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Conheça as ferramentas para gestão de Email Marketing que utilizamos na Resultados Digitais

Para que você entenda quando utilizar cada uma das ferramentas, elas foram divididas em tópicos relacionados ao dia a dia de um profissional de Email Marketing

A cada 10 conversas com Leads e clientes da Resultados Digitais, em pelo menos 6 delas há a seguinte pergunta: “Renan, quais ferramentas você utiliza no seu dia a dia em Email Marketing?”.

Minha resposta, de prontidão, é: “bom, grande parte do que considero importante para o meu dia a dia, em termos de ferramenta, pode ser perfeitamente substituído por um caderno. O que mais nos traz resultado é planejamento e contato/conversa com os nossos usuários”.

Dito isso, sempre compartilho as ferramentas que utilizo e por quais motivos. Mas sempre com essa ressalva. E grande parte das pessoas sai contente e otimista.

Ao tentar entender a causa de essas conversas darem certo, vi que todos temos problemas com produtividade. Sempre queremos produzir mais, melhor e com mais velocidade. É bem óbvio. E isso não é diferente em Email Marketing.

Para que você entenda melhor quando utilizar cada uma das ferramentas, elas foram divididas em tópicos relacionados ao dia a dia de um profissional de Email Marketing:

Índice

1. Ferramentas para gestão de estratégias e planejamento

É importante que todo profissional de Email Marketing tenha foco em estratégias e planejamento.

Dito isso, considero importante que essas estratégias estejam em 3 grandes pontos:

  • Público
  • Conteúdo
  • Criação

Essas estratégias, bem definidas e organizadas (aí que entram as ferramentas), criam um Email Marketing estruturado e eficiente.

Mapeamento de público

Antes de enviar qualquer email é extremamente importante conhecer seu público. Fazemos isso da seguinte maneira aqui na Resultados Digitais:

  1. Realizamos entrevistas com os nossos clientes para entender como eles compraram  nosso produto, o RD Station Marketing, e a resolução de quais problemas os levou a utilizar a ferramenta. Anotamos tudo no Google Docs ou no Coda.io;
  2. A partir disso, utilizamos Mindmaps no Mindmeister para mapear esses problemas e como resolvê-los. Nós temos a versão paga do Mindmeister, mas você pode, perfeitamente, utilizar a versão gratuita para fazer isso;
  3. Separamos nossos usuários em personas;
  4. Criamos uma pauta de conteúdos para cada persona no Google Docs e lá mesmo discutimos sobre qual conteúdo o usuário deseja saber.

Mapeamento de conteúdo

Após entender quem é o nosso público, quais conteúdos cada persona poderia receber, é hora de mapearmos, priorizarmos e organizarmos a produção de conteúdo.

Toda essa gestão é feita via Trello e Google Docs.

Criação de conteúdo para os emails

Temos uma pauta agora de público e conteúdo, além de sabermos quando e para quem cada conteúdo será entregue.

Agora é hora de criar os emails, cujos textos produzimos todos utilizando o Google Docs.

2. Ferramentas para criar os emails, segmentações e envio de emails

Nesse momento, já temos o público e todo o planejamento organizado. Aqui voltamos a verificar, via Mindmeister, quais segmentações iremos utilizar.

Após isso, tendo o email criado no Google Docs, vamos à ferramenta de disparos para inserir os emails.

Aqui na Resultados Digitais utilizamos nosso próprio software de Automação de Marketing para fazer e disparar nossos emails, o RD Station Marketing.

Aplicar o texto no RD Station Marketing é bastante produtivo, pois a ferramenta possui drag and drop (arraste e solte). Você pode simplesmente selecionar o seu texto e colar na ferramenta, sem entender nada de código.

RD Station Marketing - Email

Para criar as segmentações, utilizamos sempre os campos preenchidos em nossas Landing Pages e analisamos o comportamento dos nossos usuários (tudo já mapeado via Mindmeister). Feito isso, criamos as segmentações no RD Station Marketing e as selecionamos antes dos disparos.

