Sistema de CRM: saiba o que é e quais são as vantagens de usar uma ferramenta de vendas

Organização das informações, aumento de produtividade e gestão facilitada são alguns benefícios que um sistema de CRM pode trazer para a sua equipe de vendas


Um sistema de CRM é um software para fazer a gestão comercial da empresa. Na ferramenta, ficam registrados os dados dos clientes e Leads, além de informações sobre o desempenho da equipe de vendas. Com base nessas informações, o sistema de CRM gera relatórios que servem para tomada de decisão, tornando a área comercial mais orientada por dados.


Como anda a sua operação de vendas?

Se você tem dificuldade para converter os seus Leads em clientes, saiba que a sua empresa não é a única. Avançar nas estratégias de atração, mas ter gargalos que impedem a conversão mais importante para a saúde do negócio — a venda — é uma dificuldade apontada por 68,9% das empresas brasileiras. 

O dado é da pesquisa Maturidade do Marketing Digital e Vendas no Brasil, realizada em 2020 pela Resultados Digitais em parceria com Mundo do Marketing, Rock Content e VendasB2B. O levantamento incluiu dados de cerca de 1400 empresas brasileiras.

Vender mais é um desejo comum entre as empresas, mas o problema não está especificamente nas vendas. A palavra-chave para falarmos desse problema é gestão — gestão de tarefas, de funil, de oportunidades, de pessoas e de dados.

Nesse contexto, adotar uma ferramenta de vendas — também chamada de sistema de CRM — pode ajudar (e muito!) a resolver cada um desses pontos. Se você faz parte dessa estatística que ainda não conseguiu uma boa tração em vendas, continue a leitura do artigo. Nele você vai descobrir o que é um software de CRM, quais são as vantagens e como escolher um para o seu negócio. Boa leitura!

Guia do CRM: um manual para você não deixar nenhuma venda passar

Organização do processo comercial, mais produtividade e mensuração dos motivos de perda de negócios são só alguns dos benefícios dessa estratégia. Confira como tirar o máximo dela para acelerar a sua empresa

- Ao preencher o formulário, concordo * em receber comunicações de acordo com meus interesses. - Ao informar meus dados, eu concordo com a Política de privacidade. * Você pode alterar suas permissões de comunicação a qualquer tempo.

O que é sistema de CRM?

CRM é a sigla para Customer Relationship Management, ou, em português, gestão de relacionamento com o cliente. Na prática, trata-se de um software que auxilia na gestão de clientes na empresa, trazendo benefícios como organização, controle comercial e aumento das vendas.

Nessa ferramenta de vendas é possível registrar dados dos consumidores (e dos consumidores em potencial), desde informações pessoais até registro das interações dessas pessoas com a empresa. Histórico de mensagens trocadas e de propostas comerciais podem ser inseridos. Com base nessas informações, os vendedores podem fazer, por exemplo, uma abordagem mais personalizada para cada contato.

Além de facilitar o relacionamento com os clientes, a ferramenta também é útil para a gestão do próprio time de vendas. Isso porque o CRM pode ser usado para definir metas e acompanhar o desempenho das equipes e dos vendedores individualmente, permitindo agir de forma rápida quando os números não estiverem conforme o esperado.

Com base nessas informações, o sistema de CRM gera gráficos e indicadores em tempo real, que facilitam o acompanhamento do trabalho da equipe de vendas e auxiliam na tomada de decisão.

CRM na nuvem ou sistema local?

É possível encontrar, no mercado, ferramentas de CRM que operam de duas formas: localmente ou armazenadas na nuvem — essa última é a mais moderna e a mais utilizada pelas empresas que comercializam CRM de vendas atualmente. Entenda as diferenças:

  • O CRM local é aquele mantido em um servidor físico, localizado na empresa. Para acessá-lo, é preciso ter a ferramenta instalada no computador. É comum também que esse formato exija manutenção de uma equipe de TI própria. 
  • Já o CRM na nuvem fica armazenado em servidores externos, por isso, pode ser acessado a partir de qualquer dispositivo, bastando conexão com a internet, login e senha. Esse tipo de CRM facilita o acesso dos vendedores, o que é bem importante para quem faz trabalho remoto. Além disso, é mais seguro, já que a empresa não fica suscetível a danos que possam ser sofridos pelos servidores locais. A manutenção é feita remotamente, pela empresa que oferece o software. Embora existam opções de CRM gratuito, é comum que esse tipo de software seja adquirido por assinatura, paga mensalmente.

