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O que é higienização da lista de emails e como fazer

Com qual frequência você limpa sua lista de emails? Veja por que essa prática é importante e como executá-la sem correr risco de perder contatos importantes

Limpar a lista de email (higienização de email) ajuda a remover da base todos os emails que não são válidos nem relevantes para as próximas campanhas de sua empresa. Cortar os emails irrelevantes é essencial para manter a boa reputação e garantir uma boa entregabilidade.


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Quem trabalha com Email Marketing sabe que para obter bons resultados é sempre importante fazer um bom gerenciamento da lista de emails.

Não fazer spam, enviar emails com uma frequência adequada e conteúdo relevante sempre ajuda a manter a lista de emails “quente” e os resultados cada vez melhores. Ainda assim, há outras preocupações que devem ser consideradas na manutenção de uma base saudável.

Há também o caso de diversas empresas que não tiveram a disciplina de enviar mensagens com frequência e querem reestabelecer o contato com uma base antiga de emails.

No entanto, o passo mais comum que acabam dando — importar essa lista para seu serviço de email marketing — pode ser um verdadeiro tiro no pé, que acaba influenciando negativamente a reputação do email da empresa.

Para que isso não aconteça, existe uma ação chamada higienização da lista de emails, assunto de que trataremos neste post.

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Por que fazer a higienização da lista de emails

Antes de tudo, é muito importante ter em mente que a higienização não serve para uma base de emails comprada. Já explicamos anteriormente por que sua empresa não deve comprar uma lista de emails e que, mesmo higienizada, uma base comprada nunca terá a relevância e a qualidade de uma lista de emails conquistada de maneira lícita e orgânica.

O fato é que ao longo do tempo há um processo de depreciação da base de emails: muitas pessoas trocam de emprego e alteram, assim, seu endereço corporativo, outras trocam o próprio serviço de email e assim por diante. É um comportamento normal e não há como evitar. No entanto, é preciso estar sempre atento para que o prejuízo não seja ainda maior.

Isso porque os serviços de Internet procuram formas de combater o envio de spam. Se sua empresa estiver enviando emails para muitos endereços que não existem, isso é encarado como forte sinal que a lista não tem qualidade e não é tratada com o devido cuidado.

Assim, o servidor de envio de emails fica “malvisto” e, mesmo quando a mensagem é relevante e o destinatário quer receber o email, o conteúdo pode acabar parando nos filtros antispam.

Sendo assim, o principal objetivo da higienização é remover da base todos os emails que não são válidos nem relevantes para as próximas campanhas de sua empresa. Cortar os emails irrelevantes é essencial para manter a boa reputação e garantir uma boa entregabilidade.

Fazendo a higienização de uma lista atual de emails

Se a sua empresa já mantém uma rotina de envios de Email Marketing e a base está acostumada a receber emails, o processo é um pouco mais fácil.

Há algumas informações que a maioria das ferramentas fornece e são muito importantes para a manutenção da lista:

  • Hard bounces: são aqueles emails considerados inválidos. Isso inclui os que já existiram e deixaram de existir, os que foram indicados de maneira errada propositalmente e também os emails com erros de digitação;
  • Soft bounces: são emails válidos, mas que por algum motivo não puderam ser entregues. O motivo normalmente é que a caixa está cheia;
  • Reclamações de spam: na grande maioria dos serviços de emails é possível marcar uma mensagem como spam. Isso indica que o usuário se incomodou e acredita que sua empresa não tinha o direito de enviar esse email a ele;
  • Pedidos de descadastramento: é uma obrigação de toda empresa oferecer nos emails enviados uma opção de descadastramento. Isso quer dizer que o usuário não quer mais receber essas mensagens.

Com o envio frequente e essas informações em mãos, fica fácil fazer a manutenção da lista higienizada. Basta remover, antes de cada envio, os usuários que já tiverem hard bounces, reclamações de spam e pedidos de descadastramento.

No caso de soft bounces, recomenda-se mais algumas tentativas de envio. Se chegarmos, por exemplo, a 10 envios não entregues, também é recomendada a exclusão da lista.

A maioria das ferramentas de envio de Email Marketing (incluindo o RD Station Marketing) já faz tudo isso automaticamente.

Fazendo a higienização de uma lista antiga de emails

Quando falamos em base de emails antiga, nos referimos àquela que é perdida ou esquecida por algum tempo. Os contatos podem ter sido gerados através de formulários normais, em troca de eBooks ou, por exemplo, recebidos em cursos e workshops realizados pela sua empresa há mais tempo. O fato é que a lista não vinha sendo utilizada até agora e será colocada na ativa.

