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Veja como fazer o fluxo de caixa e controlar sua operação financeira [BÔNUS: planilha gratuita]

Entenda a importância de acompanhar o movimento de caixa da sua empresa e como você pode fazer esse processo na prática!

O fluxo de caixa mede quanto dinheiro está entrando e saindo da empresa. As entradas acontecem por meio das vendas, empréstimos e outros aportes. Já as saídas são feitas com a compra de suprimentos, pagamentos a colaboradores e impostos. Manter essa balança saudável é o objetivo de todas as empresas.


Que tal começar esse conteúdo com uma analogia? Então imagine que cada empresa é um corredor enfrentando uma maratona e seus 42 km. O fluxo de caixa está para cada empresa como a respiração (com a entrada e saída de ar), os copos de água e as barrinhas energéticas para o corredor consumir ao longo do trajeto, recarregando as energias que perdeu durante a corrida.

A comparação pode parecer distante, mas ela resume bem o nosso tema e o que ele representa. Afinal, o fluxo de caixa trata do elemento principal para qualquer empresa: a entrada e saída de dinheiro.

O dinheiro é o elemento que impulsiona todas as organizações, é a energia que move um negócio para frente. Ficar sem dinheiro é o principal motivo para o fechamento das pequenas empresas. Mesmo para aquelas que fazem muitas vendas, se não houver um fluxo saudável com as saídas no final das contas, é difícil permanecer aberta.

Por isso, é muito importante que as empresas entendam os conceitos básicos de movimentação financeira e consigam fazer uma previsão precisa do seu fluxo de caixa. É justamente isso que você vai conferir ao longo do conteúdo.

Aqui já deixamos um aviso inicial: contar com uma ferramenta ou planilha de controle nesses casos não é uma escolha, e sim uma obrigação da área financeira. Para acompanhar o conteúdo, preparamos também um modelo editável da Planilha de Fluxo de Caixa. É só preencher o formulário abaixo e acessar a planilha agora mesmo!

Planilha de Fluxo de Caixa

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O que é fluxo de caixa?

O fluxo de caixa representa a movimentação entre as entradas e saídas de dinheiro do seu negócio. Ele é acompanhado e calculado subtraindo o saldo inicial de um período, também conhecido como saldo de abertura, do saldo no final desse período (pode ser um mês, trimestre, semestre ou ano).

Com isso, o seu fluxo de caixa pode ser positivo ou negativo:

  • Fluxo de caixa positivo: ocorre quando o valor recebido proveniente de vendas, contas a receber e outros aportes é maior do que o valor do caixa que sai por meio de contas a pagar, despesas mensais, salários, entre outros. Se a diferença for positiva, significa que você tem mais caixa no final de um determinado período;
  • Fluxo de caixa negativo: ocorre quando a saída de caixa é maior do que o total de entradas. Isso geralmente significa problemas para uma empresa, mas existem etapas que você pode executar para remediar a situação e gerar mais receita enquanto mantém ou corta despesas.

Categorias de fluxo de caixa

Para analisar de onde vem e sai o dinheiro, são preparados demonstrativos da movimentação de caixa. Eles podem ser criados com três categorias principais:

  1. Fluxo de caixa operacional: inclui todas as transações realizadas no dia a dia;
  2. Fluxo de caixa de investimento: trata das transações que são feitas para fins de expansão, seja física ou de equipe. Entra também a aquisição de novas empresas;
  3. Fluxo de caixa de financiamento: inclui transações relacionadas a empréstimos e os valores pagos para acionistas.

No entanto, apenas fazer essa divisão no nível do controle de caixa não é suficiente para analisar se uma empresa deve tomar uma decisão relacionada a investimentos. O balanço geral da organização ao longo de um período de tempo – que seja no mínimo semestral – deve ser estudado cuidadosamente para chegar a uma conclusão mais precisa do ponto de vista financeiro.

Também faz parte dessa equação a previsão de quanto sua empresa vai ter de retorno no futuro e a média de despesas mensal.

Como montar e acompanhar o fluxo de caixa?

Entender o conceito do fluxo de caixa é o primeiro passo para começar a fazer o acompanhamento contínuo. Agora, o seu trabalho é detalhar o movimento de caixa.

Isso é feito a partir do lançamento das entradas e saídas financeiras da sua empresa em uma ferramenta de acompanhamento, como é o caso da planilha.

Para começar esse trabalho, você deve seguir 4 passos:

Passo 1: Defina as categorias de entradas e saídas

Cada empresa vai possuir nomenclaturas e descrições de entradas e saídas diferentes umas das outras. Nesse caso, é importante criar categorias para identificar o tipo que cada uma delas representa.

