Ferramentas de Email Marketing: o que são, quais são as mais usadas e tudo o que você precisa saber

Ferramenta de Email Marketing é utilizada para a criação de campanhas de marketing por email. A maioria das ferramentas possibilitam a criação e edição do template de email, armazenamento de contatos (Leads), disparo de emails e monitoramento, mensurando métricas como taxa de abertura de emails e taxa de cliques.

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O Email Marketing é o coração de uma estratégia de Marketing Digital. É uma excelente ferramenta para qualquer empresa se relacionar com a audiência de forma personalizada.

Durante muito tempo, diversas empresas cometeram abusos em Email Marketing, fazendo o uso errado da estratégia. Isso fez com que o email fosse deixado um pouco de lado e “trocado” por outros canais, como as redes sociais, por muitas empresas.

Acontece que um canal não exclui o outro e, nos dias de hoje, com o mercado mais educado sobre as boas práticas e com uma tecnologia mais desenvolvida, o Email Marketing está se destacando por possuir características únicas e valiosas.

Uma delas é o alcance: um email é a coisa mais simples e fundamental que alguém pode ter na internet e as pessoas já têm a ferramenta totalmente incorporada às suas vidas.

Outra é que os emails são uma forma de contato mais direta e profunda. Em redes sociais fala-se para todos, e as diversas conversas se perdem umas entre as outras. Além de que, se alguém não está online no momento da publicação, dificilmente voltará para ler o que já foi publicado antes.

Já os emails são olhados mais cuidadosamente, geralmente todos os dias. Por mais que todos tenhamos que lidar com alguns spams indesejados, há uma propensão maior de acompanhar cada mensagem, e tudo aquilo que é importante e útil será aberto e lido.

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O que faz uma ferramenta de Email Marketing

Se sua empresa está começando a fazer Marketing Digital, você deve ter encontrado algumas dificuldades em enviar emails em grande escala ou gerenciar uma extensa lista de contatos. Um software de Email Marketing está aí para sanar essa dor.

Algumas ações que você pode fazer com uma ferramenta de Email Marketing:

• Segmentar seus contatos: Para ter controle total do público que irá receber seus emails;
• Criar layouts eficientes: Para ajudar na criação do design de seus emails e criar templates replicáveis;
• Automatizar o disparo de suas campanhas: Para ganhar produtividade e eficiência no envio de emails;
• Acompanhar o desempenho dos disparos: Para ver quantas aberturas e cliques tiveram suas campanhas, dentre outras estatísticas.

As ferramentas de Email Marketing mais usadas no Brasil

Muitas empresas também já entendem que não adianta gerar tráfego e não se relacionar com seus visitantes.

Segundo a pesquisa TechTrends, que realizamos em parceria com a Rock Content, 87% das empresas de tecnologia utilizam alguma ferramenta de Email marketing. Mailchimp e RD Station Marketing ficaram entre os primeiros colocados da pesquisa.

Conheça algumas das ferramentas para envio de emails mais usadas no Brasil, de acordo com a pesquisa:

• Mailchimp
• RD Station Marketing
• Locaweb Email Marketing
• ExactTarget - Salesforce
• All In Mail
• Akna
• GetResponse
• Benchmark
• KlickMail
• Mailee
• E-goi Email Marketing
• Sendy.co

Conheça o RD Station Marketing

O RD Station Marketing é a plataforma tudo em um criada pela Resultados Digitais para você automatizar e gerenciar suas ações de Marketing Digital, indo muito além do Email Marketing.

Na funcionalidade "Email Marketing" você cria campanhas de email com editor drag & drop, tem acesso a diferentes modelos de email, possibilidades de segmentação e a um relatório completo de desempenho.

Com mais de 17 mil clientes em mais de 20 países, o RD Station Marketing é a ferramenta de Automação de Marketing  líder de mercado no Brasil, segundo o B2B Stack.

Quer saber como o RD Station Marketing funciona na prática? Faça um teste gratuito sem compromissos:

Além das ferramentas citadas, várias empresas também utilizam ferramentas próprias para o envio (14,2%, segundo a pesquisa) e outras ferramentas (13%).

