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Simplificar e otimizar processos é uma necessidade para qualquer negócio. Porém, essa é uma tarefa complexa que exige estratégia, informações e uma visão global dos recursos e das etapas envolvidas em cada atividade. Para isso, o mapeamento de processos é a ferramenta ideal.
Apresentado de forma visual em um diagrama, ele comunica de forma eficiente, clara e organizada as informações que muitas vezes poderiam parecer desconectadas. Como resultado, essa ferramenta elimina gargalos e redundâncias, economiza recursos e otimiza os fluxos de trabalho.
Veja a seguir que é um mapeamento de processos, a sua importância na compreensão dos fluxos de trabalho e como criar recursos visuais que os representem de forma efetiva.
O que é um mapeamento de processos?
O mapeamento de processos é uma ferramenta de planejamento e gerenciamento que representa um processo e as etapas necessárias para concluir uma tarefa.
Também conhecido como fluxograma, embora possa ser apresentado de outras formas, ele mostra quem está envolvido em determinado fluxo de trabalho e os recursos necessários para completar as atividades.
Assim, os processos podem ser rapidamente compreendidos pelas equipes para que todos se integrem facilmente às rotinas de trabalho. Basicamente um mapeamento de processos responde três questões fundamentais:
- Quais são as tarefas;
- Quem faz cada tarefa;
- Em qual ordem essas atividades são desenvolvidas.
Qual o objetivo de um mapeamento de processos?
Certos processos precisam ser feitos em uma determinada sequência e de forma repetida. Desde treinar um novo funcionário até repor o estoque, por exemplo, algumas atividades precisam ser planejadas e tornadas previsíveis para evitar contratempos e aumentar a eficiência.
Mapear processos faz isso ao identificar repetições, erros e atrasos nos fluxos de trabalho e deixar visualmente registrada a melhor maneira de completar tarefas.
Além disso, ao visualizar os processos apresentados na forma de um diagrama, os gestores tendem a ter mais insights sobre melhorias e novas formas de fazer as coisas e otimizar a comunicação dentro de uma empresa.
Antes de falar sobre como fazer um mapeamento de processos aqui está um exemplo de fluxograma para você ter uma ideia mais clara de como isso funciona na prática:
Existem muitos tipos de fluxograma para diversas finalidades. Esse acima representa um processo simples e funciona como um apoio à realização de uma tarefa, apresentando os pontos de decisão e a sequência a ser seguida de acordo com a alternativa encontrada.
>> Leia mais: Mapa estratégico: o que é e como criar um para a sua empresa?
Por onde começar um diagrama mapeamento de processos?
A melhor forma de apresentar um mapeamento de processos é através de um diagrama.
O tipo de recurso mais usado para isso são os fluxogramas, mas há outras formas de mapear processos, como mapas mentais e mapas conceituais.
Usando peças visuais para apresentar etapas importantes para um processo, você consegue ter uma visão geral da melhor forma de otimizar fluxos de trabalho e gerir recursos. Além disso, um diagrama facilita a colaboração, a geração de soluções e a apresentação de processos de trabalho para as equipes envolvidas.
Mas antes de começar a criar um diagrama para representar visualmente as rotinas de trabalho, é preciso começar pelo mapeamento de processos. Para isso, é necessário:
- Identificar um problema ou processo que precisa ser mapeado;
- Listar as atividades e recursos envolvidos no processo;
- Procurar redundâncias;
- Definir a sequência dos passos necessários para concluir o processo.
Além disso, antes de começar a colocar o mapeamento em prática e a criar o material que você quer compartilhar com clientes, stakeholders ou funcionários, analise o que você quer mostrar.
Crie uma lista com as tarefas fundamentais do processo, porque ele não deve ser detalhado demais para que seja claro e fácil de consultar. Algumas tarefas secundárias ligadas às principais podem ser suprimidas e representadas em outros documentos específicos, se necessário.
Decida antes de começar se os recursos também vão integrar o seu diagrama. Se for o caso, aponte os principais ou agrupe-os em categorias para simplificar o seu diagrama e torná-lo acessível a todos.
>> Leia também: Como tornar o processo comercial da sua empresa mais eficiente
Mapeamento de processos de negócio
Alguns aspectos técnicos são necessários para tornar o mapeamento de processos facilmente representado em um diagrama. Isso porque há certos símbolos padronizados para representar etapas, tarefas, pontos de decisão, entradas e saídas, por exemplo. Isso faz com que os diagramas sejam universais e todos os entendam facilmente.
Os símbolos dos diagramas
Existem alguns tipos de padrões específicos usados para simbolizar os elementos em um mapeamento de processos. Mas já que a proposta é facilitar o entendimento por diversas pessoas, e talvez nem todas tenham conhecimento dos diversos padrões, o ideal é limitar os diagramas às formas mais recorrentes.
Além disso, você pode reservar uma pequena parte do seu diagrama para explicar o que cada um dos formatos significa.
