Com o crescimento dos casos de coronavírus no Brasil, e também no intuito de evitar novos contágios, muitas empresas estão estimulando ou mesmo decretando que os funcionários não mais se dirijam às sedes - incluindo a RD. O trabalho remoto passou a ser uma realidade para milhares de brasileiros, exigindo algumas adaptações do dia a dia.
Pensando em ajudar quem está tendo que lidar com essa situação, resgatamos um post do Ricardo Palma, que trabalhou na RD por quase 9 anos. Ele contou um pouco da sua experiência com trabalho remoto em duas situações: quando era analista e quando era gestor. Assim, trouxe dicas para diferentes carreiras - com certeza, você se encaixa em uma.
Antes de seguirmos, vale deixar o registro de dois sites em que você pode se informar apropriadamente sobre o coronavírus: o do Ministério da Saúde do Brasil e o da Organização Mundial da Saúde (em inglês). Este post é específico para trabalho remoto ou home office, não trazendo recomendações sobre prevenção ou saúde pública.
Temos também um post especial no Blog Agência de Resultados, com dicas para gestores de times remotos. Ele é útil para agências de Marketing e, também, para empresas de diversos tamanhos e setores. Então, se você é líder de um time trabalhando à distância, terá bons insights.
Fizemos algumas alterações no texto original do Ricardo, para inseri-lo melhor no momento atual. Continue lendo e, ao final, deixe sua contribuição nos comentários. Quem sabe uma prática de trabalho remoto não possa ajudar alguém que está tentando se adaptar!
Ascensão do trabalho remoto
Trabalho remoto é um tema que tem sido amplamente discutido, e diversas empresas vêm adotando essa cultura. Apenas para citar alguns exemplos: Trello, Buffer, Zapier, WordPress e brasileiras como a Supersonic possuem grande parte do time trabalhando remotamente.
Aqui na RD, nós também começamos a construir uma cultura de trabalho remoto em alguns times. Temos hoje pessoas trabalhando em São Paulo, Joinville, Bogotá, Cidade do México, São Francisco e outras cidades e países por aí.
Assim, já há um histórico de boas práticas que podem ser seguidas nesta crise do coronavírus. Compartilhar conhecimento é ainda mais importante em momentos dramáticos, unindo a humanidade no sentido de vencer a pandemia o mais rapidamente possível.
Veja a seguir alguns aprendizados que eu, Ricardo, tive ao trabalhar remotamente em dois diferentes momentos de 2017. As tecnologias não mudaram muito, apenas evoluíram. Espero que o que eu aprendi seja útil para você!
>> Leia também: Anywhere office: aprenda a trabalhar de qualquer lugar do mundo
Aprendizados de trabalho remoto como analista
Em maio de 2017, como analista de marketing responsável por conteúdo para geração de Leads, estava envolvido em um projeto que tinha como uma das etapas a condução de um benchmarking com empresas em São Francisco e Vale do Silício.
A viagem durou aproximadamente 40 dias. Para conseguir dar conta de algumas atividades-chave no Brasil e, em paralelo, focar no projeto e no benchmarking nos Estados Unidos, mudei minha rotina de trabalho e contei bastante com o apoio do meu time para assumir algumas atividades que eu conduzia no dia a dia.
Aliás, nessas horas o trabalho em equipe é fundamental. Seja para uma viagem como essa, um período de férias prolongadas, uma licença ou um envolvimento em algum projeto grande, poder contar com a equipe é fundamental!
No meu caso, esse trabalho remoto ainda tinha o agravante de estar em um fuso horário de 4 horas a menos que o horário em Florianópolis, onde fica nossa sede.
No geral foi uma experiência profissional e pessoal muito boa. Foram diversos aprendizados em variadas frentes, porém quero destacar aqui 3 delas que tiveram bastante relação com trabalho remoto:
Organizar a rotina para ter uma intersecção de horários e estar disponível
Com 4 horas a menos, era comum acordar por volta das 7h e já ter várias notificações e emails da operação no Brasil. Afinal, já era quase horário do almoço lá na sede (sim, meu time almoçava às 11h30).