Qual a diferença entre um sistema de CRM e ferramenta de Email Marketing?

Vale lembrar que o CRM difere bastante de uma ferramenta de Email Marketing, que permite o envio de campanhas para os contatos e os clientes. Embora o CRM permita o envio de mensagens de email para se comunicar com Leads e com a clientela, o foco da ferramenta não é somente esse, e sim o relacionamento com o cliente em diversas outras frentes.

O envio de Email Marketing costuma ser uma das funcionalidades oferecidas por uma ferramenta de Automação de Marketing. Já comparamos o CRM a esse tipo de software aqui no blog. Para saber mais, leia o artigo: CRM vs. Automação de Marketing: qual a diferença entre um CRM de vendas e uma ferramenta de Automação?

sistema crm

Quais são as vantagens de usar uma ferramenta de vendas?

Certo, agora você já sabe o que é um sistema de CRM. Vamos, então, conhecer mais a fundo as vantagens da ferramenta!

Organiza as informações

Não dá para falar em CRM sem falar em organização. Essa é uma das principais vantagens de usar uma ferramenta de vendas. Isso porque o software traz um painel com todas as informações importantes sobre o histórico dos Leads e clientes, além das metas e vendas realizadas. 

Ter essas informações organizadas facilita a gestão de vendas, já que os dados não ficam espalhados por diversos arquivos, o que acontece no controle por planilhas, por exemplo. Tudo fica reunido em um só lugar.

Facilita a gestão

Gerenciar uma operação de vendas não é tarefa fácil, e o gerente de vendas muitas vezes acaba se ocupando muito mais com pequenos detalhes do dia a dia. Mas, no fim das contas, um bom gestor precisa ter como prioridade a melhoria dos processos e, por consequência, dos resultados, não é?

Uma ferramenta de gestão de vendas é muito valiosa nesse sentido, porque entrega algo essencial para os gestores: dados.

Na pesquisa mencionada na introdução, verificou-se que 75,6% das empresas acompanham apenas a quantidade de vendas e o valor gerado por elas como métricas principais. Esses números não dizem mais do que o óbvio: quantas vendas foram feitas e quais os valores delas. Não tem muito o que interpretar.

Mas, usando uma boa ferramenta de vendas, o gerente pode acompanhar outros indicadores, que fornecem insights essenciais para melhorias reais na operação. Falaremos com mais detalhes sobre eles nos próximos tópicos.

Ajuda na análise do ticket médio

Se a sua empresa vende um produto por planos ou assinaturas, pode ser uma excelente ideia analisar a evolução do ticket médio

Um ticket que cresce mostra que os vendedores estão conseguindo engajar os clientes nos benefícios dos planos com valor mais alto, o que é muito interessante para o seu negócio. Já um ticket que diminui pode indicar que os clientes não percebem valor no plano mais caro e preferem seguir com uma assinatura mais simples.

Assim, com base nas informações obtidas no CRM de vendas, você pode fazer mudanças nos preços e até no próprio produto, buscando identificar de quais funcionalidades o cliente realmente precisa e valoriza!

Permite conhecer motivos de perda

Não se pode ganhar todas. Às vezes, o contato não pode fechar negócio agora, e o motivo pelo qual ele não se torna cliente é muito importante. Essas informações também podem ser registradas na ferramenta de CRM.

Por exemplo: se o vendedor deixa de assinar um contrato porque o preço estava muito alto, ou as condições de pagamento não eram boas o bastante, isso pode significar duas coisas, entre tantas. O preço e as condições não estão condizentes com o mercado, e devem ser revistos; ou o contato não tinha perfil para ser abordado, foi mal qualificado em etapas passadas.

Com essa informação em mãos, você revê o processo a cada venda perdida, garantindo que ele esteja sempre calibrado conforme os objetivos da empresa.

Aumenta a produtividade do time

Um gestor precisa saber avaliar se o time está produtivo e eficiente, e o time de vendas precisa ter suas rotinas documentadas e procedimentos definidos. Fazer isso sem ajuda de uma boa ferramenta é extremamente oneroso e complicado.

Já pensou na quantidade de planilhas, documentos e listas de tarefas, cada uma em um lugar diferente?