Estas são as cinco formas mais usadas nos diagramas de processo, que devem ser usadas respeitando o seu significado para que o conteúdo tenha o sentido correto:
- Retângulo: representa uma atividade, etapa ou tarefa;
- Losango ou diamante: representa um ponto de decisão, onde é possível ter duas ou mais alternativas ou caminhos;
- Paralelograma: representa as entradas e saídas;
- Seta: representa um fluxo e a ordem em que os eventos devem acontecer;
- Pílula: marca o início ou o fim de um processo.
No entanto, para simplificar ainda mais, é possível criar diagramas de processo apenas com retângulos e setas, apresentando as alternativas com "sim" e "não" ou ícones que representem duas possibilidades. Veja como os símbolos se aplicam na prática:
Melhores práticas
Mapeamentos de processos podem ser criados em programas comuns, como Excel e Word, mas usar ferramentas desenvolvidas para isso torna tudo mais fácil e garante melhores resultados.
Qualquer que seja a sua escolha, veja a seguir os principais tipos de diagramas e dicas de design e estrutura para criar diagramas de mapeamento de processos eficazes.
Fluxogramas
A forma mais conhecida de representar um mapeamento de processos é criando um fluxograma. Eles são de fácil compreensão, possibilitam a apresentação de diversos tipos de componentes de um processo, são fáceis de personalizar para qualquer finalidade e nível.
Com um fluxograma, você pode apresentar em um único visual os responsáveis por cada tarefa ou conjunto de tarefas, o tempo em que elas devem ser concluídas, os recursos necessários, expectativas de desempenho, e mais.
>> Leia também: Gestão de Marketing: passo a passo para estabelecer processos completos na área
Como criar fluxogramas para mapeamento de processos
Uma dica fundamental para criar fluxogramas é a consistência do design. Formas, tamanhos e cores devem ser planejadas e inseridas no fluxograma de forma coerente para garantir um visual claro e profissional.
Além disso, é preciso evitar inserir muitas informações, opções, pontos de decisão e etapas para que o fluxograma comunique de forma efetiva e não confunda o leitor. Mantenha a consistência e use corretamente os conectores: eles devem começar e terminar no mesmo lugar. Organize os pontos de decisão à direita e evite muitas curvas.
Para ter uma ideia de como as coisas podem ficar complicadas se não seguirmos essas práticas, veja o fluxograma abaixo:
Extreamente confuso e, na prática, não comunica nada, não é mesmo? Por outro lado, veja agora um fluxograma com um design limpo e conciso:
Atingir resultados como esse é mais simples do que parece. Veja os passos para criar um fluxograma de mapeamento de processos:
1. Escolha uma ferramenta online e um template;
Isso vai tornar a tarefa mais simples e garantir um visual mais limpo e adequado ao processo representado. Templates também são ótimos para ganhar tempo.
2. Customize o seu fluxograma
Adicione textos, linhas, mude as cores para agrupar ou destacar etapas. Adicione ícones para representar tarefas ou recursos, ilustrações para tornar o visual mais atraente e elementos de identidade visual para melhor comunicação com stakeholders.
3. Revise
Olhe o fluxograma com os olhos de quem não conhece o processo que você acaba de representar. Veja se algo pode ser suprimido sem comprometer o entendimento ou se algo deve ser adicionado para tornar a tarefa mais clara. Analise se o visual ficou harmônico, se as linhas estão conectando corretamente as tarefas e pontos de decisão.
4. Compartilhe e colha feedback
Você pode compartilhar o seu fluxograma online ou como arquivos, o importante é obter um retorno dos leitores para saber se o conteúdo é útil, completo e conciso ou se precisa de alterações.
>> Leia mais: Fluxograma de processo: o que é, como fazer e exemplos práticos para aplicar
Outros diagramas para mapeamento de processos
Ao mapear processos, você pode ter diversos focos, objetivos e públicos em mente. Por exemplo: a ideia é simplificar uma tarefa e torná-la repetível? Ou apresentar uma visão de alto nível para o processo de onboarding de um funcionário?
Por isso, o mapeamento de processos vai além de fluxogramas, e pode ser feito de forma criativa usando um mapa conceitual para apresentar estratégias de alto nível, como neste mapa mental de gerenciamento de projetos:
Um mapa de processos também pode ser criado com uma estrutura semelhante a um diagrama de Ishikawa, ou diagrama de espinha de peixe. Nesse caso, os fluxos serão mais simples e o seu uso é mais recomendado para resolver problemas complexos onde a ordem dos eventos não importa, como neste exemplo:
Mapeamento de processos ajuda em várias frentes
Em resumo: o mapeamento é uma ferramenta essencial para otimizar processos, alinhar equipes e tornar os fluxos de trabalho mais eficientes. E para obter melhores resultados, os recursos visuais e o design também são fundamentais.
Projetar bons diagramas vai ajudar a sua empresa a entender e comunicar de forma clara os elementos envolvidos nos processos e como eles se relacionam. Então, aproveite os diversos tipos de diagramas para organizar equipes, definir estratégias, otimizar recursos e melhorar os fluxos dentro da sua organização.