Esse caso é muito mais difícil de lidar. Isso porque as análises dos servidores para identificar spam costumam ser feitas em termos percentuais. Quando ficamos muito tempo sem enviar e, portanto, muito tempo sem conseguir feedback para fazer a limpeza da lista, uma série de problemas costuma acontecer.

Geralmente os emails inválidos vão se acumulando, gerando uma taxa alta de hard bounces. Diversas pessoas não se lembram mais de terem feito o cadastro e marcam o email como spam ou pedem o descadastramento. A consequência é que a reputação do servidor de envio de emails fica bastante prejudicada.

A maioria das empresas que oferece serviços de envio de Email Marketing consegue perceber o desempenho ruim logo no começo do disparo e então interrompe o envio do restante da campanha. Esse desempenho ruim pode resultar em bloqueios e até em exclusão definitiva de uma conta, afinal, se a entregabilidade do serviço abaixar ele perde valor e, logo, clientes.

Se a lista que a empresa tem é realmente boa e direcionada para um público relevante,  há duas coisas bem importantes que devem ser feitas:

Se você é cliente do RD Station Marketing, leia os seguintes artigos para entender como limpar sua lista de forma prática:

Procure eliminar os hard bounces

Caso sua empresa deixe para descobrir quem são os hard bounces na hora do envio, as chances de a campanha ser bloqueada e fracassar são grandes.

Existem diversos serviços especializados em checar se um email é válido (como o Email Checker) e, por mais que seja preciso gastar um pouco, vale muito a pena. Isso deve reduzir consideravelmente o número de emails inválidos e é o preço a se pagar por se manter tanto tempo fora de contato.

Algumas ferramentas úteis:

Escolha muito bem o conteúdo enviado e comece devagar

Além de reduzir o número de hard bounces, é necessário diminuir também o número de reclamações de spam e descadastramento. Nesse caso, não há nenhuma grande mágica a ser feita. O segredo é pegar leve.

Não comece usando a lista para promover um produto ou serviço, procure gerar mais valor. Ofereça um excelente artigo, um eBook ou palestra gratuita, uma lista de indicações de coisas valiosas para esse potencial cliente. Esse tipo de conteúdo costuma ter uma receptividade muito maior e por isso deve ser o foco nesse momento reaproximação, em que o relacionamento está fragilizado.

Procure também manter o tema que trouxe a pessoa até a sua lista. Por exemplo, se esses contatos foram captados em um curso; ou captados através do download de algum material, faça com que a campanha seja sobre assuntos similares.

Por fim, tome cuidado com a frequência. Alguém que não recebia emails da sua empresa há tempos vai estranhar caso isso aconteça com uma periodicidade muito maior.

Post publicado originalmente em março de 2013 e atualizado em maio de 2018.

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Comentários

22 comentários

  1. FlashTrader

    O artigo é bom, mas não explica como fazer a limpeza no RDStation. Poderia ser mais prático.

  2. Luis Fernando Sacchi Ribeiro

    Existem algumas ferramentas internacionais que fazem essa limpeza, porém no Brasil são raras as que realmente funcionem.
    Eu indico o http://mailfinder.io .. O mailfinder possui uma ferramenta bem completa onde você pode fazer upload de listas inteiras para a validação ou então integrar dentro do seu sistema através de uma API.
    O pessoal é 100% brasileiro e o preço é bem competitivo comparado com as outras opções.
    No blog (blog.mailfinder.io) também tem algumas dicas de como usar o sistema

  3. Danuta Ferreira Bispo

    Ótimo post, mas faltou as dicas das ferramentas, ainda bem que o pessoal deu dicas nos comentários.

  4. Eduardo Sartori

    Olá pessoal,

    Gostei do artigo pois é a única forma de melhorar resultados no email marketing é limpando sua lista. Eu trabalho com afiliados diversos, diante de alguns problemas utilizei esses dias a plataforma http://www.kimeraintelligence.com que me trouxe bons resultados. Pois além de verificar os emails da minha lista, ela pode fornecer-me “feedback” a respeito dos domínios e endereços IP que utilizo para enviar, como blacklists, reputação, volume de envio (obtido atraves de DMARC), verificação de autenticação de remetente entre outros.
    Infelizmente no Brasil são poucas empresas que prestam este tipo de serviço, obscuro na visão dos brasileiros, já que a grande maioria acha que o envio de email em massa é uma panfletagem digital.