Em um CRM, você pode contar com funcionalidades de listas de tarefas e agenda, para fazer o acompanhamento das atividades diárias e centralizar no mesmo sistema:

  • Múltiplos funis de venda;
  • Lembretes para tarefas prioritárias;
  • Contatos de follow-up para propostas enviadas;
  • Primeiras abordagens com novos contatos;
  • Registro de reuniões, ligações e emails;
  • Anotações, informações importantes e arquivos;
  • Modelos de emails;
  • Indicadores de performance de cada vendedor em tempo real.

Assim, não precisa ficar perguntando para os vendedores como foi cada dia, além de ganhar dados para recompensar aqueles que merecem e capacitar melhor os que precisam.

Um CRM completo também ajuda muito no treinamento de novos vendedores. Com todas as tarefas determinadas, fica mais fácil saber por onde começar e qual caminho seguir.

Reduz o ciclo de vendas

O ciclo de vendas é o processo que se repete toda vez que um novo possível cliente chega até a sua empresa. Podemos dividi-lo em quatro pontos principais: prospecção, qualificação, apresentação da proposta e fechamento do negócio.

Em geral, as vendas B2B têm ciclos de venda mais longos, por serem complexas. Mas atenção: quanto mais longo o ciclo, maior o custo para mantê-lo, maior o custo do processo de vendas como um todo.

Na pesquisa citada na introdução, identificou-se que 35% das empresas não sabem quanto tempo dura o ciclo de vendas em seus negócios. É bem provável que também não saibam quais etapas estão durando mais, e muito menos se há necessidade de melhorias ou mudanças.

O que pode tornar um ciclo de vendas muito longo?

  • Uma estratégia superficial de prospecção pode atrair as pessoas erradas, que não vão comprar seu produto no fim das contas;
  • A falta de qualificação, porque o Lead tem uma série de questões e desalinhamentos que precisam ser contornados a cada contato;
  • Não ter uma estratégia de nutrição de Leads, porque algumas dúvidas básicas (que poderiam ser tratadas com conteúdos no início do relacionamento) acabam tomando muito tempo das conversas que deveriam ser focadas no fechamento.

Com um CRM integrado às demais ferramentas utilizadas no marketing e na gestão, o vendedor recebe um registro completo de cada Lead que vai abordar, já sabendo de antemão se está ou não adequado.

Pode também utilizar essas informações para montar uma proposta direcionada e única. E, caso o vendedor perceba que o Lead não está preparado para ser abordado, ele pode voltar o contato para o time de marketing. Assim, é possível enviar mais conteúdos e ajudá-lo a amadurecer para um contato comercial no futuro.

Abre novas possibilidades de vendas

Saber os motivos de perda, como falamos há pouco, ajuda a validar as ofertas, o processo comercial e até mesmo a identificar o melhor momento para vender para um cliente.

Se um Lead diz que não pode fechar agora, mas que em seis meses terá dinheiro em caixa para pagar o contrato, o vendedor pode deixar uma observação no cadastro dele e abordá-lo novamente após esse período.

Será uma venda muito mais fácil, porque ele já conhece a sua oferta e tem interesse nela. Além disso, com um bom CRM, o time pode focar no relacionamento pós-venda, com contatos periódicos para checar o uso do produto/serviço e tentar uma oferta de upsell ou cross-sell.

São várias oportunidades de vendas que podem estar sendo negligenciadas na sua operação atual!

Fortalece a marca da sua empresa

Por falar em relacionamento, uma ferramenta de gestão de vendas ajuda muito nessa função. Apesar de dar nome a uma ferramenta, CRM deve ser entendido também como um conjunto de técnicas e estratégias para adotar uma postura centralizada no consumidor.

Isso quer dizer colocar o cliente no centro de todas as decisões, guiando-se por aquilo que o cliente almeja e precisa.

Pense, como cliente, nas suas marcas preferidas. Pode ter certeza: os nomes que vieram à mente são aqueles que, na sua experiência, melhor atenderam, forneceram conteúdo útil e uma solução que realmente resolveu um problema na sua vida.

Uma ferramenta de gestão de vendas permite viver essa filosofia na prática, fortalecendo ainda mais o vínculo entre marca e consumidor. Isso faz uma diferença enorme na percepção que as pessoas têm sobre a sua empresa. Além disso, acaba ajudando na fidelização e até a converter clientes em promotores do seu negócio. É o sonho de todo empreendedor!

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Nossa ferramenta de vendas conta com um plano gratuito para negócios que estão iniciando a transformação digital na área comercial. Já para negócios com processo comercial estruturado, que desejam escalar resultados, a recomendação é falar com um consultor e conhecer a versão paga da ferramenta.

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