Para conseguir conciliar as duas frentes, pela manhã minha prioridade era dar atenção às atividades do Brasil, prevendo que frequentemente isso não seria possível por conta de algum evento ou reunião. À tarde era quando eu concentrava o maior esforço no projeto, nas reuniões e benchmarkings.
Aqui destaco também a expectativa e a importância da comunicação assíncrona (quando uma conversa não é em tempo real). Muitas vezes essas notificações que eu via pela manhã eram de algumas horas atrás.
Uma vez que o time não sabe se você está em frente ao computador ou se está focado em uma tarefa, é esperado que você demore um pouco para responder. De qualquer forma, o importante é não deixar de dar atenção. Para essas comunicações, nós usamos o Slack.
Com o coronavírus, temos duas situações diferentes: o fuso horário do time é o mesmo, mas não há ninguém presencialmente na sede. Assim, é ainda mais importante ter um calendário de dias e horários bem definidos de reuniões e atividades.
A questão da comunicação assíncrona também é uma realidade, mesmo que o relógio marque o mesmo horário para todos. Se antes era só ir até a mesa do colega para tirar uma dúvida ou pedir alguma coisa, agora é preciso mais paciência para esperar uma resposta no chat – seja Slack, WhatsApp ou o que você usar na empresa.
Trabalhar em um local exclusivo
Tem gente que consegue trabalhar de casa. Não sou desses. Durante minha estadia lá, usei o Galvanize, um coworking no coração de São Francisco, a meia quadra do prédio do LinkedIn e do Optimizely.
Para mim, "ir ao escritório" faz diferença para entrar no mindset de trabalho e ser mais produtivo. Além disso, o fato de estar em um coworking me possibilitou fazer networking e conhecer pessoas importantes para o projeto.
Bom, em 2020 eu não teria essa opção. Afinal, não seria muito produtivo sair de um ambiente coletivo, como a empresa, e ir para outro, como um café ou um coworking – mesmo que esses estabelecimentos também certamente estejam tomando precauções.
De qualquer forma, o aprendizado pode ser adaptado ao momento. Se você tiver essa possibilidade, defina um cômodo ou mesmo uma mesa da sua casa como o local de trabalho remoto nesse período. Ali, só se trabalha.
Mesmo que não seja um ambiente completamente diferente, estar nesse “escritório” pode ajudar você a separar as coisas – o mindset de trabalho que falei acima. Tire pequenos intervalos em locais diferentes da casa, ou mesmo fora, e lembre-se de lavar bem as mãos ao retomar a tarefa que estava realizando.
Manter normalmente as cerimônias do time
Apesar de estar remoto, é importante manter o compromisso de continuar, sempre que possível, com a rotina de reuniões do time. No nosso caso, na época, as reuniões semanais. Isso é importante por diversos motivos, mas destaco dois:
- Manter o time remoto atualizado sobre os projetos nos quais está envolvido e compartilhar conhecimentos adquiridos que podem ajudar uma ou mais pessoas em algum objetivo;
- Saber como será o envolvimento com o projeto naquela semana, conseguir planejar as atividades e delegar o que for preciso.
Além disso, é fundamental manter o máximo de normalidade e o senso de unidade em momentos complicados, como o da crise de coronavírus. Para participar dessas reuniões, uma ferramenta que nos ajuda muito é o Zoom.
O Google lançou, agora em março de 2020, um ótimo guia para melhorar a qualidade das suas videochamadas. Quanto melhor for a comunicação, menos desagradáveis serão as reuniões e esse período de clausura.
Aprendizados como coordenador parcialmente remoto
Algumas das coisas que mais me atraem em uma empresa de crescimento acelerado são a velocidade com que as coisas acontecem, os desafios que esse crescimento traz e o aprendizado que tudo isso gera ao longo do tempo.
