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Dia do Profissional de Eventos: como é a estrutura do time da RD + dicas para aproveitar ao máximo os eventos

Saiba como o time de Eventos da Resultados Digitais trabalha para entregar o RD Summit e o RD on the Road para milhares de participantes, clientes e parceiros

Em vez de ler, que tal ouvir o post? Experimente no player abaixo:

 

 

Hoje, 30 de abril, é comemorado o Dia do Profissional de Eventos!

Entendemos que participar de eventos é um investimento: envolve o tempo da sua equipe, o valor do ingresso e a logística para o local, entre outros fatores. Aqui na RD, eventos fazem parte do dia-a-dia da empresa. Eles são um canal de educação de mercado, de contato com nossos clientes e parceiros, de suporte às estratégias macro da empresa e de branding para a marca.

O primeiro MVP de um evento realizado pela RD surgiu em 2013, a partir da necessidade de nos aproximarmos dos clientes e criarmos uma relação mais pessoal, além de nos posicionarmos como referência no mercado. Assim nasceu o primeiro RD Summit!

De lá pra cá, o desafio não foi apenas fazer crescer nossos projetos e entregar cada vez mais resultados por esse canal. Foi, também, estruturar um time apto a desempenhar todas as funções necessárias para executar as live experiences no padrão exigido pelos participantes.

Hoje, nosso calendário de eventos inclui edições do projeto itinerante RD on the Road e do RD Summit, que é atualmente o maior evento de Marketing Digital e Vendas da América Latina.

Se você tem curiosidade em entender como é formado o time de eventos da RD e o que faz cada área do time que já criou experiências para mais de 60.000 pessoas em todos os cantos do país – e também América Latina! – é só continuar a leitura!

Além disso, cada área compartilhou dicas para você otimizar a sua participação em eventos e usá-los também como um canal para sua empresa. Boa leitura!

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Como se divide o time de eventos da RD?

1. Marketing

time de eventos da rd

O time de Marketing é responsável pela comercialização dos ingressos e imagem da marca. Uma boa maneira de resumir é dizendo que são responsáveis pela cara e a voz do evento.

É também o time que está à frente da identidade visual e de todas as comunicações com o mercado. Eles conduzem o participante desde o processo de decisão da compra do ingresso, até a preparação para o evento e comunicação pós.

Dica do time de Marketing de Eventos

Utilize os canais que o evento oferece! Pode ser Facebook, aplicativo exclusivo, um grupo criado com a finalidade de networking entre participantes ou suas redes sociais com o uso da # do evento. Acompanhe as comunicações para se preparar da melhor maneira. Seja ativo na comunidade e sempre que possível responda as pesquisas de satisfação com dicas e sugestões.

2. Produção

time de eventos da rd

A área de Produção é responsável pela experiência dos participantes como um todo. De forma prática, a job envolve a concepção e execução do evento. Isso é feito via gestão de projeto e de pessoas.

No dia-a-dia pode passar despercebido, mas cada pequena definição reflete diretamente em muita gente. No RD Summit, por exemplo, esse time define onde 11 mil pessoas vão estar, o que vão comer e beber, o que vão ouvir no happy hour, como vão acessar o conteúdo, que horas vão chegar e sair, como vão interagir entre si e com os expositores.

O time de Produção também responde pela sua segurança. É uma responsabilidade grande, e cada detalhe conta quando estamos desenhando as interações.

Dica do time de Produção de Eventos

Ao participar de um evento, tente ao máximo ‘desligar’ de sua rotina, da caixa de entrada de emails e do time que ficou na empresa. A  imersão na experiência faz toda a diferença.

Nos pequenos detalhes você pode ter um grande insight, em alguma fila aleatória você pode encontrar um potencial cliente ou alguém que tem os mesmos desafios que você e está disposto a compartilhar aprendizados

Pode, quem sabe, conhecer um profissional qualificado para preencher aquela vaga que está aberta na sua empresa. São inúmeras as possibilidades para quem está aberto ao networking!

3. Curadoria

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O palco principal dos eventos da RD sempre será o de conteúdo. Por isso, cuidamos com muito carinho da seleção e preparação dos palestrantes e temas abordados. Ao longo do tempo, percebemos que existem muitos palestrantes no mercado: sobre qualquer tema que possa existir, existe uma pessoa que possa falar sobre ele.

O casamento perfeito entre palestrante e público é o que entrega, de fato, valor para nossos eventos.

Dica do time de Curadoria de Eventos

Saiu a agenda do próximo evento que você vai participar? Uma boa maneira de já ir se preparando é organizar a agenda pré-evento, seguir os palestrantes e ler seus conteúdos.

Assim, você consegue priorizar os assuntos, fazer render sua participação e, quando houver trilhas simultâneas, sua escolha será mais assertiva. Dessa maneira, após o evento, você pode continuar os aprendizados, extraindo o máximo de cada apresentação.

Se for mais gente da sua empresa, divida seu grupo em múltiplas salas. Depois, façam apresentações para quem não pôde ir e compartilhe o que vocês aprenderam.

4. Comercial

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Os nossos projetos contam também com uma feira de negócios, onde a RD e outros players do mercado de inovação apresentam suas soluções.

Tornar um espaço comercial, que é criado também para dar retorno em receita para os expositores, em algo atrativo para os participantes e integrado ao restante do evento é o principal desafio.

Vender em eventos é diferente de outros canais. É preciso desenvolver estratégias que aproximem a equipe do patrocinador dos participantes do evento. Uma vez fechadas as cotas, inicia-se um planejamento com ações e treinamentos para patrocinadores, garantindo que a feira atenderá às metas das empresas e às necessidades dos participantes.

Os patrocinadores devem ser empresas que tenham sinergia com seu público e apresentem soluções reais para quem está no evento.

Dica do time Comercial de Eventos

Diferentemente do que se pensa, um patrocínio de eventos pode sim comprovar ROI se for desenhada uma estratégia com foco comercial. O atingimento das metas será o resultado de uma boa análise do público participante, planejamento de ações de marketing/visibilidade e um discurso comercial específico para o evento em questão.

O post “Por que patrocinar eventos: 4 vantagens que sua empresa obtém ao investir em um” aprofunda os pontos acima. Como participante, aproveite a oportunidade para compartilhar com especialistas suas demandas e ficar por dentro das últimas soluções disponíveis no mercado.

Garanta seu lugar no RD Summit 2019

Neste post, compartilhamos o modelo que refinamos nos últimos anos e funciona para o nosso formato. Porém, não há fórmula mágica quando estamos falando de eventos, por isso cada projeto demanda ajustes para sua execução.

A intenção foi compartilhar um pouco dos desafios e entregas do time de eventos da RD, que trabalha de maneira constante para criar experiências de impacto para nossos participantes. Espero que as dicas de nossos especialistas ajude você a aproveitar mais os eventos que frequenta!

Aproveitando, fica nosso convite especial para a próxima edição do RD Summit. Nos dias 6, 7 e 8 de novembro, em Florianópolis, você é nosso convidado especial para o maior evento de Marketing Digital e Vendas da América Latina! Ah, e uma dica extra: antecipe-se! A pré venda durou menos de 1 hora e já estamos no segundo lote.

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