso e pode impactar na produtividade dos colaboradores.

Dentre as ferramentas mais comuns para o controle de vendas, estão os softwares CRM e ERP. Se você não sabe a diferença entre esses dois tipos de sistema ou está escolhendo quais ferramentas utilizar no seu negócio, vamos apresentá-los e compará-los a seguir.

Para que serve um CRM?

CRM é uma sigla que significa Customer Relationship Management, ou Gestão do Relacionamento com o Cliente. Podemos falar de CRM em duas situações específicas: como metodologia e como ferramenta.

Enquanto metodologia, CRM significa se voltar para o relacionamento com o cliente em cada etapa do processo de compra, buscando formas de otimizar a conversão de oportunidades em vendas. Isso passa por melhorias no processo comercial, no controle de vendas, na gestão de informações e até nas tarefas dos vendedores.

Para tornar essa metodologia algo aplicável, existem os softwares de CRM, como o RD Station CRM. Essas ferramentas contam com uma série de funcionalidades que automatizam rotinas e auxiliam não só os vendedores, mas a gestão comercial como um todo. São exemplos:

  • Visão completa do funil de vendas e individual por equipe ou vendedor;
  • Acompanhamento de métricas e relatórios de negócio;
  • Análises e estatísticas sobre a saúde do processo comercial, como a evolução do ticket médio e a duração do ciclo de vendas;
  • Telefone virtual, que permite contatar oportunidades diretamente pela plataforma e armazenar a gravação da ligação;
  • Histórico completo dos Leads, com anotações de reuniões e contatos comerciais;
  • Envio de emails com modelos personalizáveis pela plataforma.

Para saber mais sobre o que é um CRM, assista ao nosso vídeo:

Em resumo, o CRM organiza o processo comercial e auxilia no controle de vendas.

É com ele que você vai poder gerar e acompanhar dados sobre as suas vendas, sobre a performance dos vendedores e entender o que precisa melhorar para vender mais.

O que faz um ERP?

Já ERP é uma sigla para Enterprise Resource Planning, ou seja, Planejamento de Recursos Empresariais. Um software de ERP é utilizado para um controle de vendas integrado com outras áreas, como contabilidade, financeiro, administrativo, estoque, controle fiscal, produção e logística. 

Assim, o ERP automatiza diversos processos e facilita a troca de informações entre os departamentos, mantendo toda a empresa atualizada nesses fluxos.

O sistema também é fundamental para o controle do fluxo de caixa da empresa, conciliando recebimentos e pedidos já executados e permitindo que a gestão tenha uma visão correta das quantias a pagar e a receber.

Da mesma forma, a emissão de notas e o pagamento de tributos também fica mais organizado, o que resguarda a companhia de problemas com o fisco.

Outras ferramentas de controle de vendas

Além do CRM e do ERP, há empresas que usam outras ferramentas, a maioria delas menos profissionais, para o controle de vendas.

Um exemplo são as planilhas de vendas, quando a empresa utiliza arquivos do Excel ou do Google Sheets para armazenar as informações.

Porém, salvo para operações iniciantes, essa forma de controle comercial não é indicada. Quando o negócio realiza poucas vendas, produzindo um número reduzido de informações a cada negociação, as planilhas podem ser relativamente organizadas — melhor do que anotar tudo no papel, por exemplo. 

No entanto, com o tempo, as análises vão ficando limitadas, já que crescem as vendas e as tarefas realizadas pela área comercial. Dessa forma, embora sejam úteis para começar, existem maneiras mais adequadas para realizar esse trabalho, como as ferramentas de que falamos acima.

CRM ou ERP? Qual ferramenta pode melhorar meu controle de comercial?

A resposta para essa pergunta depende da complexidade da operação da sua empresa. Se você tem um volume considerável de negócios por mês, uma equipe de vendedores e precisa do controle de vendas mais assertivo e automatizado, o CRM e o ERP são necessários para atingir esse objetivo.

O CRM permite estabelecer um processo de vendas bem estruturado, com etapas definidas, metas e indicadores de sucesso. Utilizando o software, você poderá acompanhar de perto a performance dos vendedores e entender se estão seguindo o processo desenhado.

Além disso, os relatórios de CRM são os melhores amigos do gestor comercial, porque permitem descobrir rapidamente se há algum empecilho impedindo que o time bata as metas. Você pode até acompanhar os motivos de perda de vendas, para tentar recuperar Leads ou melhorar seu processo.

De maneira análoga, o ERP organiza e automatiza a comunicação entre as áreas envolvidas principalmente nas etapas após uma venda. Todas as tarefas burocráticas e delicadas que envolvem faturar, liberar pedidos e fazer com que o produto ou serviço chegue até os clientes é facilitada pelo sistema.

Usar somente o ERP, no entanto, pode não ser a melhor opção quando o objetivo é fazer um controle eficiente de vendas. Isso porque o software não tem todas as ferramentas necessárias para otimizar a área. Uma ferramenta completa de CRM, por outro lado, tem foco na venda, permitindo aprimorar a performance comercial.

Assim, se você precisa escolher, opte pelo CRM. Mas, se possível, invista em ambas as ferramentas. Integrados, o CRM e o ERP formam uma máquina poderosa de controle de vendas, por envolver todas as áreas sem aumentar a dificuldade da gestão. Assim, há um ganho de organização e produtividade, bem como economia de recursos e de tempo das equipes.

Como escolher um CRM e um ERP para o meu negócio?

A escolha de uma ferramenta sempre deve ser feita pensando em como ela poderá melhorar processos na sua empresa. Por isso, selecione opções que contenham funcionalidades de que você realmente precisa, que solucionem problemas reais do seu dia a dia e da sua equipe comercial.

O CRM, por exemplo, precisa ter uma interface amigável, ser fácil de implementar e configurar e contar com uma estrutura de suporte para dúvidas, principalmente dos vendedores que vão utilizá-lo no dia a dia. Já o ERP deve ser totalmente adaptável aos moldes da empresa e à divisão de setores e etapas do processo.

Um ponto muito importante é atentar para a integração entre as duas ferramentas. De nada adianta ter um CRM e um ERP de qualidade se ambos não se comunicam com eficiência. Funcionários perderão tempo tentando coletar e interpretar dados em um ou no outro sistema, e lá se vão os ganhos de produtividade e economia de recursos.

Certifique-se de que o seu CRM pode ser integrado ao ERP de escolha sem prejuízos para a operação. Você pode checar a App Store e a Central de Ajuda da sua ferramenta e avaliar as opções disponíveis para te ajudar a tomar essa decisão!

Se você ainda não escolheu um CRM, conheça o RD Station CRM e comece agora mesmo a otimizar seu controle de vendas. Com a ferramenta de vendas da RD, você consegue:

  • Organizar seu processo de vendas
  • Acompanhar seu funil de vendas em tempo real
  • Registrar de forma automática todas as atividades
  • Visualizar o desempenho do time e de cada vendedor 

Acesse a página e agende uma demonstração gratuita com um de nossos consultores para entender como o RD Station CRM pode ajudar a sua empresa a vender mais em 2021!

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