Como implementar uma automação de Email Marketing ideal para sua empresa em 3 passos

Automação de Email Marketing é o uso de tecnologia para automatizar ações e processos de envio de emails, reduzindo os trabalhos manuais para aumentar a eficiência na comunicação com seus contatos. A automação é a principal ferramenta para nutrir e avançar os Leads na jornada até o momento da compra.

---

O Email Marketing já foi dado como uma ferramenta ultrapassada para estratégias de marketing. Mas a verdade é que essa fama ruim é resultado do mau uso desse mecanismo como forma de se conectar a Leads e prospects. Para muitas empresas - e a Resultados Digitais está entre elas - esse canal continua sendo eficiente, principalmente quando trabalhamos com a automação de Email Marketing.

Você já entende como utilizar o Email Marketing para ajudar a construir um relacionamento sólido e contínuo com o seus clientes? Sabe usar uma ferramenta de Automação para ganhar agilidade e potencializar esse processo?

Os resultados através deste importante canal de Marketing são consequência de boas práticas no envio de Email Marketing, e também no uso de automação para escalar as ações positivas.

Se você ainda não aprendeu ou não colocou esse conhecimento em prática, está no lugar certo. Neste artigo vamos explorar as diferenças de trabalhar apenas com a estratégia isolada de Email Marketing em relação ao uso da automação e quais os passos que precisa seguir para implementar as ações automatizadas. Confira a seguir!

Email Marketing ou Automação de Marketing: quando utilizar cada funcionalidade

Nem sempre fica claro quando devemos optar pelo uso só do Email Marketing ou criar um fluxo de automação de Marketing, não é mesmo?

Enquanto algumas equipes precisam fazer um esforço contínuo para enviar uma sequência de emails que poderiam ser automatizados, algumas pessoas criam segmentações e colocam seus Leads dentro de um fluxo para receber apenas um email.

Todo esse trabalho poderia ser melhor planejando para que esse envio fosse feito de outra maneira. A verdade é que existe sim um momento recomendado para cada uso e priorização, com o objetivo de alcançar melhores resultados, e é isso que você vai conferir agora.

Quando utilizar Email Marketing?

Ao falarmos sobre Email Marketing, nos referimos a comunicação realizada via email que acontece entre um negócio e seus Leads/clientes de forma pontual. Devemos utilizar essa funcionalidade em algumas ocasiões. Veja os principais exemplos:

No envio de newsletters

Newsletters são comunicações realizadas com uma certa periodicidade, cuja a programação do envio muitas vezes é feita bem próxima da sua data de envio. Seu objetivo é manter um relacionamento próximo com seus clientes/Leads com informações e conteúdos recentes.

Veja um modelo da newsletter que enviamos semanalmente:

Para o envio de campanhas hipersegmentadas

Sabe o que é o envio de uma campanha hipersegmentada? Trata-se da criação de uma segmentação bastante específica. Exemplo prático: ao realizar uma campanha de fim de ano, é criada uma Landing Page que pergunta se o Lead tem mais de 35 anos e se ele vive em Florianópolis ou não.

Dada as respostas, é possível utilizá-las para criar uma segmentação bem específica. Assim, você pode enviar uma comunicação mais direcionada a essas pessoas, como uma oferta local via Email Marketing.

Para analisar dados específicos das campanhas de email

Uma outra diferença entre as funcionalidades está no modo de extrair os dados e visualizar as métricas alcançadas com o envio de Email Marketing, comparando com a automação. Quando enviamos por email, conseguimos ver algumas informações específicas que são importantes neste momento, como o número de bounces e de descadastros realizados.

Veja um exemplo delas na tela de análise do RD Station Marketing:

Pensando nessa análise de dados, ao importar uma nova lista de contatos para o RD Station Marketing, é importante que a primeira campanha seja realizada por Email Marketing. Assim, é possível obter uma análise mais completa do seu desempenho e, em uma segunda campanha, compreender como está o engajamento desses novos Leads.

Quando utilizar Automação de Email Marketing?

Automação de Email Marketing é o conjunto de interações que ocorrem entre a empresa e o Lead/cliente de forma automatizada. O objetivo é se relacionar com esse Lead/cliente de acordo com as conversões feitas por ele no seu site, redes sociais ou Email Marketing.