Além disso, temos também que olhar para a gestão de base. É sempre importante que uma segmentação não receba 2 emails, certo? Também fazemos isso via RD Station Marketing. É possível excluir segmentações de determinados disparos dentro da ferramenta.

P.S.: uma alternativa, caso você edite seus emails em HTML (o que eu não sugiro) é utilizar o Sublime Text ou o Adobe Dreamweaver.

E, se você ainda não é cliente do RD Station Marketing, pode assistir a uma demonstração ou fazer um teste gratuito do RD Station Marketing.

3. Ferramenta para diminuir os erros antes dos disparos

Para evitar erros (e erros em emails são fatais), utilizamos sempre um checklist antes dos nossos disparos. Ele pode ser aplicado no Trello, Google Docs, Evernote ou Coda.io.

  1. Há imagens com mais de 100kbs?
  2. A soma das imagens ultrapassa 500kbs?
  3. O remetente está correto?
  4. O texto foi validado e aprovado pelos redatores?
  5. O layout foi validado?
  6. O assunto está criado?
  7. Segmentação: é o público correto?
  8. Há email plain-text e alt text nas imagens?
  9. Os links estão ok?
  10. Foi enviado um teste para 2 pessoas diferentes validarem?

Esses são os principais pontos que consideramos antes de enviar nossos emails. Só disparamos caso todas as opções estejam validadas.

Nada impede que você crie seu próprio, inclusive é melhor que o faça dessa maneira, já que pode haver particularidades na sua organização em termos de aprovação.

Uma outra sugestão é utilizar o Checklist de Email Marketing que criamos justamente para essas ocasiões:



Checklist: Campanhas de Email Marketing

Um passo a passo do que fazer para lançar sem erros seus emails promocionais, newsletters e fluxos de automação

4. Ferramentas para análise

Nossa análise é bastante facilitada pelo uso do RD Station Marketing. Retiramos relatórios prontos direto da ferramenta e inserimos no Google Sheets.

Há também outras ferramentas externas que utilizamos para analisar a entregabilidade dos nossos emails. Vamos falar quais são mais abaixo.

Quais métricas de Email Marketing analisamos?

  1. Taxa de entrega;
  2. Taxa de abertura;
  3. Taxa de cliques;
  4. Taxa de conversão (ação após o clique, por exemplo preenchimento de uma Landing Page);
  5. Quantidade de Leads Qualificados gerados;
  6. Quantidade de Leads Aceitos por vendas;
  7. Quantidade de oportunidades;
  8. Quantidade de vendas.

E quais ferramentas utilizamos nessas análises:

  1. RD Station Marketing;
  2. Google Analytics;
  3. Sender Score;
  4. Mail-tester;
  5. MX Toolbox;
  6. Google Postmaster;
  7. Google Sheets.

Após as análises estarem computadas e organizadas, fazemos relatórios via Google Docs para os nossos gestores.

5. Bônus: ferramentas de produtividade

O trabalho com Email Marketing tende a ser hiper dinâmico e o cenário muda todos os dias.

Para isso é importante ter um padrão, uma rotina. E ela deve ser, necessariamente, regrada. Caso contrário, você não irá executar os emails com qualidade e no tempo certo.

Algumas ferramentas que utilizo no dia a dia:

  • Pocket, para salvar os textos para depois e não perder foco;
  • Momentum, para definir o foco do seu dia;
  • Google Calendar, para criar uma rotina e saiba quando e onde executar cada tarefa;
  • Rescue Time, para anotar, ter métricas de produtividade e entender no que você gasta o tempo online;
  • ColorZilla, sempre importante ter uma maneira de copiar cores, pois você, eventualmente, irá precisar utilizar em algum layout.

O gran finale

Más notícias: as ferramentas nunca serão seu grande fator diferencial na hora de gerir campanhas e ter bons resultados.

O que fará isso é o seu planejamento e o conhecimento do seu público, bem como direcionar os esforços para se comunicar com ele de maneira segmentada e única.

Faça isso e terá resultados. As ferramentas só irão ajudar você a fazer isso de maneira mais organizada.

Escreva nos comentários quais você utiliza e por quê! Vamos trocar experiências. :)



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