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5 aprendizados que tive ao trabalhar remotamente em um time de marketing

À luz do guia “Como aderir ao trabalho remoto”, lançado pelo Trello, compartilho duas experiências que tive com o assunto: uma como contribuidor individual e outra como coordenador

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Trabalho remoto é um tema que tem sido amplamente discutido e diversas empresas vêm adotando essa cultura.

Apenas para citar alguns exemplos: Trello, Buffer, Zapier, WordPress e brasileiras como a Supersonic possuem grande parte do time trabalhando remotamente.

Aqui na RD nós também começamos a construir uma cultura de trabalho remoto em alguns times. Temos hoje pessoas trabalhando em São Paulo, Joinville, Bogotá, Cidade do México, São Francisco e outras cidades e países por aí.

Mas este não é um post comum sobre cultura de trabalho remoto ou gerenciamento de times nesse contexto.

À luz do guia Como aderir ao trabalho remoto, lançado recentemente pelo Trello, resolvi compartilhar duas experiências que tive recentemente com o assunto: uma como um contribuidor individual (C.I.), trabalhando remotamente em um fuso horário diferente durante 40 dias, e outra como coordenador parcialmente remoto de um time “presencial”.

Visão de analista em outro fuso horário

Em maio de 2017, como analista de marketing responsável por conteúdo para geração de Leads, estava envolvido em um projeto que tinha como uma das etapas a condução de um benchmarking com empresas em São Francisco e Vale do Silício.

A viagem durou aproximadamente 40 dias. Para conseguir dar conta de algumas atividades-chave no Brasil e, em paralelo, focar no projeto e no benchmarking nos Estados Unidos, mudei minha rotina de trabalho e contei bastante com o apoio do time para assumir algumas atividades que eu conduzia no dia a dia.

Aliás, nessas horas o trabalho em equipe é fundamental. Seja para uma viagem como essa, um período de férias prolongadas, uma licença ou um envolvimento em algum projeto grande, poder contar com a equipe é fundamental.

No meu caso, esse trabalho remoto ainda tinha o agravante de estar em um fuso horário de 4 horas a menos que o horário em Florianópolis, onde fica nossa sede.

No geral foi uma experiência profissional e pessoal muito boa. Foram diversos aprendizados em variadas frentes, porém quero destacar aqui 3 delas que tiveram bastante relação com trabalho remoto:

1. Organizar a rotina para ter uma intersecção de horários e estar disponível para o time presencial

Com 4 horas a menos, era comum acordar por volta das 7h e já ter várias notificações e emails da operação no Brasil. Afinal, já era quase horário do almoço lá na sede (sim, meu time almoça 11h30).

Para conseguir conciliar as duas frentes, pela manhã minha prioridade era dar atenção às atividades do Brasil, prevendo que frequentemente isso não seria possível por conta de algum evento ou reunião.

À tarde era quando eu concentrava o maior esforço no projeto, nas reuniões e benchmarkings.

Aqui destaco também a expectativa e a importância da comunicação assíncrona (quando uma conversa não é em tempo real). Muitas vezes essas notificações que eu via pela manhã eram de algumas horas atrás.

Uma vez que o time sabe que você está em outro fuso, é esperado que você demore um pouco para responder. De qualquer forma, o importante é não deixar de dar atenção. Para essas comunicações, nós usamos o Slack.

2. Trabalhar em um escritório

Tem gente que consegue trabalhar de casa. Não sou desses. Durante minha estadia lá, usei o Galvanize, um coworking no coração de São Francisco, a meia quadra do prédio do LinkedIn e do Optimizely.

Para mim, “ir ao escritório” faz diferença para entrar no mindset de trabalho e ser mais produtivo. Além disso, o fato de estar em um coworking me possibilitou fazer networking e conhecer pessoas importantes para o projeto.

3. Participar normalmente das cerimônias do time

Apesar de estar remoto, é importante manter o compromisso de participar, sempre que possível, da rotina de reuniões do time. No nosso caso, na época, as reuniões semanais.

