Texto extraído do hangout com Rogerio Chequer para o RD Summit 2014.
Existe um grande problema quando se está em um momento decisivo. As pessoas veem você não como você é, mas como elas acham que você seja. Nesse caso, o que importa não é a realidade, e sim a percepção que as pessoas têm de você. Cada um desses momentos é uma oportunidade para você mudar a sua vida e a sua carreira.
Em sua vida profissional, certamente você terá muitos momentos decisivos que podem resultar em sucesso ou fracasso.
Esses momentos, basicamente, são situações em que você precisa comunicar-se com uma determinada audiência para vender seu produto, serviço ou ideia.
Porém, está cada dia mais dificil comunicar-se: existem cada vez mais ruídos, comunicação de todos os lados, e as pessoas estão cada vez menos dispostas a prestar atenção ao turbilhão de mensagens que recebem diariamente.
Com isso, as reuniões de vendas, momentos decisivos para se fechar um negócio, devem ter um alto nível de preparação, o que não ocorre na prática. Com o excesso de atividades profissionais, preparar-se para uma reunião tornou-se artigo de luxo.
Esta preparação pode ficar ainda mais difícil, pois existe uma ideia equivocada de que quando se conhece muito bem o seu produto ou serviço a venda já está garantida.
Entretanto, uma reunião envolve muito mais que dominar o seu próprio negócio.
Para explicar o que mais está por trás de uma negociação, assistimos na íntegra o hangout do Rogerio Chequer, sócio da SOAP, consultoria de comunicação especializada em soluções para apresentações. Rogerio é um dos palestrantes confirmados no RD Summit 2015, que acontecerá dias 29 e 30 de outubro em Florianópolis.
Assista ao hangout “Storytelling para fechamento de Vendas”
Como construir uma reunião eficiente
O primeiro ponto crucial para fazer uma boa reunião é a personalização: entender o negócio e as dores do seu potencial cliente e o que é importante para ele.
Fazer uma pesquisa nas redes sociais sobre seus interesses profissionais e pessoais pode ajudá-lo a quebrar o gelo inicial e criar a sinergia necessária para ele prestar atenção no que você irá falar.
Algumas técnicas de persuasão que podem criar esse engajamento:
Defina uma estratégia de abordagem considerando alguns aspectos como o tempo que você irá falar. Aqui é preciso ter muito cuidado para não confundir o tempo da reunião com o tempo da sua apresentação. Como diz o ditado, tempo é dinheiro. A partir do momento que a sua audiência reserva um tempo especifico para a reunião, ultrapassar esse período pode ser prejudicial.
Separe a reunião em várias partes e defina quantos minutos serão despendidos para elas.
1- Preliminares
Ou seja, é o momento que você irá quebrar o gelo. Com frases simples como um “olá, como vai”, “que bonito escritório”, “ te conheço de tal lugar”, você criará empatia e entenderá até onde pode ir com perguntas mais específicas.
Você também terá uma boa noção de qual tipo de abordagem precisará: de uma entonação mais séria, mais dramática ou mais leve e divertida.
2 - Investigação
Neste segundo passo, faça perguntas para a sua audiência, saiba mais sobre o negócio dela e sobre seus interesses. Mas muito cuidado, não exagere. Perguntar excessivamente pode dar a impressão de insegurança da sua parte. Calibre as perguntas de acordo com a permissão que lhe foi concedida.
3 - Demonstração
A última e tão esperada etapa é a demonstração do que você tem para oferecer e o que a sua audiência ganha com a sua oferta.
Uma dica importante: se o seu discurso virar um monólogo, existe um limite máximo de tempo para você agir e reverter a situação. Em uma reunião de 1 hora, falar até 30 minutos sem alguma pergunta é aceitável, mas não é o ideal. Depois disso, faça perguntas específicas sobre a sua apresentação, veja se ficou alguma dúvida, chame a sua audiência para interagir com você.