Como escolher uma ferramenta de Email Marketing: 4 cuidados que você deve ter

Toda empresa que já tem ou pretende incluir uma estratégia de Email Marketing no seu planejamento já passou (ou vai passar) pelo desafio de escolher um software que atenda suas necessidades.

O grande problema é que existem muitas ferramentas diferentes com funcionalidades diferentes no mercado e é bem comum ficarmos perdidos em meio a tantas opções.

Antes de tudo, as duas principais perguntas que a empresa deve se fazer neste momento são:

• Qual é o seu objetivo com Email Marketing?
• Quais são as funcionalidades que sua empresa realmente precisa para atingir esses objetivos?

Abaixo, vamos mostrar quais são os principais pontos que uma empresa deve observar ao procurar o software de Email Marketing ideal.

>> Leia mais: 10 KPIs de Email Marketing que você deve medir para avaliar a sua estratégia

1. O software/empresa possui boa reputação no mercado?

O primeiro passo é conhecer a reputação desse software de Email Marketing. Veja quais são as empresas que utilizam, procure cases de sucesso e, se possível, converse com alguém que utilize essa ferramenta.

Esse ponto é importante pois é o que vai apontar se a empresa possui um bom suporte, se a ferramenta é fácil de usar, se a entrega e o relatório das campanhas são bons, entre outros.

Não apenas a reputação da empresa em si deve ser avaliada, como também a reputação do IP de envio de email.

Conversando com algum vendedor dessa empresa, ou através de algum canal de atendimento, pergunte pela reputação do endereço de IP dessa ferramenta e, se possível, confira no SenderScore.org, um serviço que monitora e avalia a reputação de envio de diversos IPs.

Leia mais no post Entregabilidade no Email Marketing.

2. Como é a integração com serviços de Landing Page e CRM?

Entendemos que o Email Marketing é parte muito importante da estratégia de Inbound Marketing e, por ser uma parte do todo, é muito essencial que a ferramenta tenha integração com outras que também são fundamentais para a estratégia Inbound, como Landing Pages, CRM e Analytics.

São dois os principais objetivos dessas integrações:

• Evitar perda de informação e consequente má segmentação: é o caso, por exemplo, de enviar campanhas de produto para quem já é cliente e atualização de software para quem ainda não é cliente;
• Obter mais inteligência sobre os Leads: saber, além de quais materiais essa pessoa baixou, quais campanhas de email e fluxos de automação participou, engajou, etc. Quando pensamos em vendas, esse tipo de informação é muito importante para ajudar na abordagem dos potenciais clientes.

Se sua empresa já utiliza um CRM ou algum serviço para páginas de captura de Leads, é importante se certificar que o software de Email Marketing possui essa integração.

Outra opção é utilizar softwares “horizontais” de Marketing Digital, como o RD Station Marketing, que possui todas essas ferramentas (Email Marketing, Landing Pages e CRM) já integradas entre si e com terceiros.

3. As listas são estáticas ou dinâmicas?

Uma das chaves do sucesso no Email Marketing é a segmentação. Quanto mais segmentado for um email, maior será o interesse do Lead pelo assunto e, consequentemente, melhores serão as métricas diretas (abertura, clique) e indiretas (resposta, taxa de conversão da Landing Page).

Para fazer a segmentação de uma base de Leads antes do envio de uma campanha, o normal é trabalhar com listas, sejam elas listas estáticas, onde os Leads precisam ser adicionados e atualizados manualmente antes de cada envio, ou listas dinâmicas, onde o software fará para você esse filtro com base em diversas informações, como o cargo que o Lead ocupa, o estágio de compra em que se encontra, o segmento de mercado em que atua, ou ainda seu tema de interesse.

Além dessa segmentação automática, a empresa também ganha tempo ao não precisar se preocupar em fazer a atualização manual das listas antes de cada envio de campanha.

4. O software tem funções de Automação de Marketing?

Quando sua empresa evolui no uso do Email Marketing e na estratégia de Inbound Marketing, é natural que comece a sentir necessidade de fazer também a Automação de Marketing.

