Metodologia Lean: o que é, quais são os benefícios e como aplicar na sua empresa

O principal objetivo da metodologia Lean é a dedicação máxima para entregar o melhor para o cliente em menos tempo, tendo como base vários indicadores importantes


A metodologia Lean é uma forma de gerenciamento que tem como finalidade impedir desperdícios, seja de verba, mão de obra ou tempo, apenas fazendo uso de meios fundamentais para realizar de uma melhor forma uma certa tarefa ou um processo específico.


O conceito da metodologia Lean começou a ser usado em meados dos anos 1980 como Lean manufacture, que significa manufatura enxuta. Nessa época, a indústria japonesa já carregava a filosofia de ter uma produção de veículos otimizada. 

Como exemplo, podemos citar a Toyota, que incorporou este método depois da 2ª Guerra Mundial. Mas antes de tudo isso, muitas das ideias que estão contidas nela dizem respeito a Frederick Taylor e aos seus conceitos de Administração Científica, em meados de 1910. 

Durante os 50 anos seguintes, o Lean manufacture foi continuamente melhorado e desenvolvido por Lilian e Frank Gilbreth, Henry Ford e muitos outros. Após notarem o enorme sucesso no Japão, no final dos anos 70, vários empresários e consultores de produtividade dos Estados Unidos resolveram adotar o modelo.

Em meados dos anos 90 e no início do novo século, essa metodologia se espalhou por toda a Europa e Estados Unidos e até hoje é muito usada pela sua capacidade em gerar significativas melhorias aos que a adotam.

Neste post, vamos trazer um guia completo sobre essa metodologia. Aproveita para se inscrever gratuitamente para fazer os cursos de Marketing e Vendas da RD University, trazendo ainda mais insights para o seu negócio. Para isso, basta deixar seu email abaixo!

O que é metodologia Lean?

A metodologia Lean é uma abordagem de gestão que tem como finalidade a otimização de custos e conseguir tornar processos e procedimentos mais eficientes e produtivos, partindo de uma melhoria feita de maneira contínua e que tem em seu foco a entrega de valores.

A metodologia Lean, como foi mostrado primeiramente no modelo de produção enxuta da Toyota, é um trabalho realizado em equipe, o que gera potencialmente um grande diferencial em sua empresa. Com ele, ainda é possível livrar-se de planos de projetos empoeirados e gráficos estáticos.

A metodologia Lean tem adaptações de conceitos, por isso existem diferentes tipos de Lean. Porém, todos eles pertencem ao conceito da metodologia original, ou seja, são como braços de um corpo. 

Veja quais são eles:

Lean manufacturing

Ela é a que mais carrega a ideia original da metodologia Lean, tendo uma estratégia de manufatura enxuta que permite garantir uma operação de excelência, assim como no sistema de produção da Toyota.

Lean Office

Usado em ambientes de áreas administrativas e escritórios, a Lean office pode ser facilmente usada, para o modelo de home office, transformando o fluxo de valores em fluxo de informações.

Lean Construction

Voltado para o setor de construção civil, a Lean construction tem como finalidade diminuição de prejuízos de uma construção, rapidez na entrega de uma obra e ainda a redução de custos.

Lean Healthcare

Com foco na área da saúde, tem como finalidade a melhoria no atendimento de pacientes. Procura de forma contínua melhorar a participação de todos os funcionários nos processos da empresa e ainda busca diminuir desperdícios.

Lean Startup

Este modelo tem um foco maior no processo empreendedor, como fazer testes constantes com o uso de MVPs e a otimização de vendas, por exemplo.

Lean Logistic

Com foco nas operações logísticas, a Lean logistic foca em reduzir custos, enxugar desperdícios e usa o Mapa do Fluxo de Valor, que consegue mostrar aos gestores quais as tarefas e atividades que geram um maior valor às operações.

Como funciona a metodologia Lean?

A metodologia Lean auxilia no entendimento para identificar todos os desperdícios de uma forma mais clara. Antes de saber quais são eles, vamos te mostrar os cinco princípios em que o pensamento enxuto se baseia:

  • Especificar o valor na visão do cliente;
  • Mapear e identificar o fluxo de valor;
  • Construir um fluxo contínuo;
  • Responder à demandas dos clientes como uma produção puxada;
  • Estar sempre em busca da perfeição e do aperfeiçoamento.