Em um momento decisivo, é muito importante que você saiba o que a sua audiência está interessada. Domine o assunto e tenha em mente de que forma você irá conduzi-lo.
Se o ambiente for tranquilo, sem ruídos, com cadeiras confortáveis, a chance das pessoas engajarem será ainda maior.
Além disso, há outros passos que devem ser seguidos para que você obtenha sucesso em um momento decisivo.
Faça um diagnóstico
Analise a sua audiência: para quem você irá apresentar? Definir seu público pelo cargo que ocupa não faz sentido algum, pois o ser humano é único e a sua função dentro da empresa será meramente ilustrativa.
Então, descubra quais os interesses daquela pessoa e faça a apresentação para ela. Deixe de lado os clichês corporativos “nós somos, “ nós fazemos” e ofereça uma experiência de como será bom para aquela audiência se vocês fecharem o negócio.
Entenda o real objetivo
A maioria das apresentações corporativas têm como objetivos o fechamento do negócio ou a compra do produto ou serviço que está sendo oferecido. Mas quase nunca uma única reunião terá esse desfecho. Cada produto ou serviço tem um ciclo de vendas diferente. Desenhar as etapas desse ciclo é fundamental para você entender qual objetivo real você deve ter ao final de uma reunião pontual. Para facilitar, pense: o que você gostaria que a audiência pensa, sinta e faça depois da sua reunião?
Desperte o interesse
A audiência quase nunca está pronta para prestar atenção em você. Elas estão pensando no e-mail que precisa ser enviado, no pagamento que precisa ser feito, nos filhos que precisa buscar na escola e em tantas outras atividades.
Desperte o interesse da audiência surpreendendo-a positivamente. Faça uma pergunta, por exemplo. Isso irá fazer com que a atenção dela se volte para você. Crie suspense sobre um determinado assunto, use do senso de humor se o ambiente permitir.
Mas somente despertar o interesse não basta. Você deve mantê-lo. Crie uma história coerente, transmita emoção.
Por último, finalize em direção ao seu objetivo, aquele traçado antes da reunião. Uma nova demonstração, a apresentação da planilha de custos, o envolvimento de novos decisores ou até mesmo o fechamento do negócio naquele momento.
Apoio visual
Criar uma apresentação em power point com slides apresentando uma sequência de fatos e informações não conectadas não irá gerar engajamento.
O cérebro humano não consegue segmentar o que é bom ou ruim. A audiência irá ficar interessada no que você está falando mas pode não conseguir ligar uma lógica à outra.
Estudos comprovam que 80% das pessoas entendem mais com recursos visuais, isso ajuda a reter a informação. Com ele, você direciona a pessoa para onde quiser. Estudos também apontam que quando a diagramação é clara, tornando mais fácil a leitura, as pessoas entendem que o produto é melhor.
Use, mas não abuse, das animações. Mantenha a sua apresentação no mesmo ritmo da sua fala. Quando isso acontece, as pessoas tendem a olhar para a apresentação e para você na sequência. Isso gera um entendimento visual e também auditivo.
Se você não tiver tempo para criar uma boa apresentação visual, lembre-se que mais importante do que isso é o conteúdo que irá falar. Foque em uma boa estratégia de apresentação oral que já irá ajudá-lo muito.
Conte uma história
Experimente contar uma história que cause emoção à sua audiência, isso certamente irá diferenciá-lo.
Ao ter uma linha que conecte todas as informações que você deseja apresentar em um formato de história, com começo, meio e fim, você oferece uma experiência muito fácil de ser compreendida, e comprada, pela sua audiência.
Faça uma tentativa: ao invés de contar que a sua empresa possui mais de 3 mil funcionários e 5 filiais distribuídas na Ásia, Europa e América do Sul, por que você não informa que, entre 3 mil funcionários, a sua audiência terá acesso irrestrito a uma equipe de apenas 20 profissionais disponíveis full time para atendê-lo e oferecer soluções com experiências de outros colaboradores de 4 países diferentes? Isso certamente causará muito mais impacto do que você falar sobre você e a sua empresa. Lembre-se: o foco da reunião é o cliente.
