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Metodologia Ágil: o que é + 6 motivos para você usá-la em projetos de Marketing Digital

Conheça alguns dos problemas mais vistos durante projetos e entenda como a metodologia vai ajudar você a resolvê-los

Com certeza você já ouvir falar de gestão ágil de projetos, certo?

metodologia ágil

O termo manifesto ágil nasceu em 2001, em uma reunião de desenvolvedores de software ocorrida nas montanhas de Utah, nos Estados Unidos.

A ideia — que surgiu como uma alternativa à gestão tradicional de projetos de desenvolvimento de software, chamada de waterfall — vem ajudando muitas equipes a enfrentarem incertezas e imprevisibilidades por meio de entregas incrementais e iterativas.

A metodologia ágil é um conjunto de práticas que visam permitir, por meio de inspeção e adaptação frequentes, entregas rápidas, de qualidade e alinhadas à necessidade do cliente e da empresa.

Possui 4 valores, que são difundidos e respeitados pelo time:

  • Software em funcionamento mais que documentação abrangente;
  • Indivíduos e interação mais que processos e ferramentas;
  • Colaboração com o cliente mais que negociação de contratos;
  • Responder a mudanças mais que seguir um plano.

Depois dessa reunião, o movimento ágil vem ganhando força, ocupando espaço em equipes de software e provando seu valor para solução de problemas complexos, ou seja, de muitas incertezas no decorrer da execução.

Grandes empresas usam a metodologia ágil para a gestão de seus projetos, como Google, Yahoo! e outras companhias que nasceram no Vale do Silício.

Na Resultados Digitais, todas as áreas usam e aplicam conceitos e práticas do manifesto ágil, tendo como apoio e inspiração o time de desenvolvimento, que conta com a metodologia  para entregar o nosso produto, o RD Station.

Como explico acima, a metodologia é bonita e parece funcionar, já que o RD Station performa bem e ajuda a sua equipe de Marketing Digital com as funcionalidades que existem nele.

Mas qual a relação entre a metodologia e projetos de Marketing Digital. E como ela pode ajudar no seu dia a dia de trabalho?

A resposta existe, mas antes quero apresentar algumas situações:

  • Situação 1: quantas vezes seu time fez um projeto, demorou dias, colocou a equipe toda para pensar e, na hora de entregar para o cliente/chefe, ele simplesmente não gostou?
  • Situação 2: e quando o projeto começa a acontecer, junto com outros em paralelo, sem saber o que será priorizado, e no final toda a entrega é empurrada para a última semana e feita às pressas?
  • Situação 3: e quantas vezes o time de marketing acatou um prazo para um projeto e no final descobriu que o tempo não era nem perto do necessário para entregar algo de qualidade?
  • Situação 4: quantas vezes você pensou em uma campanha de marketing, usou vários canais, criou fluxos e emails e, como o número de vendas não foi o esperado, achou que o projeto não funcionava e engavetou essa ideia?

Parece absurdo, mas essas situações começam a ser cada vez mais comum nas equipes de marketing.

E qual é a consequência disso tudo?

Time exausto, gasto maior que o esperado, recursos jogados no lixo, tempo gasto desnecessário, meta não batida, qualidade baixa de projeto, queda na reputação e sem ROI no Marketing Digital.

Situações desastrosas que podem acabar com qualquer expectativa em cima do marketing em uma empresa, não é? E como resolver? Como não deixar que situações como essas aconteçam ou voltem a acontecer na sua empresa?

Coloco abaixo alguns dos problemas mais vistos durante os projetos específicos de Marketing Digital e como a metodologia vai ajudar você a resolvê-los.

1. Para ajudar a validar sua estratégia

metodologia ágil

Desenvolver uma campanha de 3 meses, começar a desenhar e criar sem antes buscar feedback é assumir um risco desnecessário.

Se você investir o tempo da sua equipe para criar todo o funil, criar Landing Pages, automações, conteúdos, artes e não chegar nem perto da sua meta prevista, você vai ter falhado e o custo de voltar atrás será bem caro.

As empresas pecam e sofrem pela falta de previsibilidade e incertezas do projeto. Não saber onde está pisando pode trazer muita insatisfação e não atingimento de metas.

Por isso, antes de tudo, elimine incertezas. Faça pequenos testes para saber se sua campanha realmente vai funcionar.

Desenhe uma persona, desenvolva uma jornada de compra e comece por uma primeira Landing Page.

Busque feedback em canais de relacionamento na internet (Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram, emails, pop-ups) para validar se o seu conteúdo e estratégia de atração fazem sentido.