>> Leia também: Automação de Marketing Digital: aprenda o essencial para começar

Conforme as ações vão sendo feitas pela pessoa, espera-se que sejam criadas comunicações automatizadas, porém personalizadas de acordo com o caminho tomado.

Criar automações de maneira estratégica pode ser muito importante para a otimização do trabalho da empresa, tanto para a equipe de Marketing quanto para Vendas.

Nesta live com o André Siqueira, co-fundador da Resultados Digitais, você vai conhecer os principais fatores que tornam o uso da automação tão importante para qualquer organização:

A automação de Email Marketing vai desde coisas mais simples, como as boas-vindas após o registro em uma newsletter, até o agradecimento pelo contato do cliente. Ou então pode acontecer após um registro em uma Landing Page, pop-up ou várias outras conversões possíveis, como integrações, Facebook Lead Ads, etc.

Entenda melhor quando usar:

Para trazer resultados com Inbound Marketing

Para a estratégia de Inbound Marketing, é possível estruturar automações de acordo com a jornada de compra. Vale pensar quais materiais fazem sentido para cada Lead ser nutrido de acordo com o estágio que ele se encontra no funil de vendas, buscando avançá-lo até que esteja pronto para ser abordado por sua equipe comercial.

Essas automações podem ser menores, em que dentro de apenas um fluxo ele passe pelo funil completamente. Também é possível criar diversas automações que se conectam de acordo com as ações dos Leads, para que eles assim avancem.

O exemplo acima mostra um fluxo de jornada a partir da automação de Email Marketing que conta com 4 passos básicos. Podemos ter diversos gatilhos de entrada para um mesmo fluxo, criar segmentações, ou até mesmo as próprias conversões.

Ao serem colocados nessas automações, esses Leads podem ter sua fase no funil alterada, receber uma tag, gerar uma notificação por email ou até marcar uma venda.

Nas automações, conseguimos enviar emails de acordo com certas ações do Lead, como se abriu ou clicou email. Também podemos utilizar segmentações já criadas para realizar uma separação do fluxo, como, por exemplo, alguma informação específica que ele respondeu em algum formulário que é crucial para realizar uma comunicação diferente.

Conheça 32 modelos de email marketing e saiba quando e por que usar cada um.

Para programar campanhas recorrentes

Um outro aspecto que diferencia as campanhas de automação em relação às exclusivas de Email Marketing é que hoje já é possível programar o disparo do email em uma data específica, sem precisar perder tanto tempo com trabalho manual.

Por exemplo: se faz sentido que o cliente receba uma comunicação toda quinta-feira para informá-lo sobre uma promoção do final de semana, você pode deixar isso já programado com antecedência.

E pensando em otimizar suas taxas de abertura, existem dias e horários que podem influenciar muito nesse aspecto - e que também podem ser utilizados como um complemento da estratégia de automação.

No vídeo abaixo você pode ver mais detalhes de outros exemplos que utilizam no RD Station Marketing a função de agendar data e hora para fluxo de automação, como uma ação de Black Friday:

Como implementar uma automação de Email Marketing ideal para sua empresa em 3 passos

Como fazer com que o seu usuário compre o meu produto com uma sequência automatizada de emails? Você já teve essa dúvida? O principal momento em que as empresas buscam essa solução é o seguinte: elas já executam vendas online, mas querem escalar seus resultados e reduzir o seu custo de aquisição.

Ou seja, trazer mais clientes, pagando menos e de maneira produtiva. A boa notícia é que a automação de marketing por email é especialista em fazer isso.

Para que você tenha uma ideia, aqui na Resultados Digitais geramos 28% dos leads aceitos por vendas (SAL) só via automação de Email Marketing. Isso com um custo de 5% do que investimos para trazer um cliente.

É o maior ROI de todas as mídias que utilizamos. Isso, no fim das contas, gera o que todos que irão ler esse post provavelmente buscam: receita. Mas sabe o que você deveria buscar para que todo esse resultado seja uma consequência? Resolver o problema do seu usuário.