Cause emoção
A forma que você conta essa história também é importante. Ninguém consegue assistir a um filme que só tenha situações felizes ou somente fatos tristes. Variar entre altos e baixos faz com que o seu discurso se torne mais interessante e cause emoção ao telespectador.
Elementos de narrativa lúdica de storytelling podem ser trazidos para o meio corporativo e obter engajamento sem perder o profissionalismo.
A psicologia e a neurociência apontam que, em geral, grande parte da tomada decisão é emocional, mas as pessoas não têm consciência disso.
Porém, as apresentações geralmente são feitas tendo como elemento guia a racionalidade da audiência. Muitas vezes, os argumentos são consistentes e as informações pertinentes, mas mesmo assim o apresentador não consegue transmitir a mensagem da melhor forma.
Neste caso, fazer um balanço entre os aspectos que tocam a objetividade da audiência e os aspectos que são subliminares é imprescindível na tomada da decisão.
Postura corporal
Uma pessoa que fala para a sua audiência com as mãos no bolso ou com uma postura mais relaxada pode ser interpretada como alguém pouco dedicado ou não profissional.
Sabemos que efetivamente isso não é verdadeiro, mas a interpretação, mesmo que equivocada, pode ser negativa e prejudicar a negociação.
O olhar é outro ponto de alta conexão entre as pessoas. Um olhar muito penetrante pode causar constrangimento enquanto desviá-lo pode gerar insegurança. Caminhe com o olhar por todos os presentes, assim você consegue o equilíbrio ideal.
A voz também é outro ponto de atenção. Falar muito rápido, em tom monotônico, gaguejar ou colocar palavras vazias para preencher o silêncio são práticas habituais que podem desconcentrar a audiência e tornar monótona a conversa. Use frases mais curtas e faladas pausadamente e usando a ênfase para destacar os pontos mais importantes. Faça perguntas e abra espaço para interação entre as partes.
Não interprete as reações
Cuidado com a interpretação do que a pessoa está pensando. Se você colocar na cabeça que a pessoa não está gostando, você criará um diálogo interno destrutivo que pode desestruturá-lo completamente.
Use o Marketing Digital como seu aliado
Conforme comentado anteriormente, a preparação da reunião é um dos pontos mais importantes. E descobrir os interesses pessoais e profissionais da audiência vai ajudá-lo a obter melhores resultados.
O Marketing Digital pode ajudá-lo a encontrar essas informações: o que a audiência sabe, o que não sabe, quais são as objeções e pontos de resistência mais prováveis que você irá encontrar.
Além disso, você pode saber se existe algum contato profissional e pessoal em comum e usar isso a seu favor. Ter uma Landing Page para definir critérios de perfis também pode ajudá-lo a usar tais informações para um fluxo de nutrição que aponte quais os interesses da sua audiência com base no conteúdo que ela se interessou e nas campanhas de Email Marketing que ela clicou.
Uma vez que você aplica essas informações na estratégia de comunicação da sua reunião, você cria uma relação de confiança e sinergia com a sua audiência. Afinal, você já conhece muito sobre ela.
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Com essas dicas, você cria infinitas possibilidades de fazer daquele momento de decisão um sucesso. Destacar-se é o objetivo de todos, mas poucos conseguem, pois requer disciplina, aperfeiçoamento constante e muito treinamento. Tire da sua vida o famoso improviso que tantos acham ser milagroso e tenha segurança do que irá fazer.
Aplicando essas técnicas no dia-a-dia você irá melhorar, não somente os números na sua empresa, mas a sua forma de comunicar-se com o mundo. Sua vida progredirá em todos os campos da comunicação.