Seja para esquentar os Leads e aumentar a quantidade de contatos passados para a área de Vendas, ou para manter e dar conta do volume de Leads gerados mensalmente, é importante avaliar desde o início se o software de Email Marketing escolhido possui também a funcionalidade de Automação, seja ela mais simples, com Autoresponders, ou mais avançadas, com Workflows, por exemplo.

Mais uma vez, o uso de uma ferramenta que possua listas dinâmicas e seja integrada com outros serviços utilizados pela área de marketing é importante, pois ajudará muito na hora de começar a trabalhar com Automação de Marketing, evitando perda de informação e retrabalho, caso precise migrar de ferramenta.

Checklist: pontos importantes que você deve avaliar

Abaixo, alguns pontos que a sua empresa deve checar ao avaliar um software de Email Marketing:

1. Possui boa reputação de IP?
2. Tem cases de sucesso?
3. Possui integração com o CRM da sua empresa?
4. Tem integração com o serviço de Landing Page que sua empresa utiliza?
5. A ferramenta fornece informações sobre abertura, clique, descadastros, bounces e mapa de cliques?
6. Permite fazer segmentações na base de Leads a partir dessas informações?
7. Permite criar fluxos de automação a partir dessas interações com uma campanha de email?
8. Possui merge tags – possibilidade de usar, no texto, informações personalizadas, como o nome do Lead?
9. O suporte é bom? Se houver alguma dúvida sobre a ferramenta ou sobre algum conceito de Marketing Digital, você poderá contar com especialistas no assunto?
10. Fornece templates prontos, precisando apenas mudar as imagens o os textos?
11. Aceita importação de contatos que sua empresa já tenha?
12. Informa os contatos inválidos (descadastros e emails inválidos) para limpeza da lista?
13. Possui um histórico de cada contato, para saber quais campanhas determinado Lead recebeu, abriu e clicou, bem como em quais Landing Pages converteu?
14. Tem Automação de Marketing?

As ferramentas para gestão de Email Marketing que utilizamos na Resultados Digitais

No dia a dia de uma estratégia de Email Marketing surgem diferentes necessidades, que nem sempre somente a ferramenta de Marketing Digital utilizada para realizar o disparo dos emails pode ser o suficiente.

Para que você entenda melhor quando utilizar cada uma das ferramentas que nós usamos, elas foram divididas em tópicos de acordo com a rotina:

1. Ferramentas para gestão de estratégias e planejamento

É importante que todo profissional de Email Marketing tenha foco em estratégias e planejamento.

Dito isso, consideramos importante que essas estratégias estejam em 3 grandes pontos:

• Público
• Conteúdo
• Criação

Essas estratégias, bem definidas e organizadas (aí que entram as ferramentas), criam um Email Marketing estruturado e eficiente.

Mapeamento de público

Antes de enviar qualquer email é extremamente importante conhecer seu público. Fazemos isso da seguinte maneira aqui na Resultados Digitais:

1. Realizamos entrevistas com os nossos clientes para entender como eles compraram nosso produto, o RD Station Marketing, e a resolução de quais problemas os levou a utilizar a ferramenta. Anotamos tudo no Google Docs ou no Coda.io;
2. A partir disso, utilizamos Mindmaps no Mindmeister para mapear esses problemas e como resolvê-los. Nós temos a versão paga do Mindmeister, mas você pode, perfeitamente, utilizar a versão gratuita para fazer isso;
3. Separamos nossos usuários em personas;
4. Criamos uma pauta de conteúdos para cada persona, no Google Docs mesmo, e lá mesmo discutimos sobre qual conteúdo o usuário deseja saber.

Mapeamento de conteúdo

Após entender quem é o nosso público, quais conteúdos cada persona poderia receber, é hora de mapearmos, priorizarmos e organizarmos a produção de conteúdo.

Toda essa gestão é feita via Trello e Google Docs.

Criação de conteúdo para os emails

Temos uma pauta agora de público e conteúdo, além de sabermos quando e para quem cada conteúdo será entregue.

