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O papo hoje é sobre métricas no CRM, as melhores amigas de gerentes de vendas.
Toda operação tem seus indicadores, e se orientar por eles é a forma mais segura de tomar decisões estratégicas dentro de qualquer empresa. No caso de vendas, a operação algumas vezes é robusta, com muitos vendedores, muitas oportunidades, muitos contatos, muitos e-mails, muitas ligações… Enfim, muitos números para acompanhar.
Ao utilizar um CRM, que concentra o processo comercial e automatiza diversas funções, inclusive a coleta de dados e resultados, essa gestão se torna possível e organizada. E, mais ainda, fornece as respostas que precisamos para guiar nossas ações.
A seguir, vamos listar algumas métricas que você deve acompanhar no CRM, dividindo em três grandes grupos: métricas individuais de vendedores, coletivas do time e que devem ser compartilhadas com o marketing da sua empresa.
Métricas no CRM para acompanhar com cada vendedor
Vamos começar com as métricas individuais, que o gestor pode acompanhar pelo CRM e em reuniões ou 1-1s semanais com cada vendedor:
1. Número de oportunidades no pipeline
Essa é a métrica mais básica em um CRM. Avalie quantas oportunidades estão chegando para cada vendedor, para verificar se o volume está adequado às metas desenhadas para o período.
2. Número de vendas realizadas na semana
Cruze o número de oportunidades com o número de vendas realizadas, para ter uma visão da efetividade do vendedor e da qualidade das oportunidades entregues. Esse número ajuda a definir a expectativa para as próximas semanas, como um padrão de qualidade.
3. Valor vendido na semana
O valor vendido na semana dá previsibilidade para o mês, o que é essencial para acompanhar o alcance das metas do trimestre, por exemplo. Se o valor está muito baixo, algo pode ser feito para acelerar; se o valor for mais alto que o esperado, pode ser que a meta tenha sido subestimada.
4. Taxa de conversão
A taxa de conversão é a métrica mais importante para avaliar o vendedor. Ela mede quantas oportunidades ele consegue transformar em vendas. Além disso, é uma visão percentual, uma forma mais simples de avaliar rapidamente crescimento ou queda quando comparada com outros períodos.
5. Número e valor das oportunidades qualificadas com previsão de fechamento para a semana
Essa métrica é pouco utilizada, mas muito importante. Ela depende do domínio que a gestão tem sobre a duração média do ciclo de vendas, de quanto tempo cada oportunidade leva para fechar negócio.
Com essas informações no CRM, é possível encontrar quantas oportunidades têm previsão de comprar na semana, para priorizar essas negociações e garantir que não sejam perdidas.
Métricas para acompanhar com a equipe
É fundamental acompanhar algumas métricas em conjunto, porque refletem a produtividade e os gargalos da equipe comercial como um todo. São elas:
1. Métricas unitárias de cada vendedor
Como citamos no tópico anterior, vale a pena fazer um overview das métricas individuais com o time. Isso mostra transparência, um pilar da cultura de CRM, e também ajuda a reconhecer se há um gargalo comum entre os vendedores e a compartilhar boas práticas e pontos de melhoria.
2. Número de oportunidades sem contato recente
Esse número é um dos mais importantes do pipeline. Quando se trabalha com um volume alto de oportunidades, algumas delas podem passar despercebidas por uma série de motivos: pediram para ligar depois, não responderam a um e-mail, não atenderam às ligações… E, aos poucos, podem acabar se perdendo por completo dentro do processo.
No CRM, filtre as oportunidades que não receberam contato recente (há mais de 15 ou 20 dias) e discuta caso a caso o que fazer: contatar o quanto antes ou marcar como perda. Assim, você evita perder oportunidades de qualidade e minimiza os gargalos no pipeline.
3. Número de oportunidades para ofertas de melhor conversão
Se você trabalha com múltiplos produtos ou ofertas, essa métrica faz total sentido para o seu controle. Defina quais ofertas são as mais vantajosas para o seu negócio e monitore o número de oportunidades que aparecem semanalmente interessadas nela.
Com essa informação, o gestor pode remanejar as oportunidades no CRM e garantir que sejam abordadas por vendedores o quanto antes, para não correr o risco da relação esfriar.
4. Motivos de perda
Uma das maiores vantagens de acompanhar métricas no CRM é a possibilidade de verificar o histórico de cada venda efetuada e oportunidade perdida. Podemos aprender muito com esses motivos de perda, e por isso eles devem ser revistos com a equipe.
Eles podem fornecer insights sobre o processo comercial, se precisa de melhorias e mudanças estratégicas. Ao mesmo tempo, os motivos de perda podem apontar faltas na performance do vendedor, abrindo uma oportunidade para a gestão investir no desenvolvimento do profissional.
>> Leia mais: Sales operations: saiba tudo sobre a área que traz dados para a equipe comercial
Métricas para acompanhar com o marketing
Já falamos inúmeras vezes sobre o alinhamento entre Marketing e Vendas, e, ainda que o assunto sejam as métricas no CRM, o Marketing também precisa fazer parte da conversa!
Sugerimos uma reunião de alinhamento quinzenal ou mensal entre as áreas, na qual os gestores possam se debruçar sobre o seguinte:
1. Funcionamento das campanhas e fontes de geração de oportunidade
As campanhas de geração de demanda precisam ser "calibradas", de tempos em tempos, para assegurar que continuem trazendo oportunidades de qualidade. Da mesma forma, a origem dessas oportunidades também precisam ser revistas eventualmente.
Nesse alinhamento, os times podem definir juntos quais campanhas e fontes de geração fazem sentido e quais devem ser suspensas, buscando melhorar os resultados de vendas no final do funil.
2. Motivos de perda
Quando muitas oportunidades são perdidas por terem baixa qualidade, essas perdas recaem sobre o marketing. Essa métrica indica que os esforços de qualificação estão fracos ou ineficientes e que precisam ser repensados.
Lembre-se de seguir uma lógica de funil reverso: comece com a definição do cliente ideal, e vá descrevendo os critérios para um Lead ser considerado uma boa oportunidade em cada etapa do processo.
3. Número de oportunidades no pipeline
Na mesma lógica, as metas de marketing impactam diretamente as metas de vendas. Se o número de oportunidades no pipeline está baixo, quer dizer que as ações de marketing não trouxeram contatos o suficiente e, provavelmente, as metas de Vendas não serão atingidas.
Sendo assim, repasse mensalmente o número de oportunidades recebidas com o time de Marketing, verificando se está de acordo com o necessário para a meta de vendas. Façam os ajustes necessários juntos!
4. Taxa de conversão
Uma alta taxa de conversão em vendas diz algo muito importantes para o marketing: estamos atraindo as pessoas certas. Por isso, compartilhar essa taxa e a evolução dela ao longo dos meses é fundamental para validar as estratégias de marketing empregadas, especialmente as de qualificação!
Relatórios para acessar no RD Station CRM
Se você quer acompanhar essas métricas no CRM e utiliza a nossa ferramenta, aqui está uma lista dos relatórios em que você encontra esses números:
- Relatório de criação e geração de oportunidades
- Análise de ticket médio de vendas (previsão de receita)
- Análise de oportunidades perdidas (motivos e desenvolvimento do vendedor)
- Volume de oportunidades no pipeline (com marketing)
- Taxa de Conversão
- Atividades agendadas e finalizadas
- Relatório de Metas
Se você ainda não conhece o RD Station CRM, crie a sua conta gratuita agora mesmo e faça o teste! Com ele, o acompanhamento de métricas ficará mais organizado, e a sua gestão do processo comercial será bem mais simples.