Esse é o objetivo dessa sequência de 3 passos. Para chegar nesse resultado esperado e na melhoria das suas estratégias, confira e aplique as etapas sequenciais a seguir:

1. Planejamento

Para que você consiga definir exatamente o problema que seu usuário tem, a parte principal em estruturar a automação de Email Marketing é o planejamento. Por meio dele, você poderá evitar diversos erros de comunicação e de oferta. Vou mostrar um exemplo.

Antes de planejar com qualidade os nossos e-mails automatizados, costumávamos enviar o seguinte email de boas-vindas pedindo qual era o interesse do usuário:

Na prática, com esse email, tínhamos uma eficiência de 3,28%. Ou seja, a cada 100 disparos, geramos 3 downloads de materiais, evoluindo os usuários na jornada de compra. Até o momento em que fizemos a seguinte pergunta: e se descobríssemos o problema dos usuários antes de eles nos indicarem o que desejam resolver?

A partir daí, executamos um planejamento exatamente como mostrarei abaixo. E chegamos ao seguinte email:

Sabe qual foi a eficiência que obtivemos? 5,52%, ou seja, um aumento de 68%. Veja como o processo foi feito:

a) Entreviste seus clientes para entender o que eles buscam

O ponto de início do planejamento são os seus melhores clientes. Eles saberão dizer o que seu produto resolve, como resolve e qual foi o fator determinante para a escolha do que você vende.

Pensando em facilitar o seu trabalho, aqui está um roteiro pronto e criado pelo nosso time de Product Marketing:

Pessoal

• Qual o seu nome e idade?
• Qual seu cargo na empresa?
• De quais marcas você gosta? Podem ser marcas de roupas, alimentos, perfumes, carros e tecnologia.
• Você tem um hobby? Um esporte favorito, ou algo que costuma fazer quando tem um tempo livre?

Maturidade/Canais

• Tem formação acadêmica/especializações?
• Há quanto tempo está no emprego?
• Quantas pessoas trabalham diretamente com você?
• Quais aplicativos usa e se sente à vontade? (de jogos, banco, organização pessoal etc.)

• Tem alguma referência de portal/profissional que costuma acessar e ler?
• Quais os formatos que prefere ou costuma buscar? (vídeo, texto, áudio)
• Você faz Marketing Digital? Qual a dificuldade que enfrenta nisso?
• Sobre que tema você acredita que precisa saber mais quando falamos em digital?

Jornada de compra: Fase aprendizado/reconhecimento

• Qual era a situação da empresa antes de conhecer nossa solução? Qual era o seu problema/necessidade?
• Quais conteúdos acredita que tenham sido úteis neste momento?
• Como você conheceu a nossa empresa?

Jornada de compra: Consideração

• Quando você começou a procurar por soluções desse problema, quais você encontrou?
• Quando encontrou nossa solução, quais pontos chamaram a sua atenção? (atrativos)
• Quais foram suas principais dúvidas neste momento?

Jornada de compra: Decisão

• Quais foram os pontos principais que o levou a se decidir pelo nosso produto?
• Quais resultados você esperava alcançar?
• Como avalia as informações disponíveis no site? Alguma informação foi difícil de encontrar?

Com esse roteiro pronto, elenque os principais insights que fariam seus usuários comprarem o seu produto e após isso, parta para o próximo passo. Esse processo também pode ser feito no início da sua construção de Personas.

b) Fale com seu time de vendas

É extremamente importante validar com o seu time de vendas se as informações que encontrou estão fazendo sentido. Mostre o roteiro preenchido e veja se eles possuem algo a adicionar ou remover.

A partir daí, peça algumas informações ao seu time de vendas:

• Quais os principais benefícios do nosso produto que você ressalta? Por quê?
• Quais as principais objeções dos usuários?
• Você possui um discurso pronto de como geralmente vende? Pode resumi-lo aqui?

Eles saberão dizer exatamente como conversar com seus potenciais clientes.

c) Fale com seu time de atendimento ou suporte

Por último, mas não menos importante, converse com as pessoas que ajudam seus clientes a resolver os problemas que possuem com o seu produto.

Peça informações como:

• Quais os principais problemas enfrentados no dia a dia relacionados ao nosso produto?
• Qual desses problemas você acredita que deveríamos atacar antes? Por quê?