Isso é importante por diversos motivos, mas destaco 2:

  • Atualizar o time sobre como está o projeto e compartilhar algum conhecimento adquirido até então que pode ajudá-los em algum objetivo;
  • Sabendo como será o envolvimento com o projeto naquela semana, conseguir planejar as atividades e delegar o que for preciso.

Para participar dessas reuniões, uma ferramenta que nos ajuda muito é o Zoom.

Visão de coordenador parcialmente remoto

Algumas das coisas que mais me atraem em uma empresa de crescimento acelerado são a velocidade com que as coisas acontecem, os desafios que esse crescimento traz e o aprendizado que tudo isso gera ao longo do tempo.

No final de 2017, em mais um desses momentos de mudança, assumi a coordenação de um time dentro do marketing da RD. Somado a isso, veio um contexto pessoal de mudança para outra cidade, de onde eventualmente faço trabalho remoto.

A principal diferença que percebi nesse contexto comparado ao anterior é que, por ser um time todo presencial, essa posição exige que eu esteja disponível dessa forma. Isso porque são muitas as decisões no dia a dia, não apenas com o time, mas com outras áreas da empresa, que seriam dificultadas no modelo remoto.

É importante dizer aqui que provavelmente esse modelo parcialmente remoto funcione em outras empresas ou com outras pessoas. Como ainda estamos formando uma cultura de ter pessoas remotas na empresa, pode ser que logo funcione por aqui também.

De qualquer forma, para tornar possível esse trabalho no curto prazo, junto com o time, pensamos em como adaptar nossa rotina. Até o momento, quero compartilhar aqui 2 aprendizados que tivemos:

1. Métodos ágeis para o acompanhamento das entregas

O primeiro passo foi definir um formato de acompanhamento do time. Não digo o acompanhamento na relação entre coordenador e contribuidor individual, mas a ciência do próprio time sobre o que as outras pessoas estão fazendo naquela semana e naquele dia.

Começar a trabalhar com metodologias ágeis trouxe maior transparência sobre o que cada um estava fazendo, e hoje o time acaba ajudando mais um ao outro quando vemos que uma pessoa está com uma carga maior naquela sprint.

Para isso, conhecer a metodologia e saber como adaptá-la à sua realidade é fundamental, e contar com uma ferramenta para centralizar ajuda bastante no dia a dia. No nosso time (e em outros da empresa), nós usamos o Trello.

2. Organizar a agenda de cerimônias (reuniões)

Uma das coisas que me ajudou a planejar a execução desse modelo de trabalho foi definir dias fixos em que provavelmente estarei remoto, como segundas e sextas-feiras.

Isso ajuda a adaptar a agenda de cerimônias do time, que atualmente conta com:

  • Uma reunião semanal na terça-feira (presencial) na qual conversamos sobre a sprint e planejamos a próxima;
  • Daily “todos os dias”: uma reunião de 5 a 10 minutos que fazemos em pé na qual cada um atualiza o que está fazendo no dia e traz algum eventual problema que está impedindo uma entrega. Quando alguém está remoto, atualiza o Trello e avisa o time via Slack;
  • Reuniões de 1-1: concentrei todas em um dia da semana (sexta), em que posso estar trabalhando de forma presencial ou remota. A ideia aqui é aproveitar o tempo em que estarei no modo presencial para priorizar a disponibilidade para o time e para outras áreas da empresa. Quando estou remoto, fazer 1-1 via Zoom ajuda a ter uma agenda fixa onde quer que eu esteja.

Certamente muitos outros aprendizados estão por vir conforme a empresa e os desafios forem crescendo. Esses são apenas alguns que considerei serem as principais alavancas que ajudaram a colocar tudo em prática.

O bom também é poder contar com outras pessoas bem experientes no assunto e que estão fazendo o modelo acontecer. O guia “Como aderir ao trabalho remoto”, do Trello, reúne muitas outras dicas sobre o assunto.

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