Faça esse teste por uma semana e retorne com o time para analisar os resultados, e se eles não forem o esperado, faça alterações. Só evolua com o projeto depois que a etapa de geração de Leads estiver validada e funcionando.

2. Para organizar as demandas do time

Alguma vez o seu time empurrou uma entrega de projeto? Ou seja, começou a executar o projeto nos 15 minutos do segundo tempo, deixando de lado todo o planejamento feito no início?

Isso provavelmente causou correria, time exausto, horas extras, enfim, uma bagunça. Sempre que isso acontece perde-se detalhes e dedicação, e as decisões são feitas sem muito estudo e análise.

A metodologia ágil e suas práticas podem ser muito eficientes para resolver estes problemas.

Para iniciar, planeje junto com o seu time a entrega. Elas são as melhores pessoas para ajudar a planejar prazos, já que colocam a mão na massa e sabem de suas limitações e necessidades.

Para garantir um bom planejamento, tenha certeza de que haja confiança mútua, de que as responsabilidades estejam claras e que todos estejam alinhados com a cultura empresa.

Faça um planejamento do qual todos participem do projeto e que deixe as metas claras e possíveis.

Divida a tarefa em pequenas entregas e dê um curto prazo para a ação. Para fazer uma divisão que funcione, estime com o time qual o tempo em horas que eles precisam para concluir cada atividade.

Esse planejamento de pequenas entregas é conhecido como sprints. Com o tempo total e de sprint definido, faça um novo planejamento para garantir que os objetivos de cada sprint sejam alcançados.

No fim de cada sprint, faça uma retrospectiva, veja o que funcionou, o que precisa melhorar e planeje com o time a próxima.

O número de sprints e o tempo dela depende da capacidade de entrega de cada time. Por exemplo, na RD, o time de gerente de projetos possui um prazo de 30 dias para cada projeto, e fazem 4 ou 5 sprints, que duram em média 7 dias cada uma.

Qual é o ganho de ter planejamento inicial, sprints, pequenas entregas, pequenos prazos e retrospectivas? Previsibilidade, organização, certeza de entrega no prazo, mais qualidade e um time menos sobrecarregado.

Abaixo, um modelo de sprint usado por equipes de software:

metodologia ágil

3. Para dar continuidade aos projetos

Cuidado! Os efeitos colaterais de um mau planejamento podem ser irreversíveis.

No ponto acima falamos de projetos que atrasam e são empurrados para serem entregues no período ideal, certo? Mas você sabe me dizer o motivo pelo qual isso acontece?

A resposta é lógica: o número de demandas de projetos de Marketing Digital entrando é maior que o número de projetos saindo. Portanto, a equipe não consegue dar vazão devido ao número de projetos e às mudanças, que acontecem durante o processo e que não foram previstas.

E qual seria a solução? Será que contratar mais? Pegar menos projetos? Ou seria organizar a entrada e saída de projetos e ter a participação do time para validar o que deve ser priorizado e o tempo das entregas?

Se a ideia é garantir a qualidade e que o time consiga entregar no prazo, é necessário que haja um fluxo contínuo de entregas e que elas sejam monitoradas.

É necessário implementar um sistema de gestão visual, que todo o time entenda e possa dar sugestões de movimentos para garantir a entrega.

Existe um sistema já conhecido de gestão visual utilizado por engenheiros e administradores, conhecido como Kanban, um framework de apoio à gestão de projetos.

Em um kanban voltado para o marketing você pode organizar a entrega demandada e que está no backlog por meio de uma lista de tarefas de um projeto.

Vamos usar como exemplo a criação de uma Landing Page topo de funil. Antes de mais nada, é necessário dividir o projeto em pequenas entregas, como criar a Landing Page no RD Station, produzir o material rico, fazer a arte, promover nos canais e mensurar os resultados após 7 dias de teste.

Priorize as entregas por ordem de importância para o projeto acontecer e organize no to do do kanban. Ande com as atividades pelo kanban assim que elas mudam de status: doing ou done. Garanta que todas as atividades estão sendo feitas e finalizadas seguindo o prazo e prioridades.

Com as atividades à vista, tanto o gestor como os colaboradores do time saberão como estão as atividades, quanto tempo estão levando para executá-las e se precisarão de ajuda extra para a entregar no tempo proposto.

Veja abaixo como é um kanban:

metodologia ágil

4. Para “prever o futuro”

Agora que você já definiu suas entregas, fez priorizações, definiu prazos e colocou tudo em um kanban, você precisa saber como garantir que nenhuma atividade fique travada.