As ações da metodologia Lean têm uma base na redução de sete desperdícios principalmente. Saiba quais são:

Movimentação: movimentações desnecessárias de uma equipe desgastam o fluxo de trabalho e ainda podem gerar transtornos maiores, como atrasos de reuniões e prazos.

Falta de qualidade: trabalhos realizados de forma incorreta, que podem ocasionar defeitos e inconsistências.

Transporte: ao transportar materiais e produtos para locais sem uma preparação prévia e um mapeamento, insumos como tempo, dinheiro, energia e os próprios produtos podem ser pedidos no caminho.

Estoque: o excesso de materiais que ocupam um espaço e podem levar a gastos maiores como aluguéis, manutenção do espaço e mão de obra.

Processos desnecessários: não é preciso falar os problemas que são acarretados ao perder tempo realizando atividades redundantes, como revisões excessivas.

Espera: sem a otimização de tempo em processos como documentação, atendimento e seleção de materiais, pode haber transtornos no fluxo de trabalho e também na produtividade dos trabalhadores.

Superprodução: assim como é importante ter um controle no estoque, também é importante ter um controle sobre a produção, produzindo apenas aquilo que for necessário, não gerando excessos.

Metodologia Lean
Foto de Jason Goodman na Unsplash

Qual o principal objetivo do método Lean?

O principal objetivo da metodologia Lean é a dedicação máxima para entregar o melhor para o cliente em menos tempo, tendo como base vários indicadores importantes. Ou seja, a junção de alta qualidade e prazo reduzido. 

De acordo com a Escola DNC, isso ajuda a entender se alguma ação está indo no caminho definido para atingir os objetivos.

Como aplicar a metodologia Lean?

A implementação de um pensamento com mais foco e específico é algo que exige muito planejamento, mente aberta e esforço de todo o time. É necessário fazer o mapeamento de todas as etapas do processo e das tarefas para poder fazer a identificação de pontos que são causadores de desperdícios e assim poder melhorá-los.

Estudo

Todos os tipos de implementação de modelos e metodologias precisam primeiramente serem estudadas. E mesmo que o seu plano de negócios tenha sido embasado por longos períodos de muita pesquisa, nesta etapa tudo é teoria. 

É muito importante listar todos os pontos da sua empresa, sejam positivos ou negativos, pois é conhecendo o negócio que você conseguirá entender qual é a melhor adaptação.

Alinhamento

A metodologia Lean foi criada para oferecer um alinhamento dos funcionários sobre os produtos, ajudando assim o time e permitindo uma visão mais ampla e clara da solução de problemas.

Ela também permite a promoção de um alinhamento em torno de um objetivo que seja comum em todas as áreas.

Metas

Determinar suas metas e definir de forma clara a sua estratégia é, geralmente, uma etapa que é deixada de lado em pequenas empresas. Porém é isso que deixará evidente qual o processo necessário para que os pontos positivos da empresa sejam destacados e os objetivos sejam alcançados.

Por exemplo: se uma empresa deseja se organizar financeiramente, é necessário estabelecer um planejamento financeiro, controlar o fluxo de caixa, registrar e monitorar suas transações financeiras e avaliar seus resultados financeiros regularmente. 

Aprendizado

Use todos os recursos que estão a sua disposição para estar sempre se atualizando e aprendendo cada vez mais sobre o seu negócio e seu público-alvo. A metodologia Lean em qualquer setor te ajudará também a estudar e aprender tudo o que for necessário para alavancar o seu negócio. Assim, você poderá aprender sobre ele de forma prática.

Uso cotidiano

Com a metodologia Lean, você poderá aplicar as ferramentas na sua rotina diária. A versatilidade e a capacidade de adaptação é o que torna esta metodologia mais acolhedora. Podemos citar ferramentas como Trello, Notion, Google Agenda, Google Keep e o RD Station CRM.

Benefícios da metodologia Lean

A implementação da metodologia Lean resultará em uma transformação da rotina do seu negócio e do ambiente de trabalho. Consequentemente, irá impactar de forma positiva os resultados da empresa

Confira alguns dos muitos benefícios: 

Empresa mais organizada

A metodologia Lean faz o uso de métodos que gerenciam de forma eficiente e ainda conseguem promover processos que são executados de maneira detalhada. Há uma redução de desperdícios em todos os processos e departamentos da empresa. 