Finalizando esse passo, você com certeza estará se aproximando do mundo ideal de nutrição. Você basicamente terá um mapa para entender como deverão ser seus emails dentro do fluxo de automação.

d) Ok, mas como adapto tudo isso e transformo em em emails?

Com esse mapa em mãos, faça o seguinte:

• Elenque de 3 a 4 grandes problemas que seu produto resolve.
• Entenda como segmentar cada usuário baseado nesse problema (área ou categoria do site que acessa, emails que clica, dados que preenche em suas landing pages ou pesquisas).
• Entregue o produto/oferta ou conteúdo que irá resolver esse problema.

Veja, por exemplo, os problemas a que chegamos aqui na Resultados Digitais e como fazemos:

• Problema 1 - Gerar contatos para aumentar a base de emails: segmentamos esses usuários com base em materiais iniciantes. Para eles, entregamos um material que ajuda a aumentar a base de contatos;
• Problema 2 - Enviar Email Marketing com Qualidade: segmentamos aqui os usuários que possuem interesse em Email Marketing. A partir daí, enviamos conteúdos relacionados ao problema.
• Problema 3 - Criar uma automação de marketing: para usuários mais avançados, que já possuem certa experiência em materiais iniciantes, mas que buscam evoluir sua estratégia de Marketing Digital. Para eles, entregamos materiais específicos com objetivo de automatizar processos e emails (muito provavelmente você, que está lendo esse post, se encaixa aqui).
• Problema 4 - Analisar meus resultados com produtividade: para usuários que buscam centralizar sua operação e análise em uma única ferramenta, e buscam como fazer isso. Obviamente é o valor que buscamos entregar.

Basicamente nós enviamos um processo de nutrição específico para cada usuário, ou seja, um email diferente para cada problema.

Veja:

2. Boas práticas e execução

Agora você já entendeu como funciona um roteiro de entrevistas para conhecer seu público. Provavelmente terá, também, uma visão específica de como deve se posicionar para o seu usuário.

Se você chegou até aqui, muito provavelmente está acima da média de qualquer empresa que utiliza estratégias de automação. Porém, para que possa executar tudo o que trouxe até aqui com maestria, separamos algumas boas práticas para executar seus emails:

a) Qual o melhor tipo de email de nutrição?

De acordo com experimentos que realizamos, os fluxos com o objetivo de venda possuem uma eficiência 34% maior se feitos com texto puro e de maneira pessoal. Preferencialmente por um gerente de Vendas ou de Marketing da sua empresa.

Exemplo:

b) Quantidade de palavras por email

Realizamos alguns testes em relação ao tamanho dos emails de automação e a média de palavras que você deve ter por fluxo é entre 110 e 180 palavras. Você precisa ter espaço para passar a mensagem e divulgar o CTA, mas de forma direta e clara.

c) Quantos emails devo enviar para o usuário?

O ideal, para usuários novos (que recém entram em sua base) é 1 email a cada 2 dias. Após a primeira semana em sua base, o ideal é 1 email a cada 3 dias.

d) Quantidade de materiais ou produtos ofertados por email

O ideal é 1 material por fluxo de automação. Mas como muitas vezes há narrativas que complementam a resolução de um mesmo problema, até 5 materiais por fluxo são aceitos.

Esperamos uma perda de 7% a cada material incluído, além do primeiro.

e) Quando devo ofertar o produto?

O momento ideal de oferta de um produto é após a interação em um material fundo de funil (próximo à etapa de decisão na jornada de compra).

Isso significa:

• Clique em um email próximo à venda do seu produto;
• Acesso a uma página de preços;
• Solicitação de contato;
• Check out de carrinho.

Quando o usuário baixa um material que consideramos muito próximo da compra do nosso produto, enviamos o seguinte email direcionado ao problema que possui (neste exemplo, o usuário deseja melhorar suas estratégias de Email Marketing):

f) Como devo escrever meus emails?

Um modelo que utilizamos aqui é o seguinte:

Assunto ou tema

Sobre o que você deseja falar? Quais assuntos você pode abordar para obter sucesso com esse texto? Onde você quer que o usuário chegue? O que quer que ele faça?

Problema relacionado ao assunto

Traga um problema que se relacione com o assunto abordado.

Aumento do problema

Em seguida, aumente o problema, brinque e traga-o de forma lúdica.