Ao invés de separar os pagamentos feitos para seus fornecedores, é possível somar e incluir dentro desse balanço financeiro de uma só vez.

Na própria planilha de Fluxo de Caixa nós fizemos esse trabalho para você! Então é só acessar e começar a preencher.

planilha de fluxo de caixa

Lista de categorias de entradas e saídas na Planilha de Fluxo de Caixa

Passo 2: Faça a previsão dos valores

Após definir as categorias, a próxima etapa é determinar a previsão das entradas e saídas. Contar com essa previsibilidade impacta em diferentes frentes:

  • Decisão sobre a realização de investimentos: já pensou no risco que seria tomar a decisão de fazer um alto investimento sem saber qual a previsão de entradas da sua empresa nos próximos meses? Só com essa visão é possível tomar esse tipo de decisão;
  • Recebimento de aportes: já para as empresas que buscam receber um investimento externo, essa previsibilidade é ainda mais importante. Só com ela os investidores conseguem ter garantias se vale a pena ou não colocar um montante de dinheiro na operação;
  • Contratação de novos colaboradores: para uma organização que está crescendo, a necessidade de contar com novos profissionais é uma realidade. Mas é preciso ter cuidado para tomar essa decisão, já que é preciso ter o mínimo de previsibilidade do fluxo de caixa futuro. Assim é possível dar garantias salariais sem correr o risco de perder parte da equipe.

Esses são só alguns exemplos do impacto que a previsibilidade pode gerar. Como a realidade de cada empresa é diferente, a sua pode sentir outros impactos além do que citamos aqui.

Então fica a dica: trabalhe para que ao longo do tempo sua organização consiga determinar os valores de recebimentos e pagamentos dos próximos meses.

Passo 3: Totalize os valores reais a cada mês

Agora é o momento de preencher o seu fluxo de caixa com a totalização dos valores de cada categoria, seja de entradas ou saídas.

Como o fluxo demanda um acompanhamento no mínimo mensal, o momento certo de fazer o preenchimento é na virada de um mês para o outro, até a primeira semana.

Após isso, você já terá um comparativo claro entre a previsão esperada e o que realmente foi alcançado.

Passo 4: Acompanhe ao longo do tempo

Por fim, é preciso criar uma rotina de acompanhamento da sua movimentação financeira. Só com uma visão completa ao longo do tempo é que sua organização conseguirá ter de fato um fluxo de caixa saudável.

Esse acompanhamento ajuda a determinar não só os gastos que podem ser reduzidos. Ele também mostra a necessidade atual de buscar novas receitas, ou até mesmo buscar formas de ampliar as entradas que já tem atualmente.

O que significa a mudança no nível de caixa?

O resultado final encontrado com o acompanhamento do fluxo de caixa mês a mês é o seu nível de caixa. Nesse caso, ele pode sim passar por mudanças ao longo do tempo, ficando mais alto ou mais baixo de acordo com as decisões de negócio que foram tomadas.

Esse nível de caixa pode estar aumentando para uma empresa porque ela vendeu alguns de seus ativos ou conquistou uma nova cartela de clientes significativos. Mas atenção: se a empresa vendeu alguns de seus ativos para pagar dívidas, como uma medida para balancear o fluxo que estava negativo, isso é um sinal negativo.

Empresas que trabalham no modelo SaaS, se não realizarem novos investimentos, também podem ligar um sinal de alerta. Nesse caso, não estão aproveitando a oportunidade para diversificar canais de aquisição ou construir uma rápida expansão, pontos fundamentais para cultivar o sucesso da empresa com o passar do tempo.

Como ter previsibilidade nas entradas?

Você já deve ter percebido que um dos elementos que compõem o fluxo de caixa – e que pode ser a chave para manter o seu controle financeiro – é a previsibilidade.

Falar de uma operação previsível é o sonho para qualquer empresa. É com isso que cada organização consegue prever várias outras coisas, como por exemplo, os novos investimentos em infraestrutura e a contratação de novos colaboradores. Então como podemos ter uma operação previsível nas entradas financeiras?

O caminho para alcançar esse ponto é trabalhar com a análise dos resultados de Marketing e Vendas.

Analisando seu funil de vendas, que começa desde o momento em que um possível cliente visita seu site, deixa as informações de contato e vai até o momento de realizar a compra de fato, fica muito mais fácil descobrir qual o valor das vendas para os próximos meses. Nesse caso, o processo de previsibilidade inicia desde as suas ações de Marketing.