Em geral, há redução do estoque de matérias-primas e de produtos já prontos, pois excessos são transformados em desperdícios, exatamente o que aqui é evitado. E ainda, a equipe se torna mais produtiva e os prazos são cumpridos de forma mais segura.

Por fim, o uso do 5S irá contribuir para o aumento da visibilidade das tarefas, fluxo de trabalho padrão e melhoria da produtividade. Os 5S são os seguintes, originalmente em japonês:

  • Seiton – Ordenação;
  • Seiso – Limpeza;
  • Seiketsu – Padronização;
  • Shitisuke – Disciplina;
  • Seiri – Utilização.

Colaboradores mais engajados

A metodologia Lean beneficia não só a empresa, mas também seus colaboradores. Com os processos mais bem definidos, as equipes têm uma visão mais ampla e estratégica das suas funções e consegue atingir seus objetivos com mais assertividade.

Técnicas que melhoram o gerenciamento de projetos, como o Lean, beneficiam também a saúde mental no ambiente de trabalho, ajudando a evitar qualquer tipo de estresse.

Mais lucro

Como foi dito anteriormente, os processos serão enxutos e os materiais só serão produzidos sob demanda, reduzindo custos. Assim, a tendência é de aumento dos lucros, o que é essencial para qualquer empresa.

Demanda no controle

Na metodologia Lean, sempre será usado o conceito just-in-time, que determina que o processo de produção e a produção devem ser traçadas sempre pela demanda. É possível usar várias ferramentas como o Mapa A3, Kaban e programa 5S para atingir esses objetivos.

É importante destacar também que mesmo que a metodologia Lean tenha nascido na indústria, ela poderá ser aplicada em qualquer outra área.

Quais são os 3 pilares da metodologia Lean?

Agora que você já sabe tanto sobre a metodologia Lean, entenda quais os três pilares do Lean.

Customer development

Processo contínuo de interação com o consumidor, o customer development tem como foco o teste e a validação de suas hipóteses sobre o cliente, mercado e produtos, sempre englobando pesquisas qualitativas e quantitativas.

Ou seja, é muito importante estar sempre disposto a ouvir seus clientes a fim de entendê-lo de forma verdadeira. Não existe um espaço para achar que entende ou sabe o que o consumidor precisa sem antes ouvir o que ele tem a dizer. 

Por isso, esse pilar é fundamental para ter empatia e poder se colocar no lugar do outro para poder germinar uma compreensão profunda.

Desenvolvimento ágil

XP e Scrum são metodologias que podem ser aplicadas e que são de grande ajuda para a administração e gestão de projetos do cotidiano. Aqui é possível aumentar a velocidade de aprendizado usando os feedbacks dos clientes e usuários.

Baixo custo

Diferente de muitas outras metodologias, o Lean oferece recursos que podem ser inteiramente gratuitos, o que é ideal principalmente para as empresas que ainda estão começando. Por isso ela também se destaca neste pilar.

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Metodologia Lean Six Sigma

A metodologia Lean Six Sigma é uma junção entre os conceitos de melhorias nos procedimentos da sua empresa: eliminação ou diminuição de desperdícios e a redução de instabilidades.

O que é Six Sigma?

Criada por Bill Smith, engenheiro da Motorola da década de 1980, a Six Sigma é a união de práticas que tem como finalidade a redução de instabilidades em processos e procedimentos de uma empresa.

Sua principal característica é a busca contínua por aperfeiçoamento, que é feita pela diminuição do desvio padrão, medida que faz a indicação do grau de variação de uma soma de valores no que diz respeito à medida deles.

Assim, esses processos têm uma maior uniformização entre si, consequentemente reduzindo as chances de ocorrer defeitos, por exemplo, o que irá aumentar a satisfação de seus clientes. 

Além disso, a implementação do Six Sigma também gera a elevação de produtividade, melhorando então a margem de lucro e promovendo a diminuição de vários custos na hora da produção. Ela também consegue impulsionar uma cultura de melhorias em que todos os setores da empresa são beneficiados.