Visão de solução

Logo após, traga uma maneira de solucioná-lo.

Oferta de solução + chamada para ação.

E, por fim, ofereça a solução pronta. Chame para a ação.

Veja um exemplo aplicado:

3. Mensuração e melhoria

Após entender seu discurso e os problemas que os usuários desejam resolver, é o momento de medir se o que você está executando está obtendo resultados. Para começar, vamos entender o que você deve medir na sua automação de Email Marketing:

a) Como medir e o que medir?

As principais métricas que você deve acompanhar são:

1. Taxa de crescimento da sua lista de emails;
2. Quantidade de emails entregues;
3. Taxa de Abertura;
4. Taxa de Cliques;
5. Eficiência (quantos usuários atingiram o objetivo que você tinha com o email): venda, download de material, preenchimento de um formulário, etc.

Mas como eu sei se as minhas taxas estão ideais? Acesse o Benchmarking de métricas de Email Marketing para conferir uma base de métricas.

b) Como otimizar?

1. Para crescer sua base de contatos, veja este post.
2. Para melhorar sua taxa de abertura, confira estas dicas.
3. Para melhorar sua taxa de cliques e sua eficiência, confira as ações de Growth Hacking que pode realizar.

Automação de Marketing além do email: conheça 5 casos de uso

A automação de Email Marketing é uma ferramenta poderosa. Ela é responsável por manter relacionamentos personalizados por email de forma inteligente e escalável. Porém, o que poucas pessoas sabem é que essa ferramenta traz muitas outras possibilidades.

O email é, de fato, o principal gerador de resultados. No entanto, automatizar também os processos de gestão e entrega de Leads traz grandes ganhos de produtividade – e, consequentemente, de resultados.

Vamos mostrar agora como sua empresa pode automatizar 5 processos importantes da área de Marketing. Dessa forma, poderá extrair todo o potencial da Automação de Marketing além do email.

1. Alterar o estágio do Lead

Dentre a sua base de contatos, encontram-se misturados clientes, novos e velhos Leads, com potencial ou não, distribuídos entre os estágios do seu funil de vendas. Por isso, para garantir um relacionamento de qualidade, você precisa separar quem é quem e conversar com cada qual de forma a entregar o máximo de valor possível.

O preço de não personalizar o relacionamento é ver clientes recebendo contatos de venda, o que gera oportunidades de negócio perdidas e certamente mais reclamações do que agradecimentos dos seus Leads.

Com a Automação de Marketing, podemos alterar o estágio do funil em que o Lead participa, separando quem são clientes, Leads qualificados e oportunidades de negócio do resto da base, orientando o seu relacionamento.

Como usamos na Resultados Digitais

Quando uma venda é fechada no CRM de vendas, essa informação volta para o RD Station Marketing na forma de conversão. Essa conversão serve de gatilho para a automação de Marketing, que altera o estágio do Lead para “cliente”.

Fazer essa troca evita que você tenha abordagens vendedoras com alguém que já comprou a sua solução, e passe a trabalhar um relacionamento pós-venda.

2. Adicionar/remover tags

Muitas vezes, na base de Leads, existem grupos que não compartilham nenhum critério que permita reuni-los. Um exemplo clássico é quando você importa Leads para dentro da base, que não foram gerados por uma Landing Page integrada a sua plataforma de gestão de Leads.

As tags ajudarão nessa tarefa, facilitando a identificação e segmentação daquele grupo.

Como usamos na Resultados Digitais

Quando alguém se candidata a uma das muitas vagas abertas para trabalhar com a gente, inserimos neles uma tag chamada “talent”. Com isso, podemos facilmente segmentá-los, e dessa forma impedir que esse Lead seja mandado para um vendedor, desperdiçando seu tempo.

3. Marcar o dono do Lead

Abordar Leads que se tornam oportunidades de negócio rapidamente pode ser um divisor de águas para fechamentos mais efetivos para a equipe de vendas. Atribuir um dono ao Lead via automação de Marketing já possibilita gerar uma notificação para o vendedor em tempo real.

Você pode usar de diversos gatilhos, desde que segmentáveis, para entender quando um vendedor deve atuar sobre um potencial Lead.