  5. Nestor - Segurança do Trabalho

    Só acredito que o título do post não se refere ao conteúdo do mesmo.

    O título é: O que é higienização da lista de emails e “como fazer” esperava realmente que iam mostrar como fazer.

    O Rd Station é muito bom, mas, na parte de limpeza de e-mails é a pior coisa do mundo. Não tem como excluir leads por data… É foda!
    O lead fica um mês sem abrir os e-mails e se quisermos excluir temos que ir adicionando etiquetas para cada envio de e-mails que fizemos. É um absurdo isso!

    Se eu quiser excluir leads que não estão abrindo meus e-mails tenho que procurar outra ferramenta…

    1. Guilherme e Roney

      De acordo! Deveriam existir opções fáceis na aba de segmentação, como “não abre emails desde…” ou no mínimo “marcou como spam”, “optou por não receber comunicações”.

      Sem isso, fica difícil!

    2. Inglês Winner

      Deixamos de utilizar RD especialmente por conta disso. O que me parece é que como eles cobram por lead, para eles não é vantagem excluirmos os leads, pois a ferramenta não possui NENHUMA opção inteligente para remoção de leads “ruins”.

    3. João Andrade

      Exatamente, parece que como eles recebem por Lead cadastrados não existe o interesse de facilitar isso. Já que é algo tão simples de fazer com programação. Não tem outra explicação se não for a falta de interesse e parcialidade nas decisões de função, estão pensando neles e não em seus cliente. Uso o RD a anos e é essa a imagem que eles passam.

  6. Leonardo Dutra

    Ótimo, recomendo muito a ferramenta http://www.baselimpa.com/, ele verifica todos emails se são válidos, inválidos ou indefinidos… só ai você já consegue eliminar muitas hipóteses de emails inválidos… Vale muito a pena.

    1. Fernando

      Este baselimpa.com é fake, certo?

      1. Leonardo Dutra

        Fernando, ele funciona e não é fake, não captura contatos do usuário.

        1. Fernando

          Então Leonardo, eu fiz um teste com uma lista lixo que eu tenho é não recebi nenhuma resposta, travou em 0%.
          Não recomendo este site.

          1. Leonardo Dutra

            Enviei uma de 30 mil e funcionou, verifique se.o site não estava em manutenção

  7. Cássio Antoniazzi

    Também utlizo o serviço do http://www.baselimpa.com/ e tenho obtido ótimos resultados!

    1. Fernando

      Parece um site feito apenas para captar contatos dos usuários, sem retorno, não botei fé neste baselimpa.com

  8. Andre Lacerda

    Boa tarde,

    Eu gostaria de me apresentar para vocês. Eu estou trazendo para o Brasil uma ferramenta que ira lhe proporcionar um serviço ainda melhor aos seus clientes. Nos somos um das maiores empresa dos EUA especializada em verificação, validação e limpeza de contas de email. Estou no processo de tradução do website mas convido vocês a estarem verificando nosso website americano. http://www.verias.com

    Qualquer duvida por favor entrar em contato comigo no andre@verias.com

    Obrigado

    Andre Lacerda

  9. Priscila Gonçalves

    Pessoal, Gostaria de sugerir um novo serviço de higienização de lista de e-mails: SafetyMails. Detalhes no site http://www.safetymails.com

  10. Cristiane Rauber

    Muito bom, eu tinha uma lista antiga, quis misturar com a nova e não ficou legal. Agora comprei um software, que valida certinho quais os e-mails válidos e os inválidos, aí posso importar só válidos para minhas campanhas, e a taxa de envios para e-mails inválidos será quase nula. Mesmo assim, vou re-checar a lista mensalmente, porque alguns e-mails são desativados, então todo cuidado é pouco.

    1. Rafael Santos

      Oi, Cristiane! Qual software vc usa?

      1. KENNEDY MAIA

        Olá como faço para retirar a má reputação de um e-mail ocorre que nao uso para marketing e um virus agora já removido tornou esse endereço mal visto na entrega das mensagens originais.

  11. Vinicius

    Extremamente interessante e importante em casos de grandes listas que geralmente grandes empresas possuem. Principalmente o fator de reputação dos servidores remetentes.

  12. Cléber

    Muito bom o artigo.