No final de 2017, em mais um desses momentos de mudança, assumi a coordenação de um time dentro do Marketing da RD. Somado a isso, veio um contexto pessoal de mudança para outra cidade, de onde eventualmente faço trabalho remoto.
A principal diferença que percebi nesse contexto comparado ao anterior é que, por ser um time todo presencial, essa posição exigia que eu estivesse disponível dessa forma. Isso porque são muitas as decisões no dia a dia, não apenas com o time, mas com outras áreas da empresa, que seriam dificultadas no modelo remoto.
Para tornar possível esse trabalho remoto no curto prazo, junto com o time, pensamos em como adaptar nossa rotina. Ou seja, é algo parecido com as adaptações rápidas que muitos times estão tendo que enfrentar agora com o coronavírus.
Naquele momento, tivemos 2 aprendizados importantes, que podem ser replicados agora por gestores que estão tendo que fazer mudanças rápidas:
Métodos ágeis para o acompanhamento das entregas
O primeiro passo foi definir um formato de acompanhamento do time. Não digo o acompanhamento na relação entre coordenador e contribuidor individual, mas a ciência do próprio time sobre o que as outras pessoas estão fazendo naquela semana e naquele dia.
Começar a trabalhar com metodologias ágeis trouxe maior transparência sobre o que cada um estava fazendo, e hoje o time acaba ajudando mais um ao outro quando vemos que uma pessoa está com uma carga maior naquela sprint.
Para isso, conhecer a metodologia e saber como adaptá-la à sua realidade é fundamental, e contar com uma ferramenta para centralizar ajuda bastante no dia a dia. No nosso time (e em outros da empresa), nós usamos o Trello.
Organizar a agenda de cerimônias (reuniões)
Uma das coisas que me ajudou a planejar a execução desse modelo de trabalho foi definir dias fixos para a agenda de cerimônias do time. Por cerimônias entenda-se reuniões e outros encontros com todo o time remoto.
- Uma reunião semanal na terça-feira (presencial) na qual conversamos sobre a sprint e planejamos a próxima;
- Daily "todos os dias": uma reunião de 5 a 10 minutos onde cada um atualiza o que está fazendo no dia e traz algum eventual problema que está impedindo uma entrega. Todos atualizam o Trello e participam por videochamada;
- Reuniões de 1-1: concentrei todas em um dia da semana. Estando remoto, fazer 1-1 via Zoom ajuda a ter uma agenda fixa onde quer que eu esteja. Como são apenas duas pessoas, é possível fazer por WhatsApp Vídeo, caso você prefira.
Mais uma vez, vale reforçar: não deixe de realizar as reuniões. Mesmo com o meme que diz que “o coronavírus está fazendo as pessoas perceberem que algumas reuniões poderiam ser emails”, é importante manter a rotina e o sentimento de normalidade no time remoto.
Se você perceber, durante o período de trabalho remoto, que de fato algumas das reuniões podem ser eliminadas, deixe para fazer isso quando a crise passar. Muitas pessoas vão sentir falta do contato com os colegas no período de confinamento, então é melhor não eliminar esse momento.
Trabalho remoto é um aprendizado coletivo
Certamente muitos outros aprendizados estão por vir conforme mais pessoas forem ficando em casa, com trabalho remoto. Assim, esses são apenas alguns que considerei serem as principais alavancas que me ajudaram a colocar tudo em prática. Deixe suas boas práticas nos comentários!
O bom também é poder contar com outras pessoas bem experientes no assunto e que estão fazendo o modelo acontecer. O guia “Como aderir ao trabalho remoto”, do Trello, reúne muitas outras dicas sobre o assunto.
Acesse também nosso Kit de Produtividade para Pequenas e Médias Empresas. Ele traz ferramentas, templates e planilhas para diversas áreas do seu negócio. Esses materiais podem ajudar a facilitar os processos neste período de coronavírus e trabalho remoto. Juntos, porém à distância, vamos passar por essa!