Como usamos na Resultados Digitais

Quando um Lead é abordado e compra, é interessante que o mesmo vendedor continue o acompanhando. Dessa forma, tanto o vendedor pode identificar uma nova forma de contatá-lo quanto o Lead pode voltar a se interessar.

O fato de o mesmo vendedor retomar a negociação melhora a experiência do comprador final, uma vez que ele já conhece o contexto do Lead.

4. Marcar o dono do Lead, distribuindo-o

É uma variação da função “marcar dono do Lead”, importante para a automação da passagem de oportunidade de negócios para vendas. Isso porque ele torna escalável o processo de atribuir um dono aos Leads, distribuindo as oportunidades de forma alternada entre um grupo de vendedores.

Como usamos na Resultados Digitais

Entregamos as oportunidades de negócios para vendas baseado no segmento do Lead. Basicamente, entregamos cada segmento de atuação para um vendedor especialista. Com isso, criamos vendedores que conhecem mais do segmento do potencial cliente.

Eles podem criar uma proposta de valor mais forte, o que melhora as taxas de fechamento do time.

5. Marcar como oportunidade

É uma forma de sinalizar se o Lead deve ser ou está sendo abordado. Enquanto atribuir um dono indica que o Lead deve ser analisado pelo vendedor, marcá-lo como oportunidade mostra que o vendedor viu potencial e pode fazer a abordagem.

Essa marcação também é muito utilizada como gancho de integração entre a plataforma de Automação de Marketing e o CRM, sinalizando a entrega do Lead de marketing para vendas.

Como usamos na Resultados Digitais

Nós temos o RD Station Marketing integrado ao CRM. Sempre que um Lead é marcado como oportunidade, um deal é gerado no CRM, diretamente no pipeline do seu dono.

Nos casos em que a conversão necessariamente implica em uma abordagem, fazemos com que o próprio fluxo de automação atribua um dono no primeiro passo. O Lead é marcado como oportunidade no segundo, gerando o deal em tempo real para o vendedor.

Resultados do uso da Automação de Email Marketing

Conforme vimos, os resultados da Automação de Marketing não devem ser medidos apenas através das taxa de abertura e clique, mas sim pelo seu real impacto no time de vendas.

Sendo assim, alguns resultados a serem esperados da Automação de Marketing são:

• Mais vendas, uma vez que os Leads avançam no funil de vendas de forma automática;
• Menor custo de aquisição de clientes, pois chegam mais preparados para a compra;
• Menos tempo gasto com a operação do negócio: uma vez planejado e configurado um fluxo de Automação, toda a segmentação e envio de emails se fazem de forma automática.

Resumindo, devemos ter em mente que Email Marketing e Automação de Marketing não são a mesma coisa. Na verdade elas podem e devem trabalhar juntas para gerar mais e melhores oportunidades de negócio.

A diferença crucial é que a automação de Email Marketing deve ser pensada como uma ação contínua que ocorre ao longo do tempo, e não um evento pontual como é o Email Marketing. Também deve-se levar em consideração que a automação é uma poderosa ferramenta de vendas que influencia diretamente nos resultados da empresa.

Mais possibilidades com Automação de Email Marketing

Vimos que o trabalho com automação é capaz de evitar o trabalho manual, aumentar a eficiência e tempo e ainda melhorar a nutrição automática de Leads, levando em conta o interesse, estágio de compra e informações que fornece na Landing Page.

Também entendemos que existem ainda outras possibilidades para essa ferramenta. O intuito sempre é o de automatizar processos manuais e permitir a escalada de volume.

Esse ganho de produtividade se reflete nos resultados da empresa. Lembre-se que esse trabalho com automação dentro do Marketing também ajuda a aumentar a agilidade de abordagem do time de vendas.

Esperamos que você aproveite todo o potencial da Automação de Email Marketing, que vai muito além da entrega de emails personalizados. Se você quiser ir mais a fundo no tema, baixe agora a Planilha + 11 exemplos de fluxos de automação.

Com eles você terá os modelos que precisa para melhorar seus fluxos e gerenciar todas as automações que criar! Para acessá-lo, basta preencher os dados abaixo:

Post originalmente publicado em novembro de 2018 e atualizado em setembro de 2020.