>> Veja mais: Benchmarking do Funil de Vendas: compare suas métricas de Marketing e Vendas com empresas do mesmo segmento que o seu 

Torne os resultados de Marketing mais previsíveis com o RD Station Marketing

Se tem um benefício que pode ser aproveitado por todas as empresas que trabalham com Marketing Digital é a capacidade de analisar os resultados de forma concreta, sem achismos.

É possível medir o resultado de cada campanha e acompanhar a evolução desses dados todos os dias. Para isso, é fundamental contar com uma ferramenta de automação de Marketing para realizar suas estratégias e também fazer essa mensuração de resultados.

A dica aqui é contar com o RD Station Marketing, a ferramenta de Automação de Marketing líder na América Latina. Com esta solução tudo em um, sua equipe tem acesso aos principais recursos de Marketing Digital em um só lugar para sua operação ser mais eficaz.

Através do Dashboard principal, você já consegue definir suas metas e ter uma visão dos resultados para cada objetivo da área de Marketing:

  • Leads: número de visitantes que tiveram pelo menos uma conversão, fornecendo seus dados nos formulários;
  • Leads Qualificados: do total de Leads, quantos deles possuem o perfil ideal para sua empresa? Ou seja, quais são de fato qualificados para serem abordados pelo time de Vendas? É isso que essa métrica representa, com a definição baseada nos clientes que a sua empresa já possui;
  • Oportunidades: são aqueles Leads que se mostram como uma oportunidade clara de se tornarem clientes, seja pela declaração explícita com uma solicitação de contato ou pela somatória do perfil ideal com o interesse, de acordo com o número ou tipo de conversão realizada.

dashboard rd station marketing

Mas como esses dados ajudam na previsibilidade? Essas são métricas essenciais para a operação, já que a etapa seguinte é o envio dessas oportunidades geradas no funil de Marketing para a área de Vendas, que vai iniciar a abordagem dos contatos. Isso significa que identificar o número de Leads e de Oportunidades que a sua equipe de Marketing vai gerar ajuda a calcular o número de vendas que pode fechar no mês seguinte.

Ter essa visão já mostra como o trabalho de Marketing, focado nos canais digitais, impacta diretamente no resultado financeiro de qualquer empresa. E você já pode fazer agora um teste gratuito do RD Station Marketing! Preencha o formulário abaixo e garanta 10 dias de uso, sem precisar colocar informações de cartão de crédito.

Conquiste a previsibilidade de vendas com o RD Station CRM

Ter uma perspectiva de quanto a área comercial será capaz de vender em determinado período de tempo. É isso que a previsibilidade em vendas representa.

Ela é essencial para mensurar o quanto uma empresa pode crescer ao longo do tempo. Para a diretoria, essa informação fornece insumos para fazer investimentos certeiros.

Para conseguir alcançar a previsão de vendas, é preciso ter uma visão completa do pipeline de vendas, ou seja, quanto está na mesa em termos de oportunidades de vendas em cada etapa do seu processo comercial.

Mas isso só é possível com a utilização de um CRM, ferramenta que faz todo o controle das suas etapas de vendas. A dica aqui é utilizar o RD Station CRM, solução que permite registrar automaticamente suas ações, centralizando a operação de vendas em um só lugar. O plano Free é gratuito para sempre e sem limite de usuários, negócios e contatos.

A partir do CRM, fica muito mais fácil calcular qual o tempo do seu ciclo de vendas. Com essa informação, você já consegue olhar para o total em aberto no pipeline e identificar em quanto tempo as vendas serão concretizadas.

Dicas para manter um fluxo de caixa em meio a crise

Com a pandemia de 2020, uma crise inesperada tomou conta do mercado, muito por conta do fechamento do comércio. Nesse momento, o fluxo de caixa das empresas foi afetado de forma negativa.

Na pesquisa Panorama PMEs: os impactos da Covid-19 e os passos para a retomada, elaborada em parceria feita pela RD Station, Endeavor Brasil e Pequenas Empresas Grandes Negócios, identificamos que o impacto negativo na receita aconteceu para 77% das empresas.

fluxo de caixa na crise

Gráfico de impacto na receita – Panorama PMEs

No momento em que o fluxo de caixa fica negativo, é muito importante que toda empresa consiga listar previsões diferentes para o futuro, simulando cenários distintos. O caminho para seguir pode ter uma estrutura baseada nas alterações de faturamento, como no exemplo abaixo:

  • Se a nossa receita cair 50% → Executar o plano A: diminuir o escritório, reduzir o quadro de colaboradores;
  • Se a nossa receita cair 25% → Executar o plano B: renegociar custos com fornecedores, negociar prazos;
  • Se a receita continuar igual → Executar o plano C: rever políticas de relacionamento com clientes, programar ações de desconto para reter a base de clientes.

