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Preparação para o crescimento: 4 aprendizados da área de Facilities da RD

Se sua empresa está em fase de crescimento e expansão, aqui vão algumas dicas para saber por onde começar a planejá-la

A RD tem uma trajetória de crescimento vertiginoso. Com cinco fundadores em 2012 e chegando à marca de 500 funcionários em 2017, foram vários desafios enfrentados pela área de facilities para fornecer espaço e um workplace confortável e funcional para todo esse time, ao longo desse tempo.

Quando sua empresa se encontra dentro de um prédio comercial, de um parque de empresas ou de uma incubadora, o foco de sua atenção pode ser canalizado para suas demandas internas e seu relacionamento com o condomínio. Mas, quando você expande para uma sede própria, um leque de novas demandas e responsabilidades se abre. Muita calma nessa hora.

No nosso caso, tendo sido declarada “empresa graduada” pela incubadora na qual estávamos sediados, era hora de deixar o ninho. A decisão por uma sala maior logo evoluiu para a locação de um prédio de 9 andares e, com ele, vieram todas as necessidades de infraestrutura partindo do zero.

Planejar o crescimento de uma empresa não é tarefa fácil. Na área de facilities, as demandas de estruturação de uma empresa em expansão parecem não ter fim e, se formos atropelados pelo ritmo acelerado com que as coisas precisam acontecer, o planejamento acaba sendo deixado de lado.

Veja 4 dicas para garantir o crescimento planejado com sucesso:

1. Converse com as diferentes áreas da empresa

Você não é um exército de um homem — ou mulher — só. E vai ser muito mais difícil imaginar como deve ser o novo escritório, nova sede, novo prédio se não coletar informações sobre as necessidades específicas de todas as áreas, sob risco ainda de ter que fazer ajustes quando tudo estiver pronto.

Converse com as pessoas estratégicas e verifique se vão precisar de estúdio de gravação, quais são os problemas de acústica enfrentados atualmente, se a empresa vai ter cozinha, refeitório, salas de treinamento, bicicletário, vestiário ou nada disso. Verifique qual a previsão de headcount para os próximos 3 a 5 anos — que geralmente é o prazo de um contrato de locação de um imóvel, se não for o caso de uma sede própria.

E, claro, não esqueça de bater um papo sincero com o financeiro sobre a previsão de orçamento para as obras e para o recheio super cool do novo workplace.

resultados digitais - expansão da empresa

2. Monte um planejamento para o projeto

Não sabe por onde começar? Um passo de cada vez parece uma boa forma de colocar as coisas em andamento. O planejamento vai te ajudar a estabelecer um cronograma de pequenas e grandes entregas, com seus principais desafios e prazos.

Uma sugestão para o seu planejamento de projeto é o “cronograma reverso” — estipule o seu deadline final e coloque prazo nas etapas a cumprir de trás pra frente até a data atual. Organize o cronograma em categorias e dentro delas seja detalhista, preveja as etapas de levantamento, orçamento, realização do pedido, entrega e instalação/montagem.

O planejamento detalhado também vai te ajudar a listar desde as compras grandes como mobiliário e infra de TI, até pequenos detalhes do ambiente de trabalho (lixeiras, papeleiras, comunicação visual). Embora essas compras pequenas não tenham tanto impacto no seu orçamento, um local de trabalho agradável e funcional exige que elas sejam contempladas no processo e que no momento da ocupação do novo local esses detalhes não estejam faltando, podendo fazer toda a diferença.

Ah! Tenha sempre um plano B. Se alguma coisa atrasar, qual a alternativa?

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3. Faça benchmarking em outras empresas

Não precisa reinventar a roda. Praticamente tudo que vai ser feito alguém já fez, já viveu (sofreu),  já resolveu e já aprendeu. E tem muita gente por aí disposta a falar e compartilhar. É um bom momento para ativar e expandir a sua rede de contatos e conversar com as áreas administrativa e de facilities das empresas e trocar experiências.

O benchmarking geralmente ajuda a avaliar e comparar tempo, custo, qualidade e eficiência de alguma idea, processo ou projeto, então use-o sem moderação. Monte uma lista de perguntas e comece com empresas que você já conhece e tem como referência no seu segmento.

A intenção é buscar com seus pares e colegas indicações de fornecedores de infraestrutura, cabeamento, obra civil, climatização, mobiliário corporativo, marcenaria etc. e garantir opções confiáveis que não vão te deixar na mão. Se a obra ou mudança estiver prevista para o final do ano, como aconteceu com a gente, essa galera não vai te deixar na mão nos feriados e férias coletivas típicos da época?

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4. Seja resiliente

Vão existir momentos de conquista em que tudo dá certo, todo mundo cumpriu o prazo, e você vai querer abraçar o pintor, o pedreiro e o arquiteto. Mas vai ter aquele dia em que parece que tudo deu errado porque em algum lugar alguém furou uma viga de sustentação ou rachou um cano que ensopou o carpete recém-colocado. Sim, aconteceu aqui, e não vale surtar. Tamo junto.

Manter o cronograma dentro do planejado nem sempre depende só de você, mas, quando der alguma zebra, a cabeça quente não vai ajudar a encontrar as melhores soluções. Quem é da área de facilities sabe que não é raro colocar a mão na massa e se virar, mesmo quando a gente não sabe bem o que fazer! Então use toda a sua vivência, criatividade e inteligência emocional para contornar a crise e terminar com uma boa história para contar.

No fim das contas, o que realmente importa é termos certeza de que foi feito o melhor para entregar ao colaborador um workplace onde ele se sinta bem recebido, produtivo e satisfeito. Muitas vezes passamos mais tempo no trabalho do que em casa e é cada vez mais comum que a área de facilities tenha como foco principal o fornecimento e a melhoria contínua da infraestrutura e dos serviços de apoio e suporte, visando sempre a satisfação do cliente interno.

Afinal, nada melhor do que trabalhar em uma empresa que se preocupa em promover um local de trabalho voltado à melhor experiência diária.

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Está interessado em trocar experiências sobre as práticas de facilities e workplace com a RD? Entre em contato com a gente neste link e vamos agendar uma conversa!

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