É aqui que entra a daily meeting, um momento de até 15 minutos para o time de Marketing Digital conversar sobre o dia e relatar as atividades, como está a evolução e se existem impedimentos. Com três perguntas, cada pessoa do time fala rapidamente como está e o time se ajuda para garantir que as atividades sejam entregues.

metodologia ágil

Se você, por exemplo, tem a responsabilidade de criar Landing Page no RD Station nessa sprint, você precisa dizer:

  • O que você tinha que fazer ontem: “criar a Landing Page inteira no RD”
  • O que você fez: “editei a Landing Page e não fiz o formulário, pois precisava saber quais perguntas fazer com o gerente de vendas”
  • O que você vai fazer de hoje para amanhã: “marquei a reunião com o gestor e vou buscar as informações e finalizar a tarefa”.

Nesse momento, o time pode ajudar a resolver, caso exista outra solução ou se precisar de um plano B.

Dessa forma, todo mundo sabe o que o outro está fazendo. Além do mais, o time pode assim se ajudar e consegue garantir todas as entregas planejadas para a sprint.

5. Para deixar o time mais produtivo

O que é prioridade num projeto de marketing? Aquilo que é essencial, traz menos esforço e entrega valor.

Na hora de planejar seus projetos, defina a prioridade de entrega pelo esforço necessário e valor gerado, e então preocupe-se com o feedback da audiência.

No Marketing Digital, esse feedback vem em números. Se o seu objetivo é gerar vendas, divida essas entregas no funil do marketing, e busque números que mostrem que você está no caminho certo antes de evoluir para próxima etapa.

Por exemplo, antes de vender, você precisa gerar Leads. E qual resultado indica que essa etapa está sendo um sucesso?

Estude, crie, teste, mensure, melhore e então execute novamente e passe para a próxima etapa (que tal o relacionamento desses Leads?) assim que tiver certeza do sucesso da fase anterior.

Se você conseguir validar o que é sucesso para seu negócio, você terá o próprio modelo de projeto de Marketing Digital, com menos incertezas e mais clareza para toda a equipe.

6. Para manter o planejamento

Quando entramos num novo projeto, temos apenas uma certeza: as coisas não sairão como o planejado.

Um planejamento inicial de projetos e os prazos para entregar não dão a certeza que o projeto vai ter sucesso.

Imagine essas situações: a empresa mudou de objetivo de campanha, o profissional que usa o RD Station ficou doente, a equipe de design não entregou a arte, o computador pifou, o chefe saiu de férias e nada sai sem aprovação dele. Pensando nessas situações, o que fazer? Como prever? Como resolver?

A metodologia ágil pode ajudar monitorando e garantindo que toda atividade seja executada com o tempo planejado pela equipe de marketing.

Quando você aplica os conceitos do ágil, você evita desperdícios, impede que os problemas cheguem e que os atrasos ocorram.

Além disso, você tem um time satisfeito, trabalhando em ordem e sentindo independência e organização durante o processo.

Para facilitar a compreensão, coloco abaixo uma imagem do post Agile Marketing para agências: como aplicar a metodologia que tornará sua equipe mais produtiva, que mostra a grande diferença de evolução de uma gestão tradicional e ágil num projeto de marketing.

metodologia ágil vs modelo tradicional

Perceba que todo o ciclo do modelo waterfall acontece para cada tarefa do projeto em um tempo menor no ágil.

O fato é que, o ciclo ágil acontece com incrementos e interações, passando por toda a etapa de execução e teste de um projeto, eliminando as dúvidas e trazendo confiança do time em saber que está no caminho certo.

Por fim, para gerenciar um projeto não é preciso reinventar a roda. Temos hoje estudos e mais estudos, metodologias, técnicas e formatos diferentes para fazer isso.

Para saber o que funciona para você, é necessário conhecer quais são os seus desafios e problemas que podem acontecer no caminho.

O manifesto ágil surgiu para eliminar incertezas e trazer menos desperdícios e entregas de valor mais rápidas — que no fundo é o que queremos com os projetos de marketing.

Nós não sabemos se uma campanha vai dar certo até ela ser divulgada. Nós não sabemos o que é valor para o Lead/cliente, até que ele converta, interaja ou compre. O teste e retorno são mais que práticas, são demandas necessárias se você quer realmente aumentar vendas e lucro para seu negócio.

Se você gostou, ficou com dúvidas, deixe seu comentário abaixo que vou adorar te ajudar.

PS: Outro material que temos na Resultados Digitais e que pode te ajudar é o eBook “Gestão produtiva de Marketing Digital”, disponível aqui para download gratuito. O eBook mostra como cortar caminhos e executar a estratégia de forma mais produtiva e como aumentar a produtividade individual e do time.



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