Percebeu que não é só nos cenários negativos que devemos pensar em planos de contingência? Mesmo nos casos onde há a manutenção da receita ou até um leve crescimento, é importante criar um plano em momentos de crise. Mas por que isso é importante?

Em cenários de crise, se a sua empresa trabalha com grandes players, entregando serviços ou produtos para grandes varejistas, bancos e outras empresas de força no mercado, é provável que a crise demore mais tempo para atingi-las quando comparamos com as micro e pequenas empresas. Nesse caso, interrupções nos pagamentos podem representar sérios riscos para a sua organização.

Mas nos demais segmentos do mercado, as quedas de receita podem acontecer de forma mais espaçada. O fato é que uma crise tende a afetar a todos, independente do mercado. E ficar apenas esperando para saber se haverá ou não um impacto negativo pode trazer sérios riscos. Então, qual plano seguir para manter o fluxo de caixa nesses momentos?

4 tipos de plano de ação para momentos de crise

Por conta do cenário, é fundamental criar planos de diferentes categorias:

  • Pessimista: o cenário mais difícil para a organização, mas que é possível acontecer;
  • Realista: o mais próximo de acontecer com base nos dados mais recentes;
  • Positivo: com uma perspectiva positiva, acima do que está conquistando hoje;
  • Otimista: o cenário que mais espera alcançar com os esforços atuais.

Cada um desses planos precisa ser estruturado de forma clara para que, ao ser acionado, todos os direcionamentos sejam executados da maneira correta. Por isso você precisa definir em cada um deles:

  • Qual o acionável: que métrica será o impulsionador do plano e em qual patamar ela deve estar para saber qual deve ser acionado;
  • O que fazer no dia 1: quais as ações mais importantes para realizar assim que o plano começar;
  • Quais os envolvidos: quem são os responsáveis por cada ação;
  • Qual o resultado esperado: depois de determinado tempo, qual patamar a empresa deve estar para rever o plano.

Precisamos ter esperança e confiar nos cenários mais positivos para a organização, mas não podemos ser displicentes e pensar em ações apenas quando surgirem situações negativas. Liderar a sua empresa nesse momento, com foco em recuperar a receita, passa por compartilhar essa visão clara dos diferentes cenários para todos.

Uso da Matriz de Foco

O caminho mais simples para identificarmos qual o melhor plano e qual ação executar em cada um deles é utilizar a Matriz de Foco.

Com esse modelo, você consegue listar todas as suas opções existentes – que seriam o seu próximo passo hoje – e identificar onde elas se encaixam dentro da matriz, que pode ser desenhada da seguinte forma:

  • Ações de Alto Impacto e Custo Baixo;
  • Ações de Baixo Impacto e Custo Baixo;
  • Ações de Alto Impacto e Custo Alto;
  • Ações de Baixo Impacto e Custo Alto.

matriz de foco

Modelo da Matriz de Foco (Fonte: Endeavor)

Com o preenchimento, fica muito mais fácil identificar o que está no quadrante principal, que é o de Maior Impacto com Menor Custo. As opções que se encaixarem nesse quadrante vão representar suas principais oportunidades do momento.

Coloque a mão na massa!

Falar de fluxo de caixa não deve ser algo para ficar apenas no lado teórico. Então que tal colocar a mão na massa?

Para isso, vamos relembrar as 3 principais dicas que trouxemos ao longo do conteúdo:

  • Planilha de Fluxo de Caixa: será o coração da sua operação, onde deve lançar as informações de previsão e também dos valores recebidos e gastos em cada categoria;
  • RD Station Marketing: vai ajudar sua equipe a fazer campanhas completas, nutrir Leads, gerar oportunidades comerciais qualificadas e alcançar mais resultados. Conte com tudo que precisa, das redes sociais ao Email Marketing, das Landing Pages aos Pop-ups, da Automação à análise dos seus resultados;
  • RD Station CRM: organize seu processo comercial e acompanhe o seu funil de vendas em tempo real. Tenha uma visão clara de cada etapa das suas negociações para saber onde focar seus esforços e qual a previsão de fechamento para o próximo mês.

Agora é só começar na prática. Desejamos sucesso no acompanhamento do seu fluxo de caixa!

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