Qual é a diferença entre Six Sigma e a metodologia Lean?

A maior diferença entre a Six Sigma e a metodologia Lean está nas práticas usadas para ter aumento na lucratividade e na produtividade de uma empresa.

Enquanto o Lean luta contra todas as variadas formas de desperdícios, o Six Sigma procura fazer a redução do desvio padrão para poder diminuir os defeitos e as variações dos serviços, processos e produtos.

Mesmo que o objetivo final seja o mesmo, a forma de realizá-los é bem diferente, pois cada metodologia busca se apoiar em uma determinada informação para trazer resultados.

Além do objetivo, as duas metodologias também são semelhantes na forma em que são incorporadas por profissionais de qualquer área e nível hierárquico da empresa, sendo muito eficazes tendo foco nas necessidades do seu cliente. O mais indicado para ambas é a criação de uma cultura de melhoria contínua.

E então o que é a metodologia Lean Six Sigma?

Como nós falamos no início, ela é a união entre os conceitos de melhoria nos processos e procedimentos de uma empresa.

Antes de sua consolidação, muitas instituições identificavam que precisavam melhorar a sua produção em ambas as direções, porém percebiam que os caminhos eram bem diferentes. Por isso, foi necessário unir as duas metodologias e aplicá-las juntas, surgindo então a metodologia Lean Six Sigma.

Neste modelo, grande parte das práticas que são adotadas ainda são do Six Sigma, já que muitas das suas ferramentas trazem resultados rápidos e visíveis, além de serem objetivas.

Benefícios da junção dessas metodologias

De todos os benefícios da junção do Six Sigma e do Lean, podemos destacar principalmente a potencialização das melhorias nos processos da empresa.

Se a implementação for realizada de forma inteligente, conseguirá diminuir a variação e instabilidade dos produtos e simultaneamente, poderá fazer a redução de desperdícios.

Podemos ainda citar como vantagem ao usar a metodologia Lean Six Sigma a forma como é feito o planejamento de ações integradas, que otimizam fluxos de trabalho, tornando-o mais inteligente e gerando um maior controle da produção.

Como fazer a aplicação na sua empresa?

O mais indicado é fazer um investimento na qualificação de líderes, gestores e colaboradores que trabalham na empresa, com as certificações na metodologia Lean Six Sigma. 

À medida em que eles forem adquirindo mais conhecimento, independentemente de seus níveis hierárquicos, será mais fácil fazer a implementação dos conceitos que mostramos até aqui.

Além dos profissionais que irão atuar de forma direta nos processos e procedimentos de melhoria, aqueles que se encontram no topo da hierarquia também necessitam estar sempre atualizados sobre o Lean Six Sigma.

Uma ótima maneira de adotar essa metodologia é começar fazendo a identificação dos processos que são críticos e que requerem melhorias. A organização e uma confiável base de dados serão os responsáveis pela possibilidade de usar diversas ferramentas.

Lembre-se que esta metodologia ocorre de maneira constante e deve sempre ser atualizada.

Metodologia Lean é a mentalidade enxuta em prática

Em conclusão, a metodologia Lean tem se mostrado uma abordagem altamente eficaz para aprimorar a eficiência e a qualidade dos processos de negócios. Ao adotar uma mentalidade enxuta, as empresas são capazes de reduzir o desperdício, identificar problemas com mais rapidez e tomar medidas proativas para melhorar seus fluxos de trabalho.

Além disso, a metodologia Lean incentiva a colaboração, a inovação e a experimentação, permitindo que as empresas se adaptem rapidamente às mudanças do mercado e mantenham sua competitividade a longo prazo.

Através do uso de ferramentas como o mapeamento de fluxo de valor e o kanban, as empresas podem identificar áreas de melhoria e implementar mudanças significativas em seus processos de negócios.

Em um mundo onde a mudança é constante e a eficiência é essencial, a metodologia Lean é uma abordagem valiosa para qualquer empresa que busque melhorar sua produtividade e desempenho.

Ao adotar a mentalidade enxuta, as empresas podem criar uma cultura de melhoria contínua, impulsionando a inovação e aprimorando sua capacidade de oferecer valor aos seus clientes.

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