Agora é hora de criar os emails, cujos textos produzimos todos utilizando o Google Docs.

2. Ferramentas para criar os emails, segmentações e envio de emails

Nesse momento, já temos o público e todo o planejamento organizado. Aqui voltamos a verificar, via Mindmeister, quais segmentações iremos utilizar.

Após isso, tendo o email criado no Google Docs, vamos à ferramenta de disparos para inserir os emails.

Aqui na Resultados Digitais utilizamos o RD Station Marketing, nosso próprio software de Automação de Marketing para fazer e disparar nossos emails.

Aplicar o texto na ferramenta é bastante produtivo, pois a ferramenta possui drag and drop (arraste e solte). Você pode simplesmente selecionar o seu texto e colar na ferramenta, sem entender nada de código.

Para criar as segmentações, utilizamos sempre os campos preenchidos em nossas Landing Pages e analisamos o comportamento dos nossos usuários (tudo já mapeado via Mindmeister). Feito isso, criamos as segmentações no RD Station Marketing e as selecionamos antes dos disparos.

Além disso, temos também que olhar para a gestão de base. É sempre importante que uma segmentação não receba 2 emails, certo? Também fazemos isso via RD Station Marketing. É possível excluir segmentações de determinados disparos dentro da ferramenta.

P.S.: uma alternativa, caso você edite seus emails em HTML (o que eu não sugiro) é utilizar o Sublime Text ou o Adobe Dreamweaver.

3. Ferramenta para diminuir os erros antes dos disparos

Para evitar erros (e erros em emails são fatais), utilizamos sempre um checklist antes dos nossos disparos. Ele pode ser aplicado no Trello, Google Docs, Evernote ou Coda.io.

1. Há imagens com mais de 100kbs?
2. A soma das imagens ultrapassa 500kbs?
3. O remetente está correto?
4. O texto foi validado e aprovado pelos redatores?
5. O layout foi validado?
6. O assunto está criado?
7. Segmentação: é o público correto?
8. Há email plain-text e alt text nas imagens?
9. Os links estão ok?
10. Foi enviado um teste para 2 pessoas diferentes validarem?

Esses são os principais pontos que consideramos antes de enviar nossos emails. Só disparamos caso todas as opções estejam validadas.

Nada impede que você crie seu próprio, inclusive é melhor que o faça dessa maneira, já que pode haver particularidades na sua organização em termos de aprovação.

Uma outra sugestão é utilizar o Checklist de Email Marketing que criamos justamente para essas ocasiões:

4. Ferramentas para análise

Nossa análise é bastante facilitada pelo uso do RD Station Marketing. Retiramos relatórios prontos direto da ferramenta e inserimos no Google Sheets.

Há também outras ferramentas externas que utilizamos para analisar a entregabilidade dos nossos emails. Vamos falar quais são mais abaixo.

Quais métricas de Email Marketing analisamos?

1. Entrega;
2. Abertura;
3. Cliques;
4. Taxa de conversão (ação após o clique, por exemplo preenchimento de uma Landing Page);
5. Leads Qualificados gerados;
6. Leads Aceitos por vendas;
7. Oportunidades;
8. Vendas.

E quais ferramentas utilizamos nessas análises:

1. RD Station Marketing;
2. Google Analytics;
3. Sender Score;
4. Mail-tester;
5. MX Toolbox;
6. Google Postmaster;
7. Google Sheets.

Após as análises estarem computadas e organizadas, fazemos relatórios via Google Docs para os nossos gestores.

Esperamos que agora esteja mais claro tudo o que você precisava saber sobre ferramentas de Email Marketing. Lembre-se que, caso esteja procurando uma ferramenta, independente do software de Email Marketing escolhido, durante a avaliação, é sempre importante fazer um período de testes para checar todos os pontos apresentados e ver se sua empresa irá se habituar com a ferramenta.

Que tal testar o RD Station Marketing por 10 dias, sem nenhum compromisso, para ver como funciona na prática?

Post publicado em outubro de 2014 e atualizado pela última vez